Sắp xếp: cách thiết lập mẫu email

Nội dung

• Tổ chức: Cách thiết lập mẫu email
• Sử dụng mẫu email trong Gmail

Trong cả nơi làm việc và trong cuộc sống cá nhân của chúng tôi, nhiều người trong chúng tôi gửi những gì về cơ bản là cùng một email nhiều lần. Nó có thể nói đại loại như: "Đây là những con số bán hàng hàng tuần" hoặc "Em yêu, xin nhớ gửi tiền thuê vào hoặc trước …"

Nếu bạn là một người có tổ chức hợp lý và hiệu quả, bạn có thể sao chép và dán email trước đó vào một tin nhắn mới bất cứ khi nào đến lúc gửi email được gửi thường xuyên đó. Đây không phải là một phương pháp tồi, nhưng nó khiến bạn bỏ ngỏ để giới thiệu các lỗi. Bạn có thể quên cập nhật dòng chủ đề, ngày tháng, số liệu tài chính, điểm dữ liệu, v.v.

Khi tôi mới bắt đầu sự nghiệp của mình trong lĩnh vực truyền thông và xuất bản, tôi về cơ bản là một biên tập viên cho một số tạp chí học thuật, làm việc với những người sắp chữ gõ những thay đổi mà tôi đã đánh dấu trên các tập tin. Quy tắc quan trọng nhất mà tôi đã học được trong cách đánh dấu bài viết cho máy sắp chữ là: Càng ít lần nhấn phím, họ càng có ít cơ hội giới thiệu lỗi. Nói cách khác, công việc của tôi là sửa bất kỳ lỗi chính tả nào và đưa các thay đổi của tác giả lên trang trong khi cũng giảm thiểu mức độ gõ các trình sắp chữ phải làm.

Dọc theo cùng một dòng, khi bạn sử dụng lại một email cũ, bạn phải nhập rất nhiều tổ hợp phím không cần thiết, như xóa và sau đó cập nhật dòng tiêu đề, thay đổi các thông tin chính, v.v.

Một hệ thống tốt hơn là thiết lập các email mà bạn có thể sử dụng lại nhiều lần một cách hiệu quả hơn, một "mẫu email" (thuật ngữ của Microsoft Outlook) hoặc "phản hồi đóng hộp" (thuật ngữ của Google)

Đang tải…

Mẫu email chính xác là những gì bạn mong đợi, một phác thảo của một email có khoảng trống nơi thông tin cập nhật sẽ xuất hiện. Khi bạn cung cấp cho mình một khoảng trống thay vì một số hoặc một phần dữ liệu để cập nhật, bạn sẽ tạo ra ít tổ hợp phím hơn và do đó giảm số lỗi bạn có thể đưa ra. Bạn sẽ không bao giờ vô tình gửi số báo cáo của tuần trước; điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là bạn để trống một cái gì đó, trong trường hợp đó, người nhận sẽ ngay lập tức thông báo và hỏi bạn về dữ liệu bị thiếu. Tuy nhiên, nếu bạn gửi thông tin sai, người nhận có thể không bao giờ biết.

Dưới đây là cách thiết lập mẫu email trong hai chương trình email được sử dụng thường xuyên nhất: Outlook và Gmail.

Cách thiết lập mẫu email trong Outlook

Outlook gọi các loại thư được gửi thường xuyên này là "mẫu email". Tính năng này có sẵn trong chương trình máy tính để bàn của Outlook, nhưng nó không có sẵn trong Outlook.com.

Trong Outlook 2007 . Bắt đầu một tin nhắn email mới. Nhập vào phần thân của email và dòng tiêu đề càng nhiều thông tin bạn sẽ cần sử dụng lại, hãy chắc chắn để lại cho mình một khoảng trống rõ ràng và có thể nhìn thấy bất cứ nơi nào bạn sẽ nhập thông tin mới mỗi khi bạn gửi tin nhắn. Đây là một ví dụ:

	Dòng tiêu đề:		Báo cáo số lần xem hàng tuần cho tuần kết thúc
	Thân hình:		Dưới đây là báo cáo số lần xem trang hàng tuần cho trang web. Ngày: Số lượt xem: Cảm ơn mọi người! Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.

Ở góc trên bên trái của hộp thông báo, đi đến Tệp> Lưu dưới dạng.

Trong hộp thoại xuất hiện, bạn phải thay đổi loại tệp thành Mẫu Outlook (* .oft). Sau đó, bạn có thể đặt tên cho mẫu của bạn bất cứ điều gì bạn muốn.

Khi bạn đã sẵn sàng để soạn một tin nhắn mới bằng cách sử dụng mẫu, quá trình để lấy mẫu thực sự hơi kém hiệu quả.

Chuyển đến Mới> Chọn Biểu mẫu

và trong hộp chọn thả xuống trên cùng, chọn Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp. Bất kỳ mẫu nào bạn đã lưu nên ở đó. Chọn một cái bạn muốn, và nó sẽ mở ra như một thông điệp email mới, mà bạn có thể cập nhật khi thích hợp.

Trong Microsoft Outlook 2010 . Bắt đầu một tin nhắn email mới. Nhập vào phần thân của email và dòng tiêu đề càng nhiều thông tin bạn sẽ cần sử dụng lại, hãy chắc chắn để lại cho mình một khoảng trống rõ ràng và có thể nhìn thấy bất cứ nơi nào bạn sẽ nhập thông tin mới mỗi khi bạn gửi tin nhắn. (Xem mẫu ở trên.)

Khi bạn đã hoàn thành thiết kế mẫu của mình, hãy chuyển đến tab Tệp và chọn Lưu dưới dạng.

Trong hộp thoại xuất hiện, bạn phải thay đổi loại tệp thành Mẫu Outlook (* .oft). Sau đó, bạn có thể đặt tên cho mẫu của bạn bất cứ điều gì bạn muốn. Nhấn Lưu.

Khi bạn đã sẵn sàng sử dụng mẫu, hãy chuyển đến Mục mới> Thêm mục> Chọn biểu mẫu

và trong hộp chọn thả xuống trên cùng, chọn Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp. Bất kỳ mẫu nào bạn đã lưu nên ở đó. Chọn một cái bạn muốn, và nó sẽ mở ra như một thông điệp email mới, mà bạn có thể cập nhật khi thích hợp.

Danh sách phân phối . Bạn có thể muốn ghép một mẫu email với một danh sách phân phối để bạn có thể gửi tin nhắn đến một nhóm người trong một lần.

Chuyển đến phần Danh bạ của Outlook. Chọn mới> Danh sách phân phối.

Nếu bạn đang sử dụng email công ty hoặc doanh nghiệp, tốt nhất bạn nên chọn Thành viên thay vì sử dụng chức năng có tên Thêm mới. Chọn Thành viên có thể sẽ hiển thị danh sách người dùng có sẵn trên hệ thống email của doanh nghiệp của bạn. Mặt khác, Thêm mới cho phép bạn nhập địa chỉ email theo cách thủ công.