Máy quét tài liệu không dây es-500wr es-500wr xem xét và đánh giá phiên bản kế toán

Máy quét tài liệu không dây Epson WorkForce ES-500WR Phiên bản kế toán ($ 499, 99), là một máy quét tài liệu để bàn cấp nguồn nhẹ đến trung bình thích hợp để sử dụng trong các văn phòng nhỏ và các nhóm làm việc. Đó là một biến thể của WorkForce ES-500W, đóng gói trong tiện ích xử lý tài liệu và quét nâng cấp của Epson, ScanSmart và tiện ích bổ sung thân thiện với sổ sách kế toán ScanSmart. Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu nhập dữ liệu tài chính theo định kỳ, ES-500WR sẽ là lựa chọn thay thế hấp dẫn cho Lựa chọn của ban biên tập trong số các máy quét tài liệu cấp nhập cảnh, Brother ADS-2700W.

Dạy một con chó già Thủ thuật mới

Sự khác biệt lớn nhất giữa ES-500WR và ES-500W là ở phần mềm Phiên bản kế toán, do đó không có hàng tấn cập nhật phần cứng ở đây. Giống như ES-500W, nó có kích thước 6, 6 x 11, 6 x 6, 9 inch (HWD) với các khay được đóng lại và nặng 8, 1 pound. Nó lớn hơn một chút và nặng hơn 2, 5 pound so với Brother ADS-2700W, kích thước gần bằng và nhẹ hơn 2, 1 pound so với Panasonic KV-S1026C-MKII, và nhỏ hơn một chút so với mọi kích thước so với Biên tập viên HP ScanJet Pro 3000.

Mặc dù vậy, hãy ghi nhớ rằng trong khi chúng bị đóng và hết dịch vụ, không có máy nào trong số này chiếm nhiều diện tích bàn. Nhưng với các bộ nạp tài liệu tự động (ADF) và các khay đầu ra mở và sẵn sàng cho công việc, chúng thường tăng gấp đôi chiều cao và gấp ba (hoặc hơn) chiều dài.

ADF trên ES-500WR chứa tới 50 bản gốc và chu kỳ nhiệm vụ hàng ngày của nó là 4.000 lần quét. Các mô hình cạnh tranh được đề cập ở đây cũng đi kèm với ADF 50 tờ. Về chu kỳ nhiệm vụ, ES-500WR rơi vào giữa gói, với ADS-2700W và KV-21026C-MKII hỗ trợ thêm 1.000 lần quét hàng ngày và ScanJet 3000 xử lý ít hơn 500.

Bạn có thể kết nối trực tiếp với ES-500WR qua USB 3.0, qua mạng có dây hoặc không dây bằng Ethernet hoặc Wi-Fi hoặc từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn với giao tiếp trường gần (NFC). NFC là giao thức kết nối ngang hàng cho phép bạn quét các tờ được nạp trong khay tiếp vào thiết bị di động của mình bằng cách chạm vào điểm truy cập NFC nằm đối diện bảng điều khiển trên mặt của máy quét. Bạn có thể kết nối với các thiết bị di động của mình bằng Wi-Fi Direct hoặc quét vào các ổ nhớ flash và các thiết bị lưu trữ khác thông qua cổng USB ở mặt sau khung máy.

Bảng điều khiển rất đơn giản, với bảy nút: Nguồn, Cài đặt được bảo vệ Wi-Fi (WPS), bật / tắt Wi-Fi, Bỏ qua phát hiện nguồn cấp dữ liệu kép, Chế độ chậm, Dừng, Bắt đầu và NFC. Ngoài ra còn có bảy đèn trạng thái: Chế độ AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Lỗi, Chế độ nạp tự động, Sẵn sàng, Bỏ qua phát hiện nguồn cấp dữ liệu kép và Chế độ chậm. Lưu ý rằng không có nút hoặc màn hình để chọn cấu hình, chọn quét một hoặc hai mặt hoặc để cung cấp cho máy quét bất kỳ hướng dẫn nào khác. Tất cả những gì được xử lý từ ScanSmart, theo cách thủ công sau khi các trang được quét hoặc tự động, theo một tập hợp các hướng dẫn được cấu hình sẵn được lưu trong hồ sơ quy trình công việc mà Epson gọi là Hành động.

