Đánh giá và xếp hạng Accountingsuite

AccountSuite mới đối với các đánh giá kế toán doanh nghiệp nhỏ hàng năm của chúng tôi, nhưng nó đã có sẵn từ năm 2012. Nằm ở đâu đó giữa phần mềm kế toán cấp nhập cảnh mà chúng tôi thường xem xét và các ứng dụng tầm trung, như NetSuite và Intaact, AccountingSuite là doanh nghiệp nhỏ giàu tính năng nhất trang web kế toán chúng tôi đã thử nghiệm. Các công cụ theo dõi hàng tồn kho của nó là mạnh nhất mà chúng tôi đã thấy trong phạm vi giá này và dịch vụ này khá có thẩm quyền trong việc theo dõi thời gian và dự án. Trải nghiệm người dùng, tuy nhiên, có thể sử dụng một số công việc.

Xem xét mọi thứ nó làm, cùng với các tùy chọn hỗ trợ hào phóng của mình, AccountingSuite là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ cần vượt ra khỏi QuickBooks và sẵn sàng tìm hiểu cách thiết lập và tùy chỉnh dịch vụ cho từng người sử dụng. Công ty cũng có thể giúp với điều này.

Kế hoạch và giá cả

AccountingSuite cung cấp bốn cấp độ dịch vụ. Khởi động ($ 19 mỗi tháng) bao gồm các tùy chọn kế toán cơ bản, công cụ theo dõi dự án và thời gian và báo cáo cho một người dùng. Doanh nghiệp ($ 25 mỗi tháng) thêm doanh thu, mua hàng và thuế bán hàng cho hai người dùng. Với 55 đô la mỗi tháng, phiên bản Professional năm người dùng cũng bao gồm quản lý hàng tồn kho toàn diện. Gói chuyên nghiệp với thương mại điện tử có giá 129 đô la mỗi tháng cho 10 người dùng. Tất cả các phiên bản đều tự hào không giới hạn CPA và ghế kế toán.

Để so sánh, QuickBooks Online bắt đầu ở mức 20 đô la mỗi tháng cho gói Bắt đầu đơn giản. Cấp tiếp theo là Essentials, bổ sung khả năng theo dõi thanh toán, nhiều người dùng và theo dõi thời gian với giá 35 đô la mỗi tháng. Gói Plus ($ 60 mỗi tháng) cung cấp theo dõi dự án và hàng tồn kho đầy đủ. Sage Business Cloud Account bắt đầu từ $ 25 mỗi tháng. Gói Starter của ZipBooks miễn phí, cung cấp danh bạ và hóa đơn không giới hạn, một nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và quản lý thu nhập và chi phí. Wave cũng miễn phí sử dụng, mặc dù nó tính phí giao dịch.

AccountingSuite không cung cấp hàng trăm tiện ích bổ sung như Xero và QuickBooks Online làm; nó được thiết kế để bao gồm các tính năng nâng cao mà không cần tiện ích bổ sung. Tuy nhiên, nó tích hợp với các nhà lãnh đạo ngành trong các lĩnh vực như bảng lương (ADP và SurePayroll), thuế bán hàng (Avalara), CRM (Zoho) và thanh toán trực tuyến (Stripe và Dwolla).

Cài đặt nghiêm túc

Xem xét độ sâu, chiều rộng và khả năng tùy chỉnh của nó, AccountingSuite không phải là loại trang web có bạn nhảy vào và tạo hóa đơn trong năm phút (mặc dù bạn có thể). Nếu bạn muốn có trải nghiệm tốt nhất, cá nhân nhất có thể, bạn thực sự nên dành một phần thời gian nghiêm túc để bắt đầu với trang web.

Công ty cung cấp nhiều cách để hướng dẫn bạn trong quá trình thiết lập. Có một hướng dẫn sử dụng có thể tìm kiếm, cũng như Học viện AccountSuite. Bạn có thể kết nối với các chuyên gia hỗ trợ thông qua trò chuyện, email và điện thoại. Và có một liên kết trên Trang chủ của Workflow đến một công ty thử nghiệm; bạn có thể tải cái này và thực hành sử dụng các tính năng của trang web trước khi bạn bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp của riêng mình.

Ngoài ra còn có một tiện ích mở rộng trình duyệt có sẵn thông qua dịch vụ WalkMe giúp bạn vượt qua cả các bước đầu tiên và nâng cao hơn; nó thêm một "Show Me How!" tab vào thanh công cụ điều hướng. Tôi đã trải nghiệm kết quả hỗn hợp bằng cách sử dụng công cụ này; đôi khi nó không hoàn thành một quy trình cụ thể. Không có liên kết để trợ giúp trên màn hình làm việc và thực sự không có hướng dẫn nào về ngữ cảnh.

