Video: Lần thứ hai Bá» VÄn hóa bác Äá» xuất bán vé há»i chá»i trâu Äá» SÆ¡n (Tháng Chín 2024)
Một trong những thủ thuật tổ chức đơn giản nhất mà tôi sử dụng trong công việc là giữ các bảng tính riêng về tiến trình của riêng tôi. Không ai yêu cầu tôi làm điều đó. Không ai yêu cầu xem bảng tính của tôi. Tôi giữ chúng hoàn toàn vì lợi ích của riêng tôi, để giữ cho tôi làm việc hiệu quả và có thể nhanh chóng nhìn thấy những gì tôi đã hoàn thành.
Trong phiên bản này của Get Organized, tôi sẽ chia sẻ một vài bảng tính tôi hiện đang giữ và giải thích những gì họ làm cho tôi. Mặc dù nội dung của các bảng tính liên quan đến công việc của tôi cụ thể, nhiều nguyên tắc là phổ quát và thích ứng với các loại công việc khác.
Ý tưởng tiết kiệm và lập kế hoạch
Cột Get Organized là hàng tuần, có nghĩa là tôi phải đưa ra 52 ý tưởng mà tôi sẽ thực sự sử dụng trong một năm, điều đó có nghĩa là tôi có thể sẽ cần thêm 50 đến 100 ý tưởng mà cuối cùng tôi sẽ từ chối (hầu hết chúng ta cần để tạo ra một khối lượng lớn ý tưởng để tìm ra những ý tưởng thực sự tốt).
Để làm điều đó, tôi giữ một bảng tính rất thô sơ với một danh sách các ý tưởng đang diễn ra ở phía dưới và một lưới ở trên cùng với tất cả các ngày xuất bản theo lịch trình. Bảng tính giúp tôi suy nghĩ rộng rãi về cách lập kế hoạch cho các chủ đề trong nhiều tuần và tháng. Tôi có thể dễ dàng thay đổi thứ tự các bài viết trong tương lai để đặt nhiều thời gian hơn giữa các chủ đề có vẻ quá giống nhau hoặc tập hợp các bài viết có liên quan đến nhau.
Bảng tính cụ thể này tồn tại trong Google Drive vì dịch vụ đó có sẵn cho tôi từ mọi nơi và nếu tôi có ý tưởng trong khi tôi rời khỏi văn phòng, tôi có thể đăng nhập và thêm nó mà không do dự.
Vì tôi thường xuyên quay lại bảng tính này để ghi nhật ký công việc sau khi hoàn thành nó, tôi thường xuyên xem qua các ý tưởng mà tôi đã động não. Rất nhiều người viết ra ghi chú về ý tưởng của họ nhưng không bao giờ tham khảo lại chúng. Với hệ thống này, tôi phải đối mặt với danh sách ý tưởng của riêng mình ít nhất một lần một tuần.
Ghi nhật ký tiến độ dự án
Một phần lớn công việc của tôi tại PCMag là kiểm tra các sản phẩm phần mềm và thiết bị thể dục và viết đánh giá sản phẩm về chúng, vì vậy tôi có một bảng tính khác dành riêng cho công việc đó.
(Tôi xin lỗi vì một lượng nhỏ nội dung bị mờ trong hình trên.)
Hãy để tôi giải thích nhanh chóng các cột bạn nhìn thấy trong hình trên. Cột một, được gọi là ID, là ID bài viết của đánh giá sản phẩm đã được xuất bản. Cột B là tên sản phẩm. Cột C, Trạng thái, giữ trạng thái đánh giá, sao cho "pubbed 12-April-13" có nghĩa là một bài viết được xuất bản vào ngày 12 tháng 4 năm 2013. Cột D đến I là các hộp kiểm liên quan đến công việc phải được hoàn thành trước khi đánh giá sản phẩm có thể di chuyển qua quá trình chỉnh sửa và xuất bản.
Các tiêu chí (cột DI) bao gồm ghi nhật ký sản phẩm vào cơ sở dữ liệu ("QB"), gửi biểu mẫu phác thảo thông số kỹ thuật của sản phẩm ("Thông số kỹ thuật"), tải lên hình ảnh của sản phẩm ("Hình ảnh") và tạo trình chiếu bổ sung hình ảnh ("Trình chiếu"). Mỗi sản phẩm cũng cần điểm từ một đến năm ("Xếp hạng") và tôi đã thêm một cột nữa cho "Ghi chú" trong đó tôi thường chỉ cho biết liệu sản phẩm đó có xứng đáng với Lựa chọn của Biên tập viên PCMag hay không.
