Sắp xếp: các mẹo hay cho tên tệp tốt hơn

Cách bạn và đồng nghiệp đặt tên cho các tệp của bạn cũng quan trọng như cách bạn đặt tên cho các thư mục của mình. Làm điều đó một cách thông minh, có hệ thống và hợp lý từ các vị trí bắt đầu kinh doanh của bạn để thành công, tăng trưởng dài hạn và ổn định.

Nhiều doanh nghiệp đang xem xét việc thúc đẩy tổ chức mới có khả năng tồn đọng rất lớn các tệp cũ mà họ sẽ không muốn đổi tên (ít nhất là không ngay lập tức). Không sao đâu. Thỉnh thoảng bạn phải bắt đầu.

Trong nhiều trường hợp, sẽ hợp lý khi triển khai một hệ thống mới khi bắt đầu một dự án mới, nhóm, quý tài chính hoặc năm - bất kỳ cột mốc quan trọng nào mà doanh nghiệp của bạn có. Thật ý nghĩa khi bắt đầu từ một thời điểm quan trọng một phần vì cách bạn sẽ đối phó với các tài liệu lưu trữ vô tổ chức. Trong một năm, bạn sẽ có thể tìm và quản lý mọi thứ gần đây mà bạn cần một cách dễ dàng, nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy những thứ cũ hơn trước hệ thống mới của bạn một cách dễ dàng. Tôi sẽ cung cấp cho bạn một vài thủ thuật để xử lý các tài liệu lưu trữ đó mà không mất nhiều tháng (hoặc thanh niên thực tập) đổi tên tất cả.

Tên tệp

Cũng như các thư mục, tên tệp phải là:

• độc nhất

• chỉ dẫn về những gì tập tin chứa

• phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn nghĩ về thông tin

• có thể quét được (bằng mắt người) theo cách bạn và nhân viên của bạn tìm thấy thông tin

• theo thứ tự tự nhiên

• thích hợp!

Độc nhất. Điều cực kỳ quan trọng là tên tệp phải là duy nhất, đặc biệt nếu bạn làm việc trong môi trường cộng tác và đặc biệt nếu bạn thường xuyên sao chép tệp vào máy chủ. Nếu bạn không có hệ thống về cách bạn giữ tên tệp duy nhất, bạn có nguy cơ ghi đè chúng và mất tất cả dữ liệu của mình. Trong các môi trường hợp tác, việc ghi đè các tệp có chủ ý là phổ biến. Nếu, giống như tôi, bạn đã phát triển thành cảnh báo bật lên ("Bạn có chắc chắn muốn thay thế tệp hiện tại bằng tệp mới hơn không?"), Sẽ không có gì ngăn bạn ghi đè tệp sai nếu có tên tương tự.

Ví dụ: giả sử tôi có hóa đơn mới từ Grey's Electronics có tên Grays-billing.pdf, ngày hôm qua. Tôi có thể dán nó trên máy chủ trong thư mục Hóa đơn và tôi có thể nhận được cảnh báo rằng một tệp có tên đó đã tồn tại. Tôi cũng có thể cho rằng kể từ khi hóa đơn xuất hiện vào ngày hôm qua, một người khác đã đặt nó ở đó - nhưng tôi vừa nhờ bộ phận kế toán ký vào hóa đơn này, vì vậy tôi phải là người gần đây nhất, vì vậy tôi sẽ ghi đè lên hóa đơn cũ. Toàn bộ sự việc sụp đổ khi ai đó hỏi tôi sau ngày hôm đó để lấy hóa đơn trước đó của Gray, bạn biết đấy, một trong hai tháng trước … một cái có cùng tên tệp, hiện đã biến mất.

Chỉ định. Có vẻ ngớ ngẩn khi nói rằng tên tệp sẽ chỉ ra những gì chúng chứa, nhưng tôi đã thấy nó đi sai nhiều lần. Nhiều người cho rằng khi họ lồng trong một thư mục, thư mục sẽ quan tâm đến tên danh mục lớn hơn. Họ cũng giả định rằng các nội dung có liên quan nhất của một tệp đối với họ cũng sẽ rõ ràng đối với bất kỳ ai khác cần truy cập vào tệp. Hãy lấy ví dụ về hóa đơn một lần nữa. Giả sử bộ phận kế toán tìm thấy hóa đơn theo ba cách: số hóa đơn, ID thuế và tháng tài chính mà nó được thanh toán. Kế toán không thể quan tâm rằng đó là "hóa đơn của Gray."

