Video: Äá»c Äáo thiá»p cÆ°á»i âtoà tuyên ánâ của cặp Äôi trai xinh gái Äẹp (Tháng Chín 2024)
Tôi chưa bao giờ gặp một ổ đĩa mạng chung trong một doanh nghiệp mà ít nhất là một chút cẩu thả. Các máy chủ được chia sẻ thường được thiết kế để cho phép cộng tác, cũng như cung cấp các tệp và thông tin miễn phí cho các nhân viên của chúng tôi. Về mặt lý thuyết, chúng cũng giúp các doanh nghiệp nắm bắt và sao lưu dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Trong thực tế, họ biến thành nơi lưu trữ hình ảnh của bữa tiệc ngày lễ của công ty từ sáu năm trước. Trong câu cuối cùng đó, tôi đã cố ý sử dụng giọng nói thụ động bởi vì dường như không ai chịu trách nhiệm về việc đưa thứ gì đó lên một ổ đĩa chung không nên ở đó. Mọi thứ chỉ xuất hiện. Không ai biết làm thế nào hoặc tại sao họ đến đó. Và do đó, không ai loại bỏ chúng vì sợ bước lên ngón chân của người khác hoặc xóa thứ gì đó mà người khác cần.
Không gian chia sẻ phải được thiết kế theo cách phù hợp với sơ đồ công việc hoặc sơ đồ tổ chức của bộ phận hoặc của công ty. Những thứ song song về bản chất, như hai nhóm báo cáo cho cùng cấp quản lý, nên có song song trong cấu trúc thư mục. Khi một người mới gia nhập một bộ phận, người đó sẽ có thể tìm ra nhanh chóng nơi các tệp quan trọng sống trên mạng được chia sẻ vì vị trí của họ (tên thư mục và cách nó được lồng trong các thư mục khác) sẽ phản ánh cách thức doanh nghiệp được thiết kế. Cờ đỏ thực sự là khi ai đó làm việc trong một thời gian dài không thể tìm thấy công cụ vì họ không biết nó ở đâu, hoặc tệ hơn, thậm chí không biết nó nên ở đâu.
Đây là tất cả mọi thứ chúng tôi đã làm, từng bước một, để dọn sạch các máy chủ cẩu thả của chúng tôi. Cuối cùng, bạn sẽ tìm thấy một bản tóm tắt các kết quả, cũng như ghi chú về những gì đã đúng và những gì sai.
Dự án dọn dẹp máy chủ
Bước 1: Giao tiếp. Đầu tiên, chúng tôi đã nói về vấn đề có một máy chủ cẩu thả, bao gồm cả lý do tại sao nó là một vấn đề (không hiệu quả, không nhất quán, làm căng không gian mạng của chúng tôi), các giải pháp có thể và quy trình thực hiện các giải pháp đó.
Sau đó, chúng tôi nói chuyện nhiều hơn. Sau đó, chúng tôi đã nói về những người khác mà chúng tôi cần nói chuyện. Tôi không thể lái xe về nhà đủ tầm quan trọng của truyền thông đối với sự thành công của dự án này. Chúng tôi đã nói chuyện rất nhiều, cả người và qua email.
Trong những cuộc trò chuyện đó, chúng tôi cũng nhận ra tầm quan trọng của việc giao tiếp với nhân viên CNTT. Vì vậy, chúng tôi đã lặp lại chúng trong kế hoạch của chúng tôi và dòng thời gian đề xuất. Nhóm CNTT đã cho chúng tôi một lời khuyên quan trọng rằng, cuối cùng, đã trở thành điểm khởi đầu thực sự của chúng tôi cho dự án. Họ nói, đừng cố gắng dọn dẹp những gì bạn có; thay vào đó, hãy bắt đầu với một khung vẽ trống và tạo các cấu trúc thư mục bạn muốn và chỉ sao chép qua các tệp bạn muốn giữ. Mọi thứ khác, họ nói, họ sẽ lưu trữ.
Bước 2: Xem lại dữ liệu hiện có. Thứ hai, tất cả các bên liên quan, chủ yếu là các nhà quản lý nhóm, chủ yếu là nhóm ngồi xuống bàn với máy tính xách tay và máy chiếu. Chúng tôi đã kết nối với không gian máy chủ được đề cập và cùng nhau xem qua một số tệp hiện có, để chắc chắn rằng không ai bỏ qua một số tệp chúng tôi nên giữ.
Chúng tôi cũng đã nghĩ về dữ liệu hiện tại về cách thức nó đã làm hoặc không phản ánh quy trình công việc hiện tại của chúng tôi. Không gian chia sẻ thường được sử dụng để cộng tác trong công việc. Cấu trúc và tên của các thư mục cần phản ánh chính xác quy trình công việc đó để nó hữu ích.
Rất nhiều thứ chúng tôi tìm thấy trên các máy chủ đã lỗi thời một cách khủng khiếp. Có những thư mục được đặt tên cho những nhân viên đã không làm việc với công ty trong nhiều năm. Chúng tôi tìm thấy các tập tin có từ năm 2003. Có những tàn dư của các dự án không bao giờ được thực hiện. Không ai cần bất cứ thứ gì trong số này.