Các bảng tính thực sự là một loạt các hộp kiểm. Nó cho phép tôi xem nhanh liệu tôi đã thực hiện tất cả các công việc tiền thân cần thiết chưa. Nhưng nó cũng có những lợi ích khác.
Cũng giống như cách tôi ghi nhật ký các ý tưởng động não của mình cho các cột Có tổ chức trong tương lai, tôi cũng đăng nhập ở cuối các sản phẩm bảng tính Nhận xét của mình mà tôi có thể quan tâm để xem xét. Do đó, tôi luôn có một danh sách các ý tưởng mới.
Nó cũng phục vụ như một tài liệu tham khảo rất nhanh nếu tôi cần tra cứu ngày xuất bản hoặc ID bài viết duy nhất cho các sản phẩm mà tôi đã xem xét (điều mà tôi thường làm hơn). Chắc chắn, chúng tôi có các hệ thống khác trong văn phòng để tìm thông tin đó, nhưng tôi thường lấy nó nhanh hơn từ bảng tính này vì tôi đã tùy chỉnh nó để cụ thể theo nhu cầu của mình.
Theo dõi những gì đã thay đổi
Bảng tính cuối cùng tôi muốn chia sẻ là bảng tôi sử dụng để theo dõi một bài viết cụ thể mà tôi viết: 100 ứng dụng iPhone tốt nhất. Bài viết yêu cầu tổ chức phức tạp để quản lý vì tôi cập nhật nội dung thường xuyên. Nói cách khác, cứ sau vài tuần, một vài trong số 100 ứng dụng tốt nhất là mới. Tôi phải cảnh giác với những ứng dụng mà tôi nói là tốt nhất hiện nay so với những gì tôi nói chúng là sáu tháng trước.
Phương pháp của tôi khá đơn giản. Tôi đăng nhập từng ứng dụng trong Excel khi nó đi vào danh sách 100 tốt nhất. Tôi ghi lại ngày nó được thêm vào bài viết, hoặc lần cuối cùng tôi cập nhật văn bản, nếu đó là một ứng dụng vẫn tốt nhưng được cập nhật đáng kể kể từ lần cuối cùng tôi viết một bài giới thiệu về nó. Tôi cũng giữ một danh sách đang chạy của các ứng dụng trước đây trong danh sách nhưng đã mất vị trí của chúng.
Bảng tính này cũng giúp tôi xem liệu tôi đã đạt 100 ứng dụng hay chưa vì Excel sẽ tự động đếm chúng cho tôi. Tôi cũng sử dụng nó để nhóm các ứng dụng lên các trang khác nhau bằng cách thêm các đường viền biểu thị ngắt trang. Mã màu cũng cho phép tôi xem ứng dụng nào mới trong danh sách (màu vàng), đó là cờ trong quá trình xuất bản, điều đó có nghĩa là tôi nên kiểm tra các phần đó chặt chẽ hơn các phần khác.
Tôi cũng thừa nhận rằng tôi không sử dụng tất cả các cột mà tôi đã thiết lập ban đầu trong bảng tính này. Lúc này hay lúc khác, tôi nghĩ một số thông tin là quan trọng, chỉ sau đó tôi mới nhận ra rằng tôi không cần nó. Bởi vì bảng tính này chỉ thuộc về tôi, tôi có thể từ bỏ các khu vực không có tiền chi trả mà không có hậu quả. Tôi có thể dọn sạch bảng tính và loại bỏ các phần tôi không sử dụng, nhưng đáng để tôi giữ chúng và không sử dụng chúng hơn là đầu tư vào việc làm cho bảng tính gọn gàng hơn một chút. Vấn đề ở đây là gì? Không ai ngoài tôi từng thấy nó.
Lợi ích của việc sử dụng bảng tính để theo dõi công việc của bạn
Các bảng tính đơn giản có thể là công cụ hữu hiệu để tổ chức công việc của bạn và bạn không cần phải là một người giỏi trong Excel để tạo ra chúng. Lợi ích của việc sử dụng bảng tính để theo dõi công việc của bạn bao gồm:
- có thể thấy những gì bạn đã làm để bạn không lặp lại nó (hoặc nếu bạn cần lặp lại nó, bạn có thể nhanh chóng xem lần đầu tiên và cách bạn thực hiện nó lần đầu tiên để bạn có thể tận dụng công việc trước đó)
- có một nơi dành riêng để ghi lại ý tưởng và thường xuyên xem qua chúng
- duy trì hồ sơ công việc của bạn nếu bạn cần bằng chứng về những gì bạn đã hoàn thành
- làm cho các tác vụ của riêng bạn dễ dàng hơn bằng cách tạo một hệ thống truy xuất thông tin hoàn toàn tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.