Cá nhân tôi sử dụng hai mã định danh chính cho tất cả các tệp của mình: ngày và mã số. Ở nhà, tôi viết blog nhiều lần trong tháng. Tất cả các tệp văn bản và ảnh mà tôi sử dụng trên blog của mình được phân loại có ngày gồm bốn chữ số (YR MO) và trình phân loại "bg" cho "blog". Một bức ảnh về một khu chợ ở Montreal được chụp trong chuyến đi vào tháng 9 năm 2010 được gọi là 1009bg_montreal_market.jpg. Các chữ số bốn chữ số hoạt động cho các tệp blog của tôi vì tôi chỉ viết trung bình bốn hoặc năm bài viết mỗi tháng.

Đôi khi, mặc dù, tôi có thể có hàng tá ảnh từ một tháng cụ thể. Trong trường hợp đó, tôi hoặc mã chúng bằng một số có sáu chữ số, thêm ngày vào cuối hoặc tôi viết tắt một số chữ ký khác để lưu các ký tự để tôi có thể thêm văn bản mô tả vào tên tệp. Ví dụ:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Tôi biết trước cả khi tôi mở các tập tin rằng cả hai đều là ảnh của ớt mà tôi đã đăng trên blog của mình (bg), được chụp vào tháng 9 năm 2010 (1009), tại Montreal (mnrl), tại chợ (mrkt).

Một mẹo khác, nếu bạn đi du lịch nhiều, thì nên sử dụng mã sân bay để biểu thị địa điểm: YUL cho Montreal, LAX cho Los Angeles, LHR hoặc LGW cho London, v.v.

Phù hợp với quá trình tư duy kinh doanh. Như bạn có thể đoán từ ví dụ trên, tôi biết tôi có thể tin tưởng vào bộ nhớ của mình để cập nhật thông tin theo ngày. Khi quyết định cách thức quy ước đặt tên của bạn sẽ hoạt động, bạn cần biết doanh nghiệp của bạn ghi nhớ thông tin như thế nào. Nhưng ngày cũng giết hai con chim bằng một hòn đá. Họ mã hóa tệp khi nó xảy ra hoặc có ý nghĩa và giúp bạn có được một nửa tên duy nhất. Tôi sẽ không bao giờ vô tình mở những bức ảnh từ chuyến đi Montreal của tôi từ năm 2006 khi tôi thực sự muốn những bức ảnh từ năm 2010, ngay cả khi tôi chụp ảnh ở chợ cả hai lần.

Tôi hoàn toàn khuyên bạn nên bao gồm một ngày trong tên tệp của bạn. Câu hỏi thực sự duy nhất là, ngày nào là hữu ích nhất cho doanh nghiệp của bạn? Ngày một hóa đơn được gửi hoặc xử lý, hoặc ngày công việc được hoàn thành hoặc khi hợp đồng được ký kết? Chủ doanh nghiệp, trưởng nhóm và quản lý bộ phận nên thực hiện cuộc gọi cuối cùng, nhưng hãy nói chuyện với những người làm công việc hàng ngày đầu tiên. Họ là những người sẽ biết những gì thực sự có ý nghĩa.

Có thể quét được. Khi bạn mở một thư mục, bạn muốn biết nội dung của nó ngay lập tức mà không cần mở tệp hoặc nheo mắt ở chế độ xem hình thu nhỏ. Xây dựng quy ước đặt tên tệp đúng bao gồm tìm hiểu thông tin chính trong mỗi tài liệu. Tôi co rúm người lại khi thấy máy tính của ai đó có tệp sơ yếu lý lịch. Đó là sơ yếu lý lịch nào? Khi nào nó được cập nhật? Nó là một phiên bản dài hay ngắn? Nó sẽ được gửi ở đâu? 1102_CV_marketing_digital.doc có thể là bản lý lịch làm nổi bật trải nghiệm tiếp thị kỹ thuật số của bạn, trong khi 1102_CV_short.doc có thể là CV chuyên nghiệp chung mà bạn dự định cập nhật khi đăng ký vào trường luật.

Chỉ cần nghĩ về việc bạn và đồng nghiệp của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn như thế nào với sự chắc chắn cao về mỗi tệp chứa trước khi bạn mở nó.

