Office 2016: hợp tác nhiều hơn, nhưng không hoàn toàn ở đó

Gần như không cần phải nói rằng Microsoft Office không chỉ là bộ năng suất văn phòng phổ biến nhất, mà còn mạnh mẽ nhất. Các sản phẩm như LibreOffice và Corel Worderinf là đối thủ cạnh tranh trực tiếp, nhưng không cùng loại. Thay vào đó, sự cạnh tranh đến từ các ứng dụng di động và các lựa chọn thay thế trực tuyến, đáng chú ý nhất là Google Drive / Apps, cung cấp sự cộng tác ngày càng tốt hơn, cùng với những lợi thế của việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến.

Trong những tháng gần đây, Microsoft đã tập trung lại Office để chiến đấu trên các mặt trận đó, với phiên bản mới của bộ phần mềm dành cho iOS và Android, các ứng dụng Web được cải tiến và gần đây nhất, trong Office 2016, một phiên bản mới của bộ máy tính để bàn có vẻ được thiết kế riêng chống lại các lợi thế hợp tác của các đối thủ của nó. Về mặt này, Office 2016 chỉ thành công một phần; một số tính năng hoạt động tốt, nhưng nhiều tính năng bạn muốn chưa có. Đã sử dụng nó trong vài tháng qua, có cảm giác rất giống các phiên bản cũ của Office, nó hoạt động tốt, và vẫn đứng đầu và cạnh tranh với đối thủ, nhưng vẫn chưa hợp tác như bạn mong muốn.

Thoạt nhìn, Microsoft Office 2016 dường như không khác mấy so với một vài phiên bản Office cuối cùng. Có, thanh tiêu đề đã thay đổi màu sắc và các thanh ruy băng và menu dường như đã được điều chỉnh để chúng hoạt động tốt hơn khi bạn làm việc trên máy tính bảng (hoặc bất kỳ máy nào có màn hình cảm ứng). Nhưng các chức năng cơ bản không thay đổi nhiều, các lệnh là tất cả những gì bạn mong đợi, các định dạng tệp không thay đổi và những thứ như macro và tiện ích bổ sung cũng vậy. Như tôi đã sử dụng nó trong vài tháng qua, nói chung, tôi thấy nó hoạt động tốt, nhưng nó không phải là một thay đổi lớn cho đến khi bạn bắt đầu cộng tác với người khác.

Thật vậy, những ưu điểm chính của Office 2016 là các tính năng cộng tác được cải thiện và kiểm soát CNTT nhiều hơn một chút đối với việc quản lý hệ thống. Trong số này, các tính năng hợp tác, cho phép hai hoặc nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu mà thực sự nổi bật.

Các phiên bản trước của Office có một số tính năng hợp tác, nhưng Office 2016 sẽ đưa nó đi xa hơn, cho phép bạn thấy các thay đổi trong tài liệu Word ngay lập tức (khi có người khác đang gõ). Mặc dù đây là một bước tiến lớn, các tính năng cộng tác cho các phiên bản Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn vẫn còn thiếu, mặc dù Microsoft đã hứa sẽ cập nhật trong vài tháng tới.

Chỉnh sửa hợp tác là xa một ý tưởng mới. Đây là tính năng khiến Google Docs nổi bật từ nhiều năm trước và kể từ đó Microsoft đã bổ sung một số tính năng hợp tác cho Office, đặc biệt là trong các phiên bản dựa trên Web tại Office Online. Trong các phiên bản đó, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày cùng một lúc. Đó là một tính năng tuyệt vời, hữu ích cho các bảng tính nơi nhiều người có thể nhập thông tin trên các hàng khác nhau hoặc làm việc cùng nhau trên một tài liệu bằng cách chỉnh sửa các phần khác nhau.

