Tổ chức: khi nào thì xóa?

Việc lưu dữ liệu kỹ thuật số là một điều buồn cười. Thường không có giá trị trong việc giữ nó (một tuyên bố gây tranh cãi, và tôi sẽ hiểu điều đó), nhưng vì nó không chiếm không gian vật lý và không gian ảo là rẻ, chúng tôi treo lên nó.

Nhưng có những hậu quả để tiết kiệm tất cả mọi thứ. Nếu bạn đấu tranh với việc giữ hay xóa dữ liệu, từ tệp công việc đến ảnh sang email, cột này sẽ giúp bạn suy nghĩ về tình trạng khó xử hiện tại và đưa ra các chiến lược mới để quản lý tải ngày càng tăng.

Tâm lý của người tiết kiệm

Lựa chọn vứt bỏ hoặc xóa một cái gì đó thường là một tình huống khó khăn về tâm lý hoặc cảm xúc hơn là một quyết định hợp lý. Rất thường xuyên, khi ngón tay của chúng ta di chuột qua phím xóa, điều khiến chúng ta không nhấn nó là giá trị tiềm năng, không phải giá trị thực tế. Chúng tôi nghĩ, "Có thể có thông tin trong chuỗi email đó về dự án đã hoàn thành trong hai năm mà tôi sẽ cần trong tương lai." Hoặc, "Điều gì sẽ xảy ra nếu một ngày, tôi học cách sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh và dọn sạch những hình ảnh không tốt như hiện tại?"

Khi chúng tôi lưu email, ảnh, nhạc, ghi chú và các tệp khác, nhiều người trong chúng tôi không đánh giá giá trị thực của dữ liệu như hiện tại. Chúng tôi đang suy nghĩ về các trường hợp trong tương lai có thể xảy ra hoặc không. Chúng tôi treo lên những thứ vì những gì có hại trong đó? Không gian lưu trữ kỹ thuật số rẻ hơn bao giờ hết. Bạn có thể nhận được rất nhiều dung lượng lưu trữ dựa trên đám mây miễn phí. Ổ cứng ngoài không đắt lắm. Và dung lượng trên một máy tính gia đình, máy tính bảng và điện thoại thông minh thông thường ngay cả khi bạn mua số tiền nhỏ nhất được giao nhiều lần hơn nhiều so với một thập kỷ trước.

Một trường phái suy nghĩ là với tất cả không gian có sẵn này, chúng ta không bao giờ nên xóa bất cứ thứ gì. Lưu trữ là tốt, nhưng không có giá trị trong việc xóa. Err về phía thận trọng, và tiết kiệm mọi thứ. Mọi người trong trại này, hãy gọi họ là những người tiết kiệm, thường phát triển mạnh về khái niệm giá trị tiềm năng. "Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp của chúng tôi tìm ra cách khai thác thông tin có giá trị từ tất cả các email cũ đó?" Và họ cũng có thể áp dụng cách tiếp cận bảo tồn: "Chúng tôi chưa biết giá trị của lịch sử của dữ liệu này, vì vậy chúng tôi phải bảo tồn dữ liệu đó cho đến khi chúng tôi làm."

Tuy nhiên, khi những người tiết kiệm cố gắng truy cập dữ liệu được bảo quản của họ, họ thường gặp phải một số vấn đề bất ngờ trong thế giới thực. Đầu tiên, như một đồng nghiệp của tôi trong bộ phận CNTT nói, "Lưu trữ là rẻ, nhưng duy trì nó là tốn kém." Có một chi phí rất cao về tiền bạc, thời gian hoặc cả hai liên kết với việc lập chỉ mục và truy xuất tài liệu lưu trữ, tùy thuộc vào vị trí và cách thức lưu trữ của nó. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có tất cả thông tin bạn cần bởi vì bạn siêng năng lưu trữ các tệp Outlook của mình, tôi sẽ cho phép bạn thử và lấy một cái gì đó cụ thể. Gửi tập tin để lưu trữ là dễ dàng. Trích xuất chúng và tìm thấy những gì bạn muốn là một nỗi đau ở cổ, và rất ít người thực sự làm điều đó. Người tiết kiệm lưu tất cả mọi thứ không phải vì họ cần dữ liệu của họ, mà vì họ thích ý tưởng có thể lấy dữ liệu của họ nếu họ cần. Hãy tự hỏi mình xem những tệp .PST mà bạn đã từ chối xóa trong 10 năm qua có gì khác hơn là một tấm chăn bảo mật hay không.

Nói cách khác, khi bạn lưu trữ một cái gì đó, tùy thuộc vào vị trí và cách lưu trữ của nó, nó có thể trở nên không thể truy cập và nhiều rắc rối hơn đáng để truy xuất.

Cách tiếp cận cân bằng để tiết kiệm và lưu trữ

Theo tôi, một cách tiếp cận tốt hơn là phân biệt rõ ràng về tinh thần giữa "tệp làm việc" hoặc "dữ liệu hoạt động" và các loại dữ liệu khác. Tôi sử dụng thuật ngữ "tệp làm việc" để mô tả dữ liệu mà tôi cần cho công việc hiện tại đang tiến hành hoặc công việc đã hoàn thành gần đây đủ để tôi có thể cần truy cập một cách hợp lý trong tương lai gần. "Dữ liệu hoạt động" về cơ bản có nghĩa là điều tương tự, nhưng có thể mô tả tốt hơn các tệp máy tính không bị ràng buộc với công việc, như ảnh gia đình và giải trí (âm nhạc và video). Có một sự khác biệt giữa âm nhạc bạn chủ động chơi và âm nhạc bạn đã thu thập để thu thập nhưng có lẽ sẽ không chơi được bao giờ.

