Làm thế nào để trở thành một chuyên gia in ấn: làm chủ trình điều khiển máy in của bạn

Khóa học điều khiển máy in

Chắc chắn, cách dễ nhất để tạo ra một công việc in đơn giản là nhấn Ctrl-P (hoặc Command-P cho người dùng Mac của bạn). Nhưng dành vài phút để khám phá trình điều khiển máy in của bạn có thể khai quật một lớp kiểm soát hoàn toàn mới đối với các quy trình in của bạn. Tóm lại, trình điều khiển máy in là một tiện ích cho phép máy tính của bạn giao tiếp với máy in và cho phép bạn kiểm soát nhiều chức năng trong công việc in của mình. Mặc dù bạn có thể thay đổi một vài cài đặt khi khởi chạy lệnh in từ trong ứng dụng Windows, bạn có thể truy cập một số chức năng cấp tiếp theo thông qua giao diện trình điều khiển. Bạn thậm chí có thể tìm thấy các tùy chọn in hữu ích mà bạn thậm chí không biết.

Trình điều khiển có trên đĩa thiết lập đi kèm với máy in của bạn hoặc bạn tải xuống từ trang web của nhà sản xuất như một phần của quy trình thiết lập. Một trong những nhiệm vụ chính của trình điều khiển là dịch các tệp được gửi từ máy tính sang ngôn ngữ máy in để xuất ra. Do đó, trong một số máy in cao cấp, bạn có thể có nhiều trình điều khiển máy in, một cho mỗi ngôn ngữ máy in, phổ biến nhất là PCL và PostScript. Trình điều khiển được đề xuất của nhà sản xuất thường cài đặt làm trình điều khiển mặc định và đôi khi bạn phải kiểm tra một hộp trong quá trình thiết lập để cài đặt bất kỳ trình điều khiển bổ sung nào. Đối với hầu hết các hoạt động in ấn kinh doanh, PCL, một ngôn ngữ máy in đa năng được HP HP tạo ra là tốt hơn, cung cấp khả năng in nhanh hơn với ít bộ nhớ hơn trong quá trình in.

PostScript là ngôn ngữ máy in của Adobe và các chương trình Adobe như Illustrator, Photoshop và Acrobat được tối ưu hóa để sử dụng với nó. Vì vậy, nó thường được sử dụng bởi các nhà thiết kế đồ họa. Mặc dù PostScript chủ yếu được sử dụng trên máy Mac, nhưng nó cũng tương thích với Windows. Nhưng trừ khi bạn cần nó để in các tệp đồ họa (hoặc bạn in một tấn tệp PDF), tốt hơn hết là bạn nên gắn bó với PCL. Bạn luôn có thể chuyển đổi giữa hai nếu cần.

Truy cập trình điều khiển máy in của bạn

Để truy cập giao diện trình điều khiển máy in của bạn trong Windows 10, nhập Bảng điều khiển vào trường tìm kiếm trên thanh công cụ của bạn và nhấn Enter. Menu kéo xuống ở phía trên bên phải của màn hình Bảng điều khiển cho phép bạn xem trang theo Danh mục, Biểu tượng lớn hoặc Biểu tượng nhỏ. Nếu bạn đang ở chế độ xem Danh mục, bạn cần chuyển sang một trong các chế độ xem biểu tượng. Từ đó, nhấp vào Thiết bị và Máy in và bạn sẽ đến một màn hình tương tự như màn hình bạn nhìn thấy bên dưới, với một loạt các biểu tượng xác định máy in mà bạn đã cài đặt trình điều khiển và máy in mặc định được xác định bằng dấu kiểm màu xanh lục.

Nhấp chuột phải vào biểu tượng cho máy in bạn muốn truy cập sẽ hiển thị menu. Hai lựa chọn trong menu đó chứa hầu hết các chức năng của trình điều khiển là Tùy chọn in và Thuộc tính máy in. Thuộc tính Máy in cho phép bạn chọn cổng và kiểm soát các tính năng bảo mật, trong khi In Tùy chọn In ấn quan trọng nhất trong số hai đối với việc sử dụng hàng ngày, nhà ở rất nhiều cài đặt về bố cục, chất lượng in, cài đặt trước hồ sơ, v.v.

