Cách mua dịch vụ hội nghị truyền hình

Công ty của bạn đã quyết định chuyển một số thông tin liên lạc của mình sang video. Bạn đã nghe nói về những người chơi lớn như ClickMeeting, RingCentral, Skype và Vonage, nhưng bạn không thực sự biết sự khác biệt giữa chúng. Bạn cũng đã nghe nói về các công cụ tập trung vào người tiêu dùng như Facetime và Google Hangouts, nhưng bạn không thực sự chắc chắn những công cụ đó phù hợp cho sử dụng doanh nghiệp.

Trong loạt các giải pháp hội nghị truyền hình tốt nhất của chúng tôi, chúng tôi chia nhỏ sự khác biệt giữa các công cụ hàng đầu trên thị trường bằng cách so sánh từng tính năng. Mặc dù tính năng này có thể hữu ích cho những người mua hiểu những tính năng này làm gì và làm thế nào họ có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của họ, nhưng nó có thể quá tiên tiến đối với các nhóm mới bắt đầu quy trình mua giải pháp hội nghị video.

Để giúp đỡ, chúng tôi đã nói chuyện với Brian Gilman, Phó chủ tịch tiếp thị sản phẩm tại Vonage, về những yếu tố người mới nên xem xét khi chọn giải pháp hội nghị video. Chúng tôi đã thảo luận mọi thứ, từ chia sẻ nội dung và chất lượng cuộc gọi đến phân tích back-end. Được trang bị kiến ​​thức được cung cấp, bạn sẽ có thể quay trở lại với giải pháp hội nghị truyền hình tốt nhất của chúng tôi với ý tưởng tốt hơn về những gì bạn cần và nhà cung cấp nào có thể cung cấp cho bạn.

1 UC hoặc hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình trong và chính nó cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và tùy chọn khác nhau. Tuy nhiên, ở cốt lõi của nó, hội nghị truyền hình chỉ đơn giản là một cách để một người dùng giao tiếp qua lại với người dùng khác thông qua một luồng video trực tiếp. Các giải pháp nâng cao hơn cho phép thực hiện những việc như phát video một-nhiều, chia sẻ màn hình và thậm chí cả chức năng phát web có thể thăm dò ý kiến ​​thành viên và thu thập dữ liệu người xem (nhưng chúng tôi đang đi trước chính mình).


Truyền thông hợp nhất (UC) có hội nghị truyền hình và thêm nó vào một bộ công cụ truyền thông lớn hơn. Bạn sẽ có thể gửi trò chuyện và nhắn tin cho đồng nghiệp. Bạn sẽ có thể tạo quy trình quản lý dự án. Bạn sẽ có thể tạo tài liệu và chạy các chỉnh sửa đồng thời trên chúng theo cách bạn làm với một nền tảng như Google Drive.


Có lẽ khía cạnh quan trọng nhất của nền tảng UC là khả năng tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba để giúp bạn kéo và xuất dữ liệu từ công cụ này sang công cụ tốt hơn. Ví dụ: nếu bạn cần gọi cho khách hàng và bạn muốn truy cập vào hồ sơ của họ để cải thiện liên lạc của mình, thì việc tích hợp giữa tài khoản Salesforce và công cụ UC của bạn giúp việc này trở nên vô cùng dễ dàng. Từ trong bảng điều khiển Salesforce của bạn, bạn sẽ có thể khởi chạy cuộc gọi, xem lịch sử tương tác của khách hàng và thêm ghi chú về những gì được nói trong cuộc gọi.


Gilman có một nền tảng hợp nhất rõ ràng là một điều đáng quan tâm, Gil nói. Một nền tảng duy nhất cho tính di động, hợp tác và giọng nói là điều mà hầu hết các công ty đang tìm kiếm ngày nay.


Gilman cảnh báo rằng việc xây dựng một nền tảng truyền thông thông qua các nhà cung cấp riêng lẻ sẽ bị cấm chi phí. Ngoài ra, dữ liệu có thể không được chuyển từ hệ thống này sang hệ thống dễ dàng như trong một nền tảng của một nhà cung cấp. Ngoài ra, nếu có gì đó bị hỏng, bạn sẽ cần xác định lý do bằng cách nói chuyện với nhiều đại diện hỗ trợ từ nhiều công ty, điều này nghe có vẻ như một cơn ác mộng.



2 Dễ sử dụng

Tất cả các hình thức của phần mềm kinh doanh đi kèm với một phổ khả năng sử dụng. Một số công cụ tiếp thị email được thiết kế tốt đến mức chúng làm cho dường như bất cứ ai cũng có thể thức dậy và trở thành một nhà tiếp thị email mà không cần đào tạo chính thức. Các công cụ khác rất phức tạp và kỹ thuật đến mức ngay cả những nhà tiếp thị tiên tiến nhất cũng tự tìm đến nút hỗ trợ.


Hội nghị truyền hình cũng không khác. Một số công cụ cung cấp giao diện người dùng (UI) rõ ràng và trực quan cho phép bạn nhấp vào tên người và thực hiện cuộc gọi trực tiếp. Một số cho phép bạn lên lịch các cuộc họp trước bằng cách nhấp vào lịch của đồng nghiệp và nhập tên của bạn. Có những công cụ cho phép bạn tạo một phòng hội thảo ảo, gửi một liên kết và mời hàng trăm hoặc hàng ngàn người đến phòng đó mà không cần bất kỳ điều kiện tiên quyết nào cho bất kỳ vị khách nào của bạn. Đây là những loại giải pháp bạn sẽ muốn xem xét khi mua hàng.


