Tổ chức: công cụ cho các cuộc họp tốt hơn

Các chuyên gia thích nói rằng các cuộc họp giết chết năng suất. Các cuộc họp không cần thiết và kế hoạch kém chắc chắn làm. Nhưng một số cuộc họp là cần thiết. Các cuộc họp có thể đóng dấu giao dịch kinh doanh mới. Họ có thể ra mắt đội ngũ mạo hiểm mới. Họ có thể sửa khóa học về một dự án đã đi sai. Và họ có thể tạo điều kiện cho tình bạn giữa những cộng tác viên không thể ở cùng nhau trong cùng một không gian. Khi bạn nhất định phải có một cuộc họp, bạn sẽ cần một số mẹo để tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn, cũng như phần mềm phù hợp để thực hiện.

Lập kế hoạch

Outlook có thể xuất hiện trong tâm trí là phần mềm văn phòng điển hình được sử dụng để lên lịch các cuộc họp, nhưng tôi thấy nhiều tính năng của Outlook rất rắc rối và khó học để sử dụng như dự định. Nếu tất cả những người tham gia cuộc họp của bạn là những người dùng Outlook có kỹ năng, có lẽ bạn có thể tìm thấy thời gian để gặp gỡ mọi người, đặt phòng hội thảo và nhận cuộc họp đó trên lịch mà không sử dụng gì ngoài Outlook. Tôi cần một cái gì đó đơn giản hơn và tôi phần nào là một người say mê công cụ tổ chức, vì vậy tôi chỉ có thể tưởng tượng người khác cảm thấy thế nào về Outlook như một công cụ lập lịch.

Doodle.com là giải pháp đơn giản. Đây là một trong những trang web yêu thích của tôi để lên kế hoạch cho các cuộc họp và gặp mặt. Doodle.com là một trang web và dịch vụ miễn phí giúp lên lịch đơn giản như tạo cuộc thăm dò ý kiến. Bạn mời mọi người tham gia cuộc thăm dò ý kiến ​​(bằng cách gửi xung quanh một URL hoặc mời họ trực tiếp từ Doodle) và họ kiểm tra thời gian đánh dấu họ có sẵn dựa trên các lựa chọn mà người tạo cuộc thăm dò cung cấp. Đó là một giấc mơ hiệu quả trở thành sự thật.

Để biết thêm về Doodle, hãy xem cuộc phỏng vấn của tôi với Michael Naef, người sáng lập Doodle, bao gồm một video cho thấy Doodle hoạt động như thế nào.

Hosting họp ảo

Webex và GoToMeeting là hai trong số các dịch vụ họp ảo nổi tiếng nhất, theo kinh nghiệm của tôi, có xu hướng được sử dụng bởi những người có công ty đã có tài khoản với nhà cung cấp đó. Các tài khoản trả phí của một trong hai được tích hợp đầy đủ các tính năng, chẳng hạn như khả năng ghi lại các cuộc họp, trò chuyện với những người tham gia khác, chia sẻ mọi thứ xảy ra trên màn hình máy tính của ai đó, kết nối nhiều webcam và hơn thế nữa. GoToMeeting yêu cầu cài đặt ứng dụng đã cài đặt để sử dụng.

Webex cung cấp một tài khoản miễn phí (GoToMeeting không), nhưng nó đi kèm với một số hạn chế chặt chẽ. Ví dụ: chỉ một người có thể tổ chức các cuộc họp và số người tối đa trong cuộc họp là ba người. Mọi người trong cuộc họp cần sử dụng VoIP vì quay số điện thoại không được hỗ trợ và chủ nhà có thể chia sẻ máy tính để bàn, bảng trắng và tài liệu của mình, nhưng không phải là ứng dụng hoặc bất cứ thứ gì chạy từ xa. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng một trong những dịch vụ đó, có thể bạn sẽ muốn có tài khoản trả phí.

