Sắp xếp: ghi lại quy trình làm việc của bạn

Nhân viên mới và những gương mặt mới trong lực lượng lao động, bao gồm cả sinh viên tốt nghiệp gần đây, thường có thêm thời gian trong tay khi họ bắt đầu một công việc mới. Đào tạo có thể mất vài tuần hoặc vài tháng, và đồng nghiệp và quản lý muốn cung cấp cho bạn một số phòng thở trong khi bạn được làm quen. Một trong những cách có giá trị nhất để sử dụng thời gian đó là ghi lại quy trình và quy trình làm việc.

Ghi lại quy trình và quy trình công việc của bạn có nghĩa là không có gì khác hơn là viết ra chính xác những gì công việc của bạn đòi hỏi, từng bước một. Đó chính xác là tất cả những gì bạn đang học khi bạn mới làm quen với môi trường làm việc. Nó cũng đòi hỏi tất cả các điều chỉnh và thay đổi bạn có thể thực hiện cho các quy trình đó khi thời gian trôi qua hoặc khi bạn khám phá ra những cách tốt hơn hoặc hiệu quả hơn để hoàn thành công việc của mình.

Các doanh nghiệp và tổ chức chính phủ rất lớn và có uy tín có thể đã có sách hướng dẫn hoạt động và các tài liệu khác trong phong phú, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, các công ty và nhóm nhỏ hơn thường không, hoặc nếu có, họ đã lỗi thời nghiêm trọng.

Khi bạn phải đối mặt với thời gian chết ở một công việc mới, hãy ghi lại quy trình và quy trình làm việc của bạn hoặc cập nhật các hướng dẫn bạn đã nhận được. Những lợi ích là rất lớn và nhiều.

Lợi ích của việc làm tài liệu cho quy trình làm việc của bạn

Đối với người mới bắt đầu, ghi lại quy trình công việc của bạn sẽ củng cố việc đào tạo tại chỗ mà bạn đã từng hẹn hò. Trong thực tế, bạn sẽ học công việc nhanh hơn.

Thứ hai, những tài liệu này là vàng cho người quản lý và bộ phận CNTT, những người có thể không biết các bước và những người liên quan đến công việc của bạn mà họ sẽ cần biết bất cứ khi nào họ thực hiện thay đổi hoặc giới thiệu các công cụ mới và phải suy nghĩ về tất cả các tác động có thể có . Hãy để tôi nói từ kinh nghiệm rằng bạn sẽ không nghe thấy gì ngoài lời khen ngợi nếu bạn có thể cung cấp một tài liệu chi tiết và có trật tự có chứa mọi thứ họ cần. Thay thế là nói chuyện với họ thông qua công việc của bạn, khi bạn có thể quên một bước, hoặc sai chính tả, hoặc đơn giản là hiểu sai.

Thứ ba, các nhà quản lý và đồng nghiệp sẽ bám vào tài liệu của bạn nếu bạn cần nghỉ phép đột xuất. Tương tự như vậy, khi bạn được thăng chức lên một vị trí mới hoặc chuyển sang một công ty khác, các đồng nghiệp mà bạn để lại sẽ rất biết ơn vì đã cập nhật các hướng dẫn sử dụng để chuyển cho người thay thế bạn.

Làm thế nào để ghi lại quy trình làm việc của bạn

Các tài liệu bạn viết nên đơn giản, dễ hiểu và dễ tiếp cận. Trong hầu hết các trường hợp, tôi khuyên bạn nên tạo một tài liệu văn bản (chẳng hạn như tài liệu Word) với một vài hình ảnh được nhúng.

Thay vì tạo một tài liệu lớn phác thảo mọi thứ, hãy tạo các tài liệu chỉ nắm bắt một quy trình hoặc phác thảo một loạt các quy trình liên quan phải được thực hiện theo thứ tự. Cá nhân tôi bị choáng ngợp bởi tài liệu dài hơn khoảng 11 hoặc 12 trang. Tôi rất thích xem 4 hoặc 5 trang hướng dẫn đơn giản, dễ đọc. "Dos và Don'ts" ở cuối bài viết này sẽ giúp bạn hướng dẫn thực hiện các hướng dẫn ngắn gọn nhưng kỹ lưỡng.

Rất đơn giản chỉ cần đặt, ghi chú bất cứ khi nào bạn có đào tạo tại chỗ, và chuyển những ghi chú đó vào một tài liệu. Khi bạn bắt đầu tự mình thực hiện công việc, hãy thêm vào ghi chú của bạn hoặc điều chỉnh chúng để phản ánh chính xác hơn các nhiệm vụ bạn đang làm.

Nếu có một "bức tranh lớn" cho công việc của bạn, một số phác thảo tổng quan, hãy đặt nó ở phần đầu của tài liệu. Những điểm bao gồm bức tranh lớn là những gì bạn nên ghi lại kỹ lưỡng hơn, trong cùng một tài liệu này, hoặc trong một vài tài liệu nhỏ hơn nếu bạn cần phá vỡ nó. Ví dụ: trong tiếp thị bản tin, tổng quan có thể trông như thế này:

• Copywriter viết bản sao và gửi nó cho người quản lý tiếp thị.
• Giám đốc tiếp thị xem xét và chỉnh sửa bản sao, và được sự chấp thuận từ người quản lý tiếp thị cao cấp.
• Quản lý tiếp thị gửi yêu cầu để chạy cập nhật danh sách.
• Giám đốc tiếp thị cung cấp bản sao cuối cùng cho trợ lý.
• Trợ lý sản xuất bản tin và gửi kiểm tra đảm bảo chất lượng.
• Nhóm QA xem xét các bản tin và gửi thay đổi. Trợ lý thực hiện các thay đổi, xác minh và phát hành lịch trình.

