Cách chia sẻ tệp ổ đĩa google

Bạn đã tạo một tệp trong Google Drive mà bạn muốn chia sẻ với người khác. Không vấn đề gì. Một trong những điểm mạnh của phần mềm là khả năng chơi đẹp với người khác.

Trên thực tế, có rất nhiều cách để chia sẻ Google Docs, Sheets và Slides mà quá trình này có thể gây nhầm lẫn. Bạn có muốn người khác có thể chỉnh sửa tệp của bạn hoặc chỉ xem nó? Bạn có cần cung cấp cho họ quyền truy cập vào phiên bản trực tiếp hoặc tĩnh của tài liệu không? Tùy chọn chia sẻ của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào câu trả lời cho những câu hỏi đó.

Google Drive bao gồm một số chương trình, bao gồm Tài liệu để xử lý văn bản, Trang tính cho bảng tính và Trang trình bày. Quá trình chia sẻ trong mỗi chương trình khá giống nhau; bên dưới chúng tôi sẽ tập trung vào Google Docs.

Bạn có thể truy cập Google Docs theo một số cách: trang web Google Docs trong trình duyệt của bạn; chương trình Google Backup and Sync trên máy tính của bạn; hoặc các ứng dụng Google Docs cho iOS hoặc Android.

Chia sẻ tài liệu trực tiếp

Bạn vừa tạo và hoàn thành một tài liệu và bây giờ muốn chia sẻ nó. Trong trường hợp này, bạn muốn chia sẻ tài liệu trực tiếp với một hoặc nhiều người. Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải (hoặc nhấp vào menu Tệp và chọn Chia sẻ).



Thêm những người nhận

Nhập một liên hệ Google hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tệp; bạn có thể chia sẻ một tệp với tối đa 200 người hoặc nhóm. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn xem bạn muốn người đó hoặc người đó có thể chỉnh sửa tài liệu, chèn nhận xét vào đó hay chỉ xem nó. Bạn cũng có thể thêm một ghi chú vào lời mời email. Nhấp vào Gửi.

Nếu người đó có tài khoản Google, email của bạn sẽ được gửi. Nếu người nhận của bạn không có tài khoản Google, bạn sẽ có hai tùy chọn. Bạn có thể gửi lời mời, trong trường hợp người đó có 14 ngày để đăng nhập bằng tài khoản Google để chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu.

Ngoài ra, bạn có thể tạo và gửi một liên kết đến tài liệu của mình, trong trường hợp đó, người nhận của bạn có thể xem tài liệu mà không cần tài khoản Google nhưng không chỉnh sửa hoặc nhận xét trong đó.



Nhận được lời mời

Ở đầu bên kia, người nhận của bạn mở email của bạn và nhấp vào nút để Mở trong Tài liệu. Nếu người đó có tài khoản Google, người đó được nhắc đăng nhập vào đó để chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu của bạn trong Google Docs.

Nếu người đó không có tài khoản Google và bạn đã chọn tùy chọn gửi liên kết, tài liệu sẽ mở trong Google Docs nơi người đó có thể đọc nhưng không bình luận hoặc chỉnh sửa nó. Người đó không thể yêu cầu bình luận hoặc chỉnh sửa quyền truy cập trừ khi người đó có tài khoản Google.

Nếu người đó có tài khoản Google và truy cập tài liệu với quyền chỉnh sửa tài khoản đó, người đó có thể nhấp vào nút có nội dung Chỉnh sửa ở góc trên bên phải và thay đổi tùy chọn thành Đề xuất hoặc Xem. Nếu người đó truy cập tài liệu với quyền cho phép nhận xét trong đó, người đó có thể nhấp vào nút có nội dung Gợi ý và thay đổi tùy chọn thành Xem.



Nhận liên kết có thể chia sẻ

Để phân phối một liên kết trực tiếp đến tài liệu thay vì gửi lời mời, hãy nhấp vào nút Chia sẻ một lần nữa và sau đó nhấp vào tùy chọn để "Nhận liên kết có thể chia sẻ". Tùy chọn này rất tiện lợi nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với nhiều người bất cứ lúc nào, như thả nó vào kênh Slack.



Chọn quyền

Nhấp vào menu thả xuống cho "Bất kỳ ai có liên kết đều có thể …" để chọn quyền thích hợp. Tại đây, bạn có thể cung cấp cho người nhận khả năng chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem.