Đáng buồn thay, các ứng dụng Web không mạnh bằng các ứng dụng máy tính để bàn. Các phiên bản trực tuyến thiếu các tính năng mạnh mẽ để định dạng; thực tế, tôi thấy rằng định dạng trong các tài liệu phức tạp có thể bị rối nếu bạn cố gắng thực hiện các thay đổi khá nhỏ đối với giao diện của tài liệu (thay đổi văn bản không phải là vấn đề) và các phiên bản trực tuyến thiếu macro mà nhiều người dùng nâng cao dựa vào phiên bản máy tính để bàn. Điều đó không có nghĩa là các phiên bản Web là xấu, nhưng chắc chắn chúng không phải là sự thay thế cho các phiên bản máy tính để bàn. Điều tương tự cũng đúng với các ứng dụng iOS và Android. Họ làm rất tốt việc giữ định dạng trong các tệp của bạn và rất tiện để sử dụng, nhưng để chỉnh sửa và tạo tài liệu nghiêm túc, bạn sẽ tốt hơn nhiều trên máy tính để bàn.

Bắt đầu với Word 2013, Microsoft đã cung cấp một số tính năng hợp tác có sẵn trong các ứng dụng máy tính để bàn. Trong Word 2013, bạn đã thấy một dấu hiệu cho thấy người khác đang chỉnh sửa tài liệu, nhưng bạn thực sự không thể thấy những thay đổi của họ cho đến khi bạn lưu (khi chúng được tô sáng).

Trong phiên bản Word 2016 dành cho máy tính để bàn, bạn không chỉ thấy một dấu hiệu cho biết ai đang thực hiện các thay đổi mà còn có thể thấy những thay đổi này khi họ nhập. Trong thử nghiệm, tôi thấy điều này hoạt động khá tốt, mặc dù tùy thuộc vào kết nối của bạn, những thay đổi không phải lúc nào cũng tức thời.

Tất cả điều này yêu cầu tài liệu của bạn được lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu của Microsoft như OneDrive hoặc SharePoint. Đây sẽ là một hạn chế nghiêm trọng đối với một số người. Trong nhiều tập đoàn, các tệp được chia sẻ được lưu trữ trên một máy chủ tệp truyền thống và nhiều cá nhân sử dụng các dịch vụ khác ngoài OneDrive để lưu trữ và chia sẻ. Microsoft cung cấp một số bộ nhớ OneDrive miễn phí cho bất kỳ ai và những người mua sản phẩm thông qua gói đăng ký Office 365 có toàn quyền truy cập vào OneDrive. Tôi thích khái niệm về OneDrive, nhưng tôi chắc chắn đã nhận thấy các vấn đề về đồng bộ hóa các tệp giữa PC và OneDrive; một công cụ đồng bộ thế hệ tiếp theo hiện đang được thử nghiệm xem trước và tôi hy vọng điều này sẽ sớm giải quyết vấn đề.

Tôi thường làm việc trong một tài liệu chia sẻ Word (được lưu trữ trên máy chủ trực tuyến SharePoint) với thông tin mà nhóm của tôi cập nhật. Chúng tôi sử dụng phiên bản Word dành cho máy tính để bàn đầy đủ, thay vì Ứng dụng Web, vì định dạng hoạt động theo cách chúng tôi mong đợi. Tôi có thể thấy nơi này sẽ hoạt động tốt hơn nhiều khi chúng ta có thể thấy các thay đổi gõ trong Word 2016.

Nhược điểm lớn, ít nhất là bây giờ, là theo như các ứng dụng trên máy tính để bàn, điều này chỉ giới hạn trong Word. PowerPoint vẫn giữ các tính năng đồng chỉnh sửa trong phiên bản 2013 (và tương tự như Word 2013), trong khi phiên bản Excel dành cho máy tính để bàn không có nhiều thứ. Microsoft đã nói rằng các phiên bản tương lai của Excel và PowerPoint là một phần của Office 2016 sẽ có được khả năng đồng chỉnh thời gian thực trong tương lai gần và những nâng cấp này sẽ có sẵn cho những người mua Office trên gói đăng ký hàng năm của Office 365, nhưng không dành cho những người mua phiên bản máy tính để bàn độc lập. Trong khi đó, các phiên bản Web của ứng dụng tiếp tục cung cấp sự hợp tác, điều này không giải quyết được vấn đề này. Tôi có các ứng dụng cho phép nhiều người nhập dữ liệu vào phiên bản trực tuyến của bảng tính Excel, nhưng sau đó phải mở phiên bản đầy đủ của Excel để định dạng và macro nâng cao.

