Hiểu biết sâu sắc về ngành: hoạt động kém có thể sẽ giết chết việc giữ chân nhân viên

Tìm kiếm và giữ đúng tài năng có thể có liên quan nhiều đến cách làm việc của công ty bạn hơn là công ty của bạn trả bao nhiêu. Những thứ như quy trình làm việc, hợp tác và quản lý dự án tổng thể (PM) có tác động lớn đến việc liệu nhân viên có hài lòng và sẽ tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp của bạn hay liệu họ sẽ bắt đầu tìm việc ở nơi khác.

Tôi đã nói chuyện với Giám đốc điều hành Wrike Andrew Filev về chủ đề này. Là một công ty phần mềm PM, Wrike được đầu tư vào việc tìm cách giúp các công ty cải thiện hoạt động, hợp tác và giao tiếp giữa nhân viên và người quản lý. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các hoạt động này, Wrike gần đây đã khảo sát hơn 1.000 chuyên gia trên khắp Hoa Kỳ về hoạt động của các công ty tương ứng.

PCMag (PCM): Hoạt động của một công ty ảnh hưởng đến những thứ như tinh thần, tuyển dụng và giữ chân như thế nào?

Andrew Filev (AF): Theo kết quả nghiên cứu, hóa ra các hoạt động kém có thể có tác động rất xấu đến cả việc duy trì và văn hóa. Khoảng 42 phần trăm số người được hỏi trong cuộc khảo sát của chúng tôi cho biết họ đã tìm kiếm một công việc mới vì thất vọng với các hoạt động tại nơi làm việc, và khoảng 15 phần trăm cho biết họ đã thực sự nghỉ việc (trong hàng nghìn năm, đó là khoảng 18 phần trăm). Hãy xem xét chi phí khổng lồ của việc tuyển dụng nhân tài hàng đầu vì đây là một khoản rất lớn về mặt tài chính, mà thậm chí không bao gồm chi phí cho sự kém hiệu quả.

Thậm chí gây thiệt hại nhiều hơn trong dài hạn có thể là sự thảnh thơi của công nhân. Ba mươi lăm phần trăm số người được hỏi cho biết họ trở nên thảnh thơi vì họ thất vọng với các hoạt động và 15 phần trăm khác đã thực sự từ chối nhiệm vụ.

Khi bạn xem xét những con số này, lý do đằng sau chúng có thể rõ ràng. Nếu bạn thuê những người đam mê, tự hào về công việc của họ, họ sẽ bị mất tinh thần khi họ cảm thấy mọi thứ không được thực hiện, đó là lý do tại sao tôi tin rằng sự xuất sắc trong hoạt động là rất quan trọng đối với các công ty, đặc biệt là khi chất lượng và đổi mới là một sự khác biệt hàng đầu của thương hiệu của bạn.

PCM: Đối với các công ty chưa bao giờ nghĩ về chủ đề này, điều đầu tiên họ có thể làm để xoay chuyển hoạt động là gì?

AF: Một trong những điều chúng tôi học được trong nghiên cứu của mình là có sự chênh lệch rất lớn giữa quản lý và người không quản lý gần như toàn diện khi nói về cách họ nhìn nhận hoạt động, với quản lý có tầm nhìn nhiều nắng hơn. Ví dụ, 69% các nhà quản lý cho biết các công ty của họ hoạt động với hiệu quả cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh hàng đầu so với 54% những người không quản lý cũng nói như vậy (và xu hướng này tiếp tục qua nhiều câu hỏi của chúng tôi). Các nhà quản lý cũng có nhiều khả năng nói rằng nhóm của họ có thể xử lý khối lượng công việc tăng 20% ​​một cách dễ dàng.

Điểm khởi đầu tốt có thể là mở một kênh nội bộ để thu thập phản hồi về các hoạt động. Gửi một cuộc khảo sát cho tất cả nhân viên và người quản lý để xem họ cảm thấy thế nào về các hoạt động và đặt câu hỏi cụ thể về các rào cản đối với việc thực hiện của họ có thể sẽ mở mắt. Và chắc chắn rằng mọi người đều có cái nhìn thực tế về hiện trạng. Trong nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng những thách thức lớn nhất đối với việc thực hiện có liên quan đến sự hợp tác giữa các nhóm, sự chấp thuận dài và năng lực nhưng những điều đó có thể khác nhau giữa các công ty.

Nếu các công ty của họ đấu tranh trong tất cả các lĩnh vực giống như người trả lời của chúng tôi, thì việc thực hiện các hệ thống quản lý công việc có thể mang lại quy trình và khả năng lặp lại cho công việc là rất quan trọng để vượt qua các rào cản này. Nếu bạn so sánh sự chuyển đổi kỹ thuật số hiện tại với sự chuyển đổi công nghiệp của các thế kỷ trước, bạn có thể thấy một số điểm tương đồng. Băng chuyền mang lại khả năng mở rộng cho sản xuất và cho phép các ngành công nghiệp như ô tô mở rộng theo cấp số nhân chỉ trong vài năm. Phần mềm quản lý công việc mang lại một dây chuyền lắp ráp cho công việc kỹ thuật số để mang lại mức độ lặp lại tương tự. Và nếu bạn ở trong ngành đang cố gắng cạnh tranh với Facebook, Amazon, Netflix, AirBnB hoặc một kẻ gây rối kỹ thuật số tương tự, bạn sẽ chiến đấu trong một trận chiến khó khăn nếu bạn không trang bị cho đội của mình những công cụ tương tự Đang sử dụng.