Bạn cũng có thể truy cập cài đặt trình điều khiển của mình từ trong nhiều chương trình Windows khi bạn chuẩn bị in. Khi bạn nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái của màn hình, rồi In từ menu thả xuống, bạn sẽ thấy màn hình In, cung cấp một vài tùy chọn cơ bản: số lượng bản sao, khổ giấy, in một hoặc hai mặt và những thứ tương tự Một số chương trình (bao gồm Word) cung cấp liên kết đến Tùy chọn in từ trang này; những người khác, chẳng hạn như trình duyệt Chrome, thì không.

Nó làm gì?

Hầu như mọi chức năng của máy in mà bạn muốn thay đổi đều có thể được kiểm soát thông qua trình điều khiển. Và xem xét sự đa dạng của máy in trên thị trường hiện nay, chúng có thể thay đổi tùy theo mục đích của máy in. Chẳng hạn, trình điều khiển cho một máy in ảnh chuyên nghiệp sẽ khác hoàn toàn so với laser đơn sắc văn phòng.

Điều đó nói rằng, họ có các yếu tố chung. Khi bạn mở trình điều khiển, bạn sẽ thấy một hộp thoại với một loạt các tab ở trên cùng bên trái; tab ngoài cùng bên trái thường được gọi là Bố cục hoặc Cài đặt, bao gồm thông tin như số lượng bản sao sẽ được in, in một mặt hoặc hai mặt (nếu máy in của bạn hỗ trợ tự động in hai mặt), loại giấy và cài đặt trước chế độ in (như Ảnh In ấn, Tài liệu kinh doanh và Màu sắc sống động). Nhiều máy in tiêu dùng đơn giản chỉ có một vài tab hợp nhất các chức năng in quan trọng, trong khi các mô hình kinh doanh cao cấp có thể có nửa tá tab trở lên, làm nổi bật các tính năng có thể bao gồm một số bạn thậm chí không biết.

Ví dụ: trình điều khiển Nether Universal v2 trên máy in công việc của tôi có một tab có nhãn Watermark, điều mà tôi chưa bao giờ chú ý đến. Nhấn vào tab sẽ khởi chạy một hộp thoại mà từ đó bạn có thể thêm hình mờ (chẳng hạn như Bảo mật, Bản nháp hoặc dấu thời gian) vào một hoặc tất cả các trang bạn đang in. Một tab khác trên trình điều khiển Nether và trên trình điều khiển cho các máy in khác hỗ trợ in được bảo vệ bằng mật khẩu, được đặt tên là In và Giữ. Nó cho phép bạn nhập số PIN cho lệnh in và sau đó gửi lệnh đến máy in; người nhận dự định sẽ phải nhập mã PIN trên bàn phím của máy in để công việc được xuất ra.

Tôi có thể sử dụng Trình điều khiển chung không?

Hầu hết các nhà sản xuất lớn, bao gồm nhưng không giới hạn ở Brother, Canon, Epson, HP, Nether, và FPV, cung cấp những gì họ gọi là trình điều khiển máy in phổ quát. Như bạn có thể nghi ngờ, họ không thực sự phổ biến, họ thường chỉ làm việc cho các máy in từ nhà sản xuất đó và một số sẽ chỉ hoạt động cho các bản in không phải PostScript hoặc cho in đơn sắc, chẳng hạn. Tuy nhiên, chúng có thể tiện dụng nếu bạn kết nối với một nhóm máy in đơn sắc Brother: Bạn không phải cài đặt trình điều khiển riêng cho mỗi máy in mới mà bạn thêm. Microsoft có trình điều khiển máy in phổ quát cho máy in không phải PostScript, mặc dù việc thiết lập nó có thể khá liên quan. Trong hầu hết các trường hợp, đi với trình điều khiển dành riêng cho kiểu máy mà nhà sản xuất cung cấp sẽ thích hợp hơn với trình điều khiển chung.