Một trong những nơi đầu tiên bạn nên dừng là menu Cài đặt (có sẵn từ nhiều trang trên toàn trang). Tại đây, bạn có thể chỉ định tùy chọn cho hàng tá tùy chọn trên toàn trang web, như tiền tệ, thuế bán hàng, tài khoản mặc định, đơn vị đo lường, vị trí và lắp ráp hàng tồn kho. Một số tính năng bị tắt khi bạn sử dụng AccountSuite lần đầu tiên, vì vậy điều rất quan trọng là bạn truy cập vào mọi phần của Cài đặt. Dịch vụ cũng cung cấp hướng dẫn chuyên biệt nếu bạn đang nâng cấp từ QuickBooks.

Đơn giản hóa sự phức tạp

AccountSuite phải đóng gói rất nhiều nội dung vào màn hình của nó và nó đã thực hiện thành công. Tuy nhiên, nó có thể là một giao diện người dùng cực kỳ đông đúc. Một tùy chọn trang chủ giống như trang chủ của nhiều ứng dụng kế toán doanh nghiệp nhỏ trong những năm qua. Khung nhìn quy trình công việc này được chia thành sáu phần: Bán hàng, Kế toán / Ngân hàng, Mua hàng, Hàng tồn kho, Theo dõi dự án / Thời gian và Hỗ trợ. Mỗi khu vực hiển thị các nút đầy màu sắc đại diện cho các nhiệm vụ hoặc công cụ cụ thể có trong đó. Ví dụ: Bán hàng có bốn: Báo giá bán hàng, Đơn đặt hàng, Hóa đơn và Lô hàng. Nhấn vào một để được đưa đến các màn hình làm việc.

Trực tiếp bên trái của điều này là một khung điều hướng dọc luôn ở trong tầm nhìn cho dù bạn đi đâu trên trang web, đóng vai trò là hướng dẫn chính của bạn để đi lại. Nó được chia thành Menu nhanh, Bán hàng, Mua hàng, Hàng tồn kho, Ngân hàng, Kế toán, Dự án / Thời gian, Báo cáo và Danh sách. Giả sử bạn chọn Bán hàng. Ba danh sách các liên kết văn bản xuất hiện. Một chứa các liên kết đến danh sách các hình thức liên quan và các công cụ khác (hóa đơn bán hàng, biên lai tiền mặt, báo cáo, bảng giá). Thứ hai sẽ đưa bạn đến màn hình tạo mẫu thực tế. Và thứ ba hiển thị một danh sách các báo cáo cho phần đó.

Khi bạn tiếp tục làm việc ở các màn hình khác nhau, một thanh công cụ nằm ngang ở phía trên màn hình sẽ hiển thị một nút cho mỗi trang bạn đã truy cập để bạn có thể dễ dàng quay lại. Nhấp vào x ở bên phải của mỗi nhãn sẽ đóng nó hoặc bạn có thể đóng tất cả chúng cùng một lúc. Truy cập vào một menu Windows tiêu chuẩn xuất hiện ở góc trên bên trái, nhưng bạn phải biết rằng nó ở đó để tìm thấy nó, vì nó hoàn toàn không rõ ràng. Một mũi tên nhỏ màu vàng mở ra các menu trượt ra cho các hoạt động thường được tìm thấy trong Tệp, Chỉnh sửa và Xem. Danh sách chứa một mục rất quan trọng: "Cài đặt trang chủ", trong đó bạn sẽ chỉ định tùy chọn cho hiển thị trang chủ của mình; có bốn ngoài khung nhìn Workflow đã đề cập trước đó.

Điền vào chỗ trống

Nhiều mẫu hồ sơ và biểu mẫu giao dịch của AccountingSuite chứa các trường thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ. Hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp, ví dụ, có các trường cho thông tin liên lạc và không nhiều thứ khác. Họ không thấu đáo như những gì trong Zoho Books. Các hình thức như hóa đơn là toàn diện hơn nhiều. Ngoài các trường tiêu chuẩn mà các trang web như Xero và Sage cung cấp (khách hàng, ngày, điều khoản, số hóa đơn), còn có các trường cho các tùy chọn như xuất xứ vận chuyển, phương thức giao hàng, số theo dõi, đơn vị đo lường và số thứ tự bán hàng tương ứng. Bạn có thể xem lịch sử của từng giao dịch và tạo các bản ghi nhớ tín dụng, nhãn vận chuyển và danh sách đóng gói từ màn hình hóa đơn.

Nhưng đây chỉ là những cấu hình mặc định. AccountingSuite có thể tùy biến đáng kinh ngạc, nhiều hơn bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào trong các trang web kế toán mà chúng tôi đã xem xét. Nhấp vào "Thay đổi biểu mẫu" và một cửa sổ mở ra chứa hàng tá tùy chọn cho biểu mẫu hoặc bản ghi hiện tại. Bạn có thể nhấp vào trước bất kỳ cái nào được kiểm tra để loại bỏ chúng và nhấp để thêm bất kỳ cái nào chưa có ở đó.

