Tổ chức: 15 lời khuyên năng suất từ ​​các chuyên gia

Nội dung

• Được tổ chức: 15 lời khuyên về năng suất từ ​​các chuyên gia
• Phỏng vấn 3 & 4
• Mẹo năng suất 1-15

Một trong những cạm bẫy của việc trở thành một người có tổ chức là chúng ta có xu hướng bị khóa trong thói quen và kỹ thuật tổ chức của chính mình, nhầm lẫn sự cứng nhắc với sự nghiêm ngặt. Trong cột Get Organized tuần này, tôi quyết định vượt xa ranh giới của chính mình bằng cách phỏng vấn bốn người phát triển ứng dụng năng suất và hỏi họ về các mẹo và thủ thuật của riêng họ để giữ ngăn nắp và hiệu quả.

Những CEO, nhà sáng lập và nhà phát triển này dành hàng giờ làm việc để suy nghĩ về những gì những người vô tổ chức cần phải làm để trở nên có tổ chức hơn. Họ xây dựng phần mềm của họ dựa trên dữ liệu thử nghiệm, quan sát cá nhân và phản hồi từ một cộng đồng người dùng khổng lồ.

Trong bốn cuộc phỏng vấn này, bạn sẽ tìm thấy những phản ánh về ý nghĩa của việc tổ chức và làm việc hiệu quả, cũng như một số mẹo và thủ thuật cụ thể mà các chuyên gia này sử dụng.

Amir Salihefendic, người sáng lập Doist

Amir Salihefendic là người sáng lập Doist, một công ty chuyên về phần mềm năng suất. Hai sản phẩm phần mềm hàng đầu của công ty, Todoist và Wedoist, giúp nhiều người hơn quản lý các nhiệm vụ cá nhân và các dự án hợp tác của họ. Dưới đây là một đoạn trích từ một cuộc phỏng vấn dài hơn tôi đã làm với Salihefendic về tổ chức và hiệu quả.

JD: Sản phẩm của bạn Todoist nhằm mục đích giúp mọi người kiểm soát các nhiệm vụ họ cần làm. Khi phát triển ứng dụng, bạn đã học được gì về những gì hầu hết mọi người cần về sự giúp đỡ và hướng dẫn trong việc hoàn thành nhiệm vụ của họ?

AS: Mọi người rất tệ trong việc tạo ra nhiệm vụ của họ. Hầu hết mọi người tạo ra các nhiệm vụ thực sự khó hoàn thành. Ví dụ: "giảm cân" không phải là một nhiệm vụ; đó là một dự án dài hơn bao gồm hàng trăm nhiệm vụ. Tuy nhiên, hầu hết mọi người sẽ thêm "giảm cân" như một nhiệm vụ.

Điều tốt hơn là xem "giảm cân" là một dự án có các nhiệm vụ như ăn mười quả mỗi ngày, đến phòng tập thể dục mỗi ngày, v.v. Hiểu được sự phức tạp của nhiệm vụ và chia nhỏ thành các phần có thể quản lý và có thể hành động được quan trọng cho tổ chức và năng suất của bạn. Đó cũng là động lực vì bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ phụ trên đường đi và cảm thấy như bạn đang tiến gần hơn đến mục tiêu.

JD: Bạn có thể chia sẻ với chúng tôi hai hoặc ba mẹo hoặc thủ thuật để tăng năng suất không?

AS: Tôi nghĩ rằng email thực sự là một kẻ giết người năng suất. Tôi nhận được hàng trăm email mỗi ngày và tôi quản lý việc này theo cách sau:

• Tôi chỉ kiểm tra và xử lý email ba lần một ngày (sáng, trưa và chiều).
• Tôi trả lời một email nếu nó sẽ mất ít hơn một phút.
• Tôi lưu trữ nếu một email không quan trọng.
• Tôi ủy quyền email [mà tôi muốn trả lời sau] như một nhiệm vụ cho Todoist (thông qua plugin Chrome của chúng tôi) và chỉ định ngày đáo hạn để không quên nó.
• Vào buổi chiều, khi mức năng lượng của tôi thấp, tôi trả lời các email dài hơn.

JD: Bạn sẽ chia sẻ một hình ảnh của không gian làm việc của bạn hoặc một ảnh chụp màn hình của máy tính để bàn của bạn?

Mikael Berner: Nó thực sự quan trọng. Một khía cạnh khác mà tôi thấy rằng tôi nghĩ ủng hộ đề xuất của bạn, đó là việc được tổ chức không có nghĩa là bạn bị kỷ luật hoặc có thể hành động. Tôi nghĩ rằng kỷ luật tổ chức cơ bản là quan trọng.

Tôi cũng nghĩ rằng sự tập trung có thể bị hiểu sai là cần phải dài [thời gian làm việc không bị gián đoạn].

Chúng tôi đã đọc và tìm thấy các nghiên cứu nói rằng người bình thường chuyển ngữ cảnh cứ sau ba phút nhưng không quay lại với nhiệm vụ trong 27 phút. Năng suất rất nhiều về chuyển đổi ngữ cảnh và cách bạn đọc và xử lý thông tin. Bạn cần có khả năng đáp ứng những điều quan trọng sắp tới. Bạn có tổ chức ở đó bạn có số điện thoại ở đúng nơi và đúng thời điểm không? Hay bạn phải tung lên để tìm chúng?

JD: Khi phát triển chương trình EasyDo, bạn đã phát hiện ra nghiên cứu hoặc dữ liệu nào về những gì mọi người cần để hiệu quả hơn, có tổ chức hơn, năng suất hơn?

MB: Chúng tôi đã tìm thấy trong các nghiên cứu của mình rằng không ai trong chúng tôi nhận thức được chúng tôi dành bao nhiêu thời gian và năng lượng mà chúng tôi thậm chí không biết là nhiệm vụ. Chúng tôi đồng hồ bấm giờ mất bao lâu để thực hiện các nhiệm vụ nhỏ này và so sánh chúng với thời gian cần một tác nhân thông minh để thực hiện chúng cho bạn.

Tất cả chúng ta đều đang bị đè nặng và thậm chí chúng ta còn không biết mình đang bị đè nặng bởi các ứng dụng và dữ liệu phân tán.

JD: Bạn có thể chia sẻ với chúng tôi hai hoặc ba mẹo và thủ thuật của riêng bạn để tăng năng suất không?

MB: Tôi dựa vào các công cụ giúp tôi tìm ra thông tin quan trọng nhất. EasyDo, Unroll.Me, SaneBox Đập rất nhiều thứ giải mã email Email Tôi khuyên bạn nên sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số đó.

Quy tắc tốt nhất, và đôi khi tôi bỏ qua điều này, là "Nếu bạn sẽ mở một email, hoặc làm gì đó với nó, như trả lời nó, hoặc xóa nó, hoặc gửi nó đi." Thậm chí đừng mở email trừ khi bạn có thể xử lý nó ngay lúc đó. Đó là một phần của quy tắc hai phút.

Tôi đang ngồi trong phòng hội thảo của chúng tôi ngay bây giờ có những chiếc bàn Ikea này, nhưng chúng là những chiếc bàn bằng kính mà bạn có thể vẽ bằng bút đánh dấu khô. Nó mang nhóm làm việc cùng nhau trên bàn thay vì gửi một thành viên nhóm đến một bảng. Nó củng cố công việc nhóm.