Gilman Rất nhiều thời gian, hội nghị truyền hình có nhiều sắc thái bởi vì rất nhiều giao thức khác nhau đang được sử dụng ngày nay, Gil nói. Bạn gặp phải những thách thức trong việc mang lại các nền tảng cũ, mang lại cho các bên thứ ba những người ngoài địa phương đó là thử thách trong nhiều năm. Khả năng gửi liên kết đến nền tảng của bên thứ ba và thực hiện cuộc gọi đó dễ dàng như một cuộc gọi điện thoại là điều tối quan trọng để thành công.


Về cơ bản, nếu bạn mở phần mềm hội nghị video và cảm thấy như bạn đã có bằng kỹ sư, có lẽ bạn đang làm việc với công cụ sai.



3 Cộng tác và chia sẻ

Ngay cả khi bạn chọn không mua nền tảng UC, bạn vẫn có thể muốn có một công cụ hội nghị video có thể thực hiện chia sẻ tài liệu và màn hình cơ bản. Các tính năng này cho phép người dùng của bạn gửi tệp cho bất kỳ ai trong phòng hội thảo hoặc đưa tài liệu ra khỏi trang web trên màn hình của họ để trình diễn.


Gil Nhu cầu cộng tác và chia sẻ nội dung là rất quan trọng, Gil nói. Một cuộc họp hiệu quả sẽ diễn ra, chia sẻ nội dung cũng quan trọng như việc gặp mặt trực tiếp. Nó có thể đơn giản như chia sẻ tài liệu để người dùng có thể chia sẻ những gì họ đang làm việc trong thời gian thực. Đó là một thành phần quan trọng đối với bất kỳ môi trường hợp tác nào.


Có các tính năng này cũng cho phép bạn sử dụng công cụ hội nghị video theo cách bạn chưa từng tưởng tượng trước đây. Mọi người đều nghĩ về hội nghị truyền hình cho các cuộc họp nhóm nhưng về cuộc họp khách hàng, cuộc gọi của người mua tiềm năng hoặc cuộc gọi đối tác thì sao? Gil Khi bạn bắt đầu xem xét làm thế nào video có thể biến đổi cách các công ty có thể kinh doanh, đó là khi việc áp dụng trở nên phổ biến hơn nhiều, Gil nói.



4 công cụ tiêu dùng so với doanh nghiệp

Nếu bạn tin rằng bạn sẽ chỉ sử dụng các công cụ hội nghị video để liên lạc trực tiếp, thì bạn cũng có thể tự lừa mình rằng một ứng dụng tập trung vào người tiêu dùng sẽ đủ để hoàn thành công việc. Trong một số trường hợp, bạn có thể đúng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không phải tất cả các cuộc gọi sẽ được thực hiện từ giới hạn của một văn phòng cung cấp Ethernet tốc độ cao. Trên thực tế, hầu hết các cuộc gọi của bạn có thể sẽ được thực hiện trên máy tính xách tay và máy tính bảng thông qua kết nối Wi-Fi (một số trong số đó là trong phương tiện di chuyển).


Đây là nơi ứng dụng tiêu dùng tiêu chuẩn của bạn không cung cấp giá trị của công cụ hội nghị video cấp doanh nghiệp. Gil Những ứng dụng tiêu dùng đó rất tuyệt nhưng bạn gặp phải vấn đề về chất lượng, Gil nói. Bạn không đủ ổn định để xử lý độ tin cậy và khả năng phục hồi nếu bạn đang nói chuyện với khách hàng. Bạn nhìn vào một số nền tảng tiêu dùng nhất định nếu bạn đang sử dụng máy khách trên thiết bị di động; giải pháp hội nghị video của bạn phải được chuẩn bị để xử lý mẫu số ít phổ biến nhất có thể sẽ là thiết bị di động. Khả năng xử lý mất gói mà không bị suy giảm video và giọng nói là rất quan trọng.


Công nghệ chạy nền tảng đã trở nên tốt hơn rất nhiều. Và khi bạn kết hợp với chất lượng mạng mà chúng tôi có thể cung cấp, chúng tôi đã giải quyết được mạng, Gil nói. Phần mềm Khả năng chia sẻ quét CAT qua video có thể gây cười ba hoặc bốn năm trước. Bây giờ bạn có thể thấy quét CAT chi tiết nhất.



5 Quản trị Back-end

Vì bạn là người chọn hệ thống, tại sao không chọn một hệ thống cho phép bạn kiểm soát mọi thứ? Các công cụ video dành cho doanh nghiệp cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng như ghi âm cuộc gọi bằng một cú nhấp chuột, số liệu thống kê cho bạn biết ai thực hiện nhiều cuộc gọi nhất, thời gian mọi người thực hiện cuộc gọi, khi mọi người bỏ cuộc gọi và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể kiểm soát ai có quyền quản trị để ghi lại cuộc gọi của chính họ, ai có thể thực hiện hoặc chuyển cuộc gọi cho người dùng khác và ai có thể kiểm tra chất lượng cuộc gọi để đảm bảo hệ thống cung cấp hình ảnh rõ ràng.


Gil quản trị tinh vi sẽ muốn biết mất gói là như thế nào, Gil nói Gilman. Có phải nó đã ở tận cùng? Nếu đó là địa phương, thì bạn phải xem mạng.