Truy cập Cài đặt máy in trên máy Mac

Máy Mac có giao diện in phù hợp và hợp lý hơn các hệ thống Windows và bạn có quyền kiểm soát rộng rãi khi in từ các chương trình riêng lẻ. Ngoài ra, bạn có thể xem dữ liệu cơ bản về máy in của mình, cũng như thay đổi máy in mặc định của bạn, từ hộp thoại Máy in & Máy quét của Mac. Với máy Mac chạy High Sierra hoặc các phiên bản macOS gần đây khác, hãy đi tới Tùy chọn hệ thống trong thư mục Ứng dụng và nhấp vào Máy in & Máy quét. (Với các phiên bản macOS cũ hơn, cài đặt được gọi là In & Fax.) Thao tác này sẽ mở một bảng với danh sách các máy in được cài đặt, với máy in mặc định là máy in cuối cùng được sử dụng, trừ khi bạn đã chỉ định một máy in khác được tô sáng. Bạn có thể xem danh sách các máy in có sẵn, chia sẻ máy in của bạn với mạng, thay đổi kích cỡ giấy và kiểm tra hàng đợi in. Nhấn nút Tùy chọn & Vật tư sẽ khởi chạy hộp thoại với tab Trình điều khiển, cho phép bạn kiểm soát số lượng cài đặt giới hạn.

Tuy nhiên, hành động thực sự là khi bạn in từ một chương trình. Khi bạn bấm In từ menu Tệp, sẽ bật lên hộp thoại In, cung cấp một số cài đặt cơ bản (ví dụ: số lượng bản sao và loại phương tiện) và một nút có nhãn Presets, sẽ khởi chạy menu thả xuống với một loạt các cài đặt để bố trí, màu sắc, xử lý giấy, chất lượng in và in hai mặt. Bạn có thể sử dụng chúng như là, hoặc tùy chỉnh và lưu chúng.

Còn máy in đa chức năng thì sao?

Là thiết bị hoạt động nhiều hơn in ấn, máy in đa chức năng (MFP), được gọi là máy đa năng hoặc AIOs, mang đến sự linh hoạt tuyệt vời và hợp nhất trong một máy duy nhất yêu cầu ba hoặc bốn thiết bị. Hầu như tất cả chúng đều quét và sao chép ngoài việc in, và một số thêm khả năng fax. Tất cả đều có trình điều khiển máy in và nhiều người cũng có trình điều khiển fax mà bạn có thể truy cập, nhưng bạn hiếm khi thấy giao diện trình điều khiển máy quét riêng biệt với MFP.

Nói chung, các chức năng quét được điều khiển thông qua các tiện ích quét của nhà sản xuất, có giao diện thân thiện với người dùng hoặc từ màn hình của MFP, cho dù nó có màn hình cảm ứng hay màn hình không cảm ứng với các nút chức năng để quét. Không giống như in ấn, trong đó bạn có thể khởi động một công việc in ấn thoải mái trên bàn làm việc của mình, bạn phải đi lên một máy quét để tải bản gốc. Do đó, điều hợp lý là hầu hết các chức năng quét được điều khiển từ bên trong MFP, thậm chí sẽ không cần kết nối với máy tính nếu nó có thể quét vào ổ USB hoặc thẻ nhớ.

Nhân các lựa chọn của bạn

Nhiều người dùng sẽ ổn khi sử dụng giao diện in trong một ứng dụng nhất định và làm việc từ bộ tùy chọn của nó. Tuy nhiên, những lựa chọn đó thường khá hạn chế. Truy cập trình điều khiển máy in, cho dù thông qua "Thuộc tính máy in" hoặc liên kết có tên tương tự trong ứng dụng hoặc thông qua Thiết bị và Máy in trong bảng điều khiển của bạn, sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn rộng hơn. Việc xem xét kỹ lưỡng các cài đặt trình điều khiển có thể tiết lộ tốt các tính năng mà bạn không biết máy in của mình thậm chí có thể thực hiện.

Khi bạn hoàn thành việc làm chủ trình điều khiển máy in của mình, hãy chọn máy in tiếp theo bằng cách đọc các đánh giá mới nhất của chúng tôi. Bạn cũng có thể kiểm tra mồi của chúng tôi về cách tiết kiệm tiền cho mực máy in.