Đánh giá và đánh giá của Activtrak

Giá cả và thiết lập

ActivTrak miễn phí để theo dõi tối đa ba máy trạm với 3 GB dung lượng lưu trữ (GB). Gói miễn phí (bao gồm quảng cáo trong Giao diện người dùng) cũng đi kèm với ID tài khoản không giới hạn, xuất nhật ký CSV hoạt động, lưu trữ dữ liệu dựa trên ổ cứng, một ảnh chụp màn hình cho mỗi hoạt động, cũng như truy cập vào chế độ xem thời gian thực và chặn trang web. Mặc dù sản phẩm đã có sẵn các gói Cơ bản và Nâng cao khi chúng tôi thử nghiệm lần đầu tiên, nhưng công ty đã giảm các bậc của nó xuống chỉ còn hai: tầng Freemium và một lớp gọi là Nâng cao.

Gói nâng cao bao gồm tất cả các tính năng được trung bình nhất cho các công ty lớn hơn sẽ cần, như nhiều báo thức chụp màn hình, lưu trữ dữ liệu không giới hạn, trình cài đặt Windows từ xa, lưu trữ dữ liệu dựa trên SSD và hỗ trợ email mà không có tên quảng cáo. Giá theo từng cấp cho gói này bắt đầu ở mức 7, 20 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng miễn là bạn đăng ký hợp đồng hàng năm.

Công ty cũng có cái mà nó gọi là Tính năng bổ trợ, mà nó có hóa đơn riêng. Chúng bao gồm những thứ như phát lại video, gắn cờ chụp màn hình, chỉnh sửa ảnh chụp màn hình và truy cập dữ liệu thô. Bạn sẽ cần thảo luận về giá chính xác với đại diện của ActivTrak và bất cứ điều gì bạn chọn để thêm sẽ được đưa vào hóa đơn hàng năm của bạn vì các tính năng này chỉ dành cho những người đăng ký hàng năm. Điều đó kém linh hoạt hơn so với khi chúng tôi lần đầu tiên xem xét ActivTrak, nhưng nó vẫn cung cấp các chương trình định giá hợp lý hơn nhiều cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) so với định giá doanh nghiệp khổng lồ của một công cụ như Veriato 360.

Theo như thiết lập, tác nhân ActivTrak cũng dễ cài đặt như Teramind. Tác nhân theo dõi ActivTrak có sẵn cho Windows, macOS, Chrome O và trình duyệt Chrome được cài đặt trên bất kỳ hệ điều hành máy tính để bàn (HĐH) nào, bao gồm FreeBSD, Linux và các trình duyệt khác. Trên máy Windows 10 thử nghiệm của mình, tôi đã đăng nhập vào tài khoản quản trị viên của mình và nhấp vào nút Cài đặt Tác nhân ở phía trên bên phải. Khi bạn lần đầu tiên thiết lập tài khoản và đăng nhập, ActivTrak sẽ cung cấp cho bạn một cửa sổ bật lên với video YouTube nhanh chóng hướng dẫn bạn qua quy trình cài đặt đại lý.

Sau khi tải xuống, trình hướng dẫn cài đặt ActivTrak đã mở trên máy thử nghiệm của tôi và hoàn tất cài đặt trong một hoặc hai phút, không gặp rắc rối nào với tôi. Tác nhân ActivTrak là lén lút, có nghĩa là các quy trình ứng dụng và tệp có tên ẩn danh để chúng không được chú ý. Vì vậy, khi quá trình cài đặt hoàn tất và tôi đăng xuất khỏi tài khoản quản trị viên, máy đã sẵn sàng để theo dõi và hiển thị ngay lập tức trong giao diện người dùng quản lý. So với các vấn đề về cài đặt và tương thích nhiều bước gặp phải khi thiết lập tác nhân trong các công cụ như InterGuard, ActivTrak rất đơn giản.

Giám sát nhân viên

Cùng với Teramind, ActivTrak đã sử dụng giao diện người dùng quản trị dựa trên đám mây trực quan nhất, trực quan nhất trong số các công cụ giám sát nhân viên trong đợt này. ActivTrak có thể đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn để đăng nhập và xác thực hai yếu tố, không thể tìm thấy thông tin đăng nhập và bảo mật tiện lợi trong các công cụ khác. Khi bạn đăng nhập lần đầu, bảng điều khiển Trang chủ cung cấp cho bạn một số thống kê nhanh và trực quan hóa dữ liệu để hiểu được năng suất của nhóm hoặc tổ chức của bạn.

