Máy quét tài liệu không dây Epson es-300wr - đánh giá và xếp hạng phiên bản kế toán

Máy quét tài liệu không dây Epson WorkForce ES-300WR có tính di động cao - Phiên bản kế toán ($ 399, 99) là phiên bản nâng cao của WorkForce ES-300W của Biên tập viên mà chúng tôi đã đánh giá năm ngoái. Lần lặp mới nhất này của máy quét tài liệu di động hàng đầu của Epson chỉ có thêm 100 đô la, nhưng phần mềm tập trung vào kinh doanh của nó, cũng như một giao diện thu thập tài liệu được cải tiến và đổi tên, làm cho nó chính xác hơn và thân thiện với sổ sách, do đó làm tăng giá trị tổng thể của nó. Nếu thu thập dữ liệu tài chính trên đường và xuất dữ liệu đó để sử dụng trong ứng dụng kế toán của bạn, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu bằng tay, nghe có vẻ hấp dẫn, bạn nên xem xét ES-300WR.

Một người bạn đồng hành chu đáo

Lưu ý rằng nếu bạn thích máy quét tài liệu trên máy tính để bàn di động ít hơn, Epson cũng cung cấp Phiên bản kế toán của Máy quét tài liệu không dây WorkForce ES-500WR, nhanh hơn, lớn hơn và nặng hơn một chút. Khi mô hình di động được đóng lại và sẵn sàng cho đường, nó có kích thước 2, 6 x 11, 3 x 3, 5 inch (HWD) và nặng 2, 9 pound. Phần lớn chiều cao và trọng lượng của nó đến từ pin sạc tích hợp. Một số máy quét cầm tay khác có pin có thể sạc lại bao gồm Canon imageFormula P-215II Scan-Tini của biên tập viên nhỏ hơn và nhẹ hơn, và Doxie Q. nhỏ hơn và nhẹ hơn nhiều, như ES-300WR và ES-300W song sinh của nó, đi kèm với bộ nạp tài liệu tự động 20 tờ (ADF) quét đồng thời cả hai mặt của các trang hai mặt, trong một lần chạy. ADF của Doxie Q, mặt khác, chỉ giữ tám trang; và để quét cả hai mặt của trang hai mặt, bạn phải quét một mặt của bản gốc, sau đó lật chúng bằng tay để quét các mặt khác.

Trong khi các máy nhẹ hơn như Máy quét du lịch Xerox duplex thủ công, Visioneer Patriot P15 và Máy quét tài liệu hai mặt di động DS-320 của riêng Epson và WorkForce ES-200 nhỏ hơn, nhẹ hơn và dễ mang theo hơn, chúng không có pin, có nghĩa là bạn sẽ được buộc vào một ổ cắm AC.

Việc sạc pin nhanh như thế nào tùy thuộc vào nguồn điện và, giống như nhiều kiểu máy cầm tay khác gần đây, ES-300WR sẽ chạy và sạc từ các nguồn điện AC hoặc USB cùng một lúc. Epson nói với tôi rằng khi máy quét được sử dụng, pin sẽ được sạc từ các ổ cắm AC chỉ trong vài giờ; USB 3.0 mất khoảng bốn giờ và USB 2.0 cần khoảng 20 giờ. Máy quét sạc nhanh hơn, tất nhiên, khi nó tắt. Epson không yêu cầu đánh giá thời lượng pin trên mỗi trang cụ thể, nhưng tôi đã quét hàng trăm trang trong một lần sạc trong quá trình thử nghiệm.

Chu kỳ nhiệm vụ của ES-300WR là 500 lần quét mỗi ngày, tương đương với DS-320, ES-200 và Canon P-215II, trong khi xếp hạng âm lượng của Patriot P15 và Doxie Q là gấp đôi.

Nắp mở ra để lộ ADF 20 tờ và bảng điều khiển, được phân chia giữa phía trên bên phải của mặt máy quét và cạnh trước bên phải của khung máy. Bản thân các điều khiển bao gồm bốn nút Nguồn điện, Dừng (Hủy), Bắt đầu, Kết nối Wi-Fi (Cài đặt được bảo vệ Wi-Fi hoặc WPS) và năm đèn LED trạng thái: Lỗi, Chế độ nạp tự động, Sẵn sàng, Bật / Tắt Wi-Fi và Pin. Ngoài ra, chú ý trong hình ảnh bên dưới, nằm gần bên trái của khuôn mặt, gần như góc nhỏ so với các điều khiển, là một công cụ chọn chế độ để chuyển đổi giữa các tài liệu tiêu chuẩn và thẻ nhựa dày (ví dụ: thẻ ID và thẻ tín dụng ). Ở cạnh phải phía trước, có một nút chuyển đổi để chọn kết nối Wi-Fi hoặc USB.

Bạn có thể kết nối không dây ES-300WR với mạng của mình thông qua Wi-Fi và được nối với một PC thông qua USB, hoặc 2.0 hoặc 3.0. Bạn có thể quét cả thiết bị Apple iOS và Android bằng ứng dụng Epson DocumentScan.

