Facebook nơi làm việc có thể giết email văn phòng?

Một làn sóng mới của phần mềm cộng tác trực tuyến đang đe dọa sẽ giảm đáng kể (nếu không loại bỏ) liên lạc qua email trong văn phòng. Các sản phẩm như Slack, Microsoft Teams và Facebook Workplace cho phép người dùng doanh nghiệp trò chuyện qua hội thảo văn bản và video, gửi tệp GIF và biểu tượng cảm xúc và thậm chí chia sẻ tất cả các tệp mà không cần rời khỏi trình duyệt web hoặc ứng dụng cục bộ.

Nếu bạn không quen thuộc với hình thức phần mềm cộng tác này, thì hãy xem bài viết của chúng tôi về sự khác biệt giữa Slack và Microsoft Teams. Trong đó, bạn sẽ tìm thấy một loạt các tính năng tốt nhất có sẵn trên cả hai nền tảng hàng đầu trong ngành này cũng như các tính năng phân biệt độc đáo của mỗi nền tảng.

, chúng tôi sẽ xem xét cụ thể bốn tính năng của Facebook Workplace, một bộ cộng tác kinh doanh mới hấp dẫn và xem xét lý do tại sao nó có thể thay thế hầu hết các email trong văn phòng. Đối với những người bạn chưa bao giờ sử dụng Facebook Workplace (và cả chúng tôi), đừng băn khoăn: Nơi làm việc dường như gần giống với Facebook bạn sử dụng trong cuộc sống cá nhân. Trên thực tế, nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng phần mềm, thì bạn có thể sẽ thấy mình bị ngập trong một dòng ảnh mèo và mèo tương tự. Đó là điều hoàn hảo về công cụ (và Microsoft Teams và Slack): nó sao chép một công cụ bạn sử dụng trong cuộc sống hàng ngày nhưng nó cung cấp cho doanh nghiệp của bạn quyền kiểm soát và quyền hạn để hướng dẫn các cuộc hội thoại hoạt động trở lại.

Chúng tôi cũng sẽ kiểm tra xem Workplace (và theo mặc định, Microsoft Teams và Slack) có thể thay thế email cho các liên lạc bên ngoài hay không. Cảnh báo spoiler: Có lẽ là không (ít nhất là chưa).

1. Nhóm

Email đủ dễ sử dụng nhưng các cuộc hội thoại có thể trở nên quá tải, đặc biệt là khi có quá nhiều người dùng trên một chuỗi. Khi nói đến chủ đề email, hãy nghĩ về tần suất nhiều người trả lời cùng một email, trả lời một người thay vì toàn bộ chủ đề hoặc trả lời tất cả mọi người thay vì một người nhận.

Với Facebook Workplace, bạn có thể sử dụng tính năng Nhóm của công cụ để tập hợp các nhân viên có liên quan vào một chuỗi trong đó họ có thể trò chuyện với nhau trong một diễn đàn công cộng, đính kèm các tệp lớn cho những người lao động muốn truy cập và thậm chí tìm kiếm cũ chủ đề theo cách bạn tìm kiếm hộp thư đến email của bạn cho các cuộc hội thoại cũ.

Workplace thậm chí cho phép bạn tạo các nhóm nhiều công ty cho phép bạn cộng tác với các nhóm Workplace khác. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm quảng cáo đang làm việc với các khách hàng bên ngoài và các nhóm dịch vụ đang làm việc với các tài khoản găng tay trắng chẳng hạn.

2. Tin tức

Chúng ta đều biết việc bỏ lỡ một email toàn công ty dễ dàng như thế nào. Hoặc là chúng tôi quá bận rộn hoặc chúng tôi đang vội, và chúng tôi quyết định mở tin nhắn sau đó và sau đó không bao giờ xảy ra. Với Workplace, nhân viên ngay lập tức được cung cấp một News Feed trình bày những câu chuyện quan trọng nhất trong ngày. Thông điệp của CEO không chỉ kích hoạt thông báo khi được đăng mà còn có thể sẽ ở đầu nguồn cấp dữ liệu của bạn và bạn sẽ có thể thấy phản hồi của mọi người đối với tin nhắn. Đây là một cách minh bạch hơn, thân thiện hơn nhiều để đăng, đọc và trả lời tin nhắn.

Ngoài ra, các bài đăng quan trọng hơn được coi trọng hơn các bài đăng ít quan trọng hơn, điều đó có nghĩa là bạn tự động có nhiều khả năng nhìn thấy những gì bạn cần xem. Với email, mọi thư đều được cân bằng cho đến khi bạn cân nhắc về tầm quan trọng của thư.

Ghét những gì bạn nhìn thấy trên nơi làm việc? Hủy theo dõi chuỗi hoặc xóa bài đăng, cả hai tùy chọn đều tốt hơn gửi một tin nhắn toàn công ty với nội dung: "Hãy đưa tôi ra khỏi chuỗi email chết tiệt này."