ActivTrak đặt thời gian theo dõi lên hàng đầu, hiển thị tổng thời gian sản xuất và không hiệu quả trong các ứng dụng và trang web, mặc dù bạn có thể dễ dàng lọc kết quả để hiển thị người dùng hoặc nhóm cụ thể. Cuộn xuống, bạn sẽ tìm thấy một lựa chọn các ảnh chụp màn hình nhân viên gần đây, theo sau là biểu đồ thanh năng suất có thể lọc và biểu đồ người dùng phá vỡ thời gian làm việc hiệu quả, không hiệu quả và nhàn rỗi. Bên dưới đó, biểu đồ hình tròn hiển thị bảng phân tích các ứng dụng và trang web hàng đầu đã truy cập. Đối với tất cả các ứng dụng, ActivTrak ghi lại văn bản trên thanh tiêu đề, nhưng đối với các trình duyệt, nó thu thập một trường dữ liệu bổ sung có chứa URL đầy đủ.

Bạn không thể tùy chỉnh các tiện ích bảng điều khiển như bạn có thể trong InterGuard và Veriato 360. ActivTrak cũng không có chế độ xem được nhắm mục tiêu như bảng điều khiển Rủi ro và Tập trung của Teramind. Nhưng có một tab thời gian thực để xem những gì nhân viên và trang web hiện đang sử dụng (cùng với thiết bị, hệ điều hành, thông tin địa chỉ IP, v.v.), với tùy chọn chụp ảnh màn hình thời gian thực bằng cách nhấn biểu tượng Camera bên cạnh người dùng. Từ đó, quản trị viên thậm chí có thể phóng to và đọc màn hình của nhân viên.

Bảng xếp hạng chính của bảng điều khiển chính và tất cả các số liệu năng suất của ActivTrak tập hợp tất cả đều xuất phát từ cách phần mềm xử lý các danh mục. Bạn quản lý các danh mục thông qua tab Cài đặt và có thể phân loại các ứng dụng và trang web theo đó là hiệu quả và không hiệu quả. Nhưng đó không phải là tất cả: Quản trị viên cũng có thể nhóm các hoạt động theo loại, bao gồm ngân hàng, email, giải trí, trò chơi, mua sắm, mạng xã hội và thể thao. Danh sách Danh mục và Năng suất trong Cài đặt cho phép doanh nghiệp tạo và sắp xếp danh mục tùy chỉnh của riêng họ cũng như thêm hoặc xóa các ứng dụng và trang web theo cách thủ công chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. UI quản lý dựa trên danh sách đơn giản nhưng mạnh mẽ và cho phép tôi thêm và xóa các trang web một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể thấy một danh sách các ứng dụng và trang web hiện chưa được xác định sẵn sàng để được sắp xếp. Điều này tương tự như Work Examiner, mặc dù ActivTrak cũng có tab Chặn để phân loại năng suất tiến thêm một bước bằng cách chặn các tên miền vật lý để tăng năng suất của nhân viên.

