Phỏng vấn: hộp thư ceo gentry underwood về năng suất

Người đồng sáng lập Mailbox Gentry Underwood không có nhiều điều để nói về việc phát hành sản phẩm mà chúng tôi dự định thảo luận khi ông đến văn phòng PCMag vào đầu tuần này. "Đó là Hộp thư trên iPad, " anh nói.

"Âm thanh khá đơn giản, " tôi trả lời.

Vì vậy, tôi đã hỏi anh ấy về triết lý đằng sau Hộp thư: Nó thực sự có ý nghĩa gì và nó dành cho ai? Đó là những loại câu hỏi khơi gợi sự quan tâm của tôi, đặc biệt là thức ăn cho cột Nhận tổ chức hàng tuần của tôi về tổ chức trong thế giới kỹ thuật số. Họ cũng làm dấy lên sự nhiệt tình trong sự bình tĩnh và sáng tác của Underwood.

Gentry Underwood: Nếu bạn hỏi David Allen về triết lý và cuốn sách "Bắt đầu mọi thứ" cùng tên của GTD, thì anh ta sẽ nói rằng đó không phải là nhiều về việc hoàn thành nó như là về sự gắn kết phù hợp. Đó không phải là làm nhiều hơn, mà là có mọi thứ ở vị trí của nó.

Có nguyên tắc tâm lý này được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik. Bạn có thể quen thuộc với nó. Bạn có thể không biết nó theo tên, nhưng bạn chắc chắn đã trải nghiệm nó. Bạn có biết khi bạn nhận được một bài hát bị mắc kẹt trong đầu và nó giống như, lặp đi lặp lại nhiều lần? Tâm trí của chúng ta có dây để giữ trong bộ nhớ ngắn hạn của chúng ta một tập hợp những thứ mà chúng ta cần để đóng vòng lặp, mà chúng ta cần phải hoàn thành. Vì vậy, một bài hát có thể bị mắc kẹt trong cái bẫy đó, nhưng cũng có một số điều chúng ta cần phải làm mà chúng ta cứ tự nhủ rằng đừng quên. Chúng ta có xu hướng tải những thứ đó vào bộ nhớ ngắn hạn của chúng ta và nó trở thành một trạng thái lo lắng mà chúng ta mang theo khi đi xung quanh trong ngày.

Triết lý cơ bản đằng sau một cái gì đó như Bắt mọi thứ đã hoàn thành là bạn lấy mọi thứ bạn có thể giữ trong đầu như một vòng lặp mở và bạn làm gì đó với nó. Bạn làm nó. Hoặc bạn yêu cầu người khác làm điều đó hoặc ủy thác nó. Bạn đánh rơi nó, nghĩa là bạn quyết định bạn sẽ không làm điều đó. Hoặc bạn trì hoãn nó đến bất kỳ số lượng địa điểm. Trong thế giới GTD, bạn có thể đặt nó vào một thư mục cho ngày mai hoặc bạn có thể đưa nó vào một dự án mà bạn sẽ thực hiện vào một lúc nào đó. Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ đến một nơi mà danh sách của bạn trở nên trống rỗng, và nó đi kèm với một sự an tâm tuyệt vời, gần như tuyệt vời. Đột nhiên tất cả những giọng nói nhỏ, tất cả những chiếc đĩa nhỏ bạn đang quay gần như vô thức ở phía sau tâm trí của bạn. Bạn không còn quay chúng nữa. Tiếng ồn đó được thay thế bằng một loại yên tĩnh.

JD: Bạn có ứng dụng năng suất nào khác mà bạn thích mà bạn sử dụng không?

GU: Tôi không. Tôi vẫn sử dụng ứng dụng Ghi chú màu vàng [cho iPhone và iPad]. Tôi sử dụng Clear đôi khi. Tôi đã rất ấn tượng với những thứ mang tính biểu tượng mà những người Real Mac [nhà phát triển ứng dụng Clear] đã thiết kế.

Tôi không sử dụng Evernote. Tôi sử dụng Dropbox, trớ trêu thay.

Đối với tôi, email là một loại tất cả. Tôi thấy mình tự viết email, vì tôi biết rất nhiều người khác làm. Nó hoạt động như một loại danh sách thực tế cần làm.

