Được tổ chức: kế toán và tài chính cho dịch giả tự do và smbs

Khi các doanh nghiệp nhỏ lần đầu tiên bước ra khỏi nền tảng và điều này đặc biệt đúng đối với những người làm việc tự do hoặc các loại hình tự làm chủ khác, một hệ thống kế toán và hóa đơn không phải lúc nào cũng cần thiết. Bạn tìm việc. Bạn hoàn thành công việc. Bạn được trả tiền. Đủ đơn giản. Nhưng dần dần, đôi khi không thể nhận ra như vậy, tình hình thay đổi.

Hãy tưởng tượng kịch bản này: giả sử bạn là một freelancer. Bạn nhận được một vài công việc đầu tiên của mình, trải đều trong nhiều tháng, vì vậy, thực tế là chúng thậm chí không chồng chéo. Bạn đang làm việc một dự án tại một thời điểm. Sau đó, bạn sẽ nhận được một dự án mới trước khi dự án hiện tại kết thúc, nhưng bạn chưa thấy hợp đồng nào, vì vậy bạn vẫn không quá bận rộn. Vài tuần sau, một khách hàng mà bạn đã làm việc trước đây cho bạn biết về một số cơ hội mới, nhưng ngân sách của cô ấy vẫn chưa được hoàn thành. Bạn tiếp tục thấy được lời hứa về công việc mới, nhưng công việc thực tế vẫn chỉ rê bóng. Vài tháng sau, bạn có sáu công việc đang tiến hành, bạn đang có thời hạn cho tất cả, và ba khách hàng mới đang chờ để biết liệu có bạn sẽ chấp nhận đề nghị của họ. Điều đó xảy ra khi nào?

Mặc dù bản thân sự thay đổi đã dần dần, nhưng bây giờ bạn ước mình đã mua một hệ thống kế toán và hóa đơn từ lâu, rằng nếu bạn chỉ thiết lập một cách trở lại khi bạn nhận công việc đầu tiên, thì bây giờ bạn sẽ có hình dạng tốt hơn rất nhiều thời gian, bạn không thể đủ khả năng, cũng không chắc bạn muốn cam kết với toàn bộ lối sống tự do, nhớ không? Giống như một kiểm tra đã hứa không bao giờ xuất hiện trong hộp thư của bạn, thiết lập hệ thống quản lý tài chính đã quá hạn.

Hãy tự tổ chức hoặc kinh doanh vi mô của bạn bằng cách chọn đúng loại hệ thống và đưa nó vào vị trí ngay bây giờ ngay cả khi bạn muốn bạn đã thực hiện nó từ lâu.

Phần mềm tài chính cho người làm việc tự do và hoạt động solo

Những người làm việc tự do độc thân và những người tự làm chủ khác trong một cửa hàng một người có thể không cần một ứng dụng tài chính tiên tiến để quản lý tài khoản và hóa đơn. Hơn thế nữa, bạn không nên trả một cánh tay và một chân cho danh sách dài các tính năng bạn chỉ không sử dụng.

Gắn bó với một chương trình đơn giản giúp hoàn thành công việc và không tốn nhiều chi phí. Hãy tìm một ứng dụng miễn phí hoặc chỉ yêu cầu thanh toán một lần, thay vì một giải pháp tính phí theo tháng hoặc mỗi dự án. Cũng có ý nghĩa khi sử dụng một chương trình để theo dõi các dự án và quản lý hóa đơn của bạn, thay vì hai hệ thống riêng biệt (miễn là nó bao gồm các cơ sở cho nhu cầu của bạn).

Tùy chọn miễn phí yêu thích của chúng tôi cho phần mềm kế toán tổng hợp là FreshBooks (4, 5 sao, Lựa chọn của biên tập viên). Nó có hồ sơ khách hàng và sản phẩm / dịch vụ, tạo và gửi hóa đơn dễ dàng và các tính năng vững chắc để chạy báo cáo. Nếu bạn không có bất kỳ nhân viên hoặc nhà thầu nào, bạn sẽ không cần các tính năng chia sẻ tài liệu được bao gồm, nhưng ít nhất bạn không trả tiền cho các tính năng không sử dụng này.

Tùy chọn đơn giản hơn một chút, phù hợp với bất kỳ ai tính phí theo giờ là OfficeTime ($ 47, 4, 5 sao). Nó theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các dự án trong khi bạn đang làm việc và có thể tạo hóa đơn dựa trên dữ liệu đó. Thành phần lập hóa đơn là đủ cho hầu hết các hoạt động solo. Một điểm cộng rất lớn khác: Bạn có thể mua phần mềm máy tính để bàn OfficeTime một lần và không bao giờ trả phí thuê bao hoặc các khoản phí bổ sung khác.

Các tùy chọn miễn phí tốt khác bao gồm Hóa đơn Zoho (4 sao), không có theo dõi thời gian hoặc bảng chấm công và Outright (3, 5 sao), được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp rất nhỏ không xử lý hàng tồn kho hoặc bảng lương.

Chọn một và gắn bó với nó

Sau khi bạn chọn một giải pháp phù hợp với mình, hãy bắt đầu sử dụng nó cho dự án tiếp theo của bạn. Một trong những triết lý nền tảng của tôi về việc tổ chức là điều quan trọng hơn là mong đợi hơn là nhìn lại, vì vậy đừng quá lo lắng về việc nhập dữ liệu tồn đọng vào hệ thống kế toán mới mà bạn thiết lập. Điều quan trọng hơn là bắt đầu sử dụng hệ thống ngay bây giờ cho các dự án đang hoạt động hơn là lập danh mục mọi thứ từ quá khứ. Hãy ưu tiên của bạn hiện tại.

Tuy nhiên, tại một số điểm, bạn sẽ muốn bắt kịp bằng cách đăng nhập hóa đơn và công việc đã diễn ra trong năm tính thuế hiện tại. Ưu tiên theo thứ tự thời gian đảo ngược, nhập hóa đơn gần nhất và thông tin công việc trước. Bạn có thể giải quyết công việc từ những năm trước sau đó hay không. Một lần nữa, điều quan trọng hơn nhiều là gắn bó với hệ thống mà bạn đã triển khai cho các công việc hiện tại và bắt kịp năm tính thuế hiện tại.