Phiên bản kế toán ScanSmart

Kể từ khi ES-300W ra mắt vào đầu năm 2017, Epson đã có những thay đổi đáng kể đối với bộ sưu tập phần mềm mà nó bao gồm với máy quét của nó. Thay đổi đáng kể nhất là ScanSmart mới của công ty, một tiện ích quản lý tích hợp máy quét, phần mềm hỗ trợ và các ứng dụng khác, giúp tất cả chúng hoạt động trơn tru hơn. Các tính năng thân thiện với kế toán mới là phần mềm cụ thể; chúng là một phần của phiên bản mở rộng của tiện ích có tên ScanSmart Account Edition.

ScanSmart cho phép bạn định cấu hình và thực hiện các công việc quét, cũng như tạo hồ sơ dòng công việc (Quét vào tệp, Quét vào email, v.v.) hoặc cài đặt trước, mà Epson gọi là Hành động, xác định tất cả các khía cạnh của công việc quét. Phiên bản kế toán ScanSmart giúp việc thu thập dữ liệu của bạn từ các tài liệu tài chính được quét vào ứng dụng kế toán của bạn, cụ thể hơn là QuickBooks Online và Excel, đơn giản hơn.

Về cơ bản, bản nâng cấp Phiên bản Kế toán bao gồm tiện ích mở rộng ScanSmart có tên là Trình quản lý biên nhận tự động xác định và trích xuất dữ liệu tài chính tương đối từ biên lai, hóa đơn và các bản cứng tài chính khác và giúp bạn đưa nó vào dữ liệu tương thích với QuickBooks Online hoặc Excel. Điều này có khả năng có thể loại bỏ việc nhập thủ công tẻ nhạt và tốn thời gian. Xuất Excel là CSV, một định dạng được hầu hết các chương trình kế toán chấp nhận. Theo Epson, khi bạn sử dụng công cụ đặt tên và nhận dạng tệp tự động của phần mềm, ScanSmart tìm hiểu cách xác định dữ liệu định kỳ, như tên và logo của nhà cung cấp, chi phí định kỳ, v.v., từ đó hợp lý hóa việc lưu trữ, truy xuất và tìm kiếm- quy trình dữ liệu và dữ liệu quan trọng.

Ngoài Phiên bản kế toán ScanSmart, gói phần mềm bao gồm Nuance Power PDF, chương trình tạo và chỉnh sửa PDF thay thế cho Adobe Acrobat; Chuyển đổi Nuance PDF cho Mac; và NewSoft Presto! BizCard, một tiện ích lưu trữ và quét danh thiếp.

Một máy quét tài liệu di động nhanh

Epson đánh giá ES-300WR ở mức 25 trang mỗi phút (ppm) ở chế độ đơn giản (một mặt) và 50 hình ảnh mỗi phút (hoặc ipm, trong đó mỗi hình ảnh là một mặt của trang hai mặt) ở chế độ song công. Tôi đã chạy thử nghiệm qua USB 3.0 với tốc độ 300dpi từ máy tính thử nghiệm Intel Core i5 tiêu chuẩn của PCMag chạy Windows 10 Professional. Điểm số của ES-300WR đủ gần với các mẫu Epson khác được thảo luận ở đây (ES-200W, ES-300W và DS-320) rằng có thể nói rằng chính máy quét và BIOS của nó đã không trải qua bất kỳ sự kiện đáng kể nào tinh chỉnh liên quan đến hiệu suất và ScanSmart không xử lý dữ liệu nhanh hơn rõ rệt so với các tiện ích Epson Scan 2 / Image Capture Pro được thay thế gần đây tôi đã sử dụng khi thử nghiệm ES-300W năm ngoái.

Xem cách chúng tôi kiểm tra máy quét

Sau khi giảm thời gian trễ (khoảng thời gian giữa khi trang cuối cùng được quét và phần mềm lưu công việc quét thành hình ảnh có thể sử dụng hoặc tệp PDF có thể tìm kiếm), ES-300WR đã quét tài liệu một trang 25 trang của tôi theo tỷ lệ 28, 3ppm và tài liệu hai mặt (50 hình ảnh) 25 trang ở 54, 5ipm. Đối với cả hai tài liệu, nhanh hơn 1ppm so với ES-300W. Điểm số ES-320 và ES-200W về cơ bản khớp với ES-300WR. Cả Visioneer P15 và Canon P-215II đều có xếp hạng tốc độ thấp hơn, 10ppm và 20ipm, so với các thiết bị di động của Epson. P15 đạt 17, 1ppm và 34ipm và Canon P-215II quản lý 15, 9ppm và 30, 9ipm.

Trong thử nghiệm tiếp theo, tôi đã hẹn giờ ES-300WR khi nó quét hai tài liệu giống nhau và khi ScanSmart xử lý và lưu chúng vào hình ảnh PDF. Đúng như mong đợi từ kinh nghiệm của tôi với các mẫu máy Epson trước đây, thời gian quét PDF hình ảnh gần giống với điểm số trong bài kiểm tra trước.