Ngoài bảng điều khiển chính và thời gian thực, hầu hết dữ liệu giám sát chi tiết hơn được tìm thấy trong tab Báo cáo và phần Ảnh chụp màn hình. Theo như ảnh chụp màn hình, ActivTrak cho phép bạn xem các ảnh chụp màn hình mới nhất của người dùng, mà tôi có thể nhấp vào trình xem giống như trình chiếu thông qua các ảnh chụp màn hình của máy thử nghiệm của tôi. Bạn cũng có thể xem chế độ xem lịch sử của ảnh chụp màn hình được lọc theo danh mục người dùng, ngày hoặc năng suất. Không có nguồn cấp dữ liệu video trực tiếp hoặc ghi lại; bạn không thể xem các bản ghi phát lại lịch sử như bạn có thể làm trong Teramind. Nhưng tính năng chụp màn hình thời gian thực là tốt để chụp bằng chứng ảnh về công việc của nhân viên (hoặc thiếu) tại một thời điểm thông báo. Ảnh chụp màn hình có thể được cấu hình trên cơ sở từng người dùng và có thể được chụp tối thiểu cứ sau 5 giây. Khi cần, bạn có thể phát, tạm dừng hoặc tải xuống ảnh chụp màn hình. Ngoài ra, bạn có thể chọn một hộp để chụp nhiều ảnh chụp màn hình cùng một lúc. Một tính năng còn thiếu ở đây là khả năng làm mờ ảnh chụp màn hình để bảo mật như bạn có thể làm trong Desktime Pro. Nhưng nếu bạn sử dụng bổ trợ DLP (giải thích sau), thì ActivTrak sẽ thực hiện các bước bổ sung để đảm bảo quyền riêng tư của dữ liệu nhạy cảm. ActiveTrak cũng cung cấp một tính năng bí danh để thay đổi tên người dùng trong các báo cáo bạn tạo. Bí danh tương tự này có thể được sử dụng cho nhiều máy. Bạn sẽ tìm thấy tính năng bí danh trong Cài đặt.

Một lưu ý quan trọng trong giám sát của ActivTrak là nền tảng này không cố ý ghi lại các lần nhấn phím. Công ty cho biết các nền tảng giám sát nhân viên ghi lại keylogging đôi khi được phân loại là độc hại bởi các chương trình chống vi-rút (mà tôi gặp phải, thật khó chịu, trong quá trình cài đặt và thử nghiệm InterGuard). Thay vì ghi lại các lần nhấn phím, ActivTrak tập trung nhiều hơn vào ảnh chụp màn hình và theo dõi chuyển động của chuột và bàn phím (không phải là các phím và lệnh cụ thể) để xác định xem phiên người dùng đang hoạt động hay không hoạt động. Tuy nhiên, không giống như Teramind, ActivTrak thiếu khả năng chạy nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên ảnh chụp màn hình để tìm kiếm hình ảnh cho các từ khóa cụ thể. Tuy nhiên, công ty xác nhận họ đang làm việc trên một công cụ phân tích nội dung để làm việc đó.

Báo cáo và cảnh báo

Bạn có thể điều hướng đến các báo cáo cụ thể bằng cách nhấp vào từng biểu đồ trên bảng điều khiển chính. Tuy nhiên, ActivTrak cũng có một danh sách các sự cố dữ liệu trong tab Báo cáo của menu điều hướng ở phía bên trái. Các trang web hàng đầu, ứng dụng hàng đầu, danh mục hàng đầu và báo cáo người dùng hàng đầu là tự giải thích. Chúng hiển thị cho bạn theo dõi thời gian sản xuất và không hiệu quả trên trang và sau đó là danh sách các trang web, ứng dụng, danh mục hoặc người dùng, với thời lượng và tỷ lệ sử dụng được lọc bởi người dùng hoặc máy tính. Ngoài ra còn có một số phân tích hữu ích, chẳng hạn như khả năng nhấp vào trang con và tiêu đề trang, tìm kiếm ảnh chụp màn hình hoặc tạo báo thức liên quan đến mục hoạt động bạn đã xác định.

Ngoài ra còn có một báo cáo Năng suất, có thể cho bạn thấy một thanh tiến trình được đánh dấu thời gian về năng suất của nhân viên trong suốt một ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí một năm. Cuối cùng, có Nhật ký hoạt động, một báo cáo toàn diện nhất cho thấy mọi hành động của nhân viên được đánh dấu thời gian trên các ứng dụng, trang web, v.v., với các ảnh chụp màn hình tương ứng nếu có. Vì vậy, nếu một nhân viên dành một giờ cho Reddit, thì bạn có thể vào các trang con để xem những gì họ đang xem hoặc nhìn vào hoạt động không hiệu quả trong bối cảnh lớn hơn của ngày làm việc của họ. Tất cả các báo cáo có thể được tải xuống dưới dạng tệp CSV hoặc được lưu trực tiếp vào Google Drive. Khi sắp xếp và xuất dữ liệu báo cáo, nhấp vào tab Cột ở phía trên bên phải cho phép bạn kiểm tra trường dữ liệu nào bạn muốn báo cáo của mình đưa vào.