Join.me là một tùy chọn phổ biến khác để tổ chức các cuộc họp ảo. Giống như Webex, nó có một tùy chọn miễn phí, nhưng với những hạn chế lỏng lẻo về những hạn chế. Tài khoản Join.me miễn phí chấp nhận tối đa 10 người tham gia cuộc họp ảo, hỗ trợ chia sẻ màn hình và khả năng chia sẻ quyền kiểm soát (nghĩa là giao một số nhiệm vụ lưu trữ cho người tham gia khác).

MeetBurner (miễn phí; Tài khoản Pro từ 39, 95 đô la mỗi tháng) là một tùy chọn khác chạy trong trình duyệt mà không cần cài đặt. Với tài khoản miễn phí, bạn có thể tổ chức các cuộc họp lên tới mười người, tuy nhiên VoIP không hỗ trợ Skype Skype, và hoạt động ngay trong dịch vụ.

Skype không phải là một công cụ tồi để lưu trữ một số loại cuộc họp nhất định, nhưng nó không phải lúc nào cũng đáng tin cậy như một số cuộc họp khác. Cũng như các công cụ khác, tài khoản Skype miễn phí có một số hạn chế (không chia sẻ màn hình là vấn đề lớn cho các cuộc họp và hội nghị video chỉ với một người khác), nhưng nó có thể là một lựa chọn thuận tiện khi bạn cần nhanh chóng có âm thanh gọi cho những người trải rộng trên toàn thế giới … và những người đã có tài khoản Skype.

Phối hợp mặt đối mặt

Hầu hết các công cụ hội thảo trên web có tên trên đều hỗ trợ cộng tác ảo trực tuyến, nhưng khi mọi người ở trong cùng một phòng và có thể nói chuyện trực tiếp, tôi thích sử dụng các công cụ ít quản lý hơn.

Google Drive (miễn phí) tiện dụng trong văn phòng vì nhiều người có thể cập nhật tài liệu theo thời gian thực. Bạn có thể thấy khi người khác đang chỉnh sửa hoặc xem cùng một tài liệu bạn đã mở. Thật không may, Google Drive không lý tưởng trên thiết bị di động. Tôi vẫn thấy việc sử dụng máy tính xách tay trong các cuộc họp dễ dàng hơn nhiều so với thông qua ứng dụng Google Drive iPad chẳng hạn.

Asana đã gây bão trên thế giới cộng tác bằng công cụ quản lý tác vụ (và quản lý dự án) hợp tác trực tuyến tuyệt vời. Đây là một dịch vụ tuyệt vời để sử dụng trong suốt chu kỳ công việc của bạn và cho thấy giá trị của nó trong các cuộc họp để tạo các nhiệm vụ mới, chẳng hạn như các hành động tiếp theo được giao cho mọi người khi kết thúc cuộc họp.

Ghi chú

Evernote (miễn phí tới 45 đô la mỗi tháng cho phí bảo hiểm) là con khỉ đột nặng 800 pound, và tôi sử dụng nó một cách giận dữ trong các cuộc họp. Tôi thích rằng nó có chức năng ghi âm tích hợp cho phép tôi ghi lại toàn bộ cuộc hội thoại trong trường hợp tôi cần tham khảo sau. Nó cũng tuyệt vời trên một thiết bị di động cho tính năng camera của nó. Chụp ảnh bảng trắng, tải nó lên Evernote và tất cả văn bản trong ảnh được phân tích bởi OCR và có thể tìm kiếm đầy đủ.

Minutes.io (miễn phí), được thiết kế cho mục đích rõ ràng là lấy phút họp, hoạt động trong trình duyệt nhưng hoạt động cả trực tuyến và ngoại tuyến. Khi bạn được yêu cầu ghi chú chính thức cho một cuộc họp bất ngờ, phút.io sẽ khởi chạy nhanh và hoạt động tốt, cung cấp cho bạn một mẫu cho nhiệm vụ trong tay.