Hãy tổ chức: làm thế nào để giữ cho chùng gọn gàng, có thể quét được và không quá bận rộn

Slack giúp giao tiếp trong nhóm dễ dàng hơn nhiều so với sử dụng email, nhưng ứng dụng có xu hướng trông giống như phòng chơi của một đứa trẻ bừa bộn. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn có niềm đam mê sâu sắc với các gif hoạt hình hoặc không suy nghĩ về cách họ đặt tên cho các kênh, giao diện cá nhân của bạn có lẽ đang bị vô tổ chức. Chín mẹo này có thể giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát ứng dụng nhắn tin kinh doanh hàng đầu này.

1. Làm cho tin nhắn Slack gọn hơn

Hai cài đặt sẽ thắt chặt giao diện Slack của bạn để làm cho nó hợp lý hơn. Chuyển đến Tùy chọn> Tin nhắn & Phương tiện. Trong Chủ đề, chọn Nhỏ gọn. Sau đó, ngay bên dưới nó, chọn để xem Chỉ hiển thị tên.

Cùng với nhau, các cài đặt này sẽ loại bỏ các ký tự và khoảng trắng thừa khỏi Slack. Nó có thể không phải là phong cách ưa thích của bạn, nhưng nó đáng để thử nếu bạn muốn làm cho không gian Slack của mình trông gọn gàng hơn và ít bận rộn hơn. Nếu bạn muốn có thể quét nhiều thông tin mà không cần cuộn nhiều, có thể đáng để thử điều này.

2. Giảm xuống Thanh bên Slack của bạn

Không có lý do gì bạn cần phải xem mọi kênh và tin nhắn được liệt kê trong thanh bên của bạn theo mặc định. Kênh sao và tin nhắn trực tiếp mà bạn sử dụng thường xuyên nhất. Điều đó làm cho họ ngồi ở đầu dưới tiêu đề Starred, cho phép bạn tập trung sự chú ý của mình vào danh sách giám tuyển này.

Nếu tài khoản Slack của bạn bị lộn xộn nghiêm trọng, hãy xem xét thay đổi cài đặt của bạn để chỉ hiển thị các tin nhắn được gắn dấu sao và tin nhắn chưa đọc. Chuyển đến Tùy chọn> Thanh bên> Cài đặt thanh bên> Giao diện và chọn Cuộc hội thoại chưa đọc và được gắn dấu sao.

3. Loại bỏ sự lộn xộn hình ảnh

Nếu khiếu nại chính của bạn về Slack là đồng nghiệp của bạn đăng quá nhiều gif hoạt hình, biểu tượng cảm xúc và liên kết với hình ảnh xem trước khổng lồ, bạn chỉ cần loại bỏ chúng trong chế độ xem của mình. Xem trong Tùy chọn> Tin nhắn & Phương tiện. Phía dưới cùng là các hộp kiểm cho phép bạn ẩn các loại hình ảnh khác nhau.

Nếu bạn muốn trải nghiệm Slack không lộn xộn cuối cùng, hãy thiết lập chúng như thế này:

4. Tùy chỉnh thông báo

Nhận quá nhiều thông báo biến tất cả thành tiếng ồn. Tùy chỉnh các thông báo bạn nhận được trong Slack theo ba bước.

Đầu tiên, tắt tiếng bất kỳ kênh nào mà phần lớn các tin nhắn mới không quan trọng. Chuyển đến kênh, nhấp vào biểu tượng răng cưa bên cạnh thanh tìm kiếm và chọn tùy chọn tắt tiếng kênh đó.

Thứ hai, thay đổi tùy chọn thông báo của bạn thành Tin nhắn trực tiếp, đề cập và chỉ từ khóa hoặc Không có gì. Nếu bạn chọn Không có gì, bạn sẽ thấy huy hiệu cho biết tin nhắn mới, nhưng bạn sẽ không nhận được thông báo âm thanh hoặc thông báo trên màn hình khác.