Khi bạn đang ở trong màn hình làm việc, sẽ có ít nhất một hàng nút nhỏ ở đầu trang mà bạn nhấp để truy cập các chức năng liên quan. Ví dụ, trên trang Theo dõi thời gian, bạn có thể thực hiện những việc như tạo mục nhập thời gian mới, đính kèm tệp, tạo hóa đơn cho khối thời gian có thể tính hóa đơn hoặc xem các tùy chọn tùy chỉnh biểu mẫu của bạn. Bản thân các hình thức, như hóa đơn và đơn đặt hàng, có một cách tiếp cận hơi khác với danh sách thả xuống mà bạn sử dụng để chọn những thứ như khách hàng và các mặt hàng. Khi bạn bấm vào mũi tên xuống để mở danh sách, bạn có ba tùy chọn. Bạn có thể nhập chuỗi tìm kiếm để tìm mục nhập mong muốn, hiển thị danh sách tất cả những mục có sẵn hoặc tạo một mục mới khi đang di chuyển.

Bạn luôn có thể thêm vào danh sách các tùy chọn cho từng lĩnh vực khi bạn đi cùng. Nhưng một phần của công việc thiết lập của bạn nên bao gồm biên dịch các danh sách đó trước thời hạn nhiều nhất có thể. Khi bạn nhấp vào Danh sách trên thanh công cụ dọc bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các loại dữ liệu có sẵn trên trang web, như Dự án / Công việc, Phương thức thanh toán, Lớp và Mức giá. Từ đây, bạn có thể tạo bao nhiêu tùy thích. Ví dụ, nhấp vào "Hãng vận chuyển" trong tiêu đề Tạo, và bạn thấy một bảng liệt kê bất kỳ bảng nào bạn đã xác định (ví dụ DHL, FedEx hoặc UPS). Một cửa sổ nhỏ mở ra chứa các trường điền vào chỗ trống để thêm nhiều hơn.

Hai mục trong danh sách này đáng chú ý đặc biệt (những mục này cũng xuất hiện khi bạn nhấp vào tab menu Nhanh trong thanh công cụ dọc bên trái). Trung tâm khách hàng / nhà cung cấp cho phép bạn truy cập danh sách toàn diện về khách hàng và nhà cung cấp của công ty bạn. Đánh dấu một bằng cách nhấp vào nó và khung bên phải của màn hình hiển thị các giao dịch tương ứng. Bạn có thể đi sâu vào những điều này để mở các giao dịch cơ bản.

Nếu bạn có nhiều nhân viên sử dụng AccountingSuite, bạn cần thiết lập chúng trước khi họ có thể bắt đầu làm việc. Nhấp vào Danh sách người dùng để mở màn hình đó và bạn sẽ thấy một mục cho chính mình. Nhấp vào + Thêm trên thanh công cụ để thêm người dùng. Bạn sẽ thấy các trường để biết thông tin bao gồm tên, email và tiêu đề. Bên dưới đó, bạn chỉ định loại quyền truy cập mà mỗi cá nhân có trong từng khu vực chính của trang web: Truy cập đầy đủ, Chỉ xem hoặc Không có quyền (bạn cũng có thể đánh dấu vào ô được đánh dấu Chỉ báo cáo, trong đó xóa mọi thứ khác). Điều này có thể so sánh với những trang web như Xero cung cấp, nhưng tôi mong đợi nhiều hơn từ một trang web tiên tiến như vậy; ví dụ: các quyền đi xuống cấp độ màn hình.

Báo cáo và di động

Một trang web kế toán mạnh mẽ như vậy cần một báo cáo ổn định phù hợp với sức mạnh của nó. AccountSuite có điều đó, mặc dù các báo cáo của nó không thể tùy chỉnh như QuickBooks Online, cũng không có nhiều. Bạn có thể tạo các báo cáo tiêu chuẩn dự kiến ​​cho từng phần của trang web (Mua hàng, Hàng tồn kho, v.v.) và các báo cáo tài chính phức tạp hơn mà kế toán thường tạo và phân tích (như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo thu nhập).

AccountingSuite hiện đang làm việc trên một ứng dụng Android cho dịch vụ và công ty cho biết các trang được tối ưu hóa cho thiết bị di động. Tôi đã có thể truy cập nó trên iPad bằng Chrome (Safari không được hỗ trợ) và mặc dù nó đã mở trên Samsung Galaxy S8, nhưng nội dung quá nhỏ để xem.

Công cụ sâu, Trợ giúp yếu và Giao diện người dùng

AccountingSuite có giá trị ấn tượng: Bạn nhận được rất nhiều chức năng và khả năng tùy biến cho đồng tiền của bạn. Công ty rất cởi mở để hợp tác chặt chẽ với người dùng để xây dựng một môi trường kế toán tùy chỉnh, mặc dù AccountSuite chắc chắn có thể được sử dụng như hiện tại. Tuy nhiên, tôi muốn thấy nhiều trợ giúp theo ngữ cảnh hơn và trải nghiệm người dùng cập nhật hơn để đi cùng với tất cả các công cụ kế toán.

Nhìn chung, AccountingSuite là một dịch vụ được đề xuất cho các doanh nghiệp nhỏ cần nhiều hơn những gì Xero cung cấp, đặc biệt là trong lĩnh vực theo dõi hàng tồn kho. Nhưng đối với hầu hết các nhu cầu kế toán doanh nghiệp nhỏ, QuickBooks Online vẫn là sự lựa chọn của ban biên tập.