Được tổ chức: cách quản lý bản tin và email giao dịch hàng ngày

Nhân viên thu ngân tại cửa hàng yêu thích của bạn cung cấp giảm giá 10 phần trăm, cũng như giảm giá độc quyền trong tương lai, để đổi lấy địa chỉ email của bạn. Bạn của bạn đề xuất một bản tin giao dịch hàng ngày có thể giúp bạn tiết kiệm tiền nếu một món hời xuất hiện phù hợp với bạn. Bạn đã đăng ký để nhận email từ vựng trong ngày, mà bạn chỉ đọc vào buổi sáng khi công việc chậm. Tất cả những tin nhắn này là Graymail, thư mời mà đôi khi bạn có thể muốn đọc, nhưng không bao giờ quan trọng. Graymail khác với thư rác ở chỗ thứ hai không được yêu cầu, trong khi Graymail đến theo yêu cầu của bạn. Mặc dù nhiều người trong chúng ta duyệt qua thư điện tử của mình, nó cũng có thể là một nguồn gây lộn xộn chính, đặc biệt là nếu nó không được kiểm soát quá lâu.

Dưới đây là một số giải pháp để quản lý Graymail để giữ hộp thư đến của bạn.

Tạo tài khoản 'Thư rác'

Một trong những giải pháp lâu đời nhất trong cuốn sách để quản lý Graymail là tạo một tài khoản webmail miễn phí mà bạn sử dụng riêng cho các thông điệp tiếp thị, listervs, phiếu giảm giá và email không quan trọng khác.

Trong nhiều năm, tôi đã sử dụng tài khoản Hotmail cho mục đích này, mặc dù hiện tại có vẻ hơi ngớ ngẩn vì cả Hotmail và Outlook.com (không bị nhầm lẫn với ứng dụng máy tính để bàn của Outlook) có một số công cụ tích hợp dành riêng cho việc quản lý Graymail, thảo luận chi tiết hơn dưới đây. Những công cụ này không cần thiết để sử dụng nếu bạn đặt toàn bộ một tài khoản email cho Graymail, như tôi đã làm, vì hộp thư đến sẽ là một bộ lọc khổng lồ. Trong mọi trường hợp, tôi đã thiết lập tài khoản khoảng mười năm trước, trước khi các tính năng được đưa ra.

Tôi thường đăng nhập vào tài khoản mỗi ngày một lần, nhưng tôi không bao giờ nghĩ hai lần về nó khi tôi không. Tôi cũng không bao giờ lo lắng rằng một tin nhắn quan trọng sẽ bị chôn vùi giữa các thư điện tử, bởi vì không có tin nhắn quan trọng nào trong tài khoản này. Nó hoàn toàn dành riêng cho Graymail. Một tính năng mới hơn trong Outlook.com cho phép bạn tạo một địa chỉ email bí danh, thậm chí có thể dùng một lần, cho những thứ như Graymail hoặc thư khác sẽ bị hạn chế và bạn không muốn mọi người liên hệ lại với mình (giả sử, để đăng lên Craigslist).

Sử dụng Quy tắc, Bộ lọc và Thư mục

Gần như mọi chương trình email cho phép bạn tạo quy tắc hoặc bộ lọc để tự động sắp xếp thư vào các thư mục khác nhau để bạn có thể quản lý chúng một cách riêng biệt. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc "nếu email đến từ người gửi có địa chỉ kết thúc bằng 'nypl.org", sau đó tự động chuyển thư đến thư mục có tên' Thông báo thư viện 'khi nhận được.

Trước khi tôi tiếp tục và giới thiệu về các tính năng đặc biệt trong Hotmail và Outlook.com cho Graymail, hãy để tôi chỉ phác thảo cách thiết lập các bộ lọc và quy tắc trong hai chương trình webmail miễn phí chính khác, Yahoo! Thư và Gmail.

Cách thêm bộ lọc vào Yahoo! Thư

Trong Yahoo! Mail, được hiển thị ở trên, đánh dấu vào hộp thư (hoặc nhiều hơn một), sau đó chọn Hành động và Lọc email như thế này. Một hộp bật lên sẽ cho phép bạn điền vào các quy tắc về cách lọc và sắp xếp các tin nhắn tương tự.

Bạn có thể tạo các thư mục cho bất cứ điều gì trái tim bạn mong muốn. Xem danh sách gợi ý của tôi ở cuối cho ý tưởng.

Cách thêm bộ lọc vào Gmail

Quá trình này cực kỳ giống nhau trong Gmail.

Đánh dấu vào ô bên trái của bất kỳ tin nhắn nào bạn muốn lọc, sau đó chọn Thêm và sau đó "Lọc các tin nhắn như thế này." Sau đó, bạn có thể áp dụng bộ quy tắc đầu tiên cho bộ lọc, chẳng hạn như thông tin về người gửi hoặc tên "đến" hoặc một cái gì đó trong dòng chủ đề. Nhấp vào "tạo bộ lọc" và bạn có thể áp dụng bước tiếp theo trong quy tắc: phải làm gì với các thông báo đáp ứng tiêu chí (ví dụ: đánh dấu là đã đọc, xóa, chuyển tiếp đến …, v.v.).

