Làm thế nào để bảo vệ tài liệu từ microsoft của bạn

Bạn đã viết một tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm trong Microsoft Word. Và bạn muốn giữ riêng tư hoặc ít nhất là an toàn. Có lẽ bạn muốn chắc chắn rằng chỉ có bạn và một số người nhất định có thể đọc hoặc chỉnh sửa nó. Có lẽ bạn muốn hạn chế các loại sửa đổi mà ai đó có thể thực hiện đối với tài liệu. Có lẽ bạn muốn đảm bảo độc giả của tài liệu rằng đây là phiên bản cuối cùng. Bạn có thể làm tất cả những điều đó và hơn thế nữa nếu bạn biết nên sử dụng công cụ nào trong Word và cách sử dụng chúng.

Phiên bản Microsoft Word mới nhất của Office 365 cung cấp một số tùy chọn để bảo mật tài liệu của bạn. Bạn có thể đặt tài liệu để mở ở chế độ chỉ đọc để ngăn các chỉnh sửa ngẫu nhiên. Bạn có thể mã hóa tài liệu của mình để không ai có thể truy cập mà không cần mật khẩu đúng. Bạn có thể giới hạn nội dung có thể được chỉnh sửa trong tài liệu và cách có thể chỉnh sửa nội dung đó. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử để đảm bảo không ai có thể sửa lại tài liệu. Và bạn có thể đánh dấu một tài liệu là cuối cùng để mọi người biết rằng nó đã không bị thay đổi kể từ lần cuối bạn lưu nó.

Đối với những thủ thuật này, tôi đang sử dụng phiên bản Word 365 mới nhất của Word. Các tùy chọn tôi trình bày ở đây về cơ bản hoạt động giống nhau trong Word 2016, 2013 và 2010. Tuy nhiên, khả năng đánh dấu tài liệu là cuối cùng và làm cho nó chỉ đọc là hai tùy chọn riêng biệt trong Word 365 và một tùy chọn kết hợp duy nhất trong các phiên bản khác Lời.

Bảo vệ tài liệu

Để bắt đầu, hãy mở một tài liệu trong Microsoft Word mà bạn muốn bảo vệ. Bấm vào menu Tệp và sau đó bấm vào nút để Bảo vệ Tài liệu. Từ menu Bảo vệ Tài liệu, chọn tùy chọn đầu tiên để Luôn mở Chỉ đọc .



Chỉ đọc

Lưu tài liệu và sau đó mở lại nó. Word nhấp nháy một thông báo rằng tác giả muốn bạn mở nó dưới dạng chỉ đọc, trừ khi bạn cần thực hiện thay đổi. Bấm Có để mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Tất nhiên, bất cứ ai cũng có thể nói không và mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Mục tiêu là giúp mọi người dễ dàng mở tài liệu dưới dạng chỉ đọc để giảm thiểu cơ hội thực hiện các thay đổi ngoài ý muốn.



Mã hóa bằng mật khẩu

Để tắt tùy chọn chỉ đọc, hãy mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Nhấp vào menu Tệp và chọn Bảo vệ Tài liệu. Từ menu Bảo vệ Tài liệu, chọn tùy chọn Luôn mở Chỉ đọc . Ở cùng một màn hình và một lần nữa bấm vào nút Bảo vệ Tài liệu. Lần này, chọn tùy chọn Mã hóa bằng Mật khẩu .



Tạo một mật khẩu

Trong cửa sổ Encrypt Document, tạo mật khẩu và bấm OK. Hãy chắc chắn để sử dụng một mật khẩu phức tạp nhưng đáng nhớ. Nếu bạn quên mật khẩu, Microsoft không có cách nào để lấy lại hoặc đặt lại mật khẩu, điều đó có nghĩa là bạn sẽ không thể truy cập tài liệu. Nhập mật khẩu một lần nữa để xác nhận nó. Nhấn OK.

Lưu lại và đóng tài liệu. Mở lại nó. Nhập mật khẩu để truy cập tài liệu. Nhấn OK.



