Sắp xếp: làm thế nào để cắt giảm email không mong muốn

Hãy nhớ rằng cam kết của Thierry Breton sẽ loại bỏ email nội bộ 100% từ công ty của ông, Atos, vào năm 2014? Vào thời điểm anh ấy tuyên bố tham vọng của mình, đó là năm 2011, nhiều người từ thế giới công nghệ và kinh doanh cũng bị chế giễu. Họ gọi kế hoạch của anh là vô lý. Họ nói chúng tôi cần email. Chúng tôi dựa vào nó. Nó cần thiết!

Chuyển nhanh đến ngày hôm nay, và khí hậu đã thay đổi. Tôi nghe ngày càng nhiều từ nhân viên văn phòng rằng email là nguyên nhân tồn tại của họ. Thật lãng phí thời gian của họ như từ 'm': các cuộc họp. Khi tôi hỏi tại sao đó là một gánh nặng như vậy, mọi người thường nói một câu như: "Tôi nhận được vô số email không liên quan gì đến tôi" hoặc "Một nửa số chủ đề tôi không liên quan đến công việc của tôi." Tôi thậm chí đã bắt đầu nghe một tình cảm tương tự từ một vài người về email cá nhân: "Tôi nhận được chín email theo dõi từ các thành viên câu lạc bộ sách của tôi xác nhận ngày câu lạc bộ sách tiếp theo! Xin chào, mọi người! Đó là trong email đầu tiên!"

Dưới đây là một số chiến lược để thực sự cắt xén hoặc cắt giảm hiệu quả các email mà bạn không cần. (Mặc dù bài viết này không đề cập đến Graymail, tôi có rất nhiều lời khuyên khác về cách quản lý các bản tin email và giao dịch hàng ngày.)

1. Yêu cầu được xóa khỏi email nhóm, mặt đối mặt

Chúng ta càng dựa vào email, chúng ta càng dễ quên rằng một số vấn đề được xử lý tốt nhất với một cuộc trò chuyện ngắn. Lời khuyên này nghe có vẻ điên rồ và công nghệ rất thấp, nhưng nó có thể cực kỳ hiệu quả. Nếu bạn là một phần của email nhóm thông thường (giả sử, báo cáo hàng ngày hoặc đăng ký dự án hàng tuần) và không muốn trở thành nữa, hãy trò chuyện với người quản lý hoặc bắt đầu email đó, tốt nhất là trực tiếp gặp mặt đối mặt, hoặc qua điện thoại nếu bạn phải. "Xin chào", bạn sẽ nói, "Bạn có biết rằng email hàng ngày về những thứ tương tự không? Tôi có nên ở trên đó không? Tôi tiếp tục nhận được tin nhắn, nhưng chúng thực sự không liên quan trực tiếp đến tôi hoặc công việc của tôi. Bạn có nghĩ bạn có thể loại bỏ tôi? "

Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm trong tình huống này là trả lời tất cả bằng một thông báo "hủy đăng ký". Nó là bất lịch sự. Nó cho thấy bạn không có bất kỳ chiến thuật xã hội hoặc mạng lưới. Và nó chứng tỏ bạn không biết cách quản lý email của chính mình.

Tuy nhiên, khi bạn có một cuộc trò chuyện trực tiếp, bạn lại trở thành con người. Bạn là một người dễ chịu với một yêu cầu hợp lý và đơn giản. Ngoài ra, nếu có lý do bạn muốn nhận tin nhắn, người đó sẽ giải thích lý do bạn được đưa vào hẹn hò.

2. Tận dụng mạng xã hội, công cụ quản lý dự án và IM

Theo tôi, các mạng xã hội (bao gồm các mạng kinh doanh như Yammer và Podio) xử lý nhắn tin chọn tham gia tốt hơn nhiều so với email. Hãy xem trường hợp của bạn tôi, người đang nói về câu lạc bộ sách của cô ấy. Nếu nhà tổ chức đã thiết lập lời mời họp câu lạc bộ sách tiếp theo trên Facebook thay vì qua email, việc nhận thông tin sẽ cảm thấy ít bắt buộc hơn đối với các thành viên. Sự kiện Facebook là tùy chọn. Bạn có thể nhận được chúng và tiêu hóa thông tin khi bạn cảm thấy thích nó. Khi cùng một lời mời sự kiện đến qua email, đọc nó ngay lập tức cảm thấy bắt buộc.