Word, Excel và PowerPoint

Một tính năng mới thú vị của các ứng dụng cốt lõi có tên là "Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì", nó hiển thị trên thanh menu trong Word, Excel và PowerPoint. Chẳng hạn, bạn chỉ cần gõ "thêm bảng" và nó sẽ làm như vậy hoặc hướng bạn đến hệ thống trợ giúp truyền thống. Tôi thấy đây là một bổ sung tốt, nhưng rõ ràng vẫn còn chỗ để cải thiện. Chẳng hạn, nó chưa có tìm kiếm bằng giọng nói (cũng không được tích hợp với Cortana trên Windows 10) và thường đưa ra nhiều lựa chọn menu khác nhau thay vì chỉ đơn giản là làm mọi thứ cho bạn.

Trong Word, một tính năng thú vị khác là "tra cứu thông minh", đưa ra một bảng nghiên cứu với thông tin từ Wikipedia và các nguồn web khác. Bạn chỉ cần nhấp vào một từ hoặc chọn pha, sau đó chọn tra cứu thông minh từ menu bật lên (có chứa những thứ như cắt, sao chép và dán). Các phiên bản Word trước cho phép bạn tra từ bằng cách vào một cửa sổ trình duyệt riêng và có một "khung nghiên cứu", nhưng với năm 2016, điều này vừa tiện lợi hơn, vừa khép kín hơn.

Nếu bạn đang sử dụng máy có màn hình cảm ứng và bút stylus, giờ đây bạn có thể thêm vào một phương trình bằng cách vẽ; đó không phải là điều tôi làm nhiều, nhưng tôi có thể thấy nó hữu ích ở đâu.

Với Excel, những thay đổi đáng chú ý nhất liên quan đến biểu đồ, với các loại biểu đồ mới như Pareto và biểu đồ thác nước. Nó cũng thêm một số hình ảnh động, và một tính năng mới gọi là Dự báo. Các tính năng PowerPOLL hiện được tích hợp sẵn, thay vì một tiện ích bổ sung và bạn có thể dễ dàng xuất bản dữ liệu hơn lên Power BI. Điều này tốt cho người dùng có quyền lực và trong các tình huống cụ thể, nhưng tôi đoán là hầu hết người dùng sẽ được phục vụ tốt hơn bởi một số tính năng được đánh giá thấp của sản phẩm được giới thiệu trong các phiên bản trước, như chọn phạm vi và nhấn Control-Q để hiển thị phân tích nhanh hoặc chọn menu chèn cho các biểu đồ và bảng trụ được đề xuất.

Các chương trình như Google Apps, Corel Worderinf và LibreOffice cung cấp khả năng xử lý văn bản rất mạnh mẽ hiện nay; chúng không khớp với Word, nhưng chúng đủ cho hầu hết mọi người. Tuy nhiên, đối với hầu hết người dùng nghiêm túc, Excel nằm trong một lớp. Microsoft đã thực hiện một thỏa thuận lớn khi hứa rằng Office 2016 sẽ không thấy thay đổi về macro hoặc định dạng tệp từ các phiên bản trước. Một cái gì đó rất quan trọng với vai trò quan trọng của Excel trong nhiều cài đặt của công ty.

PowerPoint dường như không thay đổi nhiều, mặc dù các tính năng cộng tác được hứa hẹn. Microsoft bao gồm một công cụ trình bày mới, khác gọi là Sway, được thiết kế để tạo các trang Web mà bạn có thể cuộn qua để hoạt động như bản trình bày; thật thú vị, nhưng tôi chưa thực sự tìm thấy nhu cầu nào cả. Tương tự, không có nhiều thay đổi đối với OneNote.

Outlook và các công cụ khác

Outlook có nhiều thay đổi hơn một lần nữa với sự tập trung vào cộng tác, mặc dù tôi không thể kiểm tra chúng nhiều, vì hầu hết các cộng tác viên của tôi vẫn đang chạy phiên bản cũ. Đối với người dùng doanh nghiệp, nó bổ sung tính năng Nhóm cho phép bạn nhanh chóng nhắn tin cho một nhóm cụ thể trong một khái niệm có vẻ rất giống với Slack và bạn có thể xem các cuộc hội thoại này một cách riêng biệt trong một ứng dụng di động. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ tập tin và lịch cho nhóm dễ dàng hơn. Đây là một khái niệm quan trọng và tôi mong muốn thực sự thấy nếu nó sẽ giúp cải thiện truyền thông.