Lưu ý: Theo kinh nghiệm của tôi, việc bật quy tắc trong Gmail không phải lúc nào cũng suôn sẻ (gần đây nhất là sử dụng Chrome trên Windows). Liên kết và nút không phải lúc nào cũng hoạt động. Đăng xuất và đăng nhập lại dường như để khắc phục sự không phản hồi.

Một tùy chọn Gmail bổ sung không được tìm thấy trong Yahoo! Mail cho phép bạn tự động gắn dấu sao cho bất kỳ thư nào để đánh dấu thư đó là quan trọng. Trong khi Yahoo! cũng có cách đánh dấu thư quan trọng, bạn chỉ có thể thực hiện thủ công chứ không thể tự động với các bộ lọc.

Cách thêm bộ lọc vào Hotmail / Outlook.com

Hotmail và Outlook có nhiều tính năng đi kèm hơn để quản lý Graymail. Các ví dụ tôi đã sử dụng cho đến nay chỉ lướt qua bề mặt. Các quy tắc có thể khá phức tạp và khi có, việc kích hoạt chúng một cách chính xác và kiểm tra xem chúng có hoạt động như bạn dự định sẽ mất một thời gian hay không, trừ khi bạn sử dụng Hotmail hoặc Outlook.com.

Như đã đề cập, các ứng dụng webmail của Microsoft có một số quy tắc được tạo sẵn để thực hiện một số bộ lọc phổ biến nhất mà mọi người muốn áp dụng cho hộp thư đến của họ. Phần lớn tự động hóa được quản lý thông qua các danh mục. Ví dụ: bạn có thể phân loại một số tin nhắn là "Bản tin" và sau đó đặt quy tắc cho những gì xảy ra với tất cả các bản tin. Việc có các danh mục giúp việc thay đổi quy tắc trở nên dễ dàng hơn nhiều và áp dụng quy tắc này cho các thư tương tự.

Một tính năng thực sự tuyệt vời khác trong Outlook.com và Hotmail là các tùy chọn Hủy đăng ký và Lập lịch dọn dẹp xuất hiện ở cuối mỗi tin nhắn mà Microsoft biết là Graymail.

Liên kết hủy đăng ký độc lập với bất kỳ hướng hủy đăng ký nào được cung cấp từ người gửi và thực tế, nó cho phép bạn loại bỏ các tin nhắn không mong muốn rất dễ dàng, đôi khi tốt hơn là quản lý chúng. Khi được sử dụng, nút hủy đăng ký cũng cung cấp cho bạn tùy chọn xóa tất cả các email trước đó từ cùng một người gửi.

Tùy chọn thứ hai, Lịch dọn dẹp, cung cấp một vài tùy chọn để gửi tin nhắn từ cùng một người gửi có thể đã chất đống theo thời gian. Lựa chọn ưa thích của tôi là chỉ giữ tin nhắn gần đây nhất từ ​​người gửi và làm như vậy sẽ tạo ra một quy tắc cho cùng một hiệu ứng. Khi một tin nhắn mới đến từ người gửi này, mọi tin nhắn cũ sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến.

Bạn có thể đã có thể tưởng tượng những lợi ích của tính năng này đối với một số thứ như email giao dịch hàng ngày, trong đó chỉ có email gần đây nhất có liên quan.

Ý tưởng cho các thư mục

Khi quản lý Graymail, tôi khuyên bạn nên tạo một vài thư mục có tên dễ nhận biết cho các loại thư bạn có xu hướng đọc hay hoặc có thể "quét" là từ đúng hơn nhiều so với các thư mục khác. Một vài ý tưởng bao gồm:

• Cập nhật blog
• Email xác nhận (cảnh báo thanh toán tự động, v.v.)
• Thông báo sự kiện (theo dõi địa điểm, cập nhật nghệ sĩ âm nhạc, v.v.)
• Thẻ Facebook / Thông báo tin nhắn
• Thông báo Google News
• Thông báo LinkedIn / Cập nhật công việc
• Bản tin-Cá nhân (cho sở thích và sở thích)
• Bản tin-Chuyên nghiệp (để phát triển nghề nghiệp)
• Biên lai
• Xác nhận vận chuyển / Theo dõi
• Thông báo thời gian chết theo lịch trình
• Du lịch
• Cảnh báo Twitter

Mặt khác, nếu điều quan trọng là bạn phải xem tất cả các cảnh báo thẻ Facebook của mình, chẳng hạn, đừng lọc các tin nhắn này! Để nó được đặt thành trực tiếp vào hộp thư đến của bạn.

Giữ hộp thư đến của bạn hoạt động như một hộp thư đến

Toàn bộ ý tưởng đằng sau việc quản lý Graymail là giữ những tin nhắn mà bạn có thể muốn thấy đôi khi tách biệt với những tin nhắn bạn cần xem ngay khi chúng đến hộp thư đến của bạn. Làm như vậy sẽ giúp bạn vui vẻ đọc các bản cập nhật từ blog, trang web, nguồn tin tức, mạng xã hội yêu thích của bạn và hơn thế nữa, mà không cản trở khả năng của bạn để làm việc hiệu quả và hiệu quả trong thời gian còn lại.

Để biết thêm các cách để giữ hộp thư của bạn theo thứ tự, hãy xem 11 Mẹo để quản lý email, "5 lý do Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm của bạn" và "Cách tránh quá tải email".