Bây giờ chúng tôi sử dụng Asana tại nơi làm việc, điều mà tôi đang cố gắng tập thói quen. Tôi đấu tranh với nó một chút. Trải nghiệm di động của họ khó khăn hơn một chút so với công cụ Web của họ và tôi đang cố gắng chỉ sống trên các thiết bị iOS để trở thành người thử nghiệm tích cực hơn cho ứng dụng iPad.

JD: Vì vậy, bạn hoàn toàn không sử dụng máy tính để bàn?

GU: Tôi đang cố gắng không, yeah. Tôi cảm thấy đó là cách tốt nhất để tôi tìm hiểu những gì sẽ hoạt động và không hoạt động trong thế giới iPad và những cơ hội là gì.

JD: Làm thế nào bạn tìm thấy nó cho đến nay?

GU: Tôi vật lộn mà không có bàn phím. Tôi thực sự thích iPad mini. Tôi có một trong số đó [chỉ vào iPad mới] với màn hình Retina, và trong khi nó rất đẹp, ở một pound rưỡi, nó thực sự quá nặng để giữ trong tay bạn trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Thứ này [iPad Mini] chỉ hơn nửa pound và với một phần ba trọng lượng, đó là một trải nghiệm hoàn toàn khác. Nhưng dấu chân của nó quá nhỏ đến nỗi gõ cả trên bề mặt kính hoặc bàn phím có kích thước tương tự như ngón tay của bạn đều bị nhồi nhét vào nhau. Và tôi không thể hoàn toàn hiểu được điều đó.

JD: Bạn có sử dụng chính tả không?

GU: Tôi làm trên điện thoại. Tôi chưa thực sự sử dụng nó ở đây [trên iPad mini]. Tôi không biết nếu bạn đã đọc chính tả gần đây nhất của Google …

JD: Công cụ Google Hiện hành?

GU: Hiệu quả, đúng vậy. Thật tuyệt vời khi cách nó tự động hoàn thành câu của bạn. Bạn thực sự có thể xem nó thay đổi trong thời gian thực. [Kích hoạt Google Now] "Đây là một thử nghiệm. Nó đang thay đổi trong khi tôi đang nói." [Ứng dụng phát một tiếng chuông để chỉ ra lời nói thành văn bản đã hoàn thành.] Thật tuyệt vời. Nó đang trở nên thực sự tuyệt vời.

Những thách thức xung quanh chính tả là xã hội hơn. Những thứ này [như iPad mini và iPhone] đi cùng tôi vào thế giới. Nó không giống như ngồi ở bàn trong phòng. Trên thực tế, nếu tôi ngồi ở bàn làm việc trong phòng, có lẽ tôi đang ở một cỗ máy truyền thống hơn. Vì vậy, nếu tôi gặp một trong những điều này, tôi ở ngoài đời, nơi tôi thường lúng túng khi nói chuyện với điện thoại di động của mình, vì điều đó sẽ làm phiền người khác hoặc tôi không thoải mái khi nghe họ nói gì m ra lệnh.

Nó khó. Thật khó để tìm thấy sự chồng chéo của những nơi bạn đang sử dụng một trong những thiết bị này và việc nói chuyện với họ không khó xử. Tự động thích ứng hoàn thành và sửa lỗi chính tả và đoán, tất cả đều giúp ích. Nhưng vẫn còn một khoảng cách xa để có thể sáng tác trên bàn phím.

JD: Chúng tôi đã có một cuộc trò chuyện trong văn phòng ngày hôm qua về người có thể chạm vào loại. Hầu hết chúng ta có thể, nhưng vẫn còn một vài người săn lùng và mổ bụng dữ dội.

GU: Có một số cách để tận dụng lợi thế của thiết bị di động đó. Vẫn còn một cơ hội mà không ai bị rạn nứt. Nghĩ về những lần đó khi bạn ở nơi công cộng, như trên tàu hoặc khi bạn đang chờ đợi điều gì đó, và bạn không muốn nói chuyện với điện thoại của mình. Chuyện này thật vớ vẩn. Rõ ràng là bạn sẽ không mang theo một bàn phím lớn và ngày càng nhiều người thậm chí không muốn mang theo máy tính xách tay. Đặc biệt là trong một thế giới nơi bạn chỉ có [nhặt iPad mini], làm thế nào để bạn có được thứ "ngón tay di chuyển nhanh hơn não tôi" vào đó?

JD: Tôi không biết.

GU: Tôi cũng không. Nhưng đó là một cơ hội.