Tự nhiên ra lệnh. Một lý do khác mà tôi thích sử dụng ngày làm định danh là vì mọi thứ sẽ theo thứ tự thời gian khi thư mục sắp xếp các tệp theo tên, thường là mặc định. Sắp xếp theo ngày tệp thực tế chỉ cho bạn biết khi nào tệp được cập nhật lần cuối và đó không phải là điều chính bạn muốn hoặc cần biết. Nếu bạn luôn đặt YR MO DA ở đầu tên tệp, bạn sẽ luôn có thứ tự.

Tính nhất quán. Trước đây, tôi đã đưa ra sự tương tự rằng việc tổ chức giống như giữ dáng. Thay đổi không xảy ra qua đêm. Phần thưởng đến trong dài hạn, không phải là ngắn hạn. Bạn cần thực hiện những thay đổi phù hợp với bạn và điều đó sẽ kéo dài, thay vì nhảy vào chế độ ăn kiêng. Khi bạn có cảm giác rằng bạn đã tìm thấy một giải pháp mà bạn có thể sống cùng, hãy bám lấy nó!

Xử lý tài liệu lưu trữ hoặc tập tin cũ một cách thông minh

Không ai mong đợi bạn sắp xếp lại và đổi tên toàn bộ kho lưu trữ dữ liệu của bạn. Đó không phải là một cách có giá trị để dành thời gian của bạn, và thật ngớ ngẩn khi nghĩ rằng bạn thậm chí có thể kéo nó đi. Vậy bạn nên làm gì với tất cả những tập tin và thư mục vô tổ chức từ xưa?

Suy nghĩ về tất cả các tập tin của bạn cùng một lúc là không thể quản lý. Đó là lý do tại sao họ vô tổ chức! Cách dễ nhất để bắt đầu giải quyết tài liệu lưu trữ của bạn là nghĩ về hai nhóm: cũ và thực sự cũ. Làm thế nào bạn xác định cũ và thực sự cũ là tùy thuộc vào bạn.

Đối với tôi, "thực sự cũ" có nghĩa là tôi chắc chắn hơn 99% rằng tôi sẽ không truy cập vào tệp một lần nữa, nhưng điều đó có thể xảy ra. Đối với tôi, những thứ "thực sự cũ" cũng cần ít nhất ba tuổi. Các tệp đáp ứng hai tiêu chí đó đã sẵn sàng để lưu trữ vào đĩa.

Thông thường "cũ" thường đề cập đến các tệp mà tôi đã làm việc trong vòng một và ba năm trước. Chúng ở trên ổ cứng hoặc máy chủ của tôi, nơi tôi có thể truy cập chúng nếu tôi cần, nhưng bị bỏ vào các thư mục năm. Tôi có các thư mục có nhãn "2010, " "2009" và "2008"

Đưa nội dung cũ vào các thư mục theo năm cho phép bạn làm sạch mùa xuân. Bạn đã bao giờ cố gắng làm sạch hoàn toàn tủ quần áo của bạn mà không làm trống nó? Nó không hoạt động. Để được tổ chức, bạn cần một khởi đầu mới. Quét tất cả các tệp của bạn vào các thư mục theo năm mang lại cho bạn sự khởi đầu sạch sẽ mà không cần xóa bất cứ thứ gì bạn thực sự cần. Bạn cần nhìn thấy một cửa sổ sạch sẽ và gọn gàng trước khi bạn có thể được tổ chức!

Bạn làm gì với một tập tin kéo dài nhiều năm? Dán nó trong thư mục năm gần đây nhất. Bạn đã làm việc trên nó năm ngoái? Sau đó, nó sẽ được trong các thư mục năm ngoái. Nếu bạn lo lắng bạn sẽ không thể tìm thấy nó, tại sao? Các tập tin của bạn đã là một mớ hỗn độn! Bạn có thể phải tìm kiếm tệp dù sao, vậy có vấn đề gì nếu nó được lồng trong một thư mục nữa?

Đi đường

Các điểm cất cánh quan trọng trong bài viết này là:

1. Quy ước đặt tên tệp mà doanh nghiệp của bạn sử dụng cần được mọi người trong tổ chức hiểu.

2. Các quy ước đặt tên tệp sẽ giúp mọi người tìm thấy thông tin nhanh chóng bằng cách quét tên hoặc bằng cách tìm ngày hoặc các chữ ký khác trong tên.

3. Các tệp "được sắp xếp tự nhiên" dễ quét và sắp xếp hơn.

4. Phù hợp với quy ước đặt tên.

5. Tránh một dự án đại tu lớn bằng cách lưu trữ dữ liệu cũ theo năm.