Cách sử dụng các nhóm microsoft miễn phí

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc là thành viên của một nhóm làm việc trong một công ty lớn hơn, rất có thể bạn cần một nơi nào đó để giao tiếp và cộng tác với những người trong và ngoài tổ chức của bạn. Bạn không còn phải lo lắng về các công cụ cộng tác đắt tiền như Office 365 và SharePoint khi Microsoft Teams được sử dụng miễn phí.

Trước đây, Microsoft chỉ cung cấp các đăng ký Nhóm theo định hướng kinh doanh mang thẻ giá hàng tháng. Tuy nhiên, để cạnh tranh với các dịch vụ như Slack, Microsoft đã tiết lộ một phiên bản Đội miễn phí vào năm 2018 mang lại nhiều lợi ích khác nhau.

Với hương vị miễn phí của Microsoft Teams, bạn nhận được các cuộc trò chuyện, cuộc gọi âm thanh và video không giới hạn và 10GB dung lượng lưu trữ tệp cho toàn bộ nhóm của bạn, cộng với 2GB dung lượng lưu trữ cá nhân cho mỗi cá nhân. Microsoft Teams tích hợp với tất cả các ứng dụng Office Online, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và OneNote và với hơn 140 ứng dụng kinh doanh. Thêm tối đa 300 người vào mạng lưới liên hệ của bạn, những người có thể ở trong hoặc ngoài tổ chức của bạn.

Xin lưu ý rằng phiên bản Microsoft Teams miễn phí chỉ dành cho những người không có thuê bao Office 365 thương mại phải trả tiền. Những người đăng ký Office 365 cố gắng đăng ký Nhóm được chuyển hướng đến một tài khoản được quản lý cho gói hiện tại của họ. Những khách hàng không có giấy phép Nhóm như một phần của thuê bao Office 365 có thể đăng ký dùng thử miễn phí một năm.

Nếu bạn có đăng ký Office 365 và vẫn muốn sử dụng Nhóm miễn phí, bạn chỉ cần đăng ký bằng một địa chỉ email khác. Bạn chỉ cần sử dụng một địa chỉ email đã được đăng ký như một tài khoản Microsoft.

Đăng ký nhóm Microsoft

Để bắt đầu với các Nhóm miễn phí, hãy duyệt đến trang web của Microsoft Teams và đăng ký tài khoản. Tại đây, bạn có thể so sánh dịch vụ miễn phí với gói trả phí và đưa ra quyết định cuối cùng trước khi đăng ký.



Nâng cấp lên Ứng dụng máy tính để bàn

Ứng dụng web Teams phù hợp với hầu hết các tính năng cơ bản, nhưng để tận dụng tối đa dịch vụ này, bạn sẽ muốn cài đặt ứng dụng máy tính để bàn. Nếu bạn không tải xuống trong quá trình thiết lập ban đầu, hãy tải xuống từ trang web của Nhóm tải xuống và chọn phiên bản cho Windows 7+ (bao gồm Window 10) hoặc Mac OS X 10.10+, cho phép bạn sử dụng tất cả các tính năng cho các cuộc họp ảo, chẳng hạn như chia sẻ màn hình và bảng trắng.



Tải xuống ứng dụng di động

Bạn cũng nên cài đặt phiên bản di động của Microsoft Teams (iOS, Android), cung cấp nhiều tính năng tương tự được tìm thấy trên ứng dụng máy tính để bàn và sẽ giúp bạn giữ liên lạc với nhóm của mình khi đang di chuyển.



Thiết lập tài khoản nhóm của bạn

Tuy nhiên, bạn quyết định đăng ký, bạn sẽ phải nhập địa chỉ email để sử dụng với tài khoản của mình. Điều này phải được liên kết với Tài khoản Microsoft để hoạt động. Tiếp tục thông qua quá trình đăng ký bằng cách nhập mật khẩu và tên của công ty bạn được liên kết. Bạn cũng sẽ được lựa chọn sử dụng ứng dụng Đội của Windows hoặc gắn bó với phiên bản web. Để đơn giản, chúng tôi sẽ sử dụng ứng dụng web tại đây.



Tạo tổ chức của bạn

Trong cửa sổ Nhóm ban đầu, bạn có thể chọn tên hiển thị của mình và tải lên ảnh của chính mình. Sau đó mời những người khác tham gia nhóm của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm một tên hiển thị cho mỗi người trong cột bên phải. Nhấp vào liên kết Thêm nhiều hơn nếu bạn cần khoảng trắng cho nhiều địa chỉ hơn. Nhấp vào nút để Gửi lời mời và sau đó đóng cửa sổ lời mời.

Những người bạn mời sẽ nhận được thông báo mời qua email và có thể tham gia nhóm của bạn bằng cách nhấp vào liên kết đính kèm. Sau đó, họ sẽ được đưa đến Nhóm Microsoft, nơi họ cũng có thể chọn tên hiển thị và thêm ảnh. Tại thời điểm này, bây giờ bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các tính năng có trong phiên bản Đội miễn phí.



