Sắp xếp: di chuyển từ máy tính này sang máy tính khác

Một máy tính mới thường đi kèm với những lời hứa xử lý nhanh hơn, bộ nhớ nhiều hơn, đồ họa nâng cao, nhưng nó cũng mang đến một cơ hội duy nhất để bắt đầu lại theo ý nghĩa tổ chức của bạn (hoặc vô tổ chức, tùy theo từng trường hợp). Chuyển nội dung máy tính của bạn từ máy này sang máy khác khá dễ dàng, đặc biệt là khi các hệ thống mới và cũ trên cùng một nền tảng (Windows sang Windows, Mac sang Mac, v.v.) và việc di chuyển giữa các hệ thống cũng có thể đơn giản. Bạn hầu như sẽ luôn tìm thấy hướng dẫn hoặc trình hướng dẫn để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình.

Nhưng trước khi bạn bắt đầu chuyển tất cả mọi thứ, hãy suy nghĩ xem bạn có thực sự cần tất cả không. Thiết lập một máy hoàn toàn mới đánh dấu thời điểm lý tưởng để bỏ các tệp cũ bằng cách lưu trữ chúng, và do đó làm sạch các tệp và cấu trúc thư mục của bạn.

1. Lưu trữ những gì bạn không cần

Các máy tính cũ thường có các tệp cũ trên đó mà bạn không nhất thiết muốn xóa mãi mãi, nhưng có lẽ bạn sẽ không cần truy cập sớm. Cân nhắc việc lưu trữ chúng thay vì đưa chúng vào máy mới của bạn. Thấy rằng bạn đã có được một máy tính mới, tại sao không giữ sạch nó? Tôi khuyên bạn nên lưu trữ các tệp cũ hơn ba năm và trong nhiều trường hợp, mọi thứ cũ hơn sáu tháng, nhưng nó phụ thuộc rất nhiều vào loại tệp bạn có và cách bạn sử dụng chúng.

Cho dù bạn chọn nén (Zip, Stuffit, v.v.), các tệp của bạn trước tiên tùy thuộc vào bạn. Nén chúng giúp tiết kiệm không gian, nhưng cũng thêm một vài bước nữa trong quá trình lưu trữ, trong quá trình kiểm tra tại chỗ (khi bạn mở một vài tệp để kiểm tra xem chúng có sao chép chính xác không) và trong tương lai khi bạn cần truy cập vào dữ liệu.

Dưới đây là một vài tùy chọn về nơi lưu trữ dữ liệu của bạn nếu bạn định lưu trữ dữ liệu đó.

Đĩa. Mới tuần trước, vào đầu năm mới, tôi đã lưu trữ một bó các tệp công việc (mọi thứ từ năm 2011 và 2012) và ghi chúng vào đĩa. Đĩa nằm trong tầm tay và tôi đã phải đưa nó vào máy hai lần để lấy một vài tập tin linh tinh, nhưng đó là lý do tại sao tôi có nó. Tôi tin tưởng đĩa và như thế chúng tương đối rẻ tiền. Tôi thích rằng tôi có thể gắn nhãn cho chúng bằng một điểm đánh dấu vĩnh viễn và giữ chúng trong một trường hợp, nơi tôi biết chúng sẽ không bị trầy xước. Tôi cũng thích điều đó ngay khi tôi ghi tập tin vào đĩa, tôi có thể kiểm tra xem chúng có sao chép đúng không bằng cách thả đĩa vào máy tính khác và kiểm tra tại chỗ bằng cách mở ngẫu nhiên một vài tệp.

Nhược điểm của việc sử dụng đĩa là không phải tất cả các thiết bị đều có đầu đọc đĩa nữa, chẳng hạn như ultrabook. Ngoài ra, chúng là phương tiện vật lý mà bạn cần lưu trữ ở đâu đó và bảo vệ. Và nếu bạn cần giảm tải các tệp khá lớn, như video, đĩa không phải là một lựa chọn tuyệt vời.

Thiết bị lưu trữ USB. Thay vì sử dụng đĩa, bạn có thể lưu trữ các tệp cũ vào các thiết bị lưu trữ được kết nối USB, có thể là các phím USB nhỏ hoặc ổ cứng ngoài lớn cũ. Các thiết bị lưu trữ USB đi kèm với nhiều lợi ích giống như đĩa: kiểm tra rằng các tệp được sao chép đúng là đơn giản và nhanh chóng; họ khá đáng tin cậy; và bạn có thể giữ chúng trong tầm tay. Ngoài ra, miễn là chúng thuộc sở hữu của bạn, không ai khác có thể lấy dữ liệu từ họ.

