Tổ chức: 3 phương pháp để quản lý thời gian tốt hơn

Để có năng suất cao hơn, bạn cần quản lý thời gian hiệu quả. Làm thế nào để bạn trở nên tốt hơn trong việc quản lý thời gian của bạn? Bất kể bạn đang ở đâu với kỹ năng quản lý thời gian của mình, điều đầu tiên bạn cần làm là theo dõi cách bạn sử dụng thời gian hiện tại. Bạn không thể thay đổi cách bạn sử dụng thời gian nếu bạn không biết cách bạn sử dụng nó bây giờ.

Có ba cách chính để theo dõi thời gian của bạn và mỗi cách đều có ưu và nhược điểm. Cách mà thường được cho là dễ nhất là ít chính xác nhất. Một trong đó chính xác nhất là rất tốn thời gian. Cuối cùng, có một cách để theo dõi thời gian của bạn bằng cách sử dụng công nghệ, cực kỳ dễ dàng, nhưng chỉ chính xác cho một số loại nhiệm vụ nhất định.

Đây là những gì bạn cần biết về ba phương pháp đó:

1. Ước tính thời gian (còn được gọi là Phương pháp ước tính tuần làm việc)

Ước tính thời gian là gì? Ước tính thời gian là danh sách tất cả mọi thứ bạn đã làm trong một khoảng thời gian cùng với bao nhiêu giờ và phút bạn ước tính rằng bạn đã dành thời gian để thực hiện nó.

Cách lập ước tính thời gian: Ước tính thời gian thường được thực hiện vào cuối tuần. Bạn nghĩ lại về tuần của bạn, hoặc bất kỳ khoảng thời gian nhìn lại nào bạn muốn, và kiểm tra xem bạn tin rằng bạn đã làm việc bao nhiêu giờ, ngủ, chạy việc vặt, nấu ăn, làm sạch hoặc xem phim chẳng hạn. Nó giúp tư vấn lịch của bạn để được hướng dẫn, nếu bạn giữ một.

Ưu điểm: Ước tính thời gian mất rất ít thời gian để tạo. Vì bạn có thể lưu chúng cho đến cuối tuần, nên thói quen hàng ngày của bạn không bị gián đoạn bởi các tác vụ ghi nhật ký thời gian phiền phức.

Nhược điểm: Ước tính thời gian là cách ít chính xác nhất để đo lường cách bạn dành thời gian. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khi mọi người ước tính cách họ dành thời gian sử dụng phương pháp nhìn lại, họ thường kết thúc với tổng số giờ nhiều hơn so với trong một tuần thực tế (168). Mọi người có xu hướng đánh giá quá cao họ làm việc và đánh giá thấp thời gian giải trí của họ.

2. Nhật ký thời gian (còn được gọi là phương pháp tiếp cận nhật ký tổng thời gian)

Nhật ký thời gian là gì? Nhật ký thời gian là một bản ghi về những gì bạn đã làm cả ngày, chia ra các khối thời gian chiếm cả ngày. Ý tưởng là tính toán cho mọi khối thời gian trong khoảng thời gian 24 giờ.

Cách tạo nhật ký thời gian: Để tạo nhật ký thời gian, bạn cần ít hơn một tờ giấy hoặc bảng tính. Tạo một cột và nhập vào đó các khối thời gian liên tiếp theo gia số 15, 30 hoặc 60 phút. Bạn có thể kết hợp nhiều khối thời gian trong nhiều giờ khi bạn thường ngủ. Hoặc định kỳ trong suốt cả ngày hoặc vào cuối ngày, bạn điền vào chỗ trống bên cạnh mỗi khối thời gian với những gì bạn đang làm trong thời gian đó. Làm thế nào cụ thể bạn nhận được với mô tả của bạn phụ thuộc vào những gì bạn muốn biết về bản thân hoặc loại chuyển đổi quản lý thời gian bạn muốn làm.

Ưu điểm: Nhật ký thời gian chính xác hơn nhật ký thời gian. Chúng sẽ nhiều hơn khi bạn điền chúng thường xuyên hơn và ít hơn vì vậy bạn càng chờ đợi lâu để hoàn thành chúng. Thật dễ dàng để phân loại thời gian của bạn thành các danh mục, cộng các số và phân tích kết quả.

Nhược điểm: Ghi lại một câu trả lời cho những gì bạn đã làm giữa, giả sử, 9 và 10 giờ sáng có thể không phải là một phản ánh thực tế về cách bạn thực sự sử dụng giờ đó. Hãy nói rằng bạn đã làm việc. Bạn đã rời khỏi bàn làm việc và uống nước trong thời gian đó? Bạn đã gọi điện nhanh chưa? Bạn đã đọc tin tức trực tuyến trong vài phút giữa chừng công việc của bạn? Nhật ký thời gian khái quát về các khối thời gian mà không đi vào chi tiết thực sự của những gì bạn đang làm.

