Tổ chức: số hóa tài liệu cá nhân

Nội dung

• Nhận tổ chức: Số hóa tài liệu cá nhân
• Những gì không số hóa

Máy tính rất giỏi tìm kiếm. Máy tính cũng xuất sắc trong việc thu hồi. Cho dù bạn nghĩ bạn có thể tìm và lấy thông tin trong nhà nhanh như thế nào và hiệu quả như thế nào, hãy yên tâm, máy tính có thể làm điều đó nhanh hơn.

Đó là lý do số một mà bạn nên số hóa nhiều tài liệu cá nhân của mình.

Cũng có nhiều lý do khác, giống như việc bạn thậm chí không thể biết được thông tin trên tài liệu bảo hiểm lũ lụt đó khi nó nằm trên một tờ giấy trong nhà bếp của bạn trong khi chuyến bay bị hủy đã khiến bạn bị mắc kẹt trên St Kitts, do bão trở về nhà. Đó sẽ không phải là thời gian thuận tiện để có một tài liệu kỹ thuật số, có thể truy cập từ máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn?

Đây là một vấn đề khác: Bạn đã thay đổi bác sĩ, chương trình bảo hiểm và nhà thuốc nhiều lần trong vài năm qua và dược sĩ bây giờ cần biết bạn nếu bạn đã từng dùng một loại thuốc nào đó. Sẽ không hữu ích khi đăng nhập vào một số hệ thống bảo mật có hồ sơ về tất cả các đơn thuốc mà bác sĩ của bạn đã viết vì bạn đã chụp bằng máy ảnh điện thoại của mình trước khi điền chúng?

Hoặc có thể bạn có động lực để số hóa nhiều tài liệu cá nhân của mình hơn chỉ để thoát khỏi sự lộn xộn. Những lý do để làm điều đó là vô tận, và lý do cho việc không bắt đầu là quá. Dưới đây là một vài mẹo và thủ thuật sẽ khiến bạn không còn lý do gì để thực hiện nhiệm vụ nữa.

Số hóa cái gì

Trước khi bạn có thể giảm số lượng giấy trong nhà, bạn phải quyết định tài liệu nào giữ giá trị khi được làm kỹ thuật số. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ muốn giữ các tài liệu gốc, làm cho tài liệu kỹ thuật số về cơ bản trở thành một bản sao lưu. Danh sách này có thể giúp bạn tạo ý tưởng:

• thuế

• biên lai khấu trừ thuế

• phiếu thanh toán

• hành động và cho thuê

• bảo hành

• hộ chiếu (nhiều quốc gia có các quy tắc rất cụ thể về việc tạo bản sao hộ chiếu; kiểm tra với chính phủ của bạn)

• tài liệu lưu trữ gia đình, chẳng hạn như giấy khai sinh, giấy nhận con nuôi, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử và giấy tờ di trú

• hình thức bảo hiểm

• hồ sơ y tế và nha khoa, và đơn thuốc

Nếu chủ lao động của bạn không cung cấp phiếu thanh toán điện tử, bạn hoàn toàn nên giữ bản gốc trong ít nhất sáu tháng, nếu không phải là cả năm. Các ngân hàng và chủ nhà thường yêu cầu các tài liệu này, ngoài các biểu mẫu thuế (W2 ở Mỹ), khi hoàn thành thủ tục giấy tờ tài chính hoặc nhà ở.

Với hộ chiếu và một số tài liệu pháp lý chính thức khác, hãy cẩn thận về các quy tắc để tạo bản sao. Thông thường nên thu nhỏ hoặc phóng to hình ảnh ít nhất 10 phần trăm (vì vậy nó không giống như bạn đang cố làm giả nó).

Ngay cả khi bạn không nghĩ rằng mình sẽ cần cung cấp bản sao của bất kỳ tài liệu nào trong số này, chắc chắn sẽ có lúc bạn cần tham chiếu số hộ chiếu của mình (đối với một ứng dụng, ví dụ) hoặc một số dữ liệu khác từ chúng. Việc tìm kiếm thông tin đó từ máy tính của bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc bắt đầu đào bới một tủ đầy giấy tờ.