Phần mềm kinh doanh mạnh mẽ

ES-500WR có khả năng truy cập có thể tải xuống vào Phiên bản kế toán ScanSmart, Nuance Power PDF (cho Windows), Nuance PDF Converter (cho Mac) và Presto! Thẻ thanh toán. Thay vì giao diện máy quét thực tế và chương trình quản lý và xử lý tài liệu, ScanSmart là một vỏ tích hợp các tiện ích và chương trình hiện có, giúp chúng tương tác với chính máy quét và một cách trôi chảy hơn. Epson Scan 2 và Document Capture Pro được đóng gói như một phần của ScanSmart.

Với ES-500WR, bạn có được tiện ích bổ sung Phiên bản kế toán, còn được gọi là Trình quản lý biên lai. Ngoài khả năng của ScanSmart để chấp nhận các tiện ích mở rộng bổ sung và tích hợp các ứng dụng, theo Epson, nó cũng học cách xác định dữ liệu định kỳ, như tên và logo của nhà cung cấp, chi phí hàng tháng, v.v. Nói cách khác, bạn càng sử dụng nó, Trình quản lý biên nhận sẽ xử lý các bản quét tài chính của bạn hiệu quả hơn. Nó nhận ra và trích xuất dữ liệu từ các hóa đơn được quét, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác và sau đó lưu nó vào cơ sở dữ liệu tích hợp sẵn. Trình quản lý biên lai sau đó có thể xuất dữ liệu sang QuickBooks Online hoặc các tệp tương thích với Microsoft Excel mà sau đó bạn có thể nhập vào một hoặc nhiều chương trình kế toán khác, với, đó là một số thao tác của các cột dữ liệu trong Trình quản lý biên lai hoặc tệp CSV đã xuất trong Excel hoặc cả hai.

Khiếu nại thực sự duy nhất của tôi về Phiên bản Kế toán ScanSmart là nó không hỗ trợ trực tiếp các chương trình kế toán phổ biến khác.

Trước gói hàng

Epson đánh giá ES-500WR ở 35 trang một mặt mỗi phút (ppm) và 70 hình ảnh hai mặt mỗi phút (hoặc ipm, trong đó mỗi mặt của trang là một hình ảnh). Tôi đã thử nghiệm ES-500WR qua Ethernet với tốc độ 300dpi với Phiên bản kế toán ScanSmart trên PC thử nghiệm Intel Core i5 tiêu chuẩn của chúng tôi chạy Windows 10 Professional. Phần mềm mới không tăng tốc độ quét và xử lý tài liệu so với ES-500W, vốn đã hoạt động mạnh mẽ.

Xem cách chúng tôi kiểm tra máy quét

Giảm thời gian giữa khi trang cuối chạm vào khay đầu ra và khi ScanSmart lưu tài liệu thành định dạng tệp có thể sử dụng được, cái mà chúng ta gọi là "lag" thời gian, ES-500WR đã quét tài liệu văn bản một trang 25 trang của chúng tôi ở 40 trang / phút Tài liệu hai mặt 25 trang ở 75, 7ipm, nhanh hơn đáng kể so với xếp hạng của Epson. ES-500WR đã quét, xử lý và lưu cùng một tài liệu thử nghiệm vào hình ảnh PDF ở mức 37, 7ppm và 67, 7ipm, một hiệu suất đáng nể so với xếp hạng của nó và với các đối thủ cạnh tranh.

Đó là nhanh hơn khoảng 2, 5ppm và chậm hơn 1, 5ipm so với ES-500W, nhanh hơn 3ppm và chậm hơn 2, 3ipm so với ADS-2700W của Brother, nhanh hơn 2, 4ppm và 2, 5ipm so với ScanJet 3000 của HP, và 6.1ppm và 7.7ipm trước KV của Panasonic- S1026C-MKII.

Khi quét vào PDF có thể tìm kiếm, một định dạng thuận lợi hơn cho các ứng dụng tìm kiếm và truy xuất tài liệu, ES-500WR đã quét và lưu tài liệu thử nghiệm hai trang (50 hình ảnh) 25 trang của chúng tôi trong 44 giây. Điểm số đó gắn liền với người anh em ES-500W của nó và nhanh hơn một hoặc hai giây so với các mẫu Brother và HP. Lúc 1 phút 6 giây, chiếc Panasonic đưa lên phía sau.

