Làm thế nào thương mại điện tử có thể tuân thủ luật thuế bán hàng trực tuyến mới

Nếu mục đích CNTT của bạn bao gồm một hoạt động thương mại điện tử, hãy thiết lập một số biến chứng. Các doanh nghiệp trực tuyến hiện phải tuân thủ các quy tắc thuế bán hàng của tiểu bang đối với 45 tiểu bang và vùng lãnh thổ của Hoa Kỳ thu thập chúng, do quyết định của Tòa án Tối cao Hoa Kỳ tại South Dakota v. Wayfair Inc. vào ngày 21 tháng 6 năm 2018. Đã viết nhiều về hoàn cảnh khó khăn trong số các doanh nghiệp trực tuyến này, với hầu hết các câu chuyện thảo luận về cách bây giờ họ sẽ phải làm thêm giấy tờ, xử lý thêm tải hành chính và quản lý việc thu thuế cho bất kỳ giao dịch nào liên quan đến các tiểu bang đó. Nhưng không ai trong số đó là chính xác .

Thật không may, sự thật chính xác là tồi tệ hơn nhiều. Đầu tiên, mỗi trong số 45 tiểu bang và vùng lãnh thổ Hoa Kỳ này tính thuế suất bán hàng khác nhau, không chỉ từ nhau mà còn tùy thuộc vào sản phẩm nào được bán. Thứ hai, một số tiểu bang Hoa Kỳ cũng tính thuế bán hàng cho các dịch vụ, do đó, không chỉ các thợ may điện tử bị ảnh hưởng. Ngoài ra, mỗi tiểu bang Hoa Kỳ được miễn thuế dựa trên loại sản phẩm, loại người mua hoặc nơi trong chu kỳ bán hàng xảy ra giao dịch.

Và đó thậm chí không phải là tồi tệ nhất của nó. Theo một ước tính tôi đã đọc, thực tế có hơn 10.000 khu vực pháp lý thuế duy nhất ở Hoa Kỳ, mỗi khu vực có thể tác động đến cả thuế suất bán hàng và hoạt động thu nợ từ hoạt động thương mại điện tử. Trừ khi Quốc hội Hoa Kỳ quyết định tạo ra luật pháp bằng cách nào đó đơn giản hóa tất cả những điều này, doanh nghiệp của bạn sẽ phải tìm cách giải quyết tuân thủ, bao gồm tính thuế bán hàng chính xác, duy trì miễn trừ khi thích hợp, nộp tờ khai thuế kinh doanh phù hợp và Tất nhiên, trả đúng số tiền thuế cho từng tiểu bang và địa phương.

Để gợi ý rằng đây là một nhiệm vụ khó khăn sẽ là một cách đánh giá thấp. Đối với các tổ chức lớn sử dụng phần mềm kế toán cấp doanh nghiệp được vận hành bởi các bộ phận kế toán có kinh nghiệm và có kinh nghiệm, luật sư thuế và nhà phân tích, điều đó là có thể. Đó là lý do tại sao trang phục quy mô của Amazon.com và Walmart có thể trả thuế bán hàng ở mọi khu vực pháp lý nơi yêu cầu và đã làm như vậy trong nhiều năm.

Nhưng điều đó khiến cho phần lớn các doanh nghiệp web ngày nay, hầu hết đều phù hợp với khuôn khổ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Đây là hàng ngàn công ty chỉ đơn giản là bán công cụ hoặc dịch vụ trên internet như một phần của công việc hàng ngày. Đối với họ, việc xử lý tuân thủ thuế bán hàng theo phán quyết của Tòa án Tối cao Hoa Kỳ là gần như không thể.

Tìm kiếm sự giúp đỡ tuân thủ

May mắn thay, có sự giúp đỡ để có được. Nếu bạn bán hàng qua Amazon, thì gã khổng lồ bán lẻ sẽ cho bạn biết mức thuế doanh thu phải trả cho mỗi giao dịch. Nhưng trừ khi bạn ở tiểu bang Pennsylvania hoặc Washington, bạn vẫn phải nộp tờ khai thuế và tự thanh toán. Chỉ ở những tiểu bang đó, Amazon mới được phép xử lý thuế đối với các giao dịch.