Trong các tổ chức kinh doanh, các công cụ truyền thông thay thế cũng có thể giúp cắt giảm rất nhiều email không mong muốn. Tại PCMag, chúng tôi có xu hướng sử dụng một chương trình nhắn tin tức thời khi chúng tôi có thứ gì đó để liên lạc nhanh chóng và muốn có phản hồi nhanh không kém. Chúng tôi sử dụng Yammer để quản lý một số nhiệm vụ hoạt động trên cơ sở "bất cứ ai có thể trả lời trước, vui lòng làm". Chúng tôi sử dụng nền tảng quản lý dự án Basecamp để thảo luận về các dự án nghệ thuật và thiết kế đang diễn ra ở một nơi.

Vì vậy, sử dụng tất cả các công cụ khác nhau theo ý của bạn, và nếu bạn ở vị trí quản lý, hãy khuyến khích những người khác. Vận động cho một giải pháp đa công cụ sẽ giúp giảm các email cần thiết.

3. Sử dụng Bộ lọc hoặc Sắp xếp tự động

Giải pháp phổ biến nhất để quản lý email không mong muốn là thiết lập quy tắc sắp xếp tự động hoặc bộ lọc như đôi khi chúng được gọi, đặt các thư không mong muốn vào một nơi được chỉ định (thường là thư mục, nhưng đôi khi là thùng rác) trước khi chúng vào hộp thư đến của bạn . Tất cả các chương trình email lớn có tính năng này.

Tìm email bạn không muốn nữa, xác định một cái gì đó cụ thể và cố định về nó (ví dụ: luôn luôn cùng một từ khóa trong dòng chủ đề, người gửi, v.v.) và thiết lập một quy tắc sắp xếp tất cả các thư đó thành một nhãn mới và được gắn nhãn thích hợp thư mục cho bạn.

Một tùy chọn khác trong Microsoft Outlook là bạn có thể "hủy đăng ký" một cách duyên dáng và không cần thông báo từ một chủ đề bằng cách "tắt tiếng" một cuộc hội thoại (xem mẹo của tôi về Outlook để biết cách thực hiện), mặc dù điều đó khiến bạn bị mắc kẹt nếu có ai đó sử dụng cùng một chủ đề vào một ngày sau đó, vì đó là mục tiêu để thực hiện hoạt động. (Nói cách khác, khi bạn tắt tiếng một chuỗi, Outlook sẽ tự động chuyển sang thư mục "các mục đã xóa" bất kỳ thư nào có cùng dòng tiêu đề của email vi phạm.)

Cá nhân tôi không sử dụng sắp xếp tự động rất nhiều vì nó phụ thuộc vào một hành vi mới: kiểm tra các thư mục được chỉ định một cách thường xuyên. Trước đây, bất cứ khi nào tôi thiết lập sắp xếp, tôi lập tức quên rằng tôi đã làm như vậy và, vài ngày sau đó, nhận thấy một đống email có thể bao gồm một cái gì đó quan trọng bị đẩy sang bên lề. Tôi chỉ muốn xóa các tin nhắn không mong muốn khi tôi nhận được chúng. Nếu bạn chọn tuyến đường này, chỉ cần siêng năng xử lý các email được sắp xếp một cách thường xuyên.

4. Nói với mọi người đừng viết lại "Cảm ơn"

Lần đầu tiên tôi tình cờ nghe một đồng nghiệp ở một công việc cũ nói to với một đồng nghiệp khác, "Bạn có phiền không trả lời 'cảm ơn' với một tin nhắn khi tất cả đều xác nhận rằng bạn biết tôi đã làm điều tôi phải làm? Nó sẽ giúp tôi giảm thời gian gửi email, " nó làm tôi suy nghĩ! Bạn có thể nói như vậy? Chắc chắn, bạn có thể trở nên hơi gắt gỏng, nhưng nhược điểm là bạn sẽ không nhận được rất nhiều thư email thực sự không cần thiết.

Bạn cũng có thể viết lại nó là cực kỳ thụ động, hung hăng "Tôi thực sự sẽ không bị xúc phạm nếu cảm ơn tôi ít thường xuyên hơn qua email. Tôi đã biết bạn đánh giá cao công việc của tôi".

Tài nguyên bổ sung

Các công cụ khác giúp bạn luôn cập nhật email bao gồm Sanebox (tự động thiết lập một số sắp xếp tự động) hoặc ứng dụng Hộp thư cho iOS (rất hữu ích để giữ email trong khi ở ngoài văn phòng), nhưng những công cụ này nói chung là nhiều hơn phân loại email hơn là cắt giảm các tin nhắn không mong muốn.