Tổ chức: làm thế nào để lập danh mục tài sản của bạn

Nội dung

• Tổ chức: Làm thế nào để lập danh mục sở hữu của bạn
• Sản phẩm để làm hàng tồn kho cá nhân

Những người đam mê như tôi sẽ tiếp tục về cách bạn nên sao lưu dữ liệu quan trọng nhất của mình, kẻo bạn sẽ mất thông tin không thể thay thế, như bản sao duy nhất bạn có trong ảnh của con bạn, toàn bộ danh bạ của một người chăm sóc, toàn bộ thư viện nhạc và Sớm.

Nhưng hiếm khi có ai đề cập đến việc lập hồ sơ số hóa về tài sản vật chất của bạn. Chúng ta nói về hàng tồn kho của các vật có giá trị vật lý ít thường xuyên hơn bởi vì nó dường như chỉ liên kết chặt chẽ với thế giới công nghệ.

Không đúng.

Trong trường hợp xảy ra thảm họa, như hỏa hoạn, lũ lụt, trộm cắp hoặc thiên thạch xé toạc một lỗ sáu feet trên mái nhà của bạn, điều cuối cùng bạn sẽ muốn làm là cố gắng liệt kê mọi thứ bạn sở hữu, từng mảnh một và ước tính giá trị của bất kỳ mục bị hư hỏng hoặc thiếu cho yêu cầu bảo hiểm.

Các lý do khác mà bạn có thể muốn lập danh mục tài sản và tài liệu liên quan đến chúng là để dễ dàng truy cập và khả năng tìm kiếm cho những thứ như bảo hành, hoặc bằng chứng mua hoặc quyên góp cho việc giảm thuế.

Đừng tự nhủ: Đó là một công việc rất lớn

Ngày tôi bắt đầu ghi danh mục tài sản của mình, ánh nắng chiếu qua cửa sổ và vẫy tôi ra ngoài trời vào mùa hè. Tôi ước rằng đó là một buổi sáng thứ bảy mùa đông lạnh lẽo, vì vậy tôi có thể bắt đầu với một cốc cà phê mạnh trong tay, và tất cả các tài liệu của tôi trải ra trên sàn xung quanh tôi, không có nơi nào để đi cả ngày. Thực tế của vấn đề là tôi rất có thể có buổi sáng mùa đông ấm cúng của tôi, vì đây là một công việc sẽ mất nhiều tháng để hoàn thành. Đừng tự tin rằng bạn có thể chinh phục nó vào một buổi chiều.

Tuy nhiên, những gì bạn có thể làm bây giờ, và những gì bạn nên làm trước tiên, là chuẩn bị cấu trúc của bạn.

Thiết lập cấu trúc của bạn

"Cấu trúc" theo nghĩa này có nghĩa là lồng thư mục, hoặc hệ thống phân loại hoặc một số thứ tự phân cấp khác để sắp xếp các vật có giá trị và giấy tờ của bạn. Phần mềm mà bạn có thể sử dụng đôi khi sẽ giúp bạn phát triển chiến lược phân loại của mình, nhưng mỗi giải pháp phần mềm thực hiện nó rất khác nhau. Bạn nên tìm ra những gì bạn cần trước tiên và sau đó tìm phần mềm phù hợp, thay vì chọn phần mềm trước và sau đó nhận ra rằng nó cảm thấy khó xử vì nó cố gắng khiến bạn nghĩ khác về công cụ của mình.

Mặt khác, bạn sẽ học được nhiều điều và tạo ra nhiều hướng đi hứa hẹn hơn với cấu trúc của bạn nếu bạn làm việc bằng cách dùng thử và ít nhất một chút với giải pháp phần mềm ít nhất là đúng. Tôi đã tóm tắt một vài tùy chọn bên dưới. Đọc qua chúng để có ý tưởng về thiết lập nào sẽ phù hợp với bạn nhất.

Tôi khuyên bạn nên dành ra khoảng một tiếng rưỡi để thiết lập cấu trúc của bạn.

