Nó nên sử dụng thẻ tín dụng ảo, không chỉ các tài khoản phải trả

Giả sử lần sau khi bạn nghe về vi phạm an ninh tại một công ty khác, bạn biết rằng bạn không phải lo lắng, bất kể vi phạm lớn đến mức nào hoặc đã lấy bao nhiêu số thẻ tín dụng. Giả sử bạn biết rằng, ngay cả khi bọn tội phạm có được tất cả dữ liệu thẻ tín dụng từ công ty của bạn thông qua một nhà cung cấp, họ không thể làm gì với nó. Đây sẽ là một cứu cánh lớn so với bao nhiêu người cảm thấy bây giờ, khi mọi vi phạm lớn đều khiến họ điên cuồng tìm kiếm thông báo rằng dữ liệu của họ cũng đã được thực hiện.

May mắn thay, với một số trợ giúp từ bộ phận Tài khoản phải trả, không có chuyên gia CNTT nào phải lo lắng về việc mất số thẻ tín dụng của khách hàng khi vi phạm một lần nữa. Lý do là giờ đây các công ty khá dễ dàng thực hiện thanh toán bằng số thẻ tín dụng ảo chỉ tốt cho một giao dịch. Một khi giao dịch đó đã được hoàn thành, con số là vô ích. Sẽ không có vấn đề gì nếu kẻ xấu có số, mã bảo mật và ngày hết hạn vì không có thông tin nào có thể được sử dụng lại. Điều này có thể xảy ra khi bạn thiết lập thanh toán thương mại bằng thẻ tín dụng ảo và sau đó định cấu hình phần mềm kế toán doanh nghiệp của bạn để toàn bộ sự việc diễn ra tự động và minh bạch.

Thẻ tín dụng ảo là gì?

Thẻ tín dụng ảo đã xuất hiện được một thời gian, nhưng cho đến gần đây, chúng tồn tại để người tiêu dùng thực hiện thanh toán một lần trực tuyến như một cách để bảo vệ chống trộm cắp số thẻ. Đối với việc sử dụng kinh doanh, đó là các tập đoàn lớn nhất bắt đầu sử dụng số thẻ ảo để mua sắm và du lịch, thường là một phần của hệ thống thanh toán thương mại tổng thể của họ.

Nhưng giờ đây, số thẻ ảo cho các giao dịch thương mại cũng có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Sự hỗ trợ ban đầu đến từ MasterCard, một trong những tên tuổi lớn nhất trong ngành tài chính, mặc dù các nhà cung cấp thanh toán khác có thể sẽ làm theo.

"Thẻ ảo là một trong những lĩnh vực phát triển nhanh nhất trong ngành, " Jeff Feuerstein, Phó chủ tịch cấp cao, Sản phẩm thị trường lớn và Quản lý sản phẩm nền tảng tại Mastercard cho biết. Ông nói rằng chi tiêu thẻ tín dụng ảo năm ngoái tại Hoa Kỳ là 122 tỷ đô la.

Feuerstein cũng cho biết các công ty hiện đang làm việc với các ngân hàng của họ để thực hiện thanh toán bằng số thẻ ảo và trong quá trình này đang loại bỏ các khoản thanh toán bằng séc và thanh toán bù trừ tự động (ACH). Ông cho biết khách hàng thương mại đang thấy rằng thanh toán bằng thẻ ảo an toàn hơn các hình thức thanh toán khác, và ngoài ra, thường ít tốn kém hơn. Trong một số trường hợp, các công ty thậm chí có thể thấy rằng họ được hoàn tiền cho các khoản thanh toán của mình.

Thẻ tín dụng ảo hoạt động như thế nào

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, thanh toán bằng thẻ ảo được sử dụng để mua sắm và các loại giao dịch khác khi chúng được xuất trình với hóa đơn giao hàng so với đơn đặt hàng (PO). Chúng cũng thường được sử dụng để thanh toán chi phí đi lại trong đó văn phòng du lịch nội bộ sử dụng thẻ tín dụng ảo.

Cách thức hoạt động của quy trình phụ thuộc vào hệ thống kế toán của bạn và ngân hàng mà bạn đang làm việc. Ví dụ, MasterCard hỗ trợ điều này với hai hệ thống thanh toán ảo của riêng họ, được gọi là "MasterCard In Control for Commercial Pay" và "MasterCard In Control for Business Travel". Cách MasterCard xử lý việc này thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn.

