Cách mã hóa tài liệu được lưu trữ trên ổ đĩa google

Nếu bạn muốn giữ cho các tệp của mình an toàn khỏi những con mắt tò mò, mã hóa là cách tốt nhất của bạn, đặc biệt là nếu bạn sẽ lưu trữ các tệp đó trên đám mây, nơi vi phạm dữ liệu và các vấn đề bảo mật khác có thể đưa chúng ra thế giới bên ngoài.

Có một số cách để giữ cho các tài liệu giới hạn trên đám mây của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu. Thật không may, Google vẫn chưa thêm một tính năng bảo vệ mật khẩu thực sự vào Google Docs. Có các tập lệnh của bên thứ ba hứa sẽ "hack" bảo vệ mật khẩu vào dịch vụ, nhưng đó là một quá trình khá liên quan không được đảm bảo (và, thành thật mà nói, rất thiếu sót khi nói về bảo mật).

Ngoài ra còn có các tiện ích mở rộng trình duyệt tuyên bố phục vụ mục đích tương tự, mặc dù chúng tôi không khuyến nghị chính xác tin tưởng các tệp nhạy cảm của bạn cho các nhà phát triển tiện ích mở rộng ngẫu nhiên, không xác định. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để khóa tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.

Giữ an toàn cho thiết bị của bạn

Các tài liệu Google Docs, Sheets và Slides có thể không có tùy chọn để bảo vệ mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên các máy chủ của Google. Trừ khi bạn đã chia sẻ chúng, những người dùng khác không thể xem các tệp của bạn mà không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi người ngoài, hãy đảm bảo tài khoản của bạn an toàn nhất có thể: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và để có kết quả tốt nhất. Sử dụng khóa bảo mật phần cứng như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ tốt nhất có thể. Với những thứ này, rất khó có ai có thể vào tài khoản của bạn.

Nếu bạn lo lắng về việc ai đó rình mò trên máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình, bạn sẽ muốn bảo vệ các thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN nếu bạn chưa sử dụng và mã hóa bộ nhớ trên bo mạch. Điện thoại của bạn có khả năng đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay của bạn, hãy đảm bảo bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt máy tính của bạn để tránh kẻ trộm.



Mã hóa tài liệu trước khi tải chúng lên

Với các biện pháp phòng ngừa bảo mật này, bạn có thể cảm thấy khá an toàn rằng bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm máy tính xách tay của bạn sẽ bị khóa khỏi bất kỳ Google Docs nào bạn đã lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, điều đó không bảo vệ bạn nếu có bất cứ điều gì sai trái ở phần cuối của Google.

Nếu máy chủ của Google bị hack hoặc nếu bạn không tin tưởng Google sẽ bảo mật tài liệu của bạn khỏi nhân viên của mình, bạn sẽ muốn có thêm một lớp mã hóa, điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải từ bỏ khả năng chỉnh sửa trực tuyến của Google Docs.

Bộ lưu trữ đám mây an toàn nhất là bộ lưu trữ mà bạn kiểm soát, hoặc ít nhất là bộ lưu trữ mà bạn kiểm soát mã hóa. Nếu bạn muốn lưu trữ các tài liệu đặc biệt nhạy cảm trong Google Drive, bạn có thể dễ dàng mã hóa tài liệu trên PC của mình, sau đó tải lên bằng chương trình máy tính để bàn và sao lưu của Google.

Bạn sẽ không thể chỉnh sửa các tệp này trong Google Docs, nhưng bạn sẽ có thể tải xuống chúng trên các PC khác, giải mã chúng và chỉnh sửa chúng bằng chương trình máy tính để bàn mà bạn chọn. Đối với một vài tài liệu thực sự nhạy cảm mà bạn có, nó có lẽ đáng để đánh đổi.



Mã hóa tài liệu qua Word

Có một số cách để mã hóa các tài liệu riêng lẻ trước khi tải chúng lên. Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC, tính năng mã hóa tích hợp của nó có thể là tùy chọn dễ nhất. Mở tài liệu được đề cập và đi đến Tệp> Bảo vệ Tài liệu> Mã hóa bằng Mật khẩu . Chọn một mật khẩu cho tập tin và đảm bảo bạn nhớ nó nếu bạn quên, tập tin đó sẽ bị mất mãi mãi. Sau đó tải tệp đó lên Google Drive.

Google sẽ không thể đọc tệp, nhưng bạn sẽ có thể tải xuống và mở tệp đó trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office. (Đáng buồn thay, nó sẽ không hoạt động trong các bộ phần mềm văn phòng khác như LibreScript phiên bản chỉ cung cấp chính thức của Microsoft.)



Mã hóa tài liệu với Boxcrypt

Nếu bạn cần mã hóa các tài liệu không phải của Office hoặc bạn không sở hữu bản sao Microsoft Office, Boxcryptor là một lựa chọn linh hoạt hơn. Nó rất giống với Dropbox, Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, mặc dù thay vì sử dụng dịch vụ đám mây của riêng mình, nó nối vào các chương trình đồng bộ hóa đám mây đã được cài đặt trên PC của bạn.

Vì vậy, bạn có thể cài đặt Boxcryptor, bật Google Drive trong cài đặt của Boxcryptor và sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên của Windows Explorer. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào bạn muốn bảo mật, chọn tùy chọn Boxcryptor> Encrypt và xem hộp kiểm chuyển sang màu xanh lá cây. Khi đã có, bạn vẫn sẽ thấy các tệp trong Google Drive, nhưng chúng sẽ không thể truy cập được trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập Boxcryptor.

(Lưu ý rằng Boxcryptor miễn phí khi đồng bộ hóa một dịch vụ lưu trữ đám mây giữa hai PC, nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều dịch vụ, nhiều hoặc nhiều thiết bị, thì bạn sẽ cần một gói trả phí với giá 48 đô la mỗi năm.)



Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt

Nếu bạn muốn một cái gì đó hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể sử dụng với bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây và bất kỳ thiết bị nào, Veracrypt là vô cùng mạnh mẽ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo một thùng chứa được mã hóa, trong đó bạn có thể chứa bất kỳ tệp nào bạn muốn, sau đó đặt bất cứ nơi nào để giữ an toàn.

Đây không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất cho người mới bắt đầu, nhưng nó sẽ thực hiện thủ thuật miễn phí. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo bộ chứa tệp được mã hóa mới trong thư mục Google Drive của bạn và gắn tệp đó từ cửa sổ chính của Veracrypt.

Nó sẽ xuất hiện như thể đó là một ổ cứng gắn ngoài, bạn có thể kéo các tệp nhạy cảm của mình đến đó, ngắt âm lượng và thùng chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Chỉ cần biết rằng bạn sẽ cần Veracrypt được cài đặt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập các tài liệu bên trong thùng chứa đó.

Thật không may là Google vẫn chưa thêm một tính năng bảo vệ mật khẩu đơn giản vào Google Docs, nhưng hiện tại, ít nhất bạn có một vài tùy chọn khác nhau.



Trình quản lý mật khẩu tốt nhất

Trong khi đó, chúng tôi đã đánh giá hai chục trình quản lý mật khẩu tốt nhất. Ngoài ra, hãy kiểm tra các mẹo đơn giản để ghi nhớ mật khẩu cực kỳ an toàn và tại sao mật khẩu có thể biến mất (cuối cùng).