Mang theo đám mây của riêng bạn: những gì bạn cần biết ngày hôm nay

Khi người tiêu dùng trở nên quen thuộc hơn với các thiết bị và phần mềm truyền thống dành riêng cho nơi làm việc, CNTT sẽ phải thiết lập các thông lệ tốt nhất và các quy tắc nghiêm ngặt để duy trì hoạt động của nhân viên hiệu quả và an toàn. Phần mềm quản lý thiết bị di động (MDM) tồn tại để giúp CNTT giám sát và quản lý cách nhân viên sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng cá nhân cho công việc từ xa. Tuy nhiên, không có công cụ ma thuật nào có thể giúp CNTT kiểm soát cách nhân viên sử dụng các sản phẩm Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) tại nơi làm việc.

Ví dụ: các công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây như Box và Dropbox và các công cụ tạo tài liệu như Google Docs và Microsoft Word là những công cụ đám mây có thể truy cập dễ dàng mà mọi người mang đến nơi làm việc mỗi ngày. Cách công ty của bạn chọn xử lý các công cụ khác nhau này phụ thuộc vào những gì bạn đang cố gắng thực hiện. Bạn có thể A) hạn chế sử dụng phần mềm không phù hợp với triết lý của công ty hoặc B) cho phép nhân viên tự chọn sản phẩm đám mây dựa trên sở thích và kinh nghiệm của riêng họ.

Hiện tượng thứ hai, được mệnh danh là Mang theo đám mây của riêng bạn (BYOC), mang đến một thách thức cụ thể. Tôi đã nói chuyện với Shyam Oza, Giám đốc tiếp thị sản phẩm cao cấp tại AvePoint, một công ty chuyên về di chuyển đám mây, về cách các công ty có thể chuẩn bị thực hiện các chính sách BYOC của riêng họ.

Thử thách 1: Bảo mật dữ liệu

"Từ góc độ rộng lớn, BYOC có thể là một phước lành và một lời nguyền, " Oza nói. "Box, Dropbox và OneDrive có thể tuyệt vời để chia sẻ sổ đăng ký với gia đình bạn và tải lên các tệp và ảnh. Nhưng điều khiến các tổ chức lớn lo ngại là việc kéo và thả thứ gì đó như tài sản trí tuệ nhạy cảm và nội dung phát hành trước rất dễ dàng. "

Với phần mềm do doanh nghiệp mua, các công ty có thể thắt chặt các hạn chế và giám sát việc sử dụng. Các tổ chức có thể bắt buộc xác thực đa yếu tố (MFA), mã hóa dữ liệu, mật khẩu phức tạp, tài liệu hình mờ và thậm chí xóa sạch dữ liệu từ xa. Tuy nhiên, khi được sử dụng mà không có sự giám sát của CNTT, các công cụ này sẽ hạn chế khả năng kiểm soát nội dung của công ty. Bạn cũng mất khả năng hiển thị những gì xảy ra với nội dung một khi nó rời khỏi tường lửa và làm thế nào để bảo vệ nội dung đó khi nó được tải lên tài khoản đám mây của nhân viên.

Giải pháp: "CNTT cần được tích hợp trực tiếp với một ngành kinh doanh, " Oza nói. "Họ cần phải đứng trước doanh nghiệp truyền giáo công nghệ mà họ ưa thích và sau đó hy vọng sẽ cố gắng giải quyết theo một tiêu chuẩn."

Ví dụ: nếu 80 phần trăm công ty sử dụng Dropbox và 20 phần trăm công ty sử dụng một nền tảng lưu trữ và chia sẻ khác, công ty nên cung cấp bữa ăn trưa và học hỏi khuyến khích thiểu số chuyển đổi sang hệ thống ưa thích đa số. "Trừ khi bạn sẵn sàng ủy thác một công cụ cụ thể (trong trường hợp bạn không thực sự thực hành BYOC), bạn phải đưa ra đề xuất giá trị của công cụ ưa thích của công ty bạn, " Oza nói. "Không giống như bạn có thể bước vào khối lập phương của ai đó và nói 'Bạn phải sử dụng công cụ này'. Bạn phải giải thích với họ rằng việc sử dụng dễ dàng hơn hoặc hỏi họ những gì họ đang gặp phải để bạn có thể tiếp cận nó từ góc độ giải quyết vấn đề thay vì là một nhà độc tài. "

Vào cuối ngày, CNTT biết rằng có một mức độ rủi ro chấp nhận được đối với bất kỳ dữ liệu nào có thể truy cập của nhân viên. Máy tính xách tay bị mất tích. Điện thoại bị đánh cắp. Nhưng, nếu bạn có thể chuyển đổi càng nhiều người càng tốt sang hệ thống ưa thích của mình, bạn có thể giữ cho thiểu số hạnh phúc bằng cách không xóa hoàn toàn chính sách BYOC của bạn.

