Tổ chức: 7 cách để tự động tổ chức danh bạ | jill duffy

Bạn sử dụng bao nhiêu địa chỉ email? Kết quả là bạn có bao nhiêu cơ sở dữ liệu liên lạc? Giữ sổ địa chỉ của bạn hiện tại là một nỗi đau, vì nó đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. May mắn thay, có một số cách để tự động hóa quá trình cập nhật và sao lưu danh sách liên lạc của bạn.

Ở đây tôi sẽ chia sẻ với bạn bảy cách bạn có thể tự động sắp xếp danh sách liên lạc của mình. Năm trong số các thủ thuật sử dụng IFTTT, một trang web và dịch vụ miễn phí có nghĩa là "nếu thế này thì thế kia". IFTTT hoạt động như thế này: Bạn cho phép nó có quyền truy cập vào các tài khoản trực tuyến khác nhau mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Gmail, Evernote, Danh bạ iOS, v.v. Sau đó, bạn tạo các kịch bản "nếu thế này, thì đó" (hoặc "công thức nấu ăn", như chúng được gọi) mà dịch vụ thực hiện. Tôi sẽ cho bạn thấy một số ví dụ trong một thời điểm. Bạn không cần phải biết cách viết mã hoặc viết kịch bản để tạo công thức nấu ăn. Nó thực sự rất đơn giản.

Tôi thích sử dụng trang web IFTTT trên màn hình máy tính hoặc máy tính xách tay có kích thước đầy đủ, nhưng có ứng dụng IFTTT iPhone và ứng dụng IFTTT Android được phát hành gần đây nếu bạn thích làm việc trên thiết bị di động.

Vì vậy, đây là năm cách để sử dụng IFTTT (và hai cách thưởng bằng các công cụ khác ngoài IFTTT) để giúp bạn sắp xếp, sao lưu và thường duy trì sổ địa chỉ của bạn. Đăng ký tài khoản IFTTT miễn phí và tìm kiếm các công thức nấu ăn này trong phần "Duyệt" của trang web. Bạn sẽ nhận thấy rằng các công thức nấu ăn bao gồm ở đây có bản chất tương tự nhau, nhưng sử dụng các dịch vụ khác nhau. Để biết thêm gợi ý cho tự động hóa, hãy xem 101 Bí quyết ifttt tốt nhất.

1. Nếu Email Gmail mới đến, hãy thêm 'Từ địa chỉ' vào Google Drive

Bật công thức này và khi có tin nhắn Gmail mới đến, bạn sẽ tự động có một bản ghi địa chỉ email của người gửi được thêm vào bảng tính Google Drive. Trong thử nghiệm công thức này, tôi nhận thấy rằng bạn sẽ nhận được các bản sao, đó là loại gây phiền nhiễu và ít lý tưởng hơn. Nếu bạn có một cách thông minh, tự động để loại bỏ danh sách này, vui lòng chia sẻ nó trong các bình luận!

2. Nếu Liên hệ mới được thêm vào Danh bạ iOS, thì hãy thêm 'Từ địa chỉ' vào Google Drive

Tự động hóa này hoạt động giống như trước đây, ngoại trừ nó sử dụng Danh bạ iOS thay vì các tin nhắn Gmail mới đến. Kết quả là, nó không gặp phải vấn đề trùng lặp đã nêu ở trên. Về mặt trái, nó chỉ dành cho người dùng Apple.

3. Nếu Liên hệ mới được thêm vào Danh bạ iOS, thì hãy mời kết nối trên LinkedIn

Bật công thức này và nó sẽ giúp bạn duy trì cơ sở dữ liệu về các kết nối LinkedIn. Bạn có thể sử dụng nó cùng với các công thức nấu ăn khác của Liên hệ iOS (bạn không bị giới hạn chỉ một), nhưng một lần nữa, chỉ khi bạn là người dùng Apple.