Tuổi của tệp không phải lúc nào cũng cho bạn biết liệu nó có hoạt động hay không. Ví dụ: bạn có thể xem xét một số ảnh cũ hoạt động nếu bạn có ý định chia sẻ chúng hoặc kết hợp chúng vào một dự án, như lịch sử gia đình hoặc lịch treo tường. Tuy nhiên, nếu bạn có 18 phiên bản của cùng một bố cục ảnh và 16 trong số đó bị mờ, khả năng bạn sẽ sử dụng 16 ảnh đó hoặc gặt hái bất kỳ giá trị nào từ chúng là cực kỳ thấp. Khi giá trị của tệp thấp, đó là rác. Hãy bỏ đi giá trị tiềm năng tưởng tượng, và chỉ cần xóa nó.

Tôi cũng nghĩ rằng sẽ giúp nghĩ đến việc lưu trữ tương tự như xóa, nghĩa là một khi một cái gì đó được lưu trữ, về cơ bản nó không thể truy cập được, ngay cả khi nó không được tốt.

Đây là một ví dụ rất rõ ràng: Chính phủ Hoa Kỳ ra lệnh rằng người Mỹ cần lưu giữ hồ sơ thuế trị giá bảy năm, vì vậy tất cả dữ liệu đó là "hoạt động" và cần được lưu theo cách dễ dàng truy cập. Hồ sơ thuế của bạn từ hơn bảy năm trước có thể được lưu trữ bởi vì rất khó có khả năng bạn sẽ cần truy cập chúng, nhưng có một cơ hội mong manh bạn hoặc gia đình, đối tác kinh doanh hoặc tư vấn pháp lý có thể cần hoặc muốn họ trong Tương lai.

Làm thế nào để biết khi nào cần xóa (hoặc lưu trữ)

Làm thế nào để bạn biết khi nào có thể xóa dữ liệu và tệp máy tính của bạn? Các quy tắc bạn đặt ra cho chính mình có thể sẽ thay đổi theo loại tệp, vì vậy đây là một số gợi ý cho các tệp văn phòng điển hình (xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, v.v.), email, ảnh và nhạc và video.

Xác định giá trị. Nói một cách thực tế, khi đến lúc phải dọn dẹp sự lộn xộn, hãy xác định chính xác những gì bạn cần hoặc muốn biết về công việc, dữ liệu hoặc tệp và nơi bạn tìm thấy nó. Sau đó tìm những nơi mà nó trùng lặp với nhau, nơi rất thường là nơi bạn có thể bắt đầu sử dụng phím xóa.

Ví dụ: giả sử bạn lưu các nội dung sau: PDF của hóa đơn được gửi, bản sao séc cho hóa đơn đã thanh toán và bảng tính của tất cả hoạt động lập hóa đơn. Tại một số điểm sau khi nhận được thanh toán, bạn có thể muốn xóa (hoặc lưu trữ) các tệp PDF hóa đơn. Thỏa thuận được thực hiện, kiểm tra đã được xóa, và bạn có một hồ sơ tốt về tiến độ.

Xóa ảnh trong khi bạn chụp. Với ảnh, hãy nhớ rằng chỉ vì bạn có khả năng lưu hàng chục nghìn hình ảnh không có nghĩa là bạn nên làm. Tập thói quen xóa những bức ảnh thiếu nét và những bức ảnh xấu khác khi bạn chụp chúng (đó là một trong những điều tuyệt vời về nhiếp ảnh kỹ thuật số).

Thùng rác email thường xuyên. Đối với email, xóa các tin nhắn thông thường và liên lạc nhanh không chứa bất kỳ thông tin nào bạn có thể cần sau này. Hầu hết mọi người có thể sắp xếp theo người nhận và biết phần lớn các tệp này sẽ ở đâu.

Chỉ lưu một bản sao của tệp đính kèm email. Xóa email với tệp đính kèm, nhưng lưu tệp đính kèm cục bộ khi cần thiết. Hoặc ngược lại: giữ email, bỏ tập tin. Dù bằng cách nào, các tệp đính kèm email là một nơi tốt để xác định trùng lặp và bạn chỉ cần một bản sao. Để biết thêm mẹo về email cụ thể, hãy xem "Cách tránh quá tải email".

Kết xuất (hoặc lưu trữ) phương tiện bạn không chơi. Đối với tất cả những người tích trữ nhạc và video, hãy thực tế về những tập tin bạn sẽ thực sự phát. Nếu bạn là người dùng phương tiện nặng thực sự, hãy tận dụng các dịch vụ đám mây cấp giấy phép cho phương tiện mà bạn sở hữu (một trận đấu iTunes) để bạn không phải lưu trữ các bản sao nội bộ mà bạn nghĩ bạn muốn nhưng không bao giờ thực sự chơi

Có lẽ đó chỉ là tính cách của tôi, nhưng tôi cảm thấy tự do khi tôi không bị sa lầy với những tập tin mà đơn giản là tôi không cần. Việc thực hiện xóa ngay cả một ít dữ liệu vô dụng hoặc các tệp không có giá trị thực sự giúp tôi cảm thấy như mình đang tập trung nhiều hơn vào dữ liệu quan trọng.