Tổ chức: 10 dự án dọn dẹp kỹ thuật số cho năm mới

Nếu bạn đang căng thẳng vì nhu cầu liên tục phải sắp xếp lại tất cả các ảnh kỹ thuật số của bạn hoặc bởi vì bạn đã sử dụng cùng một mật khẩu cho tất cả các tài khoản trực tuyến của mình và biết đó là một ý tưởng tồi (đó là), tại sao bạn không dành thời gian Mới Ngày của năm để có được vịt của bạn liên tiếp?

Theo truyền thống, các Nghị quyết năm mới là về việc phá bỏ những thói quen xấu hoặc bắt đầu những thói quen mới, tích cực, nhưng tôi tin rằng Năm mới là thời điểm lý tưởng để giải quyết các dự án tổ chức. Ở một số nền văn hóa, ngày đầu năm mới là thời gian để thực hiện một "công việc dọn dẹp mùa xuân" đầy đủ, thanh lọc rác, kéo chiếc ghế dài ra khỏi tường để hút bụi, lau sạch ván chân tường. Bạn có thể không đổ nhiều mồ hôi để làm sạch cuộc sống số của mình, nhưng nó có thể cũng bổ ích không kém.

Dưới đây là mười dự án làm sạch kỹ thuật số phổ biến mà bạn có thể muốn giải quyết vào ngày đầu năm mới và một số mẹo để hoàn thành chúng.

1. Tiếp cận hộp thư đến không

Nếu bạn mơ ước thực hiện một cuộc chạy nước rút email cả ngày, ngày 1 tháng 1 có thể là ngày may mắn của bạn.

Tùy thuộc vào số lượng hàng trăm hoặc hàng nghìn email bạn cần xử lý, tôi đề xuất một vài chiến thuật khác nhau.

Một là làm "quét". Đó là cách dễ nhất và hiệu quả nhất để xử lý hàng loạt sự lộn xộn và tìm một nơi khởi đầu hạnh phúc để thực sự xử lý thư của bạn. Thực hiện theo hướng dẫn của tôi để biết cách quét hộp thư đến của bạn ở đây. (Và nếu "hộp thư đến không" nghe có vẻ như là một con số không thể đạt được, hãy bắn chỉ một trang tin nhắn. Đó là một mục tiêu lành mạnh hơn.)

Một tùy chọn khác mà tôi khuyên dùng cho bất kỳ ai nhận được nhiều thư không mong muốn mà đơn giản là họ không cần xem là sử dụng SaneBox, chi phí khoảng 6 đô la mỗi tháng. Khi bạn chạy SaneBox dùng thử miễn phí 14 ngày (không yêu cầu thẻ tín dụng, woo hoo!), Bạn sẽ thấy nó nhanh chóng phân tích email không cần thiết ra khỏi hộp thư đến của bạn để giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng. SaneBox không phải là một giải pháp tốt cho những người mong muốn nhận được nhiều thư không mong muốn từ các khách hàng mới hoặc người xin việc tiềm năng.

2. Hủy đăng ký từ danh sách email

Nếu bạn đã thuần hóa hộp thư đến email của mình, bạn sẽ muốn giữ nó theo cách đó.

Nhấn nút "hủy đăng ký" đó, thiết lập các bộ lọc cho các bản tin và email tiếp thị và tìm hiểu cách sao lưu các chuỗi email từ đồng nghiệp (đó là nút "bỏ qua" trong Outlook và chắc chắn đọc về những gì nó làm và học cách sử dụng nó một cách khôn ngoan)

Tuy nhiên, bạn cắt giảm email không mong muốn, hãy nhớ rằng công việc bạn làm bây giờ sẽ kéo dài trong tương lai.

Nếu bạn thiết lập quy tắc riêng để lọc thư, bạn sẽ duy trì quyền kiểm soát hoàn toàn, nhưng cũng có thể mất nhiều thời gian để thực hiện, trừ khi bạn sử dụng dịch vụ email với các công cụ tích hợp rất hữu ích để lọc Outlook.com và Hotmail có tính năng hữu ích đáng chú ý.

