Cách kết hợp tập tin pdf

Vấn đề: Kết hợp nhiều tệp PDF thành một tệp, do đó bạn không tạo ra một nửa tá tệp PDF cho bộ phận kế toán khi bạn biết rằng họ sẽ mất dấu nhiều hơn một tệp. Hoặc có thể bạn có bốn hoặc năm phần của báo cáo mà bạn đã in để tách các tệp PDF khỏi Word, Excel và trình chỉnh sửa ảnh. Làm thế nào để bạn có được tất cả chúng vào một tệp PDF?

Nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn có công cụ duy nhất bạn cần có trong hệ điều hành macOS, mặc dù bạn có thể tìm thấy các giải pháp linh hoạt và đầy đủ tính năng hơn nếu bạn mua ứng dụng của bên thứ ba thương mại. Nếu bạn sử dụng Windows, bạn sẽ cần các ứng dụng của bên thứ ba, nhưng bạn có thể tìm thấy các ứng dụng nguồn mở miễn phí thực hiện công việc. Ngoài ra còn có các ứng dụng trực tuyến cung cấp để kết hợp và chỉnh sửa các tệp PDF mà bạn tải lên, nhưng tôi không đề xuất bất kỳ ứng dụng nào trong số đó. Các tệp PDF của bạn chứa siêu dữ liệu vô hình, có khả năng nhận dạng bạn và hệ thống của bạn và bạn có thể không muốn cung cấp siêu dữ liệu đó cho một trang web cung cấp các tính năng chỉnh sửa miễn phí. Trang web đó có thể muốn thu lợi từ dữ liệu của bạn theo cách bạn sẽ không thích.

Cách kết hợp các tệp PDF trong Windows

Khi bạn cần kết hợp các tệp PDF trong Windows, bạn có thể quyết định rằng bạn muốn có máy Mac, nơi ứng dụng Xem trước hoàn thành công việc nhanh chóng và dễ dàng. Windows 10 cho phép bạn xem các tệp PDF trong trình duyệt Edge, nhưng không cho phép bạn làm bất cứ điều gì với chúng. Để hợp nhất hoặc quản lý các tệp PDF, bạn sẽ cần một ứng dụng năng suất miễn phí nhưng có giới hạn của bên thứ ba hoặc một trong nhiều ứng dụng thương mại được thiết kế tốt.

Nếu nhu cầu quản lý PDF của bạn là tối thiểu, hãy cài đặt PDFsam miễn phí từ www.PDFsam.org. Nếu bạn muốn sản phẩm miễn phí, bỏ chọn tùy chọn trong trình cài đặt để tải xuống phiên bản Nâng cao, miễn phí để xem trước nhưng giữ lại $ 49. Giao diện rộng rãi cho phép bạn chọn giữa các chức năng như hợp nhất và tách tệp PDF, cộng với tính năng tiện lợi kết hợp hai tài liệu PDF, xen kẽ các trang từ một tệp với các trang khác, do đó bạn có thể tạo một tệp PDF từ các tệp PDF riêng biệt có chứa các trang trước và sau của tài liệu hai mặt gốc.

Đừng mong đợi một giao diện dễ sử dụng như chế độ xem hình thu nhỏ trong Adobe Reader và phần mềm thương mại khác. Bạn hợp nhất hai tệp PDF bằng cách kéo chúng vào cửa sổ PDFsam, thêm chúng vào danh sách. Bạn có thể chỉ định một phạm vi trang từ mỗi PDF, nhưng bạn sẽ phải tìm ra trang nào bạn muốn bằng cách xem tài liệu trong một ứng dụng riêng biệt như Microsoft Edge hoặc Adobe Reader. May mắn thay, bạn có thể mở tệp PDF trực tiếp từ danh sách tệp trong PDFsam. Khi bạn đã sẵn sàng hợp nhất các tệp PDF, nhấp vào nút Chạy và một tệp PDF được hợp nhất sẽ được tạo.

Nếu bạn muốn tín hiệu hình ảnh tốt hơn khi hợp nhất các tệp PDF, bạn sẽ cần một ứng dụng thương mại cho phép bạn xem tệp PDF kết hợp trước khi bạn lưu nó vào đĩa và cũng hiển thị hình ảnh thu nhỏ mà bạn có thể kéo lên và xuống trong một thanh bên để sắp xếp lại trang. Bạn có thể sử dụng hầu hết mọi phần mềm chỉnh sửa PDF, từ Trình chỉnh sửa PDF-Xchange có giá vừa phải từ Phần mềm theo dõi hoặc chọn một trong các ứng dụng Lựa chọn của Trình biên tập của chúng tôi như ABBYY FineReader 14 hoặc Adobe Acrobat DC.

Tất cả các ứng dụng này cho phép bạn kết hợp các tệp PDF theo cách cơ bản giống nhau. Đây là cách PDF-XChange Editor thực hiện. Phương pháp đơn giản nhất là sử dụng Tệp-> Tài liệu mới và chọn tùy chọn Kết hợp tệp thành một tệp PDF. Một hộp danh sách tập tin sẽ mở ra. Kéo vào đó các tệp mà bạn muốn kết hợp thành một tệp PDF. Bạn có thể thêm các tệp PDF hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của các tài liệu văn bản, Word, Excel hoặc PowerPoint vào danh sách và ứng dụng sẽ chuyển đổi chúng thành định dạng PDF trong khi kết hợp tất cả các tệp thành một tệp PDF.