Nhưng nếu bạn không bán hàng qua Amazon, vẫn có sự trợ giúp dưới dạng các công ty chuyên giúp đỡ người bán với nhu cầu tuân thủ của họ. Hai trong số họ, Avalara và Sovos, xử lý một loạt các nhu cầu tuân thủ, bao gồm cả tính thuế bán hàng trên mỗi giao dịch. Cả hai đều là nhà cung cấp ứng dụng dựa trên đám mây cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu về thuế bán hàng mà không biến công việc đó thành nhiệm vụ trung tâm của doanh nghiệp.

"Chúng tôi có một danh mục các đầu nối cho hàng trăm hệ thống kế toán, " Mark Janzen, Phó Chủ tịch Kỹ thuật tại Avalara cho biết. Ông nói rằng các trình kết nối này hoạt động như các trình cắm thêm cho hệ thống kế toán, thương mại điện tử và lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và có thể được cấu hình để tự động xử lý tất cả các giai đoạn của quy trình thuế bán hàng.

"Mỗi khi bạn chạm vào một hóa đơn, nó sẽ được gửi tới Avalara và nó sẽ thêm thuế, " Janzen giải thích. "Vào cuối tháng, bạn đi xem những gì đã được thực hiện và Avalara sẽ nộp thuế cho bạn."

Tính thuế doanh thu

Janzen nói rằng quá trình thiết lập là tương đối dễ dàng. Một số gói thương mại điện tử và đặc biệt là các giải pháp thanh toán và lập hóa đơn chuyên dụng, đã bao gồm các trình kết nối để kết nối với các giao diện lập trình ứng dụng (API) của Avalara và một số được tích hợp đầy đủ. Janzen nói rằng ngay cả việc tự làm nó không đặc biệt phức tạp và các đại lý sẽ giúp cài đặt, mặc dù điều đó đủ dễ để hầu hết các bộ phận CNTT có thể tự xử lý.

Khi một công ty mua lại AvaTax (là sản phẩm của Avalara), công ty cần cung cấp đầu vào cho các loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bán và các địa điểm kinh doanh. Thông tin được cung cấp cho Avalara cần bao gồm các chi tiết về doanh số được miễn thuế (nghĩa là các mặt hàng được miễn thuế bán hàng, chẳng hạn như các mặt hàng được bán để bán lại). Khi đã xong, Avalara có thông tin cần thiết để tính thuế bán hàng.

"Nó không đơn giản như đặt một tỷ lệ trên hóa đơn, " Janzen nói. Trên thực tế, Janzen cho biết, do đặc thù của luật thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương, mỗi mục hàng trên hóa đơn có thể có mức thuế suất khác nhau. Ông nói rằng việc tìm ra chính xác thẩm quyền đánh thuế của người mua có thể phức tạp vì các địa điểm phụ thuộc vào mã ZIP có thể vượt qua ranh giới quyền hạn.

"Chúng tôi tập trung vào độ chính xác của tầng thượng, " Janzen nói và thêm rằng Alavara xác định vĩ độ và kinh độ chính xác của từng địa chỉ để đảm bảo nên áp dụng thuế nào. "Có hơn 12.000 khu vực pháp lý, " Janzen nói.

Giảm chi phí tuân thủ của bạn

Janzen nói rằng phần mềm thuế và kế toán cho SMB có thể bao gồm phần mềm Alavara tích hợp. Ông chỉ vào các gói như BigC Commerce và Shopify sẽ giúp bạn về thuế bán hàng. Tuy nhiên, BigC Commerce bao gồm phần mềm thuế bán hàng của Avalara. Với Shopify, bạn sẽ cần tự nộp và nộp thuế.

Bất kể bạn nhìn nó như thế nào, quyết định của Tòa án Tối cao Hoa Kỳ sẽ khiến bạn phải trả giá. Mặc dù bạn có thể chuyển chi phí thuế cho khách hàng của mình (những người đã quen với việc trả thuế bán hàng), tải quản trị chỉ đơn giản là đi đến điểm mấu chốt của bạn. Thêm một số loại phần mềm thuế bán hàng ít nhất sẽ giảm chi phí tuân thủ của bạn.