3. Phát sóng trực tiếp

Chúng ta đều đã xem video trực tiếp từ các công ty truyền thông lớn như Thời báo New York, NBC, và tất nhiên, PCMag nhưng bạn cũng có thể phát trực tiếp trong Nơi làm việc của Facebook. Đây là một tính năng tiện lợi, hữu ích cho các hoạt động kinh doanh nghiêm túc cũng như liên kết nhóm. Giám đốc điều hành của bạn đang phát biểu tại một hội nghị? Phát trực tiếp bài phát biểu tới tất cả những người không thể tham dự. Có phải đội PR của bạn tham gia thử thách Ice Xô? Tham gia cùng họ từ một khoảng cách an toàn, ấm áp bằng cách xem video trực tiếp.

Không có nền tảng email nào sẽ cung cấp cho bạn mức độ chức năng và tính trực tiếp đó. Với email, bạn sẽ cần quay video, lưu nó vào máy tính để bàn hoặc dịch vụ phát trực tuyến, sau đó chia sẻ nó qua tin nhắn email hàng loạt với mọi người trong công ty. Đây là cách chia sẻ nội dung chậm, nhiều bước, đầu những năm 2000 với đồng nghiệp của bạn.

4. Không có thư rác

Cho dù bộ lọc email của công ty bạn nghiêm ngặt đến mức nào, chắc chắn bạn sẽ bị ngập trong thư rác. Mặt khác, Facebook Workplace là một cộng đồng khép kín mà chỉ những nhân viên và đối tác đã đăng ký mới có thể truy cập. Chắc chắn, bạn có thể thấy quá nhiều meme và các liên kết chính trị trên Workplace, nhưng ít nhất bạn có thể công khai làm xấu hổ đồng nghiệp của mình ra khỏi thực tiễn này. Với thư rác, các tin nhắn sẽ tiếp tục đến hộp thư đến của bạn bất kể bạn hét to như thế nào.

Một liều thực tế

Hãy trung thực: Email không đi đâu cả. Các ứng dụng cộng tác sẽ không bao giờ giết email để liên lạc với bên ngoài. Nhóm CNTT của bạn sẽ không thể đưa mọi người ra ngoài công ty bạn yêu cầu quyền truy cập vào nhóm nội bộ của bạn để gửi tin nhắn trực tiếp cho bạn. Điều đó không khả thi, thận trọng hoặc hiệu quả về chi phí (Nơi làm việc của Facebook bắt đầu ở mức 3 đô la cho mỗi người dùng).

Nếu mọi người có xu hướng sử dụng điện thoại nhiều hơn so với thực tế, thì có lẽ sự kết hợp giữa ứng dụng cộng tác để nhắn tin nội bộ và gọi thoại cho các liên lạc bên ngoài sẽ thực hiện thủ thuật này. Thật không may, không ai thực sự muốn trả lời từng cuộc gọi đi qua bàn của họ. Mọi người cũng ghét đăng nhập vào hộp thư thoại của họ. Việc theo dõi email sẽ dễ dàng hơn nhiều và chỉ trả lời những tin nhắn mà bạn chọn trả lời.

Đối với truyền thông tiếp thị, không có phương tiện nào dễ dàng và hiệu quả như email. Hãy suy nghĩ về việc bạn sẽ cảm thấy khó chịu như thế nào nếu mọi tin nhắn email thương mại đi đến hộp thư đến của bạn được gửi qua cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản. Chúa cấm. Rất may, email vẫn là nền tảng hoàn hảo để các nhà giao tiếp bên ngoài gửi bình luận, cung cấp phiếu giảm giá và hỏi xem họ có thể phục vụ bạn tốt nhất như thế nào.

Tuy nhiên, vấn đề chỉ còn là thời gian trước khi một trong những nhà sản xuất nền tảng cộng tác tạo ra một cách liền mạch để người ngoài tiếp cận người dùng mà không làm gián đoạn hệ sinh thái nền tảng nội bộ. Ví dụ: nếu bạn có thể nhận được tin nhắn trò chuyện trong Nơi làm việc mà không cần CNTT phải cấp quyền truy cập Nơi làm việc cho người gửi (đồng thời duy trì bảo mật của hệ thống và không cho phép người ngoài truy cập vào bất kỳ chuỗi hoặc nhóm nội bộ nào của nền tảng), thì tôi không thấy lý do tại sao email không thể bị xóa hoàn toàn. Nếu bạn có bất kỳ ý tưởng nào về cách giải quyết các vấn đề này, thì hãy gửi cho tôi một tin nhắn (trên nền tảng bạn chọn).

Facebook từ chối bình luận về câu chuyện này.