Sao chép liên kết chia sẻ

Nhấp vào nút để sao chép liên kết. Bây giờ bạn có thể dán liên kết vào một ứng dụng khác để chia sẻ tài liệu. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết để có quyền truy cập vào tài liệu, nhưng một lần nữa, họ sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Google trong vòng 14 ngày để chỉnh sửa hoặc nhận xét.



Không có đăng nhập Google

Nếu bạn muốn mọi người có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét trong tài liệu mà không cần phải đăng nhập vào Google thì sao? Nhấp vào nút Chia sẻ một lần nữa. Nhấp vào menu thả xuống cho "Bất kỳ ai có liên kết đều có thể …" và nhấp vào Khác.



Tùy chọn chia sẻ liên kết

Bây giờ bạn có thể chơi với ba tùy chọn để chia sẻ liên kết. Tùy chọn đầu tiên cho Công khai trên Web cho phép mọi người truy cập tài liệu của bạn trên Web thông qua liên kết bên phải. Bạn có thể đặt quyền để giới hạn người dùng khác chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ cần xem tài liệu. Tùy thuộc vào quyền bạn chọn, người nhận thực sự có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu mà không cần phải đăng nhập vào Google.

Tùy chọn thứ hai cho bất kỳ ai có liên kết cho phép mọi người truy cập tài liệu của bạn nếu họ biết URL của nó. Tùy chọn này an toàn hơn một chút so với lần đầu tiên, tùy thuộc vào mức độ bạn dự đoán liên kết được chia sẻ.

Tùy chọn thứ ba cho Tắt vô hiệu hóa Chia sẻ liên kết để chỉ những người bạn trực tiếp mời mới có thể truy cập tài liệu.



Tùy chọn chia sẻ nâng cao

Tiếp theo, làm thế nào bạn có thể dễ dàng chia sẻ liên kết đến tài liệu của bạn hoặc xóa chia sẻ hoàn toàn? Nhấp vào liên kết để nâng cao.



Tùy chọn chia sẻ và quyền

Tại đây, bạn có thể chia sẻ liên kết qua Gmail, Google+ (hiện tại), Facebook hoặc Twitter. Bạn có thể sửa đổi các quyền cho bất kỳ ai bạn đã chia sẻ tệp với hoặc xóa bất kỳ người nào khỏi chia sẻ tệp hoàn toàn. Bạn cũng có thể kiểm tra một tùy chọn để ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới và vô hiệu hóa các tùy chọn để tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem.



Xuất bản lên web

Chúng ta vẫn chưa xong. Có nhiều thủ thuật chia sẻ lên tay áo của Google. Nhấp vào menu Tệp và chọn Xuất bản lên Web.



Thiết lập để xuất bản

Trong cửa sổ Xuất bản lên web, nhấp vào mũi tên xuống cho nội dung & cài đặt đã xuất bản. Bạn có thể quyết định nếu bạn muốn tài liệu công khai của mình được cập nhật mỗi khi bạn thực hiện thay đổi. Theo mặc định, tài liệu của bạn sẽ được xuất bản dưới dạng trang web chuyên dụng của riêng nó. Nhấp vào Xuất bản và trả lời có khi Google hỏi bạn có chắc không.

Bạn cũng có thể chọn nhúng tài liệu, nếu bạn muốn tạo mã cho phép bạn nhúng nó vào một trang web hiện có. Sau đó, bạn sao chép mã nhúng.



Trang web đã xuất bản

Tài liệu của bạn được xuất bản dưới dạng một trang web có thể truy cập được cho bất kỳ ai có liên kết.



Dừng xuất bản

Để tắt tài liệu dưới dạng trang web, nhấp vào nút có nội dung Dừng xuất bản.



Email dưới dạng tệp đính kèm

Cuối cùng, bạn có thể gửi email tài liệu của mình theo bất kỳ một trong số các định dạng. Nhấp vào menu Tệp và chọn Email dưới dạng tệp đính kèm.



Thay đổi định dạng tệp

Trong cửa sổ Email dưới dạng tệp đính kèm, nhấp vào menu thả xuống để Đính kèm dưới dạng. Bạn có thể chọn gửi tài liệu của mình dưới dạng PDF, tài liệu Word, Tệp văn bản có định dạng, trang HTML, tệp Văn bản thuần túy hoặc Tài liệu mở. Bạn cũng có thể chọn chèn tài liệu trong email.