Các tính năng mới khác bao gồm giúp gửi liên kết đến tệp OneDrive dễ dàng hơn thay vì gửi dưới dạng tệp đính kèm (một số thứ đã có trong ứng dụng Web một thời gian), cũng như tính năng "Clutter" cho người dùng doanh nghiệp thu thập thư mail rằng nó không nghĩ là thư rác, nhưng nghĩ rằng có thể có mức độ ưu tiên thấp hơn. Đó là một ý tưởng thú vị.

Mặc dù đồng tác giả là tính năng mới lớn, nhưng có một vài bổ sung mới khác cho bộ phần mềm, đặc biệt là cho khách hàng doanh nghiệp. Chúng bao gồm xuất bản tốt hơn cho PowerBI, công cụ kinh doanh thông minh có liên quan đến Excel và phiên bản mới nhất của Skype for Business. Có một công cụ mới có tên Delve, được thiết kế để giúp bạn tìm các tài liệu quan trọng và chia sẻ chúng, và lộ trình bao gồm Office 365 Planner, một công cụ giúp các nhóm tổ chức công việc của họ và có vẻ đơn giản và dễ sử dụng hơn nhiều so với cố gắng sử dụng SharePoint hoặc Dự án đầy đủ, nhưng chưa có sẵn. Cho đến nay, đây là những ý tưởng thú vị, mặc dù chúng dường như không đủ chín chắn cho hầu hết các doanh nghiệp.

Về phía doanh nghiệp, Office 2016 bao gồm hỗ trợ ngăn chặn mất dữ liệu và hỗ trợ xác thực đa yếu tố cải tiến, cũng như tùy chọn triển khai mới có tên là Chi nhánh hiện tại cho doanh nghiệp, cho phép các bộ phận CNTT tung ra các bản cập nhật quan trọng chỉ ba lần một năm, giúp họ có thêm thời gian để thử nghiệm . Theo kế hoạch này, phiên bản đầu tiên của Office 2016 sẽ được tung ra cho người dùng doanh nghiệp vào tháng 2 tới, với các tính năng từ bản phát hành chung ban đầu cộng với các bản cập nhật bảo mật mới.

Bạn có nên nâng cấp?

Khi bạn có một sản phẩm phổ biến như Office, câu hỏi thực sự cho hầu hết người dùng là liệu bản nâng cấp có đáng hay không. Nếu bạn chỉ cần chỉnh sửa cơ bản, các phiên bản di động miễn phí hoặc một giải pháp thay thế như LibreOffice hoặc Google Apps sẽ phục vụ nhu cầu của bạn; Chúng không mạnh bằng, nhưng chắc chắn chúng ít tốn kém hơn. Nếu bạn chỉ là một người dùng Office cá nhân hiếm khi chia sẻ tệp, thì phiên bản này sẽ không nhiều như vậy; bạn có thể sẽ không nhận thấy nhiều sự khác biệt so với việc giữ Văn phòng hiện tại của bạn. Mô hình đăng ký Office 365 giúp bạn có phiên bản cập nhật cộng với bộ nhớ OneDrive, nhưng mô hình mua một lần cũ có thể rẻ hơn nếu bạn không cần các tính năng mới.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, các tính năng cộng tác bổ sung sẽ rất hay, nhưng một lần nữa, nhiều trong số chúng chưa được nướng hoàn toàn. Đối với các doanh nghiệp theo thỏa thuận doanh nghiệp hoặc gói thuê bao, phiên bản mới là một bản nâng cấp rõ ràng hơn, nhưng tôi chắc chắn có thể thấy đối số chờ đợi cho đến khi một số thao tác chỉnh sửa Word được xử lý hoặc cho đến khi Excel có được các tính năng đó.

Điểm mấu chốt của tôi là Office vẫn là chương trình mạnh nhất trong danh mục của nó và có vẻ như đã đi đúng hướng, nhưng tôi ước một số tính năng hợp tác mới sẽ trưởng thành hơn một chút so với bản phát hành này.

Để biết thêm, hãy xem đánh giá của OfficeMag về Office 2016.