Nếu bạn muốn nhận được sự giúp đỡ, RemoveMe cho webmail hoạt động bằng cách đặt nút "hủy đăng ký" ngay trong chế độ xem trước của tin nhắn của bạn, vì vậy bạn không phải mở chúng để thoát khỏi danh sách gửi thư.

Một tùy chọn tự động hơn để cắt giảm thư đăng ký là sử dụng Unroll.me, một dịch vụ giúp bạn hủy đăng ký hoặc hợp nhất thư tiếp thị thành một thông báo.

3. Hợp nhất hình ảnh kỹ thuật số

Có lẽ bạn đang mơ ước thực hiện một tổng thể tổ chức hình ảnh. Bạn sẽ muốn hợp nhất ảnh của mình với một dịch vụ (ví dụ: tải xuống tất cả ảnh trên Facebook hoặc ảnh Instagram của bạn và thêm chúng vào, giả sử, Flickr hoặc Dropbox hoặc ổ cứng ngoài) cũng như thêm các thẻ và chú thích phù hợp để tạo ảnh của bạn dễ dàng hơn để tìm và chia sẻ sau này

Quan trọng hơn, hãy chắc chắn đặt một nơi làm việc mới cho tương lai. Đặt quy tắc cho cách bạn sẽ thêm ảnh vào vị trí trung tâm một cách kịp thời mỗi khi bạn chụp ảnh mới và thực hiện một số chỉnh sửa (cắt, xóa ảnh xấu, thêm thẻ và chú thích) trong cùng quá trình tải lên.

4. Theo dõi công việc của bạn tại nơi làm việc

Hầu hết mọi người muốn có năng suất cao hơn và làm việc tốt hơn so với hiện tại. Tôi duy trì năng suất và kiểm soát công việc của mình bằng cách ghi lại những gì tôi đã làm và những gì tôi sẽ làm. Tôi sử dụng bảng tính rất đơn giản để theo dõi, mặc dù có nhiều công cụ tuyệt vời cho cả công việc solo và hợp tác, Asana chỉ là một.

Khi bạn đăng nhập các nhiệm vụ của mình, cả chờ xử lý và hoàn thành, nó sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng về những gì bạn phải làm cũng như những gì bạn đã làm, rất hữu ích khi bạn cần chứng minh điều gì đó tại nơi làm việc, chẳng hạn như yêu cầu bổ sung tài nguyên hoặc một chương trình khuyến mãi.

5. Cập nhật mật khẩu của bạn

Trong thời gian tôi viết cho PCMag.com, lời khuyên số một về công nghệ tôi dành cho mọi người là "Nhận một trình quản lý mật khẩu!" Họ sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và giúp giữ an toàn cho danh tính của bạn. Thêm vào đó, nhiều người quản lý mật khẩu tốt nhất là miễn phí.

Khi bạn có trình quản lý mật khẩu, bạn có thể cập nhật tất cả mật khẩu của mình và làm cho chúng trở nên độc đáo và khó bị ai bẻ khóa. Gần đây tôi đã dọn sạch gần 200 mật khẩu trong năm phiên 30 phút. Hãy để tôi nói với bạn, sự an tâm mà tôi nhận được từ nó làm cho nó xứng đáng với nỗ lực.

6. Dọn dẹp hệ thống máy tính của bạn

Nếu bạn không biết cách dọn dẹp máy tính, đừng lo lắng. Bạn không cần phải làm vậy. Tất cả những gì bạn phải làm là cài đặt một phần mềm nhỏ (và một số phần mềm hoàn toàn tốt là miễn phí) và để nó thực hiện công việc dọn dẹp hệ thống của bạn cho bạn. Các tiện ích điều chỉnh tốt nhất sẽ tự động, và đôi khi chỉ trong vài phút, làm cho máy của bạn và các chương trình của nó chạy lại nhanh hơn.