Thứ ba, hãy chú ý đến hai tùy chọn cuối cùng xuất hiện trong phần tùy chọn này của bạn: Thông báo cho tôi về câu trả lời cho chủ đề tôi đang theo dõi và sử dụng các cài đặt khác nhau cho thiết bị di động. Tùy thuộc vào cách bạn và đồng đội sử dụng các cuộc hội thoại theo chuỗi, bạn có thể muốn chọn tùy chọn nhận thông báo luồng. Đối với các tùy chọn thiết bị di động, việc chọn có các tùy chọn khác nhau trên điện thoại có thể giúp bạn tập trung. Lần tới khi bạn cần làm việc mà không bị gián đoạn, hãy thoát khỏi ứng dụng Slack trên máy tính để bàn và đăng xuất khỏi ứng dụng web, nhưng hãy để điện thoại gần đó để nhận thông báo quan trọng về Slack.

5. Sử dụng tiền tố để phân cụm kênh Slack tương tự

Đây là một chiến thuật mà tôi thường thấy các đội sử dụng trong Slack: Tạo tiền tố cho các kênh nên được nhóm lại với nhau. Ví dụ, tất cả các kênh được sử dụng riêng cho nhóm bán hàng, nên lấy tiền tố "doanh số-" để bạn có thể có # doanh số liên hệ, # mẹo bán hàng, # doanh số thắng, v.v. Các kênh chỉ để giải trí có thể lấy tiền tố "fun-" hoặc "watercooler-".

Việc sử dụng tiền tố khiến các kênh tương tự tự động phân cụm lại với nhau, cả trong thanh bên và trong danh sách đầy đủ các kênh bất cứ khi nào bạn cần khám phá chúng.

6. Sử dụng công cụ bỏ phiếu (hoặc Hack này)

Khi hỏi đồng đội của bạn một câu hỏi theo kiểu khảo sát, chẳng hạn như "Mọi người có thể gặp nhau vào lúc nào chiều nay?" sử dụng một ứng dụng bỏ phiếu. Việc đọc trả lời một cuộc thăm dò ý kiến ​​dễ dàng và gọn gàng hơn nhiều so với trang thông qua một loạt các bình luận.

Polly for Slack là một trong những ứng dụng khảo sát và bỏ phiếu nổi tiếng nhất. Cài đặt nó dưới dạng một tiện ích bổ sung Slack, sau đó nhập "/ polly" bất cứ khi nào bạn muốn tạo một cuộc thăm dò.

Bạn cũng có thể bỏ qua các công cụ bỏ phiếu với cách hack đơn giản này: Viết câu hỏi của bạn và cung cấp câu trả lời có thể có với Reacji. Đồng đội của bạn sẽ nhận ra rằng họ nên thêm Reacji thích hợp vào câu hỏi để thể hiện sở thích của họ. Đối với các tùy chọn bỏ phiếu không có biểu tượng rõ ràng để khớp, hãy sử dụng số Reacji hoặc các chấm màu. Kết quả chặt chẽ, gọn gàng và dễ đọc.

7. Tạo một nghi thức cho chủ đề

Chủ đề tin nhắn là tuyệt vời để giữ Slack có tổ chức, nhưng chỉ khi bạn sử dụng chúng theo cách làm việc cho nhóm của bạn. Một chuỗi tin nhắn là một cuộc trò chuyện quay từ kênh chính vào một thanh bên. Mọi người có thể chọn tham gia vào cuộc trò chuyện hoặc đứng ngoài cuộc. Trong chuỗi, bạn và đồng đội của bạn có thể có một cuộc trò chuyện phức tạp về một chủ đề mà không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, khi có quá nhiều luồng, thật khó để quét kênh và bắt kịp bất cứ điều gì đang xảy ra gần đây. Do đó, bạn cần tìm sự cân bằng phù hợp của việc sử dụng luồng và một nghi thức cho nó. Không có quy tắc cho cách làm điều đó.

Tôi đã từng làm việc với một nhóm sẽ thêm một cuộn biểu tượng cảm xúc chủ đề vào cuối bất kỳ tin nhắn nào mà họ muốn chuyển hướng khỏi kênh chính. Theo thời gian, tất cả chúng ta đều nắm bắt được các quy tắc không chính thức khi nào nên xâu chuỗi tin nhắn và mọi người dường như rất vui khi tuân theo chúng.

Mẹo: Để thêm biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh, nhấp vào không gian làm việc của bạn ở trên cùng bên trái, chọn Tùy chỉnh Slack và tải lên hình ảnh bạn chọn từ tab Biểu tượng cảm xúc. Lưu ý rằng quản trị viên có thể hạn chế người có thể thêm biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh.

