Hãy tổ chức: các mẹo công nghệ để lập kế hoạch cho bữa tiệc

Vào cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000, eVite là dịch vụ Web dành cho kế hoạch tổ chức tiệc. Trang web miễn phí cho phép bạn gửi lời mời kỹ thuật số, quản lý danh sách khách và điều phối ai sẽ mang đến những gì. Không có gì sai với eVite, nó vẫn là một dịch vụ tuyệt vời nhưng nó không nhất thiết là giải pháp phù hợp cho mọi bên và chủ nhà.

Những cuộc gặp gỡ nhỏ hơn có thể mất một chút thời gian qua lại với khách để giải quyết đúng ngày và giờ. Một số danh sách khách mời có thể chứa đầy những người không muốn truy cập một trang web khác chỉ đơn giản là gửi RSVP cho một bữa tiệc (luôn có người từ chối nhấp). Không đề cập đến thực tế là eVite cảm thấy một chút thụ động. Ai gửi lời mời kỹ thuật số được định dạng đầy đủ nữa?

Dưới đây là một số dịch vụ trực tuyến và công cụ phần mềm khác để giúp bạn lên kế hoạch cho một bữa tiệc.

Facebook

Khi bạn sử dụng Facebook để lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn có khả năng dễ dàng tiếp cận với mọi người mà bạn biết ai đang hoạt động trên Facebook. Đây là một trang web tập trung, vì vậy không ai phải nhấp vào dịch vụ khác. Nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc mở, bạn có thể công khai lời mời và nếu sự kiện chỉ dành cho lời mời, bạn có thể dễ dàng hạn chế quyền truy cập.

Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người có tài khoản Facebook đều đăng nhập vào trang thường xuyên, do đó, lời mời sự kiện trên Facebook của bạn có thể không được một số bạn bè của bạn tiết lộ. Facebook không cung cấp bất kỳ công cụ nâng cao nào để lập kế hoạch cho bữa tiệc, chẳng hạn như quản lý những gì khách khác nhau có thể mang lại hoặc để khách đề xuất ngày và giờ tốt hơn. Thiết kế hình ảnh mờ nhạt của nó, đặc biệt là so với các dịch vụ mời lập kế hoạch bữa tiệc đầy đủ, để lại thứ gì đó mong muốn, mặc dù bạn có thể tải lên một hình ảnh nhỏ để đi cùng với sự kiện của mình.

Doodle

Ứng dụng lập lịch trực tuyến Doodle giúp một nhóm nhỏ người chọn ngày và giờ cho một sự kiện. Nhập thời gian và ngày có thể hoạt động và mời bạn bè bỏ phiếu cho họ thông qua ứng dụng Web hoặc bằng cách gửi liên kết bằng bất kỳ phương thức nào phù hợp với bạn (email, Facebook, tin nhắn văn bản, v.v.).

Doodle không phải là dịch vụ lập kế hoạch cho bữa tiệc, nhưng nếu tất cả những gì bạn cần làm là nhận thông tin từ một số bạn bè và thành viên gia đình liên quan đến "khi nào" trong bữa tiệc của bạn, Doodle sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và sạch sẽ.

Đấm

Punchbowl là một thay thế eVite trực tiếp, ngoại trừ việc nó cung cấp một vài dịch vụ bổ sung bị thiếu từ eVite, chẳng hạn như "công cụ quyết định ngày", tương tự như Doodle, cho phép mọi người bỏ phiếu vào ngày và giờ được đề xuất cho một sự kiện. Tương tự như eVite, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều bài viết trên Punchbowl với các đề xuất về bữa tiệc, như cocktail để pha chế, chủ đề và mẹo để lưu trữ.

Nhược điểm khi sử dụng Punchbowl gần giống như sử dụng eVite. Khách của bạn sẽ phải điều hướng đến trang web tới RSVP và khái niệm gửi thư mời điện tử giàu đồ họa qua email có thể cảm thấy lỗi thời. Việc Punchbowl có hoạt động cho bữa tiệc của bạn hay không sẽ phụ thuộc phần lớn vào danh sách khách mời của bạn và thời gian bạn muốn chìm đắm trong việc thiết kế lời mời (vì đó là nơi tôi luôn bị cúp máy khi sử dụng trang web).

Sự kiện

Giả sử bạn đang lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc lớn, như buổi dạ tiệc đêm giao thừa đầy đủ hoặc một quả bóng gây quỹ từ thiện. Chúng tôi đang nói hơn 100 trong danh sách khách mời, cũng như tất cả những người thân của họ. Bạn sẽ cần một công cụ quản lý RSVP kỹ lưỡng hơn, và thậm chí có thể là một hệ thống bán vé. Eventbrite có thể xử lý công việc này.

Đó là nhiệm vụ quá nặng nề cho bữa tiệc cocktail cơ bản hoặc trao đổi cookie, nhưng chính xác những gì bạn cần cho một sự kiện lớn. Bạn có thể thu tiền thanh toán vé nếu cần thiết hoặc phát hành vé miễn phí, điều này vẫn sẽ giúp bạn quản lý những người lang thang qua cửa.

Nhiều cách khác để có được sự giúp đỡ của bữa tiệc Bạn đã đổ đầy tủ đá bằng đá, phủ lớp phủ, luộc tất cả các loại rau của bạn và chuyển tất cả các ghế trong nhà vào phòng khách. Còn âm nhạc thì sao? Và ai sẽ vượt qua những con ngựa nóng trong khi bạn chào đón khách của mình và trốn vào phòng ngủ với một bộ áo khoác?

Một giải pháp cho tất cả các vấn đề vào phút cuối của bạn: thuê ngoài cá nhân.

Trong một số trường hợp, bạn có thể thuê ngoài các vấn đề lập kế hoạch đảng cơ bản cho bạn bè và gia đình của bạn. Không ai ghét chọn nhạc phù hợp với bữa tiệc hơn tôi, nhưng tôi có một vài người bạn không muốn làm gì hơn là khoe những bộ sưu tập nhạc chiết trung của họ cho một căn phòng đầy người lạ. Bất cứ ai mang đến sáu giờ âm nhạc, sẵn sàng để đi, đến một trong những bữa tiệc của tôi đều nhận được một lượt miễn phí tự động khi mang rượu vang.

Đối với những nhiệm vụ mà bạn không dám yêu cầu bạn cùng phòng đại học cũ hoặc mẹ chồng của bạn xử lý, bạn có thể thuê trợ giúp với mức giá hợp lý và thường có thể thương lượng từ các trang web gia công cá nhân. Một trong những thành phố nổi tiếng nhất là TaskRợi, chỉ giới hạn ở một vài thành phố của Hoa Kỳ, nhưng có toàn bộ phần dành cho "Trợ giúp Sự kiện". Là người thực hiện tuyển dụng, bạn phác thảo công việc cần phải hoàn thành, và sau đó chờ công nhân trả giá cho nhiệm vụ. Bạn có thể thuê bất cứ ai bạn thích, và cũng có thể đọc các nhận xét từ những người trước đây đã thuê họ.

Trước khi bạn lên kế hoạch cho bữa tiệc tiếp theo, hãy đảm bảo bạn biết về một số tùy chọn khác nhau để gửi lời mời, quản lý RSVP và thuê trợ giúp cho các nhiệm vụ một lần, để bạn có thể thưởng thức sự kiện nhiều như khách của mình.