Khi kết hợp các tệp, bạn có thể chỉ định phạm vi trang bạn muốn nhập, nhưng bạn cũng có thể tinh chỉnh kết hợp bằng cách mở nhiều tệp trong các tab riêng biệt trong PDF-XChange Editor và kéo hình thu nhỏ của trang bạn muốn từ tab nguồn vào tab mục tiêu (nếu hình thu nhỏ không hiển thị, nhấn Ctrl-T hoặc sử dụng menu View> Panes).

Cách kết hợp các tệp PDF trên máy Mac

Không giống như Windows, macOS đi kèm với các công cụ PDF mạnh mẽ được xây dựng trong chương trình được cung cấp bởi ứng dụng Xem trước có vẻ khiêm tốn. Để kết hợp hai hoặc nhiều tệp PDF trong Bản xem trước, hãy bắt đầu bằng cách tạo một bản sao của một trong các tệp và làm việc với bản sao (đây là một biện pháp phòng ngừa thiết yếu vì Bản xem trước lưu tệp khi bạn làm việc và nếu kết quả không như bạn muốn, bạn sẽ cần thực hiện một số bước chân ưa thích để lấy lại tệp gốc).

Mở tệp trùng lặp. Nếu hình thu nhỏ không hiển thị trong thanh bên của Bản xem trước, hãy chuyển đến trình đơn Xem để bật chúng. Tiếp theo, chỉ cần kéo các tệp PDF bổ sung vào thanh bên và thả chúng vào vị trí trong tệp mà bạn muốn chúng được đặt ở đầu hoặc cuối hoặc giữa hai trang hiện có. Nếu bạn nhận được vị trí sai, bạn có thể kéo một hoặc nhiều hình thu nhỏ đến vị trí chính xác và bạn có thể xóa bất kỳ trang nào bạn không muốn.

Điều gì xảy ra nếu bạn chỉ muốn hợp nhất một vài trang từ tệp PDF thứ hai? Mở tệp đó trong một cửa sổ PDF khác và kéo hình thu nhỏ mà bạn muốn vào tệp PDF đầu tiên của bạn. Như mọi khi trong macOS, bạn có thể nhấp Shift để chọn một phạm vi trang liên tục hoặc nhấp Cmd trên nhiều trang để chọn các trang từ bất kỳ đâu trong tệp. Nếu một số trang bị nhập sai hướng, hãy sử dụng thanh công cụ của Preview để xoay chúng.

Đôi khi Xem trước hành động theo những cách dường như không thể đoán trước khi lưu tệp, vì vậy, khi bạn có các trang kết hợp được sắp xếp theo ý muốn, hãy chọn Tệp> Xuất ra PDF và lưu tệp PDF đã hợp nhất dưới tên riêng của nó. Bạn cũng có thể chọn Tệp> Đóng và làm theo lời nhắc để lưu tệp được hợp nhất dưới tên của tệp bạn đã bắt đầu, nhưng an toàn nhất là sử dụng tùy chọn Xuất ra PDF.

Xem trước có một thủ thuật hợp nhất PDF không rõ ràng ngay lập tức. Bạn có thể hợp nhất bất kỳ tệp nào mà Bản xem trước có thể hiển thị thành tệp PDF hiện có. Điều đó có nghĩa là bạn có thể kéo bất kỳ định dạng PNG, TIFF, JPEG hoặc định dạng hình ảnh tiêu chuẩn khác vào PDF. Nhưng nếu bạn muốn tạo một tệp PDF có chứa tài liệu Word hoặc bảng tính Excel thì sao? Bạn không thể kéo các tài liệu đó vào Xem trước, nhưng bạn có thể sử dụng menu In trong Word hoặc Excel để tạo tệp PDF mà bạn có thể sử dụng để hợp nhất.

Ngoài ra, nếu bạn có ứng dụng của bên thứ ba như Adobe Acrobat, bạn có thể hợp nhất các tệp PDF giống như cách bạn hợp nhất chúng trong Xem trước nhưng bạn cũng có thể kéo trực tiếp các tệp ở bất kỳ định dạng tệp nào mà Acrobat biết cách chuyển đổi thành PDF, bao gồm Các trang web HTML, tệp văn bản thuần túy, tài liệu Word và bảng tính Excel. Acrobat cũng cho phép bạn tạo một tệp PDF hoàn toàn mới từ một hoặc nhiều định dạng bên ngoài tương tự. Chỉ cần sử dụng menu Tệp> Tạo và làm theo lời nhắc.

Đối với các cách khác để chuyển đổi PDF thành tệp Microsoft Word, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi. Nếu bạn cần hỗ trợ chỉnh sửa PDF của mình sau khi các tài liệu được kết hợp, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về Cách chỉnh sửa PDF.