Khi tôi thử các giải pháp khác nhau, giải pháp phù hợp nhất với cách tôi nghĩ và sở hữu của tôi là NeatCloud vì tính linh hoạt của nó. Đây là một ví dụ về cách tôi bắt đầu cấu trúc của mình:

• Trang chủ (dùng chung) Điện tử (TV, bộ định tuyến Wi-Fi, hộp Roku, đầu DVD)

• Thiết bị gia dụng (tủ lạnh, lò nướng, máy lạnh)

• Nội thất gia đình (nội thất chính)

• Tài liệu sở hữu nhà

• Thông tin hợp tác và quản lý công ty

• Dự án cải tạo nhà

• Giấy tờ bảo hiểm thế chấp và chủ nhà

• Điện tử cá nhân

• Giá trị cá nhân: Không điện tử (trang sức, dụng cụ thể thao)

Cấu trúc này đã thay đổi khi tôi tìm thấy ngày càng nhiều mặt hàng quan trọng và danh mục, vì vậy điều quan trọng đối với tôi là tìm một giải pháp có độ linh hoạt tốt được tích hợp. Tôi cũng thích rằng Neat cho phép bạn đặt tên và các thư mục lồng theo cách bạn thích. Một số tùy chọn khác, chẳng hạn như Kho ứng dụng Mac, cung cấp nhiều hướng dẫn hơn bằng cách phân chia tài sản của bạn theo phòng nơi bạn giữ chúng. Tôi có thể dễ dàng tưởng tượng làm thế nào phương pháp lập danh mục này những gì bạn sở hữu sẽ dễ dàng hơn nhiều đối với nhiều người.

Cho dù đây sẽ là tổ chức tôi gắn bó trong suốt dự án là điều khó nói. Tôi đã xác định được một số khu vực bị thiếu (thuế và đặc biệt là các khoản khấu trừ thuế, chẳng hạn như đóng góp từ thiện), và tôi đang suy nghĩ lại liệu việc phân chia đơn giản các vật có giá trị điện tử và phi điện tử sẽ hoạt động với tôi.

Quét và chụp ảnh

Sau khi bạn tìm ra cấu trúc của mình, ít nhiều (bạn có thể thay đổi cấu trúc khi bạn đi, nhưng trước tiên hãy thử phác thảo sơ bộ), bạn sẽ muốn bắt đầu quét tài liệu, chụp ảnh và tải tất cả các tệp này lên hệ thống bạn chọn Đây là phần khó khăn và tốn thời gian, mặc dù một số nhà cung cấp phần mềm (đặc biệt là Neat) có các dịch vụ bổ trợ gửi thư đi. Bạn đóng gói một hộp đầy đủ các tờ khai thuế hoặc biên lai hoặc bảo hành cũ và gửi chúng đến một trung tâm nơi chúng được quét và nhập vào hệ thống. Neat sử dụng phương pháp mù đôi để giữ cho bạn bảo mật nguyên vẹn trong quá trình quét thủ công này.

Nếu bạn tự quét và tải lên hình ảnh tại nhà, hãy để cấu trúc của bạn hướng dẫn cách bạn làm việc. Cố gắng hoàn thành "bộ" tại một thời điểm. Một bộ có thể là tất cả mọi thứ bạn cần để lập danh mục trong một phòng, hoặc một tủ quần áo hoặc một tủ hồ sơ; hoặc nó có thể là tất cả mọi thứ được phân loại là "đồ trang sức" hoặc "sưu tầm" hoặc "đồ cổ". Hãy suy nghĩ về bộ nào bạn dự định hoàn thành trước khi bạn nằm xuống thảm trong bộ đồ ngủ mùa đông thoải mái của bạn và đổ tất cả tài liệu của bạn và toàn bộ nội dung của hộp trang sức của bạn để bắt đầu kiểm kê các mặt hàng.

Một trong những vấn đề tôi gặp phải khi làm việc với "bộ" là biên lai. Biên lai là vô cùng có giá trị để chứng minh giá trị của một mặt hàng mà bạn có thể không biết "sản xuất và mô hình", như đồ nội thất và đồ trang sức mới hơn; đối với đồ trang sức cũ và đồ nội thất có giá trị, bạn muốn thẩm định. Tôi không giữ biên lai với các mặt hàng mà tôi đã mua (tôi không thể tưởng tượng được ai sẽ làm như vậy). Tôi giữ tất cả các hóa đơn của mình được cất trong các phong bì và thư mục, được dán nhãn theo năm mua hàng trừ các biên lai mà tôi cần để khai thuế, được dán cùng với các bản sao hồ sơ thuế của tôi. Vì vậy, ở đây mọi thứ có một chút lộn xộn và phức tạp. Thành thật mà nói, tôi vẫn đang làm việc với nó, chờ đợi ngày tuyết rơi đó để giải quyết phần chứng minh giá trị của dự án.