Sắp xếp: chọn máy quét phù hợp để không cần giấy tờ

Nếu bạn đang làm việc để sắp xếp và làm sạch cuộc sống số của mình, chắc chắn bạn đã thực hiện chiến lược không cần giấy tờ. Có lẽ bạn cũng đã phát hiện ra rằng nó không dễ dàng như âm thanh. Một số loại giấy, chẳng hạn như tài liệu đơn và biên lai, đủ dễ dàng để số hóa với bất kỳ máy quét cũ nào. Nhưng hãy giới thiệu một chồng 63 danh thiếp từ hội nghị trước của bạn, hoặc một hộp các công thức nấu ăn cũ mà bạn muốn quét bị xé từ tạp chí hoặc vẫn bị ràng buộc trong sách và bạn đang xử lý một vấn đề hoàn toàn khác, một vấn đề mà bạn có thể Giải quyết với cùng một máy quét cũ.

Không phải là một công việc cho MFP của bạn

Ở nhà chẳng hạn, tôi có một máy in đa chức năng sáu năm và máy quét hình phẳng. Tôi tưởng tượng nhiều người khác cũng sở hữu một cái gì đó dọc theo những dòng này. Đối với các nhiệm vụ một lần, như số hóa hóa đơn mới nhất của tôi từ chuyên viên đo mắt để gửi yêu cầu chăm sóc sức khỏe, nó hoạt động tốt.

Nhưng nó không nhanh đâu. Và chức năng nạp chưa bao giờ hoạt động hoàn toàn đúng, vì vậy tôi không thể quét các chồng giấy. Thêm vào đó, đó là một thứ quái dị có màu sắc sặc sỡ chiếm một dấu chân lớn trên tủ quần áo của tôi (tôi chưa bao giờ tìm thấy một nơi tốt hơn cho nó).

Khi các thiết bị trở nên cồng kềnh, xấu xí và không đáng tin cậy, chúng ta không sử dụng nhiều nhất có thể. Các hành động tuyệt đối của việc cung cấp năng lượng cho họ cảm thấy như một rắc rối. Nếu bạn muốn quét theo cách của mình đến một cuộc sống không giấy tờ, bạn thực sự cần một máy quét mà bạn yêu thích và một máy quét được chế tạo đặc biệt để giúp bạn có một cuộc sống không giấy tờ.

Máy quét đặc biệt

May mắn thay, có toàn bộ danh mục máy quét (và ứng dụng đi kèm với chúng) chính xác cho mục đích này. Chúng nhỏ gọn và hiệu quả, và chúng có thể xử lý nhiều công việc quét mà người dùng gia đình và các doanh nghiệp rất nhỏ thường gặp phải.

Mặc dù tôi không thích MFP cồng kềnh của mình, tôi hoàn toàn say mê một số máy quét trên thị trường hiện nay. Chúng là những thế giới tốt hơn trong việc quét hơn MFP sáu tuổi của tôi và chúng cũng rất nhanh. Ngoài ra, một số máy quét thuận tiện xuất các bản quét của bạn đến những nơi bạn thực sự muốn giữ chúng, chẳng hạn như Dropbox, Evernote và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, thay vì một thư mục mặc định trên máy tính Windows hoặc Mac của bạn.

Gần đây tôi đã thử nghiệm với hai máy quét đã thực sự bắt mắt. Cả hai đều lý tưởng để sử dụng tại nhà và cũng có thể phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ. Chúng là máy quét NeatDesk và Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat thực sự có một mô hình mới hơn gọi là NeatConnect có giao diện cảm ứng, nhưng cá nhân tôi quen thuộc hơn với mô hình khác.)

Fujitsu ScanSnap

Điều tôi thích ở Fujitsu ScanSnap là cách nó cho phép bạn xuất mọi thứ bạn quét sang Evernote, Dropbox, Google Drive, email (dưới dạng tệp đính kèm), SugarSync và những nơi khác mà cuối cùng bạn có thể sẽ kéo đầu ra cuối cùng.

Tôi đã quét một chồng danh thiếp (tôi thực sự ghét danh thiếp) và gửi tất cả chúng cho Evernote, nơi tôi sẽ nhanh chóng dán chúng vào một cuốn sổ có tên là Danh bạ và gắn thẻ, chú thích và quản lý chúng một cách thích hợp. Một số danh thiếp có độ dày giấy khác nhau và chiều rộng khác nhau, nhưng máy quét thậm chí không bị trục trặc. Đây là sức mạnh của việc sử dụng máy quét có nghĩa là giúp bạn không cần giấy tờ.