Bắt đầu một cuộc trò chuyện

Nhiệm vụ đầu tiên bạn có thể muốn giải quyết là bắt đầu một cuộc trò chuyện chào mừng tất cả mọi người đến với nhóm của bạn. Tab Nhóm cho phép bạn tương tác với tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn. Nhấn vào trường văn bản bên trong tab này và nhập từ chào mừng của bạn. Kiểm tra các biểu tượng bên dưới trường để định dạng văn bản của bạn, thêm biểu tượng cảm xúc hoặc GIF và hơn thế nữa. Bất cứ ai khác trong nhóm sau đó có thể trả lời tin nhắn của bạn và bắt đầu cuộc trò chuyện.



Chia sẻ tập tin

Bạn có thể chia sẻ một tập tin với mọi người trong nhóm của bạn. Nhấp vào biểu tượng Đính kèm kẹp giấy và chọn tệp bạn muốn chia sẻ. Bạn có thể chọn tệp từ trang web Nhóm Microsoft của bạn, từ OneDrive hoặc từ máy tính của bạn.



Mở tệp Microsoft Office

Nếu bạn chia sẻ tệp Microsoft Office (tài liệu Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint hoặc sổ ghi chép OneNote), mỗi người trong nhóm có thể nhấp vào tệp để xem tệp trong giao diện Nhóm.

Để sửa đổi tệp, bấm vào nút Chỉnh sửa và chọn tùy chọn chỉnh sửa tệp trong ứng dụng Office Online tương ứng. Trong ứng dụng Office Online, các thành viên trong nhóm giờ đây có thể chỉnh sửa tệp trong trình duyệt hoặc trong phiên bản đầy đủ của ứng dụng Office nếu được tải trên máy tính của họ.



Bắt đầu một cuộc trò chuyện riêng tư

Thay vì nói chuyện với toàn bộ nhóm, bạn có thể trò chuyện riêng với người hoặc nhóm khác. Để bắt đầu, nhấp vào biểu tượng Trò chuyện trên thanh công cụ bên trái. Nhấp vào liên kết để trò chuyện riêng tư và gọi để phát một đoạn video ngắn trên tính năng trò chuyện. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Trò chuyện mới ở đầu màn hình.

Khi bắt đầu một cuộc trò chuyện hoàn toàn mới, hãy nhập người hoặc người bạn muốn nói chuyện trong trường Đến ở đầu màn hình. Nhập tin nhắn của bạn vào trường Tin nhắn mới ở phía dưới và nhấp vào Gửi. Các cuộc trò chuyện hiện tại sẽ được lưu ở phía bên trái màn hình để dễ dàng truy cập.



Bắt đầu một cuộc họp ảo trực tiếp

Không giống như các nơi làm việc kỹ thuật số khác, Teams có một công cụ tích hợp cho hội nghị âm thanh và video. Để sử dụng tính năng này, bạn sẽ cần phải làm việc trong Google Chrome, Microsoft Edge hoặc chạy ứng dụng Nhóm Windows.

Trên trang Nhóm của bạn, nhấp vào nút Gặp ngay theo trường văn bản để bắt đầu cuộc họp ảo trực tiếp. Lần đầu tiên bạn làm điều này, bạn được yêu cầu cho phép các Nhóm Microsoft sử dụng micrô và máy ảnh của bạn.

Trước khi cuộc họp ra mắt, bạn có cơ hội thay đổi một số chi tiết. Bạn có thể thêm một chủ đề cho cuộc họp của bạn. Quyết định xem bạn muốn tổ chức một cuộc họp âm thanh hoặc video. Nhấp vào nút Gặp ngay để chính thức khởi động cuộc họp.



Bên trong Nơi gặp gỡ ảo

Trong cửa sổ cuộc họp, bấm vào tên của những người khác bạn muốn tham gia. Sau đó bạn có thể tiến hành cuộc họp của bạn. Bên trong màn hình Cuộc họp ảo, bạn có các tùy chọn để điều khiển nguồn cấp dữ liệu video và âm thanh, truyền sang màn hình khác, chỉnh sửa các cài đặt khác và kết thúc cuộc gọi.

Mặc dù Microsoft Edge và ứng dụng máy tính để bàn Đội hỗ trợ cả trò chuyện video và âm thanh, Chrome hiện chỉ hỗ trợ trò chuyện âm thanh.



Tích hợp ứng dụng

Bạn có thể thêm và tích hợp các ứng dụng và dịch vụ khác nhau vào Nhóm để mở rộng chức năng của nó. Nhấp vào biểu tượng cho Cửa hàng ở dưới cùng của thanh menu bên trái. Chọn ứng dụng bạn muốn cài đặt. Ở màn hình thiết lập, chọn nhóm của bạn và sau đó nhấp vào nút Cài đặt.



Sử dụng ứng dụng tích hợp

Các nhóm có thể tích hợp với nhiều dịch vụ khác nhau của Microsoft và bên thứ ba, như ứng dụng quản lý dự án Trello và Asana, các ứng dụng năng suất như Evernote và SurveyMonkey, các tiện ích khác như Polly và GitHub, v.v.

Khi một ứng dụng đã được tích hợp với Nhóm, bạn sẽ có quyền truy cập vào ứng dụng trực tiếp từ trang Nhóm của mình. Chẳng hạn, nếu bạn cài đặt ứng dụng Tin tức, một nút cho ứng dụng sẽ xuất hiện, cho phép bạn thêm nội dung từ ứng dụng trực tiếp vào các cuộc hội thoại của mình.