Lưu trữ trực tuyến. Nếu việc giữ phương tiện vật lý không phải là vấn đề của bạn, một dịch vụ lưu trữ trực tuyến sẽ hoạt động tốt để lưu trữ dữ liệu của bạn. Xem "Cách chọn dịch vụ sao lưu trực tuyến" và "Lưu trữ đám mây tốt nhất", nhưng lưu ý rằng dịch vụ đồng bộ hóa tệp (bao gồm trong số các dịch vụ lưu trữ đám mây được đề xuất tốt nhất) không giống hệt như các giải pháp lưu trữ và sao lưu trực tuyến trực tiếp. Nếu bạn "đồng bộ hóa" các tệp từ máy tính cũ của mình sang chương trình đồng bộ hóa tệp và sau đó xóa chúng khỏi máy, chúng cũng sẽ bị xóa khỏi dịch vụ trực tuyến. Mặt khác, nếu bạn tải tệp lên chương trình đồng bộ hóa tệp thông qua ứng dụng Web, dịch vụ sẽ lưu trữ một bản sao của chúng. (Thật khó hiểu, đúng vậy.)

2. Trước khi bạn di chuyển, hãy sao lưu!

Khi các tệp cũ hơn đã được lưu trữ, bạn có thể bắt đầu di chuyển phần còn lại của tệp, chương trình và cài đặt sang một máy mới, phải không?

Sai lầm.

Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, sao lưu, sao lưu, sao lưu. Và trong khi bạn đang ở đó, hãy sao lưu!

Trời cấm bất cứ điều gì xảy ra trong quá trình di chuyển, bạn sẽ biết ơn vì bạn đã sao lưu tất cả dữ liệu của mình. Để biết hướng dẫn, hãy xem "Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sao lưu PC" cũng như "Sao lưu: Bảo mật tối thượng".

3. Di chuyển

Phương pháp tích hợp. Như đã đề cập, các máy tính mới thường bao gồm một số loại hướng dẫn hoặc trình hướng dẫn sẽ đưa bạn qua quy trình di chuyển. Trong Windows, nó được gọi là Easy Transfer. Trong Mac, bạn sẽ tìm thấy Trợ lý di chuyển. Đây là phương pháp cá nhân tôi sẽ sử dụng bất cứ khi nào có thể.

Tùy thuộc vào loại hệ thống nào bạn bắt đầu và chuyển sang, bạn có thể cần phải cài đặt lại các chương trình, đây thường là phần tồi tệ nhất của việc di chuyển. Tuy nhiên, với ngày càng nhiều dịch vụ trên đám mây, ngay cả quá trình này cũng trở nên dễ dàng hơn, bởi vì cài đặt hoặc lịch sử mua chương trình của bạn có thể được lưu trữ ở một vị trí riêng biệt và bạn chỉ cần tải dữ liệu xuống máy mới.

Một trang web nhỏ gọn có tên Ninite giúp bạn cài đặt hàng tá chương trình có thể tải xuống từ Web, như các trình duyệt, iTunes, Skype, Flash, Shockwave, trong một lần.

Giải pháp nối mạng. Một cách khác để truyền tệp từ máy tính này sang máy tính khác là sử dụng mạng gia đình của bạn và bật tùy chọn "chia sẻ" trong cài đặt của cả hai máy tính. Sau đó, bạn có thể chỉ cần sao chép các tập tin từ vị trí này sang vị trí khác. Bạn có thể chia sẻ tệp giữa PC và Mac khá dễ dàng với giải pháp này, mặc dù có thể mất một lúc tùy thuộc vào lượng dữ liệu bạn có.

Cáp. Một lựa chọn khác là chi khoảng 20 đô la để mua cáp USB "dễ dàng chuyển". Với nó, bạn có thể kết nối vật lý hai máy và trao đổi dữ liệu từ máy này sang máy kia khá nhanh chóng và đơn giản.

Phần mềm di chuyển. Như bạn có thể mong đợi, bạn có thể mua phần mềm đặc biệt để xử lý việc di chuyển của mình trong một cú trượt, hoặc chỉ các yếu tố rất cụ thể của việc di chuyển. Laplink PCmover và Install WinWin là hai giải pháp hoàn chỉnh cho Windows.

Giữ sạch

Khi đã nói xong, hãy giữ cho máy mới của bạn ngăn nắp và gọn gàng bằng cách sử dụng các cấu trúc thư mục thông minh và quy ước đặt tên tệp và bằng cách lưu trữ định kỳ các tệp cũ mà bạn không cần truy cập nữa. Nó sẽ giúp cảm giác "máy tính mới" tồn tại lâu hơn một chút.