Tôi đã tìm thấy với ScanSnap rằng khi tôi mang bản quét danh thiếp vào Evernote, tôi phải xoay chúng và đặt tên cho chúng một cách thích hợp. (Tuy nhiên, Evernote có thể thực hiện OCR trên mọi thứ bạn quét, làm cho văn bản có thể tìm kiếm được mặc dù đó là hình ảnh.)

Tuy nhiên, khía cạnh rất yêu thích của tôi về ScanSnap là nó gập lại để giảm dung lượng mà nó chiếm. Nó thật dễ thương.

NeatDesk

NeatDesk, trong khi đó, là một giải pháp hấp dẫn nếu bạn sẵn sàng mua hoàn toàn vào môi trường Neat. Khi bạn sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây, NeatCloud và ứng dụng di động Neat, ngoài một trong những máy quét của công ty, bạn thực sự có được kết quả chặt chẽ với nhau. Môi trường Neat thực hiện rất nhiều việc tự động phân loại các biểu mẫu bạn quét đặc biệt là các tài liệu thuế. Tuy nhiên, bạn phải trả phí hàng tháng cho phần NeatCloud và giá bắt đầu từ 5, 99 đô la mỗi tháng.

NeatConnect, mà tôi chỉ mới sử dụng một vài lần, có giao diện màn hình cảm ứng, như ScanSnap, cho phép bạn gửi tài liệu trực tiếp đến các bộ lưu trữ đám mây, như Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive và Evernote.

Thuận tiện là chính

NeatDesk là một trong những máy quét đầu tiên tôi từng sử dụng, rất tập trung vào việc giúp các hộ gia đình và doanh nghiệp nhỏ không cần giấy tờ, và tôi rất ấn tượng với việc nó hút vào nhanh như thế nào và phun ra những chồng giấy. Bạn có thể nạp vào nguồn cấp dữ liệu nhiều loại giấy tờ khác nhau, vì có các khe cho tài liệu, biên lai và danh thiếp, và máy chỉ đơn giản là xử lý tất cả các phân chia nhỏ gọn.

ScanSnap cũng không kém phần linh hoạt và ấn tượng. Tôi thích có thể bỏ các tài liệu và tin tưởng rằng máy móc được thiết kế tốt sẽ đưa chúng qua máy quét một cách dễ dàng.

Neat tự động hóa một số thứ nhiều hơn ScanSnap, chẳng hạn như xoay hình ảnh. Nhưng ScanSnap đi kèm với phần mềm mà bạn có thể sử dụng để có được kết quả tương tự, và trong một số trường hợp, nó còn làm được nhiều hơn thế. Gói của tôi bao gồm ABBYY Fine Reader, một trong những chương trình OCR mạnh nhất hiện có. Nó cũng đi kèm với Adobe Acrobat, để thực hiện tất cả mọi thứ với các tệp PDF bạn luôn cần làm nhưng không thể với Adobe Reader miễn phí.

Cả hai đều rất có khả năng, nói chung. Nếu bạn tình cờ biết nhiều về máy quét, có lẽ bạn muốn biết rằng ScanSnap hoạt động hơi khác so với hầu hết các máy quét khác ở chỗ nó không sử dụng trình điều khiển tiêu chuẩn. Bạn có thể đọc một chút về điều đó trong bài đánh giá chi tiết của PCMag về Phiên bản Evernote của ScanSnap, khá giống với iX500. Nhưng nếu bạn ít thiên về kỹ thuật, tất cả những gì bạn cần biết là nó hoạt động nhanh, trông tuyệt vời trên màn hình và gửi các tài liệu được quét của bạn đến nơi bạn muốn chúng đi.

Điểm quan trọng để lái xe về nhà là đây: Nếu bạn muốn không có giấy tờ, và để biến việc không có giấy tờ thành một phần trong lối sống của bạn, bạn cần một thiết bị mà bạn không ghét. Nó phải nhìn tốt. Nó phải hoạt động nhanh chóng, đặt giấy cũ của bạn ở đâu đó bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó và chạy các tìm kiếm trên văn bản chứa trong đó. Mặc dù chúng có giá vài trăm đô la, máy quét chuyên dụng rất đáng để mua nếu bạn cam kết không cần giấy tờ. MFP của bạn sẽ không cắt nó.