Bước 3: Vẽ sơ đồ cấu trúc mới. Trong khi chúng tôi vẫn ngồi quanh cái bàn đó, chúng tôi đã phác thảo cấu trúc thư mục mà chúng tôi nghĩ nên có. Tất cả các nhà quản lý đã mua vào liên quan đến thiết kế, cần thiết để phản ánh cấu trúc nhóm và quy trình làm việc của chúng tôi. Đây là những gì chúng tôi thiết kế, mặc dù tôi đã đặt tên chung chung để chúng có ý nghĩa với ai đó không quen thuộc với hoạt động bên trong văn phòng của chúng tôi:
Ở cấp cao nhất, chúng tôi có các thư mục cho từng nhóm và dự án hoặc nhiệm vụ đặc biệt, cũng như một thư mục cho "Tài nguyên" áp dụng cho tất cả các nhóm.
Mỗi nhóm có một tập hợp con các thư mục: một số ít hiển thị quy trình làm việc, một cho mỗi thành viên trong nhóm và các thư mục bổ sung khi chúng có ý nghĩa cho nhu cầu của nhóm đó. Ví dụ: các thư mục con của nhóm tôi trông như thế này:
Chúng tôi đã sử dụng dấu gạch dưới và số để làm cho các thư mục dòng công việc của chúng tôi nằm ở đầu cấu trúc và xuất hiện theo cùng thứ tự mà công việc diễn ra. Thư mục có tên "1_EDITING" là nơi các tệp đã sẵn sàng để chỉnh sửa đi và ở lại cho đến khi chỉnh sửa kết thúc. Sau đó, họ chuyển sang "2_RTP" có nghĩa là "sẵn sàng sản xuất" các từ khác, chỉnh sửa hoàn tất và các tệp này đã sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo. Sau khi một tệp được tạo, nó sẽ được chuyển đến "3_PRODUCED", về cơ bản trở thành kho lưu trữ sống của chúng tôi. Về mặt lý thuyết, mọi thứ trong thư mục đó đều có thể được lưu trữ, vì vậy chúng tôi sẽ luôn có một bộ đệm của các tệp mà chúng tôi biết rằng chúng tôi có thể xóa nếu chúng tôi cần lấy lại dung lượng.
Bước 4: Tạo quy tắc. Như tôi đã bắt đầu giải thích trong phần trước, mỗi thư mục có một số quy tắc liên quan đến nó liên quan đến những gì có thể và không thể đi vào chúng hoặc cách sử dụng chúng. Nếu ai đó muốn chia sẻ ảnh chẳng hạn, họ phải đặt nó vào thư mục tên riêng của người đó. Bằng cách đó, rõ ràng ai chịu trách nhiệm về dữ liệu.
Chúng tôi cũng thảo luận xem chúng tôi có các tệp cần truy cập được cho nhiều nhóm không (chúng tôi đã làm và chúng tôi đã tạo thư mục Tài nguyên cho họ) và liệu có bất kỳ thông tin nào sẽ bị khóa hay không (có: mọi thứ trong thư mục Nhóm quản lý).
Bước 5: Đảm bảo tính nhất quán. Khi chúng tôi thiết kế các thư mục và quy tắc sử dụng chúng, chúng tôi cũng tìm kiếm các khu vực mà chúng tôi có thể và nên thống nhất. Khi cấu trúc thư mục và quy trình công việc có thể (và nên) nhất quán, nó sẽ tạo ra trong thời gian chuyển đổi nhân sự, chẳng hạn như khi ai đó rời công ty, nghỉ thai sản, hoặc bị ốm bất ngờ. Tính nhất quán trên một không gian máy chủ được chia sẻ giúp mọi người trong tổ chức tìm ra trạng thái của các dự án hiện tại, cũng như những gì quan trọng, những gì công việc đã được hoàn thành, v.v.
Một dự án tiếp theo (hiện tại chúng tôi mới triển khai) là để tạo sự thống nhất tốt hơn trong các quy ước đặt tên tệp của chúng tôi. Chúng tôi quyết định ngừng thực hiện thay đổi đặt tên tệp này cho đến khi mọi người quen với việc sử dụng các thư mục chia sẻ mới để không làm quá tải bất cứ ai có quá nhiều thông tin mới cùng một lúc.
Bước 6: Kiểm tra lần cuối cùng với tất cả các bên liên quan. Trước khi chúng tôi thực hiện bất cứ điều gì, chúng tôi đã thực hiện một kiểm tra cuối cùng về kế hoạch với mọi bên liên quan, bao gồm một số người mà ban đầu chúng tôi không nghĩ là bao gồm, nhưng tên của họ đã đưa ra trong đánh giá của chúng tôi về dữ liệu hiện có. "Không phải đó là lĩnh vực chuyên môn của Arielle sao? Chúng tôi nên hỏi cô ấy những gì cô ấy nghĩ cần phải làm trong phần này."