Chẳng hạn, có một trang web cho các khoản thanh toán ảo nhỏ hoặc không thường xuyên. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp, lựa chọn dễ nhất là tạo một loại tệp thanh toán mới xác định các khoản thanh toán được thực hiện bằng số thẻ ảo. Sau đó, tệp thanh toán đó được truyền đến ngân hàng của bạn nơi nó được xử lý và sau đó mỗi khoản thanh toán trong tệp thanh toán được thực hiện bằng cách sử dụng số thẻ tín dụng 16 chữ số duy nhất, sử dụng một lần. Nhà cung cấp của bạn không bao giờ nhìn thấy số thẻ tín dụng thực sự, vì vậy nếu họ bị vi phạm, điều đó sẽ không thành vấn đề.

Một số hệ thống kế toán không sử dụng các tệp thanh toán, vì vậy, đối với những hệ thống đó, có giao diện lập trình ứng dụng (API) cho phép nhân viên CNTT tích hợp hệ thống thanh toán ảo vào hệ thống kế toán hiện tại của bạn. Một số bộ xử lý thanh toán ảo khác, chẳng hạn như Bento for Business của Bento Technologies, sẽ cung cấp hỗ trợ cho các nhà phát triển để triển khai API của họ vào hệ thống kế toán của bạn. Những người khác, chẳng hạn như DivvyPay's Divvy, đi kèm với giao diện người dùng (UI) cho một số hệ thống kế toán doanh nghiệp phổ biến nhất.

Sử dụng VPN để đảm bảo an ninh

Để thực hiện tất cả công việc này, nhân viên CNTT của bạn cần có thể sửa đổi các tệp thanh toán hoặc thêm hỗ trợ API vào hệ thống kế toán hiện tại. Vì thông tin thanh toán nhạy cảm này sẽ được truyền đến tổ chức tài chính của bạn hoặc trong một số trường hợp cho nhà cung cấp của bạn, bạn sẽ cần một mạng riêng ảo (VPN) để đảm bảo an ninh. Và, tất nhiên, bộ phận kế toán của bạn sẽ cần truy cập vào hồ sơ chi tiêu để họ có thể kiểm toán chúng.

Hiện tại, hầu hết các ngân hàng đang cung cấp dịch vụ thanh toán ảo này miễn phí dưới dạng dịch vụ cho khách hàng của họ, nhưng điều này có thể thay đổi theo ngân hàng, vì vậy bạn nên kiểm tra trước khi cam kết. Các nhà cung cấp của bạn sẽ được thanh toán giống như đối với bất kỳ giao dịch tín dụng nào khác vì vậy không cần đăng ký đặc biệt.

• Các dịch vụ VPN tốt nhất cho năm 2019 Các dịch vụ VPN tốt nhất cho năm 2019
• 5 điều bạn nên biết về thẻ tín dụng ảo 5 điều bạn nên biết về thẻ tín dụng ảo
• Dịch vụ xử lý thẻ tín dụng tốt nhất năm 2019 Dịch vụ xử lý thẻ tín dụng tốt nhất năm 2019

Điều đáng chú ý là việc sử dụng số thẻ ảo để thanh toán có một số lợi ích bổ sung ngoài tính bảo mật của thanh toán và không phải lo lắng về các vi phạm của nhà cung cấp. Theo Feuerstein, có một số lợi ích vốn quan trọng: vì có thể có độ trễ 30 đến 45 ngày cho chi tiêu vốn, theo dõi chi phí dễ dàng được tự động hóa và trong nhiều trường hợp, sử dụng phương thức thanh toán thẻ này ít tốn kém hơn so với séc hoặc ACH thanh toán. Thông thường, nó thực sự rẻ hơn so với việc chấp nhận tiền mặt cho hàng hóa hoặc dịch vụ.

Tuy nhiên, việc xem xét điểm mấu chốt để sử dụng số thẻ tín dụng ảo là bảo mật. Các tin tặc vi phạm một trong những nhà cung cấp của bạn sẽ không có số thẻ tín dụng mà chúng có thể sử dụng, bất kể chúng có cố gắng đến mức nào và cho dù an ninh của nhà cung cấp có yếu đến đâu. Và đó là giá trị rất nhiều.