Đánh giá và đánh giá dự án của Microsoft

Việc chọn sử dụng Microsoft Project làm ứng dụng quản lý dự án dành riêng cho nhóm của bạn chỉ có ý nghĩa khi một số ngôi sao căn chỉnh. Đầu tiên, bạn thực sự phải có một người quản lý dự án được chứng nhận trên tàu để lái phần mềm. Thứ hai, thời gian phải đứng về phía bạn và người quản lý dự án được chứng nhận của bạn không thể vội vàng học cách sử dụng công cụ này. Thứ ba, nhóm của bạn đã sẵn sàng là một ngôi nhà của Microsoft, hoặc nó nên sẵn lòng trở thành một . Thứ tư, số lượng dự án mà nhóm của bạn quản lý và mức độ phức tạp của chúng nên khá cao. Nếu tổ chức của bạn đáp ứng các tiêu chí này, Microsoft Project có thể chứng minh là một công cụ vô giá. Nếu không, bạn được phục vụ tốt hơn bởi một tùy chọn khác, và có rất nhiều.

Nếu bạn đã đọc đến đây và nhận ra rằng Microsoft Project không phù hợp với nhóm của bạn, tôi khuyên bạn nên sử dụng ba tùy chọn khác. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, Dự án Zoho và Dự án làm việc theo nhóm là Lựa chọn của Biên tập viên PCMag. Cả hai đều có giá hợp lý và rất dễ học để sử dụng, ngay cả khi bạn chưa phải là bậc thầy quản lý dự án. Công cụ khác kiếm được sự lựa chọn của ban biên tập là LiquidPlanner, một công cụ cao cấp lý tưởng cho các nhóm lớn hơn không chỉ quản lý các dự án mà còn cả con người và các tài nguyên khác.

Một vài cảnh báo

Microsoft Project mất nhiều thời gian để học cách sử dụng và thậm chí lâu hơn để thành thạo. Tôi viết bài đánh giá này từ quan điểm của một người chưa thành thạo (thậm chí không gần gũi) nhưng là người có đã thử nghiệm với nó trong một vài tuần và đặt câu hỏi của đại diện Microsoft để tìm hiểu thêm. Quan điểm của tôi bao gồm thử nghiệm so sánh với hàng tá ứng dụng quản lý dự án khác, từ những ứng dụng nhẹ được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ đến các tùy chọn cấp doanh nghiệp.

Vì Microsoft Project là một con gấu, tôi sẽ khuyên bạn nên bổ sung bài viết của mình bằng những đánh giá của người dùng bởi những người đã làm việc với công cụ này và có thể cung cấp những hiểu biết khác nhau về cách thức duy trì lâu dài.

Giá cả và kế hoạch

Có hai cách để mua Microsoft Project. Bạn có thể thêm nó vào đăng ký Office 365 hoặc bạn có thể mua phiên bản độc lập để triển khai tại chỗ. Các tùy chọn trở nên khó hiểu, vì vậy hãy để tôi đi qua chúng từng mảnh một.

Tiện ích văn phòng. Khi bạn thêm Microsoft Project vào đăng ký Office, bạn sẽ có được phiên bản ứng dụng dựa trên đám mây. Có ba mức giá cho loại mua này: Project Online Professional, Premium và Essentials.

Dự án trực tuyến chuyên nghiệp chi phí $ 30 mỗi người mỗi tháng. Với cấp độ dịch vụ này, mỗi người được sử dụng ứng dụng máy tính để bàn Microsoft Project trên tối đa năm máy tính để chỉ quản lý dự án, không phải quản lý danh mục đầu tư. Mặc dù là ứng dụng dành cho máy tính để bàn nhưng nó vẫn chạy trên đám mây ( nghĩa là nó yêu cầu kết nối internet để sử dụng). Truy cập thông qua trình duyệt web cũng được bao gồm.

Dự án Premium Premium có giá $ 55 mỗi người mỗi tháng. Nó cung cấp mọi thứ trong tài khoản Professional, cộng với các công cụ quản lý danh mục đầu tư. Nó đi kèm với các tính năng quản lý tài nguyên và phân tích nâng cao mà bạn không có trong tài khoản Chuyên nghiệp.

