Cách đồng bộ hóa ứng dụng triển vọng và google

Người dùng doanh nghiệp đã quen với Outlook. Ứng dụng email cho hơn một tỷ người dùng Microsoft Office trên hành tinh đã trở thành bản chất thứ hai. Nhưng một số công ty đang thấy rằng họ tiết kiệm tiền và bảo trì để cho phép Google lưu trữ email, lịch và danh bạ của họ, mặc dù điều này có nghĩa là bên thứ ba sẽ có quyền truy cập vào nội dung email và quảng cáo hiển thị được nhắm mục tiêu xuất hiện trong hộp thư đến. Nếu bạn có thể sử dụng Outlook với Google Apps Mail (thực sự chỉ là Gmail), bạn không phải xem các quảng cáo này và bạn có bảng điều khiển xem trước, sắp xếp hộp thư đến, định dạng phong phú, tùy chọn nhấp chuột phải, trình kết nối xã hội và hầu hết các công cụ khác mà Outlook cung cấp.

Rất may, Google Apps Sync cho Microsoft Outlook cho phép bạn tận dụng hầu hết các công cụ của Outlook, nhưng chỉ dành cho Outlook 2010. Nếu bạn chạy Office 2013, bạn vẫn có thể kết nối với tài khoản Gmail thông qua IMAP, nhưng điều này sẽ chỉ nhận được thư của bạn, không có lịch, tác vụ hoặc danh bạ. Sử dụng Ứng dụng đồng bộ hóa, Gmail mô phỏng phiên bản giới hạn của Microsoft Exchange Server. Bạn nhận được hầu hết những thứ quan trọng trong danh bạ, sự kiện lịch, tác vụ và ghi chú Outlook của bạn. Nhưng một số thứ sẽ không được đồng bộ hóa, như bản nháp, ngày theo dõi và lời nhắc, quy tắc, chữ ký, định dạng văn bản phong phú, biên lai giao hàng, tệp đính kèm lịch, lời nhắc tác vụ và mục Nhật ký. Có một danh sách đầy đủ về những gì được và không được đồng bộ hóa trong bản PDF này từ Google.

Nếu bạn có thể sống với những hạn chế đó và công ty của bạn đã chuyển sang Google Apps, thì sử dụng Outlook với dịch vụ liên lạc mới của bạn là một vấn đề đơn giản để cài đặt và chạy Ứng dụng đồng bộ hóa. Nó tương thích với Windows 7, Vista, XP và Outlook 2003, 2007 và 2010. Lưu ý rằng nó chưa được cập nhật cho Windows 8 hoặc Outlook 2013, phiên bản đi kèm với Office 365. Và người dùng Apple Mac của Outlook 2011 là khá may mắn Chúng tôi đã liên hệ với Google về điều này và sẽ cập nhật bài viết này khi có tiến triển. Bạn có thể lấy nó ở đây. Tải xuống này thực sự mang đến cho bạn hai tiện ích, ngoài Ứng dụng đồng bộ hóa, bạn cũng sẽ nhận được Google Apps Migration cho Microsoft Outlook, như tên gọi của nó, cho phép bạn di chuyển dữ liệu Outlook hiện tại của mình sang Google Apps. Bạn có thể tải xuống công cụ di chuyển một cách riêng biệt, từ đây.

Sau khi bạn đã tải xuống tiện ích, hãy đảm bảo Outlook không chạy, sau đó nhấn nút Tải xuống Google Apps Sync, nó sẽ tự động cài đặt phần mềm sau khi bạn OK hộp thoại Kiểm soát tài khoản người dùng.

Tiếp theo, bạn sẽ thấy một hộp thoại nhỏ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Google Apps của mình. Đây là cùng một thông tin đăng nhập bạn sử dụng cho Google Apps hoặc cho tài khoản Gmail công ty của bạn.

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy một hộp thoại khá phức tạp hơn với các hộp kiểm để chỉ định những gì bạn có thể muốn nhập. Điều này thực sự hơi khó hiểu: Phần đầu của hộp thoại có nội dung "Tạo hồ sơ Google Apps trong Microsoft Outlook", đây là một vấn đề riêng biệt khi nhập. Nếu bạn có một dịch vụ thư có sẵn mà bạn đã sử dụng với Outlook, bạn sẽ muốn chọn hộp kiểm trên cùng để giữ các tin nhắn, danh bạ, lịch và ghi chú trước đó của bạn.

Bạn có thể kiểm tra và bỏ chọn riêng bất kỳ danh mục phụ nào nếu bạn không muốn giữ mọi thứ. Cụ thể, có lẽ bạn sẽ muốn bỏ chọn email đã xóa và email rác, được kiểm tra theo mặc định. Hộp thoại tùy chọn cho phép bạn gửi dữ liệu sử dụng của mình tới Google để giúp họ đảm bảo chất lượng. Có thêm một tùy chọn, được hiển thị khi bạn nhấp vào Advanced Advanced Tắt AutoArchive. Điều này được kiểm tra theo mặc định và có nghĩa là Google sẽ giữ các bản sao của tất cả các tin nhắn cũ của bạn.

Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo hồ sơ. Nếu quá trình cài đặt được tiến hành chính xác, bạn sẽ thấy một hộp thông báo cho hiệu ứng đó. Hộp thông báo cũng cho bạn thấy cách công cụ thêm biểu tượng vào khay hệ thống Windows của bạn và cung cấp một nút khởi động Outlook.

Khi bạn khởi động Outlook, bạn sẽ thấy hộp thông báo Trạng thái đồng bộ hóa và ứng dụng Outlook của bạn sẽ trở nên phổ biến với tất cả các thư mục và email mới của bạn. Tối đa 1GB sẽ được tải xuống máy cục bộ của bạn, trừ khi bạn thay đổi giới hạn từ tùy chọn Đặt giới hạn kích thước hộp thư của biểu tượng khay.

Hộp thoại Trạng thái mở từ đó mỗi lần bạn khởi động Outlook, trừ khi bạn bỏ chọn hộp kiểm duy nhất ở dưới cùng: "Mở cửa sổ này khi Microsoft Outlook khởi động." Tôi khuyên bạn nên bỏ chọn phần này để ngăn hộp thoại gây mất tập trung này xuất hiện mọi lúc; bạn luôn có thể gọi nó sao lưu từ biểu tượng khay. Bạn có thể cần phải làm điều này nếu bạn nhận thấy thiếu thư, mục lịch hoặc danh bạ. Mỗi danh mục đồng bộ hóa bao gồm một liên kết Đồng bộ hóa có thể giúp chữa khỏi bệnh của bạn.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng Outlook như bạn luôn có! Để biết thêm về sự thúc đẩy của Google cho thị trường nhắn tin của công ty, hãy đọc bài đánh giá đầy đủ của chúng tôi về Google Apps. Để biết thêm về Outlook, hãy đọc đánh giá của chúng tôi về Microsoft Office.