PCM: Khi phần mềm PM phát triển, những thứ như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) sẽ tác động đến yếu tố con người liên quan đến PM như thế nào?

AF: Các nhà quản lý dự án đang ở một vị trí tuyệt vời để được hỗ trợ bởi AI và ML, cụ thể hơn, với việc giúp ước tính, và tìm ra rủi ro và sự thiếu hiệu quả trong quy trình công việc lặp lại. Các nhà quản lý dự án sẽ dần dần chuyển sang làm việc, nhấn mạnh nhiều kỹ năng của con người hơn như sáng tạo, chiến lược và sự đồng cảm, điều rất quan trọng đối với sự thành công của các dự án.

Năng động này không phải là chưa từng có ở nơi làm việc. Ví dụ, trước các bảng tính kỹ thuật số, các công việc kế toán liên quan đến rất nhiều toán học thủ công hoặc toán học sử dụng các máy tính đơn giản. Đó là công việc vô cùng tốn thời gian, có lẽ là nghiền nát tâm hồn và các công ty có đội ngũ những người làm việc đó. Khi bảng tính xuất hiện, những công việc đó đã được chuyển đổi từ số học sang phân tích, khiến chúng trở nên có giá trị hơn đối với các công ty và thú vị hơn đối với người lao động. Nó không giết chết việc làm, nó làm tăng giá trị của họ. Bảng tính kỹ thuật số và trực tuyến đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ nay và việc làm của kế toán viên thực sự được dự đoán sẽ tăng 10 phần trăm từ năm 2016 đến năm 2026, nhanh hơn mức trung bình cho tất cả các ngành nghề.

PCM: Theo kinh nghiệm của bạn, bạn đã chứng kiến ​​sự khác biệt trong cách các nhân viên trẻ hơn và nhân viên lớn tuổi bị ảnh hưởng bởi quy trình vận hành chưa? Làm thế nào phần mềm PM có thể làm cho tất cả các thế hệ nếu không hạnh phúc, thì ít nhất là hạnh phúc hơn về cách làm việc đang được thực hiện?

AF: Phần lớn những khác biệt chúng tôi tìm thấy là dựa trên vai trò, không dựa trên thế hệ, điều này cho thấy những thách thức của hoạt động không hiệu quả không nhất thiết quan tâm bạn bao nhiêu tuổi hoặc bạn có bao nhiêu kinh nghiệm. Hai thiếu sót lớn nhất được báo cáo trong các tổ chức khi nói đến các công cụ có thể cải thiện hoạt động là "Nguồn đơn lẻ" và "Tự động hóa" và phần mềm PM chắc chắn có thể cải thiện hoạt động về các vấn đề này.

Một nguồn chân lý duy nhất đảm bảo rằng mọi người đều làm việc với thông tin cập nhật nhất và giảm thời gian họ chờ đợi để người khác truy cập vào dữ liệu, tệp hoặc quyết định mà họ cần truy cập làm công việc của họ. Phần mềm quản lý công việc trong đám mây tạo ra sự liên kết giữa các nhóm và cung cấp cho mọi người khả năng hiển thị trạng thái của các dự án.

Tự động hóa giúp giảm công việc lặp đi lặp lại, có giá trị thấp để người lao động có thể tập trung vào những phần sáng tạo và thú vị nhất trong công việc của họ, mà không bị chôn vùi trong việc nhập, sao chép và phân phối dữ liệu. Phần mềm quản lý công việc tự động hóa cấu trúc công việc, hoạt động như một băng chuyền để đảm bảo rằng mỗi dự án đều tuân theo các bước tương tự để chúng sẽ mang lại kết quả chất lượng cao, nhất quán, thậm chí ở quy mô.

PCM: Quá thường xuyên, khi chúng tôi giải quyết những câu hỏi này, chúng tôi có xu hướng nghĩ về chúng trong một văn phòng (nghĩa là một cấu trúc vật lý nơi mọi người gặp gỡ và làm việc). Nhưng, khi nhiều doanh nghiệp cho phép làm việc từ xa hoặc làm việc trên nhiều vùng bằng các ngôn ngữ khác nhau, phần mềm PM và hiểu biết hoạt động tốt hơn sẽ làm gì để giúp các công ty đó?

AF: Rào cản lớn nhất để làm việc theo khảo sát của chúng tôi là "khiến các nhóm khác thực hiện công việc tôi cần thực hiện". Đối với những người làm việc ở xa, tôi đưa ra giả thuyết rằng vấn đề này có thể phức tạp vì việc đi lại đến bàn của ai đó sẽ khó khăn hơn và nhắc nhở họ rằng bạn đang chờ đợi điều gì đó. Phần mềm PM theo cách tạo ra một nhà máy ảo cho công việc tri thức, nơi bạn có thể thấy những gì đang xếp hàng, trạng thái của nó và nhẹ nhàng ping các đồng nghiệp của bạn nếu một cái gì đó có vẻ như có thể rơi vào vết nứt.

Tại Wrike, chúng tôi có các nhóm trải rộng trên nhiều văn phòng và sử dụng các giải pháp đám mây; chúng tôi luôn hợp tác, ngay cả khi chúng tôi không làm như vậy một cách rõ ràng. Bất cứ ai cũng có thể tham gia vào các dự án, cho mượn chuyên môn của họ và đảm bảo rằng không ai làm việc trên một hòn đảo, ngay cả khi họ là Wriker duy nhất trong khu vực của họ. Nó cho phép chúng tôi chia sẻ kiến ​​thức, lên ý tưởng và mở rộng văn hóa cải tiến liên tục trên khắp thế giới.