Quản lý hợp đồng kém có thể làm mất tiền kinh doanh của bạn

Theo một báo cáo mới từ SpringCM, sáu mươi bốn phần trăm các công ty nói rằng các quy trình phê duyệt hợp đồng đang khiến các giao dịch bị đình trệ. Các tổ chức thách thức lớn nhất phải đối mặt là quản lý quy trình làm việc theo hợp đồng và nhận được tín hiệu từ các bên liên quan chính. Rào cản lớn nhất mà các công ty phải đối mặt, theo khảo sát, là thiếu các quy trình để quản lý và di chuyển theo hợp đồng. Sáu mươi phần trăm các công ty đang sử dụng email để quản lý hợp đồng, trong khi chỉ có 32 phần trăm các công ty đang sử dụng một công cụ quản lý hợp đồng. Sáu phần trăm các công ty nói rằng họ không có quy trình quản lý hợp đồng tại chỗ.

"Cố gắng để có được hợp đồng thông qua các quy trình phê duyệt nội bộ và bên ngoài chỉ là một kinh nghiệm khổ sở", Erik Severinghaus, Giám đốc Chiến lược và Liên minh tại SpringCM cho biết. "Hợp đồng về cơ bản là dữ liệu không có cấu trúc mà bạn đang làm việc giữa hai tổ chức khác nhau với hai bộ công cụ và quy trình khác nhau. Vào cuối ngày nếu bạn thực hiện qua email và tệp đính kèm, điều xảy ra là không ai có thể nhìn thấy quy trình và không ai có thể tối ưu hóa quy trình. "

"Nếu bạn xem xét khảo sát và những thách thức lớn nhất của người trả lời, " Will Wiegler, Giám đốc Tiếp thị của SpringCM, "bốn công việc hàng đầu là quy trình làm việc, tạo ra hợp đồng mới, theo dõi và phê duyệt. Đó là những quy trình kinh doanh bị mắc kẹt. mọi người thậm chí không biết hợp đồng đang ở đâu trong quá trình. Hộp thư đến của ai? Ai sẽ nhận được hợp đồng tiếp theo? "

(Ảnh qua: SpringCM)

Quản lý hợp đồng có thể làm gì

Các công cụ quản lý hợp đồng cung cấp cho