Mục lục:
Video: How Adobe Document Cloud can help you achieve a paperless office (Tháng Chín 2024)
Lưu trữ và truy cập các tài liệu kỹ thuật số là điều bạn hiếm khi nghĩ đến nếu công ty của bạn quản lý tài liệu đúng cách. Các hoạt động như tạo tài liệu, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác có thể đơn giản như đăng nhập, nhấp vào và bắt đầu. Tuy nhiên, các hệ thống quản lý tài liệu cứng nhắc hoặc cứng nhắc không cần thiết có thể biến cuộc sống thành địa ngục đối với những người đi vào và ra khỏi các tệp trong suốt cả ngày.
, Tôi sẽ so sánh hai trong số các hệ thống quản lý tài liệu phổ biến nhất: Adobe Document Cloud và Zoho Docs. Mặc dù cả hai hệ thống đều có nhiều điểm tương đồng hơn sự khác biệt, một hệ thống vượt trội so với hệ thống khác trong một số danh mục quan trọng.
1. Giá cả và kế hoạch
Bạn có thể đăng ký Đám mây Tài liệu Chuẩn Adobe với giá ít nhất là 12, 99 đô la mỗi tháng với đăng ký dài một năm hoặc bạn có thể trả 22, 99 đô la mỗi tháng cho gói hàng tháng. Gói này cung cấp cho bạn khả năng tạo tệp PDF và xuất sang Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint. Bạn cũng có thể chỉnh sửa văn bản và hình ảnh trong các tệp PDF bạn đã tạo và bạn có thể ký điện tử các biểu mẫu. Gói Pro có giá 14, 99 đô la mỗi tháng cho thuê bao dài một năm hoặc 24, 99 đô la mỗi tháng cho gói hàng tháng. Nó bổ sung khả năng chèn các tệp âm thanh và video vào các tệp PDF và chỉnh sửa các tài liệu được quét. Bạn cũng có thể sử dụng gói này để biến các tài liệu giấy được quét thành các tệp PDF có thể chỉnh sửa và so sánh hai phiên bản của tệp PDF để giải mã sự khác biệt. Bạn cũng có thể chỉnh sửa văn bản và sắp xếp các trang trên iPad và bạn sẽ có thể sắp xếp lại, xóa hoặc xoay trang trên iPhone. Tất cả các phân nhóm Adobe cung cấp cho bạn quyền truy cập vào 20 GB dung lượng lưu trữ.
Zoho Docs cung cấp bản dùng thử miễn phí 15 ngày cộng với gói miễn phí cho tối đa 25 người dùng (bao gồm 5 GB dung lượng cho mỗi người dùng). Gói miễn phí cũng bao gồm chia sẻ tệp và thư mục không giới hạn, đồng bộ hóa máy tính để bàn, công cụ chỉnh sửa, quản lý người dùng và lịch sử phiên bản. Gói tiêu chuẩn có giá $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng với tối đa 50 GB cho mỗi người dùng. Điều này bao gồm các tính năng như tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu và truy cập dựa trên vai trò. Gói Premium có giá $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 100 GB cho mỗi người dùng. Với gói này, bạn sẽ có thể gửi email tài liệu trực tiếp đến tài khoản Zoho, khôi phục tài liệu đã xóa và chuyển quyền sở hữu tệp cho người dùng khác.
Cả hai loại tài khoản có thể thêm 10 GB dung lượng bổ sung với giá 3 đô la. Zoho cung cấp giảm giá 20 phần trăm cho tất cả các gói trả phí nếu bạn trả hàng năm. Nhờ điểm giá thấp hơn, dùng thử miễn phí, gói miễn phí và dung lượng lưu trữ vượt trội, lợi thế trong danh mục giá sẽ thuộc về Zoho. Cạnh: Zoho.
2. Tạo và chỉnh sửa tài liệu
Người dùng Zoho Docs có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, theo dõi các thay đổi, thêm chữ ký số và truy cập một số công cụ chỉnh sửa nâng cao. Bạn cũng có thể phân công nhiệm vụ và gửi lời nhắc đến các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào tệp. Bạn có thể tạo macro, biểu đồ đầy màu sắc và bảng xoay vòng và bạn có thể xuất tài liệu, bảng tính và bản trình bày sang Google Drive, định dạng PDF và Windows. Bạn cũng có thể chỉnh sửa tập tin ngoại tuyến; các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa khi bạn trực tuyến trở lại.
Một tính năng thú vị mà Adobe còn thiếu là khả năng chỉnh sửa tài liệu đồng thời với các đồng nghiệp. Ứng dụng Zoho Docs cho phép bạn truy cập, tạo và chỉnh sửa các tệp khi đang di chuyển. Bạn có thể xem tất cả các thư mục của mình, sắp xếp chúng theo tên hoặc ngày và các tệp tìm kiếm. Như tôi đã đề cập trước đây, vì Adobe phụ thuộc rất nhiều vào các tệp PDF, nên có giới hạn đối với những gì bạn có thể làm trên các hệ điều hành di động (HĐH); đây không phải là trường hợp với nền tảng của Zoho.
Adobe tốt hơn nhiều trong việc lưu trữ và tự động điền thông tin để sử dụng sau này so với Zoho. Ví dụ: tính năng "Điền & Ký" của Adobe cho phép bạn lưu các trường thường được sử dụng, bao gồm tên, địa chỉ, email và số điện thoại của bạn. Nó cũng là một công cụ tốt hơn nhiều về việc ký và yêu cầu chữ ký từ mọi người. Các công ty luật, tổ chức tài chính và những người phụ thuộc nhiều vào định dạng PDF sẽ đánh giá cao việc nhập và lưu thông tin dễ dàng như thế nào và để người khác xem xét và ký tên. Tuy nhiên, việc tạo và chỉnh sửa tài liệu trong Adobe không ngang với Zoho. Cạnh: Zoho.
3. Thiếu gì?
Chúng tôi rất thích thấy Zoho thêm hỗ trợ dựa trên trò chuyện trong công cụ Docs. Đây là điều mà Adobe có giúp bạn dễ dàng hướng dẫn bạn qua một số yếu tố thách thức hơn của quy trình tạo tài liệu.
Adobe, mặt khác, thiếu các yếu tố như chỉnh sửa nhóm, thư mục được chia sẻ và khả năng chỉnh sửa ngoại tuyến. Nó cũng yêu cầu bạn chuyển đổi các tệp được lưu trữ sang định dạng PDF, điều này gây đau đầu cho bất kỳ ai cần chuyển đổi sang các định dạng khác (đặc biệt đối với những người sử dụng công thức Microsoft Excel, không chuyển sang định dạng PDF). Cạnh: Zoho.
Điểm mấu chốt
Mặc dù công cụ quản lý tài liệu của Adobe rất tuyệt vời, đặc biệt đối với những người làm việc chủ yếu ở định dạng PDF, nhưng nó thiếu các tính năng cộng tác. Ngoài ra, nó không có khả năng tương thích tệp mạnh mẽ mà bạn sẽ cần để làm việc với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Ngược lại, Zoho cung cấp chỉnh sửa tài liệu phong phú, kết hợp tuyệt vời giữa khả năng cộng tác và chia sẻ tệp và bạn có thể hoàn thành công việc trên HĐH di động. Kết hợp các tính năng này với thẻ giá thấp hơn và dung lượng lưu trữ lớn hơn và bạn đã có cho mình một hệ thống quản lý tài liệu tốt hơn. Người chiến thắng: Zoho.
