Được tổ chức: cách làm việc với lịch sử sửa đổi trong tài liệu google

Một lợi thế của việc sử dụng Google Docs là nó luôn tự động lưu công việc của bạn. Một điều nữa là Google lưu giữ lịch sử của tất cả các thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu. Vì bạn có quyền truy cập vào lịch sử phiên bản của mình trong Google Docs, bạn có thể khôi phục phiên bản cũ hơn của tệp hoặc tạo một bản sao của phiên bản cũ hơn và đưa nó vào một dự án khác.

Lưu ý rằng bạn chỉ có thể xem và truy xuất các phiên bản trước đó của tệp nếu bạn có quyền chỉnh sửa. Nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn và cho phép bạn chỉ đọc, bạn sẽ không thể xem lịch sử của nó. Cũng lưu ý rằng phiên bản kinh doanh của Google Docs được gọi là G Suite; những lời khuyên này nên làm việc cho cả hai phiên bản.

Đây là cách nó hoạt động.

Cách xem các phiên bản cũ hơn của Google Doc

Bạn có thể xem danh sách lịch sử sửa đổi cho bất kỳ Google Doc nào theo ba cách.

1. Từ menu, chọn Tệp> Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản.

2. Sử dụng phím tắt Windows Ctrl + Alt + Shift + H hoặc Command + Tùy chọn + Shift + H trên macOS.

3. Nhấp vào nhóm các từ được gạch chân ngay bên phải menu Trợ giúp. Những từ này thay đổi tùy thuộc vào trạng thái của tập tin. Khi bạn đang tích cực làm việc trên một tài liệu, nó sẽ ghi "Lưu lại" và đó là lần duy nhất bạn không thể nhấp vào tài liệu đó. Mặt khác, nó nói, "Tất cả các thay đổi được lưu trong Drive" hoặc "Lần chỉnh sửa cuối cùng được thực hiện" tiếp theo là ngày. Nhấp vào một trong hai và lịch sử phiên bản của bạn xuất hiện.

Một danh sách lịch sử tài liệu của bạn xuất hiện trong một cột mới ở bên phải. Các phiên bản cá nhân được thu gọn dưới một tiêu đề cho mỗi ngày. Mở rộng bất kỳ một trong số chúng để thấy mức độ chi tiết hơn trong các thay đổi.

Để trở về phiên bản hiện tại, nhấp vào mũi tên Quay lại ở trên cùng bên trái của cửa sổ.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn có thể không có một lịch sử hoàn hảo, tuy nhiên, vì Google tuyên bố trong tài liệu của mình rằng "bản sửa đổi cho tệp của bạn đôi khi có thể được hợp nhất để tiết kiệm dung lượng lưu trữ."

Cách khôi phục phiên bản Google Doc

Khi bạn có quyền truy cập vào lịch sử phiên bản Google Doc của mình, bạn có thể khôi phục mọi phiên bản trước đó. Từ danh sách các phiên bản xuất hiện bên phải, chỉ cần nhấp vào tệp bạn muốn mở.

Một nút lớn màu xanh xuất hiện ở đầu cửa sổ có nội dung "Khôi phục phiên bản này". Nếu bạn khôi phục phiên bản đã chọn, bạn vẫn giữ tất cả các phiên bản khác, ngay cả những phiên bản đã được tạo sau phiên bản hiện được chọn.

Cách tạo một bản sao của phiên bản trước đó của Google Doc

Ngoài việc khôi phục phiên bản cũ của tệp, bạn có thể tạo một bản sao của tệp đó. Tạo một bản sao cho phép bạn nhanh chóng quay ra các phiên bản khác nhau của cùng một tệp. Ví dụ, đó là một mẹo hay khi đi xin việc và bạn muốn làm cho mỗi bản lý lịch và thư xin việc trở nên độc đáo, nhưng bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

Để tạo một bản sao, mở lịch sử tệp của bạn, chọn một bản sao bạn muốn, nhấp vào biểu tượng của ba dấu chấm xếp chồng lên nhau và chọn Tạo bản sao.