4. Nếu một email mới xuất hiện trong Gmail, thì hãy thêm địa chỉ email của người gửi vào một ghi chú trong Evernote

Công thức này là công cụ duy nhất trong danh sách này chưa được tạo sẵn trong IFTTT và có sẵn trong phần "Duyệt", nhưng tôi đã chia sẻ nó, vì vậy nó sẽ được công khai ngay bây giờ. Giống như công thức Gmail trước đây (số một trong danh sách này), bạn sẽ có các mục trùng lặp khi có email mới, nhưng ít nhất bạn sẽ có bản sao lưu danh bạ của mình.

5. Nếu Liên hệ mới được thêm vào Danh bạ iOS, thì hãy thêm ghi chú vào Evernote

Đây là một cái khác cho người dùng iOS. Sao lưu danh bạ iOS của bạn vào Evernote. Như đã viết, công thức này sẽ nắm bắt tên người gửi, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ, liên kết (tổ chức / công ty), chức danh công việc, ghi chú và ngày được thêm. Bạn có thể chỉnh sửa công thức để loại trừ bất kỳ trường nào trong số đó nếu bạn muốn.

Hai phần thưởng

Mặc dù IFTTT là một dịch vụ tuyệt vời dễ sử dụng, tôi có hai chiến thuật khác để tổ chức thông tin liên hệ.

6. Chuyển tiếp thư tới một biến thể tùy chỉnh của địa chỉ Gmail của bạn

Người ta sử dụng một thủ thuật Gmail cũ. Thời gian trong địa chỉ Gmail của bạn, hóa ra, không ảnh hưởng đến việc thư được gửi đến cho bạn. Vì vậy, và cả hai cung cấp cho cùng một tài khoản. Bí quyết, sau đó, là thiết lập một quy tắc trong Gmail để lọc các biến thể khác nhau trên địa chỉ Gmail của bạn. Tôi thiết lập một quy tắc sao cho nếu thư đến được gửi đến địa chỉ Gmail cá nhân của tôi với hai khoảng thời gian được đặt đặc biệt trong tên, thư sẽ bỏ qua hộp thư đến và được gắn nhãn "Danh bạ". Tôi sử dụng địa chỉ đó khi tôi nhận được email được gửi đến địa chỉ cơ quan của tôi từ một người cũng đang trở thành người liên hệ cá nhân: Tôi chuyển tiếp thư đến địa chỉ Gmail biến thể đặc biệt hoặc trả lời. Kết quả là những người đó và lịch sử email hiện có trong Gmail cá nhân của tôi, hoàn toàn có thể tìm kiếm được, nhưng bị che khuất khỏi hộp thư đến của tôi.

7. Tự động thêm vào danh bạ Email đến và hiện có

Thủ thuật thứ hai là sử dụng ứng dụng miễn phí EasyDo cho Android hoặc EasyDo cho iPhone. Đây là một ứng dụng trợ lý cá nhân với hàng tá tự động hóa mà bạn có thể tùy chọn kích hoạt. Nó có một tự động hóa được gọi là Thông tin liên hệ, tìm kiếm thông tin liên hệ mới và hiện có từ các tài khoản email mà bạn cho phép truy cập. Sau đó, nó sẽ thêm những người mà họ tìm thấy vào tài khoản Danh bạ, Evernote, Salesforce và LinkedIn hoặc bất kỳ ai trong số bạn chọn. EasyDo thường nhận ra khi một liên hệ đã tồn tại, thoát khỏi vấn đề trùng lặp mà tôi đã lưu ý trong một số tự động hóa khác và thậm chí nó còn có tự động khử trùng lặp mà bạn có thể chạy để dọn dẹp các liên hệ hiện có của mình.

Giữ liên lạc của bạn được tổ chức, sao lưu và cập nhật là một trong những công việc đòi hỏi một số bảo trì. Nhưng khi bạn tự động hóa bảo trì đó, hầu như không còn công việc nào trên vai bạn.