ActivTrak chưa có tìm kiếm từ khóa OCR cho ảnh chụp màn hình nhưng nó cung cấp theo dõi từ khóa thông qua các cảnh báo (được gọi là Báo động). Trong tab Báo thức, tôi có thể thiết lập thông báo để kích hoạt một số logic tự động, chẳng hạn như liệu một mô tả hoặc URL có chứa một từ khóa hoặc cụm từ cụ thể hoặc nếu người dùng thực hiện một hành động cụ thể, chẳng hạn như cắm vào thiết bị USB. Sau khi Báo thức tắt, tác nhân ActiveTrak cho phép bạn ghi lại thời gian thiết bị USB được kết nối.

Tôi đã có thể đặt cảnh báo kiểm tra của mình để chụp nhiều ảnh chụp màn hình cứ sau 10 giây nếu cụm từ "tìm kiếm việc làm" xuất hiện trong hoạt động của nhân viên và thậm chí hiển thị thông báo bật lên tùy chỉnh cho nhân viên để cho họ biết hành động của họ không được phép (ví dụ: nếu họ vượt quá thời gian hàng ngày được phân bổ trên các trang web truyền thông xã hội). ActivTrak cũng cho phép bạn thiết lập cả thông báo email và Webhooks cho bất kỳ cảnh báo nào. Bạn cũng có thể gửi các báo cáo và cảnh báo dựa trên email khác, bao gồm báo cáo Tiêu hóa hàng tuần về tất cả các số liệu hoạt động và năng suất văn phòng của bạn.

Google Analytics cho văn phòng của bạn

ActivTrak rất đau lòng để tránh bị gắn nhãn là phần mềm gián điệp hoặc giống như Big Brother, và bao gồm một số tính năng để đưa điểm đó về nhà. Thay vào đó, nó giống như một "Google Analytics cho văn phòng của bạn." Trong tab Cài đặt, tôi có thể đặt lịch đại lý tùy chỉnh để ActivTrak chỉ theo dõi các hoạt động trong giờ làm việc, điều này đặc biệt hữu ích cho nhân viên từ xa. Và phần mềm bao gồm cả tab Nhóm và tab Truy cập cho quản trị viên để nhóm người dùng vào các nhóm hoặc bộ phận cụ thể và sau đó chỉ cấp cho người quản lý quyền truy cập để xem dữ liệu giám sát liên quan đến nhân viên mà họ trực tiếp giám sát. Ngoài ra còn có nhật ký kiểm toán hiển thị tất cả hoạt động của quản trị viên và người quản lý trong hệ thống và quan trọng nhất là tính năng Không theo dõi sẽ ngừng tất cả giám sát trên máy ngay cả khi đã cài đặt một tác nhân.

Tuy nhiên, tính năng bảo mật quan trọng nhất là nếu tổ chức của bạn sử dụng tính năng DLP có sẵn dưới dạng tùy chọn trong tab Ảnh chụp màn hình. Tại đây, ActivTrak thực sự cho phép bạn sắp xếp lại các mục như địa chỉ email và số điện thoại, hộ chiếu và số thẻ tín dụng, số An sinh xã hội, thông tin bảo hiểm và các dữ liệu cá nhân và tài chính nhạy cảm khác để không bị ghi lại hoặc lưu trữ. Điều này chỉ khả dụng trong gói Nâng cao dưới dạng tính năng bổ trợ.

ActivTrak không có chiều sâu giám sát các Biên tập viên Lựa chọn của Biên tập viên hoặc những người chơi doanh nghiệp khác như InterGuard, StaffCop Enterprise và Veriato 360, và theo thiết kế. Trong số ba công cụ chúng tôi đã thử nghiệm tập trung vào các số liệu năng suất, ActivTrak, Desktime và Work Examiner, ActivTrak là công cụ dễ cài đặt và sử dụng nhất. Nó cung cấp các tính năng riêng tư nhất, số liệu và báo cáo năng suất tuyệt vời và cảnh báo tự động. Giá cả phải chăng theo khối lượng quy mô, ActivTrak là sự lựa chọn của ban biên tập cho các doanh nghiệp muốn tăng năng suất và hiệu quả trong văn phòng của họ với việc thu thập dữ liệu được nhắm mục tiêu nhưng không cần hoặc không muốn trả tiền cho một nền tảng giám sát nhân viên giống như Big Brother.