Thử thách 2: Hợp tác

Với hàng trăm hoặc hàng nghìn người trên toàn doanh nghiệp của bạn sử dụng nhiều nền tảng để cộng tác trực tuyến, chắc chắn sẽ có một kịch bản trong đó nhu cầu truy cập dữ liệu nhanh chóng trở nên quan trọng hơn phần mềm ưa thích của nhân viên. Hãy suy nghĩ về điều này: Nhóm bán hàng ở Bờ Tây của bạn muốn chuyển một tệp đến nhóm tiếp thị Bờ Đông của bạn. Vì cả hai đội nằm trên các hệ thống chia sẻ tệp khác nhau, trước khi tệp có thể được truy cập, ai đó sẽ phải tạo một tài khoản mới và sau đó học cách điều hướng một hệ thống mới một cách nhanh chóng.

Những gì về cuộc họp khách hàng đáng sợ? Điều gì xảy ra khi một nhân viên tạo bài thuyết trình, gặp trường hợp khẩn cấp và không thể tham dự? Bạn có thể kết thúc với một người khác không quen thuộc với định dạng bản trình bày một cách vụng về cố gắng truy cập và trình bày tệp, trong khi khách hàng nhìn xuống đồng hồ của họ.

Giải pháp: "Một trong những vấn đề chính là CNTT tránh được nhiều công việc, " Oza nói. "CNTT không thể đợi mọi người phàn nàn. CNTT cần hiểu sâu sắc quy trình kinh doanh và quy trình kinh doanh để đặt mình vào giữa để cố gắng thuyết phục nhân viên sử dụng cùng các công cụ hoặc làm cho họ nhận thức được các vấn đề tiềm ẩn mà họ có thể tình cờ gặp."

Nếu nhân viên nhận thức được các vấn đề trước khi chúng phát sinh, thì họ có thể thiết lập các tình huống thích hợp để đảm bảo hoạt động không bao giờ bị ảnh hưởng. Vì vậy, nếu bạn biết rằng hai trong số những người thuyết trình tiềm năng của bạn sử dụng các công cụ thuyết trình khác nhau, CNTT có thể đào tạo cả hai người thuyết trình trong cả hai công cụ trước cuộc họp khách hàng lớn. Không có vấn đề gì xảy ra, bài thuyết trình sẽ tắt mà không gặp trở ngại nào.

"Ở đây trong Avepoint, chúng tôi đã cố gắng hết sức khuyến khích nhóm bán hàng của mình cập nhật nội dung vào OneDrive for Business thay vì gửi email hoặc thêm vào Dropbox, " Oza giải thích. "Bất cứ khi nào chúng tôi nhận được email có tệp đính kèm, chúng tôi sẽ phản hồi lại bằng một bức ảnh có nội dung 'Tải tệp này lên SharePoint hoặc mèo con nhận được.' Vài tuần sau, chúng tôi bắt đầu nhận được email nói 'Hãy nhìn xem, tôi đã chia sẻ thông qua SharePoint. ' Đó là một cách hài hước để giải quyết vấn đề. "

Thử thách 3: Tích hợp

Hầu hết các vấn đề tôi đã thảo luận trong Thử thách 1 và 2 là dành riêng cho các công ty nhỏ hơn không có chính sách CNTT được đặt ra. Tuy nhiên, trong các công ty lớn hơn một chút với các hoạt động trên nhiều văn phòng và khu vực, có thể CNTT đang hoạt động trong các silo chứ không phải là một nhóm toàn cầu. Trong trường hợp đó, bạn sẽ thấy rằng nhiều phiên bản phần mềm kinh doanh như quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý chi phí đang được sử dụng, vì ai đó thích một hệ thống cụ thể hoặc do các văn phòng khu vực không bao giờ cùng nhau quyết định một công cụ. Đây là một vấn đề lớn mà cuối cùng có thể cần phải được khắc phục bởi một người nào đó ở cấp độ C, có thể bằng cách thúc đẩy mạnh mẽ công ty chọn một hệ thống.

Tuy nhiên, nếu công ty của bạn muốn cho các văn phòng cụ thể và thậm chí các phòng ban tự do lựa chọn bất kỳ hệ thống nào họ thích (hoặc bạn muốn các công cụ kết nối với các loại phần mềm khác được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên), thì có nhiều cách để đảm bảo dữ liệu của bạn không ' t im lặng.

Giải pháp: "CNTT phải đưa ra quyết định đầu tư vào các nhà cung cấp công nghệ cởi mở và sẵn sàng kết nối với nhau. Các giải pháp bạn nên lọt vào danh sách là những giải pháp có kết nối mạnh mẽ nhất", Oza nói.

Điều này bao gồm chọn các hệ thống có giao diện lập trình ứng dụng mở (API) cho phép nhà phát triển của bạn tạo các trình kết nối không tồn tại hữu cơ giữa hai phần mềm. Nếu bạn không có nhân viên phát triển, thì bạn nên tìm các công cụ cung cấp nhiều tích hợp nhất với phần mềm cũ của bạn. Đối với vấn đề đó, hãy tìm kiếm tích hợp với bất kỳ phần mềm nào mà nhân viên của bạn đã quyết định tự sử dụng.