Cấp độ thứ ba, Essentials, không phải là một cấp độ dịch vụ nhiều như loại vai trò bạn có thể chọn cho các thành viên nhóm có trách nhiệm khá hạn chế trong ứng dụng. Nó có giá $ 7 mỗi người mỗi tháng. Trước tiên, bạn phải có tư cách thành viên Chuyên nghiệp hoặc Cao cấp để sử dụng tùy chọn Essential. Người dùng thiết yếu chỉ có thể truy cập Microsoft Project thông qua trình duyệt web hoặc thiết bị di động. Họ chỉ có thể cập nhật trạng thái nhiệm vụ, làm việc với bảng chấm công, chia sẻ tài liệu và liên lạc với đồng nghiệp. Họ không nhận được ứng dụng máy tính để bàn hoặc chức năng khác.

Triển khai độc lập tại chỗ. Nếu bạn không muốn sử dụng phiên bản Microsoft Project được lưu trữ trên đám mây, bạn có thể lưu trữ cục bộ và có ba tùy chọn để thực hiện.

Một là Project Standard, có giá $ 589, 99 tính phí như một khoản phí cố định một lần. Với phiên bản này, bạn có được một phần mềm được cài đặt cục bộ trên một máy tính và chỉ một người có thể sử dụng nó. Đó là phần mềm trường học cũ theo nghĩa là nó không có bất kỳ tính năng cộng tác nào. Bạn nhận được các công cụ quản lý dự án, nhưng không có gì cho quản lý tài nguyên.

Tùy chọn tiếp theo là Project Professional với giá $ 1.159, 99. Mỗi giấy phép chỉ tốt cho một máy tính. Nó có mọi thứ trong Project Standard, cộng với khả năng cộng tác qua Skype for Business, các công cụ quản lý tài nguyên, bảng chấm công và tùy chọn để đồng bộ hóa với Project Online và Project Server.

Project Server, tùy chọn cuối cùng, là phiên bản Microsoft Project mà doanh nghiệp có thể nhận được với SharePoint 2016. Tôi có thể đi sâu vào chi tiết về cách tải SharePoint 2016 và ba tầng dịch vụ doanh nghiệp cho Office, nhưng tôi sẽ cho rằng nếu tùy chọn này được bạn quan tâm, bạn đã có một người hỗ trợ tại Microsoft, bạn có thể hỏi thêm thông tin.

So sánh giá

Nếu chúng tôi sử dụng mức giá $ 30 hoặc $ 55 mỗi người mỗi tháng cho Project Online Professional làm cơ sở để so sánh, đó là các tầng dịch vụ tôi tưởng tượng là trong nhà xe của bạn nếu bạn đang đọc bài viết này, thì giá của Microsoft sẽ ở mức cao cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

TeamGantt là một nơi tốt để bắt đầu so sánh. Nó cung cấp dịch vụ từ tài khoản Miễn phí đến thành viên Nâng cao có giá 14, 95 đô la mỗi người mỗi tháng. Đây là một công cụ dựa trên web bao gồm cộng tác và dễ học hơn nhiều so với Project.

Một kế hoạch tương đương với Dự án Zoho có chi phí cố định là 50 đô la mỗi tháng, bất kể có bao nhiêu người sử dụng nó. Dự án làm việc nhóm cung cấp một mức giá cố định hàng tháng tương tự ($ 69 mỗi tháng cho số lượng thành viên nhóm bạn cần), cũng như Proofhub ($ 150 mỗi tháng).

Nếu chúng tôi chuyển sang các công cụ cao cấp hơn, LiquidPlanner bắt đầu ở mức $ 59, 40 mỗi năm cho một tài khoản doanh nghiệp nhỏ tối đa năm người. Mức giá đó dựa trên mức giá 9, 99 đô la mỗi người mỗi tháng, nhưng kế hoạch cụ thể này chỉ được bán trong một gói năm chỗ. Gói chuyên nghiệp phổ biến nhất của LiquidPlanner, Professional, tốt hơn cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Nó tính ra là $ 45 mỗi người mỗi tháng, với tối thiểu mười người. Giống như Microsoft Project, LiquidPlanner dành thời gian để làm chủ một phần vì nó cung cấp rất nhiều công cụ cho cả quản lý dự án và quản lý tài nguyên.