Quét doanh nghiệp rắn

Điều gì tốt là một máy quét nhanh chóng rực rỡ nếu văn bản có thể chỉnh sửa kết quả yêu cầu sửa lỗi hàng giờ? May mắn thay, công nghệ OCR ngày nay chính xác hơn thế nhiều. Ví dụ, ES-500WR đã quét và chuyển đổi các trang Arial và Times New Roman tiêu chuẩn của chúng tôi không có lỗi xuống còn 6 điểm, đủ chính xác cho hầu hết các ứng dụng kinh doanh. Điều đó vượt qua 8 điểm của ES-500W trước đó cho cả hai phông chữ mà không có lỗi.

Với 5 điểm không có lỗi trên trang thử nghiệm Arial của chúng tôi và 4 điểm không có lỗi chưa từng có trên trang Times New Roman, ADS-2700W đáng gờm của Brother vẫn là máy quét chính xác nhất được đánh giá ở đây trong khoảng một năm. Trong khi đó, Panasonic KV-S1026-MKII gắn ES-500WR và HP ScanJet 3000 quản lý để quét xuống 8 điểm với cả hai phông chữ không có lỗi.

Tôi cũng đã quét một vài chồng hóa đơn và hóa đơn thẻ tín dụng và sau đó sử dụng hồ sơ Hành động ScanSmart để di chuyển dữ liệu vào và mở Trình quản lý biên lai.

Giai đoạn tiếp theo đòi hỏi phải xuất dữ liệu sang QuickBooks Online hoặc tệp Excel CSV. Tích hợp Trình quản lý biên lai với QuickBooks được tự động hóa tốt. Khi bạn, sau khi mở QuickBooks trên PC, hãy nhấp vào Xuất ra QuickBooks trong ScanSmart, nó sẽ khởi chạy một cửa sổ mời bạn đăng nhập vào QuickBooks và sau đó làm theo hướng dẫn của bạn trong suốt phần còn lại của quy trình.

Khi xuất thành tệp CSV, bạn chỉ cần chọn Hành động đó trong ScanSmart, đặt tên và lưu tệp. Điều gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào những gì bạn muốn làm với dữ liệu. Để chuẩn bị cho việc nhập vào một chương trình kế toán rất có thể sẽ cần ít nhất một số thao tác trong Excel. Nếu bạn có kiến ​​thức cơ bản về Excel, việc chuẩn bị các tệp CSV để nhập vào chương trình khác rất đơn giản. Tùy thuộc vào chương trình bạn muốn nhập dữ liệu vào, quy trình có thể được mô tả trong tài liệu của phần mềm đó.

Nếu không, có hàng loạt tài liệu bao gồm ghi nhãn và thao tác ghi trên CSV trên trang web của Microsoft và các nơi khác. Mặc dù đôi khi điều này có thể là công việc phức tạp, nó không thực sự phức tạp. Nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu ScanSmart Account Edition hỗ trợ một vài ứng dụng kế toán phổ biến hơn.

Phần mềm tiết kiệm thời gian

Khi điều hành một doanh nghiệp tại nhà hoặc văn phòng nhỏ, có lẽ một trong những công việc định kỳ tẻ nhạt hơn là nhập dữ liệu từ biên lai bản cứng, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác vào chương trình kế toán. Với sự hỗ trợ của nó để quét các tài liệu tài chính, lượm lặt các dữ liệu liên quan, sau đó chuẩn bị và xuất nó sang bảng tính QuickBooks Online hoặc Excel, Epson ES-500WR có một bước tiến tốt trong việc tự động hóa quy trình đó. Tích hợp QuickBooks được phát triển tốt và sẽ giúp bạn hoặc tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa nhiều quy trình nhập dữ liệu tài chính. Mặt khác, với tích hợp Excel, bạn có thể phải xoa bóp dữ liệu vào các bản ghi CSV tương thích với ứng dụng kế toán của bạn.

Mặc dù tích hợp rộng hơn với các chương trình kế toán khác sẽ cung cấp giá trị lớn hơn cho các tổ chức không sử dụng QuickBooks, quá trình chuẩn bị các bản ghi CSV để nhập trong Excel là cơ bản. Mặc dù có giá cao hơn 100 đô la so với Brother Brother ADS-2700W của biên tập viên, ES-500WR đáng giá hơn nếu khả năng quét và xuất dữ liệu tài chính sẽ tiết kiệm thời gian quý báu cho doanh nghiệp của bạn.