Nếu bạn không thích nghiên cứu nâng cao hơn, bạn cũng có thể muốn tìm hiểu cách xây dựng một bot chùng.

8. Sắp xếp suy nghĩ của bạn với định dạng

Sử dụng định dạng để sắp xếp những gì bạn viết trong tin nhắn Slack. Nó giúp người khác dễ dàng quét kênh hơn và chọn những gì quan trọng.

Slack sử dụng định dạng Markdown cho đậm, in nghiêng, gạch chân và định dạng mã. Khi bạn nhập nhiều hơn một vài ký tự, một bảng cheat xuất hiện ở dưới cùng của màn hình để giúp bạn thoát ra.

Ngoài ra, thêm ngắt dòng trong tin nhắn của bạn bằng cách sử dụng shift + return. Tổ hợp phím này cho phép bạn tạo các đoạn mà không đăng thông báo (nếu bạn nhấn return mà không thay đổi, tin nhắn của bạn sẽ đăng). Khi bạn đã thực hiện điều đó, bạn có thể viết các tin nhắn dài hơn dễ đọc và chỉnh sửa, thay vì phải đăng năm hoặc sáu tin nhắn liên tiếp. Thực tiễn này có thể có lợi cho kết quả tìm kiếm Slack của bạn nếu bạn sử dụng tài khoản miễn phí chỉ giới hạn trong việc tìm kiếm 10.000 tin nhắn gần đây nhất.

9. Tạo cảnh báo tự động

Cảnh báo tự động trong Slack là thông báo bạn nhận được tự động khi xảy ra một số hành động. Ví dụ: bạn có thể tạo một cảnh báo khi ai đó điền vào biểu mẫu web của công ty bạn. Một vài ý tưởng khác: Bạn có thể có một cảnh báo mỗi khi bán hàng đóng cửa trong cửa hàng trực tuyến của bạn, bất cứ khi nào một bình luận mới xuất hiện trên trang web của bạn hoặc ngay khi ai đó trong nhóm của bạn mở hoặc đóng một vấn đề trong Github.

Có một vài cách để thiết lập và kiểm soát cảnh báo tự động. Đơn giản nhất là thông qua tích hợp của Slack với các công cụ khác trong Thư mục ứng dụng. Ví dụ: kết nối Slack với Freshdesk và bạn có thể nhận được thông báo về vé hỗ trợ được gửi cho nhóm của mình.

Một cách khác là sử dụng ứng dụng Slack Webhooks, ứng dụng này cần một chút bí quyết kỹ thuật để thiết lập, nhưng cho phép bạn nhận thông báo về các hoạt động có thể nằm ngoài lĩnh vực ứng dụng Slack. Tùy chọn cuối cùng là sử dụng công cụ tự động hóa của bên thứ ba, chẳng hạn như IFTTT, Workato hoặc Zapier. Các dịch vụ này cho phép bạn kết nối các ứng dụng với nhau và trong trường hợp của Slack, bạn có thể kết nối một ứng dụng ngay cả khi Slack không thực sự hỗ trợ nó. Các công cụ tự động hóa cũng có thể cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn để tùy chỉnh cảnh báo.

Tín hiệu so với tiếng ồn

Slack hứa sẽ giúp khắc phục một số vấn đề nhiễu tín hiệu vốn có đối với email. Nó cũng hứa sẽ cung cấp cho mọi người một cách để giao tiếp thú vị hơn. Nó trở thành một ứng dụng chủ yếu thành công trong cả hai lĩnh vực, nhưng khi làm như vậy đã phát triển thành một loại quái thú khác, một thứ có thể cảm thấy khó sử dụng. Bằng cách dọn dẹp giao diện Slack của bạn, bạn có thể giảm đáng kể tiếng ồn và tạo không gian tập trung hơn để giao tiếp.

Nếu vẫn thất bại, bạn luôn có thể nhảy tàu bằng cách xem xét 17 lựa chọn thay thế này cho Slack. Nếu bạn cam kết gắn bó với ứng dụng, hãy nhớ tự dạy thêm một số mẹo và thủ thuật cho Slack.