Bước 7: Hoàn thiện và truyền đạt dòng thời gian. Các bước cuối cùng là hoàn thiện dòng thời gian và sau đó khởi động dự án. Đây là những mảnh ghép cuối cùng của câu đố:
- Quyết định thời điểm và cách phổ biến thông tin: Gửi email cho tất cả nhân viên vào giữa tuần về cấu trúc máy chủ mới, quy tắc và tất cả thông tin liên quan, bao gồm cả ngày (xem mục tiếp theo).
- Đặt ngày cho: khi mọi người phải sao chép các tệp họ muốn giữ (cuối tuần); khi nào họ nên bắt đầu sử dụng cấu trúc mới (trong trường hợp của chúng tôi, ngay lập tức, khi nhận được email); khi máy chủ cũ sẽ bị cắt (chúng tôi đã nói với họ vào cuối tuần, nhưng thực tế, chúng tôi đã đệm thời hạn này thêm một vài ngày nữa).
- Lập kế hoạch một vài email nhắc nhở trước khi thực sự cắt quyền truy cập vào máy chủ cũ.
- Hãy để IT thực hiện việc cắt giảm thực tế.
Kết quả dọn dẹp máy chủ
Email giữa tuần đó chứa tất cả thông tin về dự án dọn dẹp máy chủ, đã được gửi vào lúc 11:27 sáng thứ Tư. Một vài người đã có những câu hỏi hóc búa, nhưng chủ đề trả lời đã im lặng trước 11 giờ sáng. Điều đó có nghĩa là tất cả các câu hỏi cơ bản đã được trả lời trong vòng 30 phút.
Trong nhóm của tôi, việc làm rõ thêm tiếp tục liên quan đến quy trình làm việc của chúng tôi, nhưng lần cuối cùng tôi có là vào lúc 1:05 chiều cùng ngày. Không nghi ngờ gì, một số người đã hỏi thêm câu hỏi mà không trả lời tất cả, nhưng phần lớn các câu hỏi đã được trả lời trong vòng hai giờ.
Trong vài ngày tiếp theo, chúng tôi đã hoàn thành dòng thời gian mà không gặp trở ngại nào. Nhóm CNTT đã chạy một số báo cáo nhanh cho thấy chúng tôi đã giảm 76% tổng dữ liệu. Những con số nói cho mình.
Trước
- Tổng dung lượng: 250GB
- Số lượng tệp: 447.249
- Số lượng thư mục: 36.773
Sau
- Tổng dung lượng: 59, 2GB
- Số lượng tệp: 58.624
- Số lượng thư mục: 2.962
Dự án Postmortem và Phản hồi
Một vài tuần sau khi chúng tôi hoàn thành việc di chuyển và tái cấu trúc máy chủ, tôi đã hỏi người lãnh đạo dự án, người quản lý và quản trị viên mạng CNTT nếu họ có bất kỳ phản hồi hoặc ghi chú hậu kỳ nào. Không ai làm. Tất cả đều diễn ra suôn sẻ. Đây là những gì anh chàng IT chính đã nói:
"Trong hơn 10 năm tôi đã ở đây, đây là lần đầu tiên một nhóm bộ phận thực hiện một dự án như thế này vì lợi ích của riêng họ và thực hiện nó rất tốt. Điều này giúp cả [quản trị viên CNTT khác] và Tôi duy trì mạng lưới tốt hơn và tôi chắc chắn rằng nó sẽ giúp nhóm của bạn có quy trình làm việc và tổ chức. Chúng tôi đã yêu cầu một số thế hệ quản lý ủy thác những gì nhóm của bạn đã hoàn thành ở cấp cơ sở và nó được đánh giá cao. "
Từ quan điểm của tôi, có một điều tôi ước chúng tôi đã làm hơi khác một chút. Tôi ước rằng ban đầu chúng tôi đã nói với nhân viên về dự án trong một cuộc họp ngẫu hứng nhanh chóng, thay vì qua email. Email là tốt, và chắc chắn, không ai thích các cuộc họp, nhưng tôi cảm thấy như mọi người sẽ cảm thấy được bao gồm nhiều hơn trong quá trình họ đã được nói trong một cuộc thảo luận mở thay vì thông qua một "QUAN TRỌNG!" e-mail.
Bây giờ chúng ta có một máy chủ chia sẻ tốt hơn, phù hợp hơn, hiệu quả hơn và đơn giản hơn. Các quy tắc về cách sử dụng nó rất rõ ràng, với trách nhiệm được tích hợp. Người quản lý nhóm chịu trách nhiệm về các thư mục nhóm và các cá nhân chịu trách nhiệm về những gì trong thư mục tên của họ.
Nếu bạn đang nghĩ đến việc bắt đầu dự án dọn dẹp máy chủ của riêng mình tại tổ chức của mình, tôi hy vọng bạn có thể lượm lặt được một số lời khuyên từ bài viết này về tầm quan trọng của việc nhận lời khuyên từ bộ phận CNTT của bạn và giao tiếp kỹ lưỡng ở mọi giai đoạn là rất quan trọng để thành công.