Mẹo để chỉnh sửa và kiểm soát phiên bản trong Google Docs

1) Đặt tên cho phiên bản của bạn

Bây giờ bạn đã biết cách tìm lịch sử sửa đổi của mình trong Google Docs, bạn có thể tận dụng nó nhiều hơn bằng cách đặt tên cho các phiên bản khác nhau. Bằng cách đặt tên cho chúng, bạn có thể dễ dàng xác định các phiên bản mà bạn có thể muốn khôi phục sau đó hoặc quay ra cho mục đích khác. Nếu bạn không đổi tên chúng, tên mặc định sẽ là dấu thời gian và ngày. Bạn có thể đổi tên chúng bằng cách sử dụng một trong các phương pháp sau:

• Mở lịch sử phiên bản của bạn, nhấp vào biểu tượng có ba dấu chấm và chọn Đặt tên Phiên bản này.
• Từ menu, chọn Tệp> Lịch sử phiên bản> Đặt tên phiên bản hiện tại.

2) Theo dõi các thay đổi trong Google Docs

Ở phía trên bên phải của thanh menu là nút menu cho biết Chỉnh sửa theo mặc định. Nhấp vào nó và hai tùy chọn mới xuất hiện: Đề xuất và Xem.

Khi bạn chuyển sang Đề xuất, về cơ bản, nó cho phép theo dõi các thay đổi trong tài liệu. Khi bạn và cộng tác viên của bạn sử dụng nó, Google Docs sẽ lưu tất cả tài liệu mới của bạn và thay đổi dưới dạng đề xuất. Chúng xuất hiện trong một màu sắc khác nhau để làm cho chúng dễ dàng nhìn thấy. Bạn có thể chấp nhận chúng hoặc từ chối chúng từng cái một hoặc en masse .

3) Sử dụng Công cụ bình luận cho câu hỏi và thảo luận

Nhà văn và biên tập viên thường học theo cách khó khăn khi đặt bình luận nội tuyến với tài liệu được sản xuất có nghĩa là nó có thể được xuất bản một cách tình cờ với bản sao cuối cùng. Google Docs có một công cụ bình luận cho phép các tác giả và biên tập viên thảo luận về nội dung mà không cần đưa những từ không cần thiết lên trang. Bạn sẽ biết ơn bạn đã sử dụng nó.

4) Sử dụng @ Nhắn tin

Gọi sự chú ý của ai đó đến một chỉnh sửa hoặc nhận xét bằng cách sử dụng @ nhắn tin hoặc có thể tôi nên nói + nhắn tin, vì Google sử dụng một biểu tượng khác với hầu hết các ứng dụng khác. Thực tế, nếu bạn gõ @ thay vì +, Google sẽ thay đổi nó cho bạn.

Để gắn cờ sự chú ý của ai đó, hãy tạo một nhận xét, sau đó nhập dấu cộng (+) theo sau là tên hoặc địa chỉ email của người đó. Google tự động đề xuất kết quả khớp gần nhất từ ​​Danh bạ của bạn. Nếu người đó chưa có trong Danh bạ của bạn, chỉ cần nhập địa chỉ email của họ. Dành thời gian của bạn và có được nó ngay trước khi bạn nhấn enter. Bất cứ điều gì bạn gõ sẽ đến người đó qua email ngay lập tức, cùng với một liên kết đến tài liệu. Nếu bạn thay đổi nhận xét, người đó cũng sẽ nhận được thông báo về những điều đó. Vì vậy, hãy gửi cho họ thư rác và suy nghĩ thông qua ý kiến ​​của bạn trước khi nhấn enter.

5) Viết và chỉnh sửa ngoại tuyến trong Google Docs / Drive

Bạn có biết bạn có thể sử dụng Google Docs ngay cả khi máy tính hoặc thiết bị di động của bạn không được kết nối với internet không? Bạn có thể. Đồng nghiệp của tôi Eric Ravenscraft đã viết cả một bài viết về cách thiết lập Google Drive ngoại tuyến, hoàn thành với các hướng dẫn từng bước.

6) Vô hiệu hóa cảnh báo email

Nếu bạn sử dụng G Suite để viết và chỉnh sửa nhiều, việc nhận email cho mỗi thay đổi trong tài liệu có thể gây phiền toái. Đây là cách vô hiệu hóa các thông báo này. Truy cập Google Drive. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở phía trên bên phải và mở cài đặt của bạn. Ở phía bên trái, chọn Thông báo, rồi bỏ chọn hộp cho Email.

Các hướng dẫn ngắn là: Google Drive> Cài đặt> Thông báo> Email

Thêm lời khuyên về G Suite

Nếu bạn sử dụng Google Docs hàng ngày, học một số mẹo hữu ích của chúng tôi cho G Suite sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn với chương trình. Khi bạn biết phần mềm của bạn có thể làm gì, nó cũng có thể mở ra những ý tưởng mới cho những gì bạn có thể làm với công việc của mình.