3. Ứng dụng theo dõi thời gian

Một ứng dụng theo dõi thời gian là gì? Ứng dụng theo dõi thời gian là phần mềm bạn sử dụng để theo dõi lượng thời gian bạn dành để làm những việc khác nhau, chủ yếu là trên máy tính và điện thoại của bạn. Có những ứng dụng theo dõi thời gian thụ động và những ứng dụng đang hoạt động. Những người thụ động, chẳng hạn như RescueTime, đo thời gian bạn dành cho các ứng dụng khác nhau và trên các trang web khác nhau. Các ứng dụng theo dõi thời gian hoạt động, như Toggl, cung cấp cho bạn bộ hẹn giờ trên màn hình chạy trong khi bạn làm việc, do đó bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng và trang web trong khi làm việc trên một tác vụ.

Cách sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian: Với trình theo dõi thời gian thụ động, bạn cài đặt nó trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình và chỉ cần để ứng dụng chạy. Nó tự động nắm bắt tất cả hoạt động của bạn để ghi lại, phân loại, kiểm đếm và phân tích nó. Thông thường, bạn có thể tạm dừng các ứng dụng này bất cứ khi nào bạn muốn và bạn có thể đặt chúng tắt trong những lúc bạn không muốn theo dõi hoạt động của mình. Bộ hẹn giờ hoạt động dựa vào bạn để nhấn nút để bắt đầu và dừng chúng. Họ cho phép bạn nhập thông tin về những gì bạn đang làm trong khi nó đang chạy và ứng dụng sẽ tự động thêm thông tin đó vào một bản ghi, bạn có thể xem và phân tích thêm bất cứ lúc nào bạn muốn. Các phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động của trình theo dõi thời gian hoạt động có thể hữu ích để cho phép bạn chạy bộ hẹn giờ khi bạn đang họp, đi công tác và làm các công việc không phải máy tính khác mà bạn muốn đo.

Có một số ứng dụng di động theo dõi thời gian theo dõi vị trí của bạn và được cho là giúp bạn phân loại thời gian theo cách đó, nhưng chúng chưa thực sự thông minh và yêu cầu quá nhiều mục nhập thủ công có giá trị vào thời điểm này. Có lẽ một ngày nào đó họ sẽ cải thiện.

Ưu điểm: Các ứng dụng theo dõi thời gian là tuyệt vời khi cung cấp cho bạn chi tiết về các hoạt động kỹ thuật số của bạn. Họ có các công cụ để phân loại thời gian của bạn và đưa ra các biểu đồ và đồ thị. Loại tốt nhất trong số chúng rất dễ sử dụng và hầu hết chúng đều có tùy chọn miễn phí.

Nhược điểm: Các ứng dụng theo dõi thời gian cung cấp cho bạn một phân tích phong phú về những gì bạn làm trên máy tính của mình, nhưng chúng không được thực hiện để theo dõi tất cả thời gian của bạn, vì vậy chúng sẽ bỏ lỡ hàng giờ của bạn để giặt quần áo, nấu ăn, đọc, chơi với con bạn hoặc vật nuôi, hoặc bất cứ điều gì bạn làm.

Theo dõi trong hai tuần, sau đó phân tích

Nếu bạn chưa quen với theo dõi thời gian, tôi khuyên bạn nên kết hợp phương pháp ghi nhật ký thời gian với ứng dụng theo dõi thời gian. Bằng cách đó, bạn có thể có được một cái nhìn tổng quan về cách bạn dành tất cả các giờ trong ngày của bạn cộng với một phân tích chi tiết về thời gian máy tính của bạn.

Bạn sẽ muốn ghi lại thời gian của bạn trong ít nhất hai tuần trước khi phân tích nó. Trong một hoặc hai ngày đầu tiên, bạn có thể thay đổi hành vi của mình một chút vì bạn đang nghĩ về thực tế là bạn đang theo dõi thời gian của mình. Hành vi của bạn sẽ trở lại bình thường một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, nếu bạn thấy mình nói: "Ồ, ngày đó không nên tính vì nó rất bất thường", hãy dừng lại. Bạn càng theo dõi thời gian của mình, bạn sẽ càng nhận ra mình có nhiều ngày bất thường hơn bạn có thể nhận ra. Ý tưởng là để hiểu rõ hơn về cách bạn thực sự dành thời gian của bạn, chứ không phải một ngày trung bình là gì. Khi bạn biết cách bạn dành thời gian tổng thể, bạn có thể bắt đầu đưa ra quyết định sáng suốt về những gì bạn muốn làm nhiều hơn, ít hơn hoặc nếu bạn muốn bắt đầu làm một cái gì đó hoàn toàn mới.