Tiếp theo, tôi đã hẹn giờ ES-300WR vì nó, với sự trợ giúp của ScanSmart, đã quét và chuyển đổi tài liệu 25 hình ảnh 50 trang thành PDF có thể tìm kiếm linh hoạt hơn. Nó đã hoàn thành nhiệm vụ trong 55 giây, chỉ với thời gian trễ 0, 5 giây giữa việc quét sang PDF có thể tìm kiếm và quét vào bộ nhớ mà không cần chuyển đổi hoặc định dạng.

Các mẫu máy Epson khác, tất nhiên, thực hiện tương tự, và P15 quản lý nhiệm vụ tương tự chậm hơn khoảng 40 giây, nhưng P-215II đã đánh bại ES-300WR khoảng 5 giây.

Độ chính xác và xuất khẩu

Tôi muốn máy quét của tôi chậm hơn là không chính xác. Cuối cùng, ES-300WR đã chuyển đổi cả hai trang phông chữ Arial và Times New Roman của tôi mà không bị lỗi xuống còn 6 điểm, làm cho nó chính xác nhất trong tất cả các máy quét được đề cập ở đây. chính xác hơn một chút so với DS-320. Hai thiết bị di động khác của Epson, ES-200W và ES-300W, vẫn kém chính xác hơn một chút. Tôi cũng đã xem lại tất cả các máy quét tài liệu di động mà PCMag đã xem xét trong hai năm qua và phát hiện ra rằng ES-300WR với ScanSmart đã đạt được điểm chính xác tốt nhất cho máy quét tài liệu di động cho đến nay.

Tôi cũng đã xem qua các tính năng ghi sổ trong phần mềm ScanSmart Account Edition. Lấy dữ liệu tài chính của bạn từ bản sao cứng vào ứng dụng kế toán của bạn là một quá trình gồm hai phần, quét và xuất. Bạn quét biên lai, hóa đơn, v.v. vào ScanSmart như bất kỳ tài liệu nào khác và khi hoàn tất, bạn sử dụng Hành động ScanSmart để gửi dữ liệu tới Trình quản lý biên lai để xem xét và, quản lý nó.

Nhấp vào Xuất và Lưu cung cấp cho bạn các tùy chọn để Xuất sang QuickBooks hoặc Lưu dưới dạng CSV. Nếu bạn chọn cái trước, hãy đảm bảo QuickBooks đang mở, để ScanSmart có thể tìm thấy nó. ScanSmart sau đó mở một cửa sổ QuickBooks trước tiên mời bạn đăng nhập vào QuickBooks, sau đó hướng dẫn bạn qua quy trình khớp các trường và xuất dữ liệu. Mặc dù tôi chưa thực hiện điều này với ScanSmart và QuickBooks, vào ngày trước khi tôi tự làm kế toán, tôi thường xuyên xuất dữ liệu vào và ra QuickBooks. Tôi nghi ngờ rằng quá trình này là tương tự. Một vài lần đầu tiên yêu cầu khớp nhãn trường dữ liệu QuickBooks (nói "Chi phí / Ô tô / Bảo trì") cho các nhãn tương ứng trong dữ liệu đến. (Ở đây, tôi nghi ngờ rằng ScanSmart thực hiện hầu hết việc học của mình.)

Khi bạn xuất sang tệp CSV, bạn chỉ cần chọn tùy chọn đó, đặt tên cho tệp và phần mềm sẽ lấy nó từ đó. Làm thế nào bạn sử dụng dữ liệu sau đó là tùy thuộc vào bạn. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, chẳng hạn như giả sử nhận dữ liệu vào FreshBooks, ít nhất bạn sẽ phải xoa bóp nó một chút, ít nhất bằng cách khớp và dán nhãn cho mỗi bản ghi CSV vào các bản ghi tương ứng trong phần mềm kế toán. Nếu bạn có kinh nghiệm với Excel, tất cả điều này là Giới thiệu về Bảng tính 101 và có nhiều thông tin có sẵn trực tuyến (và rất có thể là tài liệu của ứng dụng kế toán của bạn) về việc chuẩn bị các tệp CSV để nhập. Mặc dù vậy, tôi muốn thấy ScanSmart Account Edition hỗ trợ một số gói kế toán bổ sung, vì không phải ai cũng sử dụng QuickBooks.

Tốt cho kinh doanh

Sự khác biệt giữa ES-300W Choice của Biên tập viên và mẫu ES-300WR mới hơn này là tất cả trong phần mềm. Vì vậy, khi quyết định liệu nó có xứng đáng với phí bảo hiểm $ 100 hay không, bạn phải suy nghĩ về doanh nghiệp của mình. Nếu lần lặp kế toán mới này của máy quét tài liệu di động yêu thích hiện tại của chúng tôi giúp bạn hoặc ai đó trong tổ chức của bạn thoát khỏi hàng giờ nhập dữ liệu tài chính (ngoài việc nhàm chán, thì sẽ tăng khả năng xảy ra lỗi đầu vào) mỗi tháng. Nhưng nếu bạn không thấy doanh nghiệp của mình tận dụng phần mềm tăng cường này, ES-300W là cách để đi.