Xóa mật khẩu

Để xóa mật khẩu, bấm vào menu Tệp và chọn Bảo vệ Tài liệu. Nhấp vào tùy chọn để Mã hóa bằng Mật khẩu . Trong cửa sổ Encrypt Document, xóa các dấu chấm che khuất mật khẩu của bạn. Nhấn OK. Lưu lại và đóng tài liệu. Lần tới khi bạn mở nó, bạn sẽ không được hỏi mật khẩu.



Hạn chế chỉnh sửa

Nhấp vào menu Tệp và quay lại nút Bảo vệ Tài liệu. Chọn tùy chọn để Hạn chế chỉnh sửa .

Tài liệu của bạn sau đó sẽ hiển thị ngăn Chỉnh sửa hạn chế ở bên phải để định dạng và chỉnh sửa các hạn chế. Tại đây, bạn có thể cho phép mọi người đọc tài liệu của bạn, cũng như chọn những gì họ có thể chỉnh sửa và làm thế nào.



Định dạng hạn chế

Chọn hộp để Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu để ngăn mọi người thay đổi định dạng của tài liệu của bạn thông qua tính năng kiểu của Word. Nhấp vào liên kết cho Cài đặt. Trong cửa sổ bật lên Định dạng hạn chế định dạng, tất cả các kiểu được cho phép theo mặc định. Bạn có thể giữ nguyên trạng đó, thay đổi thành Tối thiểu được đề xuất hoặc thay đổi thành Không có. Nếu bạn không chắc chắn nên chọn cài đặt nào, hãy chọn cài đặt cho Tối thiểu được đề xuất.

Bạn cũng có thể kiểm tra bất kỳ tùy chọn nào trong ba tùy chọn trong Định dạng để cho phép AutoFormat ghi đè các hạn chế, chặn khả năng chuyển đổi chủ đề hoặc chặn khả năng chuyển Bộ QuickStyle. Nếu bạn không chắc chắn, hãy bỏ chọn ba cài đặt này. Bấm OK để đóng cửa sổ Hạn chế định dạng.



Chỉnh sửa hạn chế

Trong phần Chỉnh sửa Hạn chế, hãy chọn hộp để Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới. Bây giờ bạn có thể chọn trong số bốn tùy chọn: Các thay đổi được theo dõi sẽ bật Thay đổi theo dõi cho bất kỳ người đọc tài liệu nào của bạn và hạn chế tất cả các loại chỉnh sửa khác; Nhận xét cho phép người đọc chèn nhận xét trong tài liệu của bạn nhưng không sửa đổi gì khác; Điền vào các biểu mẫu cho phép người đọc điền vào các biểu mẫu bạn đã tạo nhưng không thay đổi các biểu mẫu đó; và Không có thay đổi (Chỉ đọc) đặt tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc để không thể thay đổi. Chọn tùy chọn bạn muốn.



Ngoại lệ

Nếu bạn kiểm tra tùy chọn Nhận xét hoặc Không thay đổi (Chỉ đọc), bạn có thể tạo ngoại lệ cho bất kỳ ai để có thể chỉnh sửa một số phần nhất định trong tài liệu của mình. Trong phần Ngoại lệ, hãy chọn hộp cho Mọi người và chọn bất kỳ phần nào của tài liệu mà bạn muốn bất kỳ ai cũng có thể chỉnh sửa.



Thực thi bảo vệ

Cuối cùng, nhấp vào tùy chọn cho Có, Bắt đầu Bảo vệ Thực thi . Nhập và sau đó nhập lại mật khẩu và bấm OK. Lưu lại và đóng tài liệu. Mở lại nó. Các điều khiển chỉnh sửa trên Ribbon hiện có màu xám. Nhấp vào bất kỳ phần nào của tài liệu mà bạn cho phép chỉnh sửa và các điều khiển có thể truy cập được.



Tắt bảo vệ

Để tắt bảo vệ, nhấp vào tab Xem lại và nhấp vào biểu tượng để Hạn chế Chỉnh sửa. Nhấp vào nút Dừng bảo vệ ở cuối ngăn Hạn chế chỉnh sửa. Nhập mật khẩu và bấm OK. Sau đó bỏ chọn các tùy chọn cho các hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa xuất hiện ở trên cùng bên phải.