Các nền tảng quản lý dự án khác phù hợp với các tổ chức lớn hơn bao gồm Clarizen (từ $ 45 mỗi người mỗi tháng), Celoxis ($ 25 mỗi người mỗi tháng; tối thiểu năm người) và Workfront (khoảng $ 30, tùy thuộc vào thiết lập).

Bắt đầu

Tôi không thể nhấn mạnh đủ thực tế rằng Microsoft Project có nghĩa là được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm hoặc được đào tạo chính xác hơn. Nó không được thiết kế để học khi đang bay. Nó không đi kèm với hướng dẫn rõ ràng để bắt đầu. Nó giả định sự quen thuộc với cả các khái niệm lớn và chi tiết tốt về quản lý dự án. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể sử dụng phần mềm này nhưng bạn (hoặc người dẫn đầu sẽ sử dụng ứng dụng) không biết báo cáo phát sinh là gì, tôi thực sự khuyên bạn nên xem xét một công cụ khác.

Bản thân ứng dụng trông rất giống Excel. Nó có cùng giao diện ruy băng theo thẻ quen thuộc được thấy trong các ứng dụng Microsoft Office khác. Phần bảng tính của ứng dụng chứa tất cả dữ liệu liên quan đến nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Ở bên phải của các ô là biểu đồ Gantt phản ánh lịch trình khi bạn xây dựng nó.

Microsoft Project hỗ trợ tất cả những điều điển hình bạn muốn làm trong ứng dụng quản lý dự án. Đối với mỗi tác vụ, bạn có thể nhập rất nhiều chi tiết, chẳng hạn như mô tả, ghi chú, ngày bắt đầu, thời lượng tác vụ, v.v. Các sự kiện định kỳ được hỗ trợ, cũng như các phụ thuộc, trường tùy chỉnh và đường cơ sở để theo dõi tiến trình thực tế so với tiến độ theo kế hoạch.

Các thanh trong biểu đồ Gantt có tính tương tác, vì vậy khi bạn điều chỉnh chúng, thông tin trong các ô cũng cập nhật. Khi một nhiệm vụ đang được tiến hành, bạn có thể chỉ ra phần trăm mà nó đã thực hiện bằng cách trượt một dòng nhỏ hơn bên trong thanh cờ lê liên kết của nó sang bên phải.

Ngoài việc có chế độ xem biểu đồ Gantt, Microsoft Project còn cung cấp chế độ xem lịch và sơ đồ. Chế độ xem lịch là tự giải thích, trong khi chế độ xem sơ đồ tương tự như chế độ xem Gantt, chỉ có nó chứa các chi tiết bổ sung về tác vụ. Nếu bạn theo dõi dòng thời gian tốt hơn khi có ý nghĩa về một câu chuyện đằng sau nó, thì chế độ xem sơ đồ có thể hữu ích.

Như đã đề cập, lần đầu tiên bạn sử dụng ứng dụng, không có nhiều hướng dẫn về cách bắt đầu. Một số ứng dụng cung cấp các hướng dẫn tương tác trên màn hình. Những người khác bắt đầu bạn ra trong một dự án mẫu. Vẫn những người khác chỉ cho bạn sớm một kênh các video trợ giúp để bắt đầu. Microsoft Project không có cái nào trong số đó. Trên thực tế, một chút mà Project cung cấp có thể chỉ làm tăng thêm sự nhầm lẫn của bạn, chẳng hạn như một mẩu thông tin nhỏ mà tôi thấy trong ngày đầu tiên:

"Để rõ ràng, Project Online KHÔNG phải là phiên bản Project Professional dựa trên web. Project Online là một dịch vụ hoàn toàn riêng biệt cung cấp các công cụ quản lý dự án và danh mục đầy đủ trên web. Nó bao gồm Project Web App và có thể, tùy thuộc vào đăng ký của bạn, cũng bao gồm Project Online Desktop Client, đây là phiên bản đăng ký của Project Professional. "

Ngay cả sau khi đã trải qua tất cả các tùy chọn giá cả và kế hoạch chi tiết, những từ đó vẫn khiến đầu óc tôi quay cuồng.

