Tổ chức: thực hành tốt nhất cho gmail

Nội dung

• Được tổ chức: Thực tiễn tốt nhất cho Gmail
• Lưu trữ Gmail, Hành động hàng loạt, Phòng thí nghiệm

Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất. Cho dù bạn sử dụng nó cho giao tiếp cá nhân, công việc hoặc cả hai, bạn sẽ tận dụng được nhiều hơn nếu bạn hiểu cách một vài tính năng cốt lõi hoạt động.

Phiên bản Get Organized này, một loạt hàng tuần, giải thích một số tính năng chữ ký của Gmail và giải thích cách sử dụng chúng tốt nhất để giữ cho tài khoản email của bạn được tổ chức hiệu quả để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.

Chủ đề tin nhắn

Như tất cả người dùng Gmail đều biết, một trao đổi email liên tục được xếp thành một chuỗi. Số lượng tin nhắn trong một chuỗi luôn xuất hiện trong ngoặc đơn bên cạnh tóm tắt tên trên sàn giao dịch, số lượng luồng, nếu bạn muốn.

Chuỗi tin nhắn là một trong những tính năng yêu thích của Gmail vì khi sáu người trả lời một email nhóm duy nhất, tất cả những gì tôi thấy là một chuỗi chưa đọc thay vì sáu tin nhắn chưa đọc. Những gì tôi nội tâm hóa là có một cuộc thảo luận đòi hỏi tôi phải chú ý. Nếu tôi thấy sáu tin nhắn chưa đọc, thay vào đó tôi có cảm giác rằng sáu điều đòi hỏi sự chú ý của tôi.

Khi bạn mở một chuỗi, các tin nhắn bạn đã đọc vẫn bị sập, trong khi các tin nhắn chưa đọc sẽ mở rộng.

Thực hành tốt nhất: Một trong những thủ thuật tốt nhất trong việc quản lý các chủ đề là giữ cho chúng nguyên vẹn miễn là chúng không đi lệch chủ đề. Khi họ thay đổi chủ đề, hãy bắt đầu một chủ đề mới chỉ bằng cách thay đổi dòng chủ đề khi bạn trả lời. Bạn không phải bắt đầu một tin nhắn hoàn toàn mới. Tất cả những người nhận sẽ được bao gồm trong chuỗi mới và lịch sử liên lạc của bạn sẽ vẫn được lưu trữ trong chính thông điệp, dưới dấu chấm lửng có nội dung "hiển thị nội dung được cắt xén" khi bạn di chuột qua nó (xem bên dưới), vì vậy bất kỳ ai cũng có thể tham khảo nó

Nhãn

Nếu có một tính năng duy nhất biểu thị Gmail, đó sẽ là nhãn. Cách để hiểu nhãn là mô tả những gì chúng không phải là: thư mục. Các nhãn trong Gmail thường trông giống như các thư mục và trong một chừng mực nào đó, chúng đạt được cùng một kết quả. Nhưng các nhãn về cơ bản khác với các thư mục và việc nhầm chúng với các thư mục sẽ thực sự hạn chế những gì bạn có thể làm với Gmail.

Hãy để tôi bắt đầu bằng cách giải thích một chút về các thư mục. Các thư mục email, thường được thiết kế theo cấu trúc cây với khả năng thêm các thư mục con, hoạt động tương tự như cách các thư mục trong thế giới thực làm. Bạn gửi những thứ vào chúng. Nếu bạn có một tin nhắn để tập tin, bạn chỉ có thể gửi nó vào một thư mục.

Các nhãn trong Gmail trông rất giống các thư mục thoạt nhìn. Khi bạn tạo nhãn mới, nhãn sẽ xuất hiện ở thanh bên trái, tương tự như nơi bạn sẽ thấy các thư mục (với cài đặt mặc định) trong Yahoo! Mail, Hotmail và Outlook. Các nhãn Gmail này cũng có thể có các màu được gán cho chúng, làm cho chúng trông giống các thư mục hơn.

Vậy sự khác biệt là gì?

Bất kỳ chuỗi thông báo đã cho nào cũng có thể có nhiều nhãn, chẳng hạn như "công việc", "tháng 10 năm 2012" và "khẩn cấp". Gmail cũng tự động cung cấp cho bạn hai nhãn: sao và "quan trọng", được chỉ định bởi thẻ màu vàng ở bên trái của thư được gửi trực tiếp đến bạn, tức là không phải listervs, s hoặc gửi thư hàng loạt khác.

Hãy nghĩ về các nhãn giống như thẻ. Và các nhãn trực quan mà bạn nhìn thấy trên đường ray bên trái, hãy nghĩ rằng đó là một nút nhanh để sắp xếp tất cả các tin nhắn có một thẻ nhất định. Lưu ý rằng ngay cả hộp thư đến của bạn chỉ là một nhãn. Khi bạn nhấp vào nhãn trên thanh bên trái, bạn sẽ thấy văn bản mới tự động xuất hiện trong hộp tìm kiếm ở trên cùng.

Văn bản này đang giúp tinh chỉnh tìm kiếm của bạn để chỉ các tin nhắn có nhãn trong câu hỏi. Hãy nhớ rằng, Google là công ty đứng sau Gmail và Google là công ty được thành lập như một công cụ tìm kiếm.

Thực tiễn tốt nhất: Sử dụng nhãn trong Gmail một cách tự do vì chúng không thay thế cho các thư mục, mà là một cách để phân loại hoặc gắn thẻ các mục và làm cho chúng dễ tìm kiếm hơn.

Người dùng có quyền nên khám phá khu vực Cài đặt để định cấu hình các thuộc tính ghi nhãn nâng cao hơn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc hoặc bộ lọc để chuyển hướng một số loại thư nhất định sang nhãn và chỉ nhãn đó hiển thị trong khung bên trái của bạn khi nó chứa các tin nhắn chưa đọc.