Thêm chữ ký số

Nhấp vào menu Tệp và quay lại nút Bảo vệ Tài liệu. Chọn tùy chọn để Thêm chữ ký số . Điều này cho những người đọc tài liệu của bạn rằng bạn và không ai khác đã ký nó, cho biết rằng bạn là người cuối cùng sửa đổi và lưu nó.



Giấy chứng nhận ký

Để tạo chữ ký số, bạn sẽ cần chứng chỉ ký. Lần đầu tiên bạn làm điều này, Word sẽ nhấp nháy thông báo: "Để ký một tài liệu Microsoft Office, bạn cần có chữ ký điện tử, bạn có muốn lấy một từ đối tác của Microsoft ngay bây giờ không?" Bấm Có. Một trang hỗ trợ của Microsoft bật lên để giúp bạn tìm ID kỹ thuật số. Hãy thử các liên kết cho các nhà cung cấp khác nhau để có được một ID kỹ thuật số. Sau đó, nhấp vào liên kết tại trang web để Thêm hoặc xóa chữ ký điện tử trong các tệp Office. Cuộn xuống trang để tìm hiểu cách thêm chữ ký số.

Sau khi bạn có ID kỹ thuật số, quay lại nút Bảo vệ tài liệu và nhấp lại vào tùy chọn Thêm chữ ký số . Trong cửa sổ Đăng nhập, điền vào các trường cần thiết và nhấp vào nút Đăng nhập. Bạn có thể được yêu cầu xác nhận chữ ký số. Nhấn OK.

Tài liệu của bạn hiện đã được ký kỹ thuật số và chỉ đọc. Word giải thích rằng tài liệu đã được ký và đánh dấu là bản cuối cùng và nếu bất kỳ ai can thiệp vào nó, chữ ký sẽ không hợp lệ. Bất cứ ai mở tài liệu sẽ thấy thông báo về chữ ký số của bạn.



Đánh dấu là Chung kết

Cuối cùng, nếu bạn không thể hoặc không muốn sử dụng chữ ký số, bạn vẫn có thể đánh dấu tài liệu là cuối cùng. Nhấp vào menu Tệp và quay lại nút Bảo vệ Tài liệu. Chọn tùy chọn để đánh dấu là cuối cùng .

Một thông báo bật lên cho bạn biết: "Tài liệu này sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu." Nhấn OK. Một thông báo khác xuất hiện và cho bạn biết: "Tài liệu này đã được đánh dấu là cuối cùng để chỉ ra rằng chỉnh sửa đã hoàn tất và đây là phiên bản cuối cùng của tài liệu. Khi tài liệu được đánh dấu là cuối cùng, thuộc tính trạng thái được đặt thành 'Final' và gõ, chỉnh sửa lệnh và đánh dấu bằng chứng bị tắt. Bạn có thể nhận ra rằng một tài liệu được đánh dấu là cuối cùng khi biểu tượng Mark as Final hiển thị trên thanh trạng thái. " Nhấn OK.



Dù sao đi nữa

Khi ai đó mở tài liệu, một thông báo bật lên ở trên cùng: "ĐƯỢC NHẬN NHƯ CUỐI CÙNG. Một tác giả đã đánh dấu tài liệu này là cuối cùng để không khuyến khích chỉnh sửa." Một nút Chỉnh sửa Dù sao cũng xuất hiện. Nếu ai đó nhấp vào nút đó, người đó vẫn có thể chỉnh sửa và lưu lại tài liệu. Nhưng sau đó, tài liệu sẽ cho bạn thấy là tác giả và người khác là người cuối cùng đã sửa đổi nó. Vì vậy, mục tiêu cuối cùng ở đây không phải là ngăn ai đó chỉnh sửa tài liệu mà là nói với độc giả rằng tài liệu là cuối cùng và bạn nên xuất hiện với tư cách là tác giả và người sửa đổi nó lần cuối.