Sắp xếp: bộ công cụ cộng tác

Nội dung

• Được tổ chức: Bộ công cụ cộng tác
• Quản lý công việc, Quản lý dự án, Chia sẻ màn hình

Hai người bạn của tôi nói với tôi gần đây đã nói với tôi rằng tôi đã thổi bay tâm trí của họ. Làm sao? Dễ dàng. Tôi đã giới thiệu chủ đề email mà chúng tôi đang có về việc tổ chức một buổi đi chơi lớn (bạn biết làm thế nào những chủ đề đó nổ tung và không ai có thể theo kịp ai nói họ rảnh vào ngày nào) và thay vào đó sử dụng Doodle. Doodle là một trang web miễn phí cho phép bạn tạo một cuộc thăm dò trực tuyến cho những thứ như ngày và giờ mọi người có thể tự do gặp nhau. Tôi đã sử dụng nó trong nhiều năm để cộng tác, chủ yếu là lên lịch các cuộc họp với những người sống ở khắp nơi trên thế giới và ở các múi giờ khác nhau.

Vì vậy, nhiều ứng dụng tuyệt vời hiện có để hỗ trợ cộng tác. Có thể tôi đã thổi bay tâm trí của bạn bè bằng hiệu quả của mình, nhưng tôi đã nhận ra rằng họ chưa bao giờ gặp Doodle trước đây!

Để hỗ trợ mọi người với nhiệm vụ khó khăn đó là trở thành người tổ chức cộng tác, tôi muốn chia sẻ một số công cụ tốt nhất mà tôi đã tìm thấy để có được những ý tưởng và ý tưởng tuyệt vời cùng nhau.

Lập kế hoạch

Doodle đã trở thành ứng dụng lên lịch của tôi vì nó miễn phí và không yêu cầu người tham gia đăng ký sử dụng. Thiết lập một cuộc thăm dò, gửi liên kết và cho phép mọi người trả lời bằng cách truy cập trang web và đánh dấu vào các ô. Nó là vô giá để lên lịch các cuộc họp hoặc các sự kiện xã hội với một nhóm lớn.

Khi mọi người sử dụng cùng một hệ thống lịch, chẳng hạn như lịch của Outlook, bạn thường có thể hiển thị lịch của mình cho các thành viên khác trong nhóm, điều này có thể giúp lên lịch, nhưng những trường hợp đó không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi người. Một tùy chọn khác là Tungle.me có chứa một số yếu tố tương tự của Doodle cũng như khả năng biến thời gian rảnh rỗi và bận rộn của bạn thành công khai hoặc hiển thị cho một số người.

Chia sẻ tài liệu và thư mục

Làm thế nào để bạn cung cấp các tệp có sẵn cho tất cả những người mà bạn cộng tác? Đừng gửi email cho họ xung quanh! Đó là cẩu thả và khó theo dõi. Bạn cần một cách tốt hơn để chia sẻ tài liệu và thư mục.

Các giải pháp đơn giản nhất có ở dạng dịch vụ đồng bộ hóa tệp, chẳng hạn như Dropbox hoặc SugarSync . Tôi thực sự sử dụng cả hai, SugarSync cho các tệp công việc và Dropbox cho các tệp cá nhân. Tôi đã sử dụng chúng để chia sẻ tài liệu với tất cả mọi người, bao gồm cả biên tập viên và thậm chí cả luật sư của tôi.

Tôi thấy Dropbox và SugarSync đơn giản hơn nhiều để thiết lập và sử dụng, và thuyết phục người khác sử dụng, hơn các trang FTP, đây là cách chia sẻ tệp và thư mục cũ hơn.

Chỉnh sửa hợp tác, không đồng bộ

Tuy nhiên, một lý do khác để sử dụng Dropbox, SugarSync hoặc dịch vụ đồng bộ hóa tệp khác để tổ chức cộng tác là vì chúng cho phép nhiều người chỉnh sửa một tài liệu, mặc dù thường không đồng bộ. Nói cách khác, bạn không thể xem người khác chỉnh sửa tệp trong thời gian thực. Các thay đổi xảy ra cục bộ và chỉ hiển thị cho nhóm khi người thực hiện chỉnh sửa tải tài liệu trở lại vị trí được chia sẻ.

Các dịch vụ này không cung cấp cho bạn mức độ chi tiết tốt về những gì cộng tác viên có thể và không thể làm (ví dụ: bạn không thể cung cấp cho Kate khả năng chỉnh sửa tệp X và Y chứ không phải Z ), nhưng chúng cung cấp các quyền cơ bản. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ bằng cách gửi liên kết chỉ đọc hoặc bạn có thể mời mọi người truy cập đầy đủ vào bất cứ điều gì trong một thư mục chia sẻ nhất định.

Chỉnh sửa hợp tác, đồng bộ

Google Drive (trước đây là Google Docs) có một trong những tính năng cộng tác ấn tượng nhất mà tôi từng thấy: khả năng chỉnh sửa cộng tác trong thời gian thực.

Tôi đã từng làm việc với một cộng sự ở một tiểu bang khác và chúng tôi đã có các cuộc họp điện thoại hàng tuần có nghĩa là "các cuộc họp làm việc". Điều đó có nghĩa là, chúng tôi đã thảo luận về trạng thái của dự án trong khi đồng thời hoàn thành công việc làm tăng thêm trạng thái của dự án. Chúng tôi đã sử dụng một bảng tính đơn giản trong Google để ghi nhật ký các tác vụ cần hoàn thành và đánh dấu chúng bằng xếp hạng ưu tiên. Trong tuần, chúng tôi có thể thêm ghi chú khi cần thiết. Sau đó, trong cuộc họp của chúng tôi, chúng tôi có thể đi qua danh sách, hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian thực trong khi trên điện thoại và đánh dấu chúng. Tuy nhiên, đôi khi, anh ta sẽ nhìn thấy một cái gì đó trong danh sách và nói, "Điều đó có nghĩa là gì?" Tôi sẽ giải thích. Và anh ta sẽ thay đổi cách viết nhiệm vụ, ngay trước mắt tôi, để tôi chắc chắn rằng bản dịch của anh ta về nhiệm vụ có ý nghĩa giống như tôi dự định. Đó là niềm hạnh phúc hợp tác.

Các công cụ của Google không chỉ hoạt động cho bảng tính mà còn cả các tài liệu trình bày và văn bản.