Dành 10 phút ngày đầu năm mới để chọn một tiện ích điều chỉnh và bạn sẽ cảm ơn chính mình suốt cả năm.

7. Cập nhật ảnh hồ sơ của bạn

Tôi có một lý thuyết rằng sử dụng một hình ảnh hồ sơ một cách nhất quán trên các trang truyền thông xã hội và các tài khoản trực tuyến khác có thể giúp củng cố thương hiệu cá nhân của bạn. Chắc chắn, không phải ai cũng quan tâm đến loại công cụ này, nhưng các chủ doanh nghiệp nhỏ, các chuyên gia truyền thông và giải trí, và bất kỳ ai quan tâm đến việc thúc đẩy cuộc sống chuyên nghiệp của họ cùng có thể được hưởng lợi từ nó.

Tôi muốn cập nhật ảnh đại diện trực tuyến của mình mỗi năm một lần (tôi cũng đã làm như vậy). Đầu hoặc cuối năm làm cho thời gian rõ ràng và đáng nhớ để thực hiện nhiệm vụ này.

8. Sắp xếp lại các ứng dụng điện thoại thông minh hoặc Gạch Windows 8

Công việc dọn dẹp kỹ thuật số này rất đơn giản, bạn có thể thực hiện trên giường trong khi bạn chờ đến ngày đầu năm mới: sắp xếp lại các ứng dụng điện thoại thông minh hoặc Windows 8 của bạn.

Hầu hết mọi người biết những gì họ muốn từ tổ chức ứng dụng của họ, nhưng đừng bị cuốn vào việc phân nhóm các ứng dụng một cách thích hợp để bạn quên các thủ thuật dễ dàng, như ưu tiên các "điểm nóng" (những khu vực mà ngón tay của bạn di chuyển dễ dàng nhất) theo thứ tự liên tiếp.

Xem các mẹo của tôi để sắp xếp các ứng dụng iPhone và mẹo sắp xếp các ô Windows 8 để biết thêm.

9. Số hóa các loại thuế và giấy tờ cũ

Không cần giấy tờ và quét tất cả các thủ tục giấy tờ của bạn có thể là một nhiệm vụ nhiều ngày, nhưng bạn có thể làm cho nó trở nên khả thi hơn bằng cách tập trung vào chỉ một loại giấy tờ, chẳng hạn như khai thuế cũ hoặc hóa đơn.

Nếu bạn vẫn có tờ khai thuế giấy, hãy dành 45 phút đến một giờ để sắp xếp và quét các tệp PDF có giá trị trong vài năm qua, theo thứ tự thời gian đảo ngược. Nếu bạn cần tham khảo chúng, bạn có thể sẽ cần những cái gần đây nhất, hơn là những cái cũ hơn.

10. Cam kết với Lịch hoặc Ứng dụng Công việc

Một dự án trống tuyệt vời cho ngày đầu năm mới là áp dụng một lịch hoặc ứng dụng quản lý tác vụ mà bạn sẽ cam kết sử dụng. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc giữ các tab về những lời hứa bạn đã thực hiện, bạn là một ứng cử viên lý tưởng. Chọn một lịch hoặc ứng dụng việc cần làm và gắn bó với nó. Năm mới đánh dấu một thời điểm hoàn hảo để bắt đầu mới với một ứng dụng mới, vì vậy đừng lo lắng về việc di chuyển tất cả các cuộc hẹn và nhiệm vụ cũ của bạn sang dịch vụ mới. Chỉ cần cam kết với cái mới đầy đủ.

Tôi thích Lịch Google vì nó đồng bộ hóa dễ dàng với mọi khách hàng lịch khác. Và để quản lý tác vụ, cá nhân tôi sử dụng Awesome Note, nhưng có nhiều ứng dụng tuyệt vời để làm với các điểm mạnh và điểm yếu khác nhau.