Tổ chức: làm thế nào để hoàn tác gửi trong triển vọng | jill duffy

Đôi khi, cách tốt nhất để làm việc hiệu quả trong email là không gửi tin nhắn, đặc biệt nếu nội dung của nó không chính xác hoặc không được xem xét. Sau khi thử nghiệm nút Hoàn tác Gửi của mình trong một nhóm người dùng Gmail chọn tham gia trong nhiều năm, Google đã cung cấp tính năng yêu thích này cho tất cả mọi người. Hoàn tác gửi là một lỗi an toàn cho bạn tối đa 30 giây để hủy gửi email. Chỉ đủ thời gian để thở hổn hển, rút ​​chân ra khỏi miệng và đảm bảo rằng tin nhắn đó không bao giờ nhìn thấy ánh sáng trong ngày. Không phải ai cũng nhận ra rằng Microsoft Outlook cũng có một số cài đặt và tùy chọn để gọi lại tin nhắn, trì hoãn gửi tin nhắn, v.v. có lẽ vì không dễ tìm hoặc hiểu được. Có một tùy chọn tương tự như nút Gửi lại hoàn tác của Gmail, nhưng nó không trực quan để tìm hoặc sử dụng. Đây là cách nó hoạt động và làm thế nào để thiết lập nó.

Làm thế nào hoàn tác gửi hoạt động

Để hiểu cách hoàn tác gửi trong Outlook, trước tiên, cần hiểu cách thức hoạt động của nó trong Gmail. Để có nút Hoàn tác gửi trong Gmail, bạn phải bật tính năng này và chọn một khoảng thời gian bạn muốn dành cho mình để có thể ngăn tin nhắn gửi đi. Lượng thời gian tối đa là 30 giây và đó là tùy chọn tôi khuyên dùng.

Khi bạn bật cài đặt, những gì bạn thực sự đang làm là tạo một gian hàng tự động hoặc trì hoãn cho mỗi tin nhắn được gửi, từ đó tạo ra một cửa sổ cơ hội để bạn hủy bỏ nó. Vì vậy, bạn không thực sự hoàn tác bất cứ điều gì. Bạn chỉ dừng lại một hành động trước khi nó bắt đầu. Tất nhiên, "hoàn tác gửi" ngắn gọn và dễ hiểu hơn "gửi chậm trễ với cơ hội giới hạn thời gian để hủy bỏ".

Microsoft, trong tình trạng thiếu mạnh mẽ điển hình, cung cấp điều tương tự trong Outlook, ngoại trừ đó là quy trình hai bước và cần nhiều lao động hơn để thiết lập.

Cách thiết lập Hoàn tác gửi trong Outlook

Như tôi đã nói, thiết lập tương đương với nút Hoàn tác của Gmail trong Outlook là một quá trình gồm hai bước. Đầu tiên, bạn phải tạo một quy tắc trì hoãn tất cả các tin nhắn được gửi. Tôi sẽ tóm tắt các hướng dẫn ở đây:

1. Chuyển đến Tệp> Quản lý Quy tắc & Cảnh báo> Quy tắc mới.
2. Ở đây, xem bên dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống. Chọn "Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi." Không thêm bất kỳ quy tắc nào khác (nghĩa là để trống các hộp kiểm).
3. Trong danh sách các hành động, chọn "hoãn giao hàng trong một số phút." Bạn có thể trì hoãn việc giao hàng tới 120 phút, nhưng quá lâu. Tôi khuyên bạn nên 1 phút, vì vậy hãy nhập "1" (hoặc tuy nhiên nhiều phút bạn muốn) trong đó ghi "một số."
4. Làm theo lời nhắc để lưu và đặt tên cho quy tắc và chắc chắn chọn hộp kiểm cho "Bật quy tắc này" trước khi bạn thoát.

Bước tiếp theo là bước bạn thực hiện khi bạn vô tình nhấn Gửi trên tin nhắn và muốn dừng nó trước khi nó thực sự đi.

Tin nhắn của bạn sẽ ở trong hộp thư đi của bạn. Đó là nơi nó đi chơi trong thời gian trễ một phút.

Cách nhanh nhất để đảm bảo nó không đi bất cứ đâu là nhấn nút Work Offline (bên dưới tab Gửi / Nhận). Bây giờ bạn có thể kéo tin nhắn vào thư mục nháp của mình để chỉnh sửa thêm hoặc nhấp chuột phải vào tin nhắn và xóa nó.

Ai có thể sử dụng hoàn tác gửi?

Thật không may, tính năng Hoàn tác Gửi của Outlook không khả dụng với mọi người. Ứng dụng Outlook Mac đơn giản là không có nó. Mặc dù vậy, nó có sẵn trong Outlook cho Windows 2016, 2013 và 2010.

Tôi đã đề cập trước đây rằng Outlook có các tùy chọn khác để "gọi lại" tin nhắn. Tại sao không chỉ sử dụng thay vì phương pháp trì hoãn và xóa? Có một vài câu trả lời rất hay.

Đầu tiên, không phải tất cả người dùng Outlook đều có các tính năng thu hồi có sẵn cho họ. Với tài khoản Microsoft Exchange, quản trị viên phải cung cấp các tùy chọn khả dụng. Nhiều tổ chức chọn bỏ qua nó, và trong sự bảo vệ của họ, đó là một tính năng khá khó hiểu. Thứ hai, dù sao đi nữa, bạn chỉ có thể nhớ lại các tin nhắn được gửi cho những người khác trong tổ chức của mình, vì vậy nó không hoạt động trên bảng. Thứ ba, nếu người nhận đã mở tin nhắn, bạn sẽ không gặp may. Thứ tư, người nhận có thể kích hoạt tính năng của riêng họ mà về cơ bản sẽ vô hiệu hóa việc thu hồi.

Hy vọng rằng việc kinh doanh nhầm lẫn của các tin nhắn bị thu hồi là đủ để thuyết phục bạn thay vào đó kích hoạt tính năng tin nhắn trì hoãn và sử dụng nó để lợi thế của bạn. Đó là lựa chọn tốt hơn, và nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều đau buồn!

Để biết thêm mẹo về email, bạn cũng có thể đọc 5 cách để gửi email tốt hơn, Cách diệt email bằng ứng dụng quản lý dự án phù hợp và ngừng chiến đấu với email có nhiều email hơn.