Bất kỳ một trong những mục đó có thể có một hướng dẫn ba trang mô tả các bước cần thiết để thực hiện công việc. Bản sao được gửi ở đâu và như thế nào? Định dạng cần sao chép là gì? Ai chạy cập nhật danh sách, và điều đó có nghĩa là gì? Hoặc, một vài trong số các mục đó có thể được kết hợp thành một hướng dẫn, ví dụ: ba nhiệm vụ bắt đầu với "người quản lý tiếp thị"

Những gì bạn cần

Để viết các bước, bạn sẽ cần phải được đào tạo về chúng ít nhất một lần. Khi bạn phải thực hiện lại công việc, hãy sử dụng bản thảo đầu tiên về quy trình của riêng bạn để hướng dẫn bạn qua các bước để xem chúng có chính xác và dễ hiểu không.

Chụp màn hình. Chụp ảnh màn hình của bất cứ điều gì có vẻ khó giải thích bằng văn bản hoặc được minh họa tốt nhất bằng mắt thường. Trước tiên hãy lưu tất cả ảnh chụp màn hình của bạn vào một thư mục và chỉ thêm chúng vào tài liệu nếu cần. Có quá nhiều ảnh chụp màn hình sẽ có vẻ hống hách với bất cứ ai đọc hướng dẫn sử dụng của bạn.

(Có một số phương pháp để chụp ảnh màn hình, nhưng nhanh nhất là: trong Windows, sử dụng nút PrtScn và sau đó là chức năng dán để thả hình ảnh của bạn vào chương trình chỉnh sửa hình ảnh nơi bạn có thể cắt và chỉnh sửa nó; trên máy Mac, hãy sử dụng Apple + Shift + 4 và kéo mục tiêu xung quanh khu vực bạn muốn bắn.)

Phần mềm chụp màn hình. Trình chỉnh sửa hình ảnh bạn sử dụng có thể bao gồm các công cụ để đánh dấu ảnh chụp màn hình của bạn nếu bạn muốn thêm một mũi tên chỉ vào một cái gì đó có liên quan hoặc làm nổi bật một phần cụ thể của hình ảnh. Với 50 đô la, chương trình chụp màn hình Snagit và Snagit cho Mac sẽ làm mọi thứ bạn cần.

Công cụ sơ đồ. Một số quy trình công việc và thủ tục được thể hiện tốt nhất thông qua các sơ đồ nhỏ. Phần mềm bản đồ tư duy có thể giúp bạn nhanh chóng vẽ sơ đồ và như vậy, mặc dù bạn cũng có thể tìm thấy rất nhiều công cụ lập biểu đồ tương tự này trong Microsoft PowerPoint và một lựa chọn hạn chế hơn trong Word trong tab Chèn.

Nên và không nên

• Tạo các tài liệu riêng lẻ cho các quy trình và thủ tục khác nhau, thay vì một tài liệu lớn giải thích toàn bộ công việc của bạn.
• Hãy cẩn thận, nhưng cũng súc tích.
• Đừng bao gồm ảnh chụp màn hình.
• Làm mất vài tuần để hoàn thành các tài liệu. Hãy cho bản thân thời gian để suy nghĩ về các quy trình và quay lại các tài liệu để kiểm tra xem bạn đã ghi lại chúng chính xác chưa.
• Không đặt dấu ngày ở đầu trang hiển thị khi tệp được cập nhật gần đây nhất.
• Sử dụng chức danh công việc thay vì tên của mọi người khi ghi lại quy trình công việc.
• Đừng giữ các bản sao chính ở một vị trí được chia sẻ để người khác có thể lấy chúng dễ dàng.
• Giữ một bản sao lưu cục bộ của các tệp trên máy tính để bàn của bạn hoặc trong một hệ thống dựa trên đám mây riêng (hoặc cả hai).
• Hãy xem xét và sửa đổi các tài liệu của bạn mỗi năm một lần. Hãy nghĩ về chúng như những tài liệu sống không bao giờ "hoàn thành". Chúng không ngừng phát triển.
• Hãy nói với sếp và đồng nghiệp của bạn rằng bạn đang tạo và duy trì những hồ sơ mới này, vì họ cũng có thể có đầu vào có giá trị.
• Đừng bao gồm clip art chỉ đơn giản là để jazz lên các trang. Mọi người đều ghét nó.
• Đừng phát điên định dạng văn bản. Giữ cho nó đơn giản. Sử dụng kiểu in đậm cho các tiêu đề phụ. Sử dụng đạn và danh sách được đánh số là phù hợp để giúp mọi người dễ dàng xem thông tin liên quan. Giữ đoạn văn rất ngắn.
• Đừng sử dụng tên của mọi người. Giới thiệu mọi người theo chức danh công việc của họ. Tôi đã nói điều này chưa? Có tôi đã làm, nhưng nó thực sự quan trọng vì vậy tôi đang nói lại.
• Đừng bảo vệ quá mức các tài liệu của bạn. Bạn đã tạo ra chúng để giúp tổ chức, không phải vì lợi ích riêng của bạn.
• Không xuất tài liệu của bạn thành PDF. Để chúng trong một định dạng có thể được chỉnh sửa (xem ở trên).