Các tính năng và chi tiết

Microsoft Project mạnh mẽ khi nói đến các khía cạnh chi tiết hơn của quản lý dự án, chẳng hạn như quản lý tài nguyên, báo cáo và bảng chấm công. Mạnh mẽ không có nghĩa là dễ dàng hoặc đơn giản, tất nhiên.

Trong Microsoft Project, với các tầng dịch vụ bao gồm quản lý tài nguyên, bạn có thể quản lý công việc (bao gồm cả người chung và người cụ thể, cũng như các tài nguyên "công việc" khác), tài liệu và chi phí. Bạn có thể làm rất nhiều với các yếu tố này nếu bạn có thời gian và thiên hướng.

Ví dụ: bạn có thể thêm chi tiết vào tài nguyên vật liệu, chẳng hạn như một đơn vị đo lường và nếu bạn muốn thực sự chi tiết, bạn có thể nhập chi phí cho vật liệu. Điều gì nếu chi phí của một vật liệu thay đổi tăng ca? Trong Microsoft Project, bảng chi tiết bổ sung cho phép bạn theo dõi và tính toán các thay đổi về chi phí theo thời gian.

Với tài nguyên công việc, tôi đã đề cập bạn có thể theo dõi những người cụ thể hoặc khái quát Mọi người. Tùy thuộc vào công việc bạn đang theo dõi, bạn có thể cần chỉ định nguồn nhân lực chung, chẳng hạn như "lập trình viên đầu cuối" hoặc "người kiểm tra QA", thay vì một người cụ thể. Tất cả phụ thuộc vào những gì bạn đang quản lý và làm thế nào.

Các báo cáo có khả năng tùy biến cao, mặc dù, giống như phần còn lại của ứng dụng, cần có thời gian để tìm hiểu cách sử dụng chúng. Tuy nhiên, một số tính năng thô sơ hơn rất đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể tạo báo cáo bằng cách điều hướng đến phần báo cáo và chọn dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong các mô-đun khác nhau trên trang. Sử dụng hộp chọn trường ở bên phải, bạn có thể tạo phần tử trên cùng cho dự án và bên dưới nó bạn có thể thêm một bảng cho biết bao nhiêu giai đoạn của dự án đã hoàn thành, v.v.

Tất cả các yếu tố bạn thêm vào báo cáo được cách điệu và chúng không tự động điều chỉnh để phù hợp với nhau. Ví dụ: nếu văn bản từ một phần tử chạy dài, nó có thể bị lỗi thành phần tử khác. Các yếu tố hình ảnh nhỏ khác thường cũng cần finessing. Cuối cùng, bạn có thể lãng phí rất nhiều thời gian để thay đổi kích thước các hộp và các yếu tố khỏa thân sang trái và phải để làm cho nó trông ổn, có lẽ đó không phải là điều bạn được trả tiền để làm. Đó là công việc của một nhà thiết kế, thực sự.

Điều đó nói rằng, phong cách các báo cáo theo cách này có một mục đích. Khi bạn hoàn thành tất cả các điều chỉnh, sản phẩm cuối cùng có vẻ sẵn sàng xuất trực tiếp sang bản trình bày (trong PowerPoint, không nghi ngờ gì), vì vậy bạn có thể chuyển từ tạo báo cáo sang chia sẻ chúng mà không cần nhiều các bước bổ sung.

Trong phần bảng chấm công, đối với các phiên bản của ứng dụng bao gồm nó, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm điền vào bảng thời gian hàng tuần cho bất kỳ khoảng thời gian nào bạn cần, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thành viên trong nhóm có thể báo cáo không chỉ thời gian dành cho các nhiệm vụ liên quan đến các dự án, mà họ còn có thể chỉ ra thời gian làm việc đó là gì, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển hoặc hoàn thành. Một tùy chọn khác cho phép mọi người thêm thời gian vào bảng thời gian của họ cho các nhiệm vụ không liên quan cụ thể đến dự án. Ví dụ: nếu Julia lái xe đến gặp khách hàng, nhóm có thể muốn ghi lại thời gian đó và lập hóa đơn cho nó, mặc dù chuyến đi không xuất hiện như một nhiệm vụ trong một dự án.

