Chìa khóa để đối phó với phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc

Vài năm trước, các doanh nghiệp đã tranh luận về hai vấn đề liên quan đến truyền thông xã hội. Đầu tiên là liệu bản thân doanh nghiệp có nên tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội hay không bằng cách có tài khoản cho Facebook, Twitter, Instagram, v.v. Thứ hai là liệu một tổ chức có nên chặn nhân viên sử dụng tài khoản xã hội cá nhân của họ khi làm việc hay không. Cuộc tranh luận đó phần lớn đã được đưa lên giường, vì hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng việc mọi người có sự hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội và không chặn quyền truy cập vào tài khoản xã hội trực tuyến của họ là điều tốt nhất. Nó tốt hơn cho kinh doanh. Nó tốt hơn cho tinh thần. Những lý do rất nhiều.

OK, vì vậy phương tiện truyền thông xã hội là tốt cho tất cả mọi người. Bây giờ câu hỏi trở thành: Làm thế nào để bạn sử dụng nó có trách nhiệm?

Các chuyên gia cho biết cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cho doanh nghiệp là giải quyết vấn đề này thực sự là gì, trong trường hợp này là một phương thức truyền thông.

Jane Bozarth, tác giả của Show Your Work, và là người ủng hộ phương tiện truyền thông xã hội trong kinh doanh, nói, "use Sử dụng phương tiện xã hội không phải là một cái gì đó riêng biệt hoặc khác biệt" so với các loại truyền thông khác đòi hỏi phải có hành vi chuyên nghiệp. "Nó cần phải được bao bọc bên trong các chính sách giao tiếp và chuyên nghiệp khác", cô nói thêm.

Chỉ cần đóng khung sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong ánh sáng đó là một sự thay đổi lớn. Nó cho nhân viên biết phương tiện truyền thông xã hội sử dụng là gì: giao tiếp. Và cách họ cần cư xử khi sử dụng nó: một cách chuyên nghiệp.

Jane Hart, người sáng lập Trung tâm Công nghệ Học tập & Hiệu suất, cũng là người ủng hộ việc sử dụng phương tiện xã hội có trách nhiệm trong công việc. Cô nói rằng các mạng xã hội có thể mang lại lợi ích to lớn cho các cá nhân thông qua mạng lưới chuyên nghiệp và mạng học tập cá nhân, và do đó, "điều đó có nghĩa là những ý tưởng và suy nghĩ mới mẻ được đưa vào tổ chức."

Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội đòi hỏi sự chuyên nghiệp tương tự mà bạn mong đợi nhân viên tập thể dục tại một cuộc họp, trong một cuộc họp hoặc trong bất kỳ sự kiện kinh doanh nào khác. Nếu bạn không muốn khách hàng hoặc khách hàng trong văn phòng của bạn thấy một nhân viên lướt Facebook, có lẽ bạn cũng không muốn họ nghe thấy một cuộc gọi điện thoại. Nếu bạn không muốn giám đốc truyền thông của mình đưa sự hài hước chính trị vào nguồn cấp dữ liệu Twitter của công ty, có lẽ bạn cũng không muốn cô ấy bẻ khóa những trò đùa của Tea Party trong một cuộc họp khách hàng. Các quy tắc cần phải áp dụng cho tất cả các giao tiếp nơi nhân viên đóng vai trò là đại diện của doanh nghiệp.

Galen Gruman là biên tập viên điều hành tại InfoWorld và cũng đã viết về các vấn đề liên quan đến phương tiện truyền thông xã hội trong văn phòng. Ông lưu ý rằng, "Đối với vấn đề lớn hơn về những gì các công ty có thể kiểm soát về truyền thông: Họ thực sự không thể. Họ có thể có chính sách với các hình phạt, ví dụ, nếu bạn nói điều gì đó công khai về công ty, bạn sẽ bị sa thải. Apple, đối với một người, thực hiện điều này rất hiệu quả. Nhưng đừng nghĩ rằng bạn có thể kiểm soát nhân viên về mặt kỹ thuật, thông qua các công cụ quản lý. Bạn có thể ngăn việc cung cấp thông tin nhầm, nhưng bạn cũng sẽ cản trở người dùng của bạn. "

Bạn sẽ không bao giờ có thể kiểm soát những gì nhân viên nói hoặc làm, nhưng bạn có thể có những hướng dẫn thông minh và nhất quán áp dụng cho tất cả các hình thức giao tiếp, và giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt và hành xử phù hợp.