Phòng cải thiện

Tôi đã ám chỉ đến việc Microsoft Project có thể hỗ trợ nhiều hơn trong việc giúp mọi người bắt đầu với nó và học cách sử dụng nó.

Ngoài ra, Project yếu khi nói đến giao tiếp trong ứng dụng. Vấn đề là Microsoft là một vương quốc, và trong phạm vi của nó vương quốc nó đã có rất nhiều công cụ để giao tiếp. Bạn có thể tắt email với Outlook hoặc lên lịch cuộc họp trong Lịch hoặc tham gia vào Nhóm Microsoft để trò chuyện hoặc Yammer cho các cuộc hội thoại hoặc Skype cho các cuộc gọi video, v.v. Nhưng đôi khi, khi bạn đang làm việc trong một dự án, bạn chỉ muốn @ nhắn tin cho ai đó hoặc ping họ trong một cuộc trò chuyện và đặt câu hỏi mà không phá vỡ bối cảnh công việc của bạn bằng cách điều hướng đến một ứng dụng khác. Xem như các công cụ này đã tồn tại, tại sao lại sao chép chúng trong Project? (Một số người có thể coi Microsoft là có một "hệ sinh thái" chứ không phải vương quốc. Một hệ sinh thái không thể giúp gì được, nhưng một vương quốc chọn ranh giới của nó.)

Thật vậy, việc đi du lịch vòng quanh vương quốc khiến tôi bực mình vô cùng khi tôi đang thử nghiệm Microsoft Project. Mong muốn chia sẻ thông tin có thể dẫn đến ứng dụng đưa tôi đến Outlook. Cần cập nhật một cái gì đó về một cuộc họp theo lịch trình trong dự án của tôi có thể khiến máy tính của tôi tải một tab mới cho Lịch mà không có sự đồng ý của tôi. Nhiều lần, tôi muốn khả năng điều chỉnh tất cả các chi tiết liên quan đến dự án của tôi từ trong ứng dụng quản lý dự án chứ không phải nơi nào khác.

Mặc dù Microsoft có rất nhiều ứng dụng riêng hoạt động với Project, nhiều tổ chức dựa vào các công cụ đến từ nơi khác, Salesforce là một ví dụ điển hình. Dự án không tích hợp với nhiều công cụ khác. Nó cũng không được hỗ trợ bởi Zapier, đây là một công cụ trực tuyến đôi khi có thể kết nối các ứng dụng và dịch vụ không thực sự nói chuyện với nhau. Nếu bạn đang hy vọng lặp ứng dụng quản lý dự án của mình vào các dịch vụ trực tuyến khác mà nhóm của bạn đã sử dụng, cho dù Slack hay Trello hay Salesforce, thì Microsoft Project không phải là một công cụ tốt để lựa chọn.

Một công cụ mạnh mẽ trong vương quốc của nó

Mặc dù mạnh mẽ và kỹ lưỡng ở nhiều khía cạnh, Microsoft Project chỉ phù hợp với các công ty rất cụ thể. Ngày càng nhiều, đây là trường hợp với nhiều ứng dụng của Microsoft. Nhóm của bạn cần được đầu tư vào các sản phẩm của Microsoft cho Project để có ý nghĩa. Nó cũng hoạt động tốt nhất cho các tổ chức vừa và lớn, nhưng không phải là tổ chức nhỏ. Thêm vào đó, bạn cần một người quản lý dự án có trình độ và kinh nghiệm trong nhóm để trở thành người điều khiển ứng dụng. Tuy nhiên, độc giả của chúng tôi rõ ràng đã có trải nghiệm tốt với phần mềm, vì họ đã trao cho nó giải thưởng Lựa chọn kinh doanh cho quản lý dự án vào năm 2019.

Nếu Microsoft Project không phải là ứng cử viên lý tưởng cho nhu cầu quản lý dự án của bạn, tôi khuyên bạn nên tìm hiểu về các dự án Zoho và Dự án làm việc nhóm, trong khi các tổ chức lớn hơn quản lý nhiều dự án và tài nguyên hơn sẽ tham gia vào LiquidPlanner. Cả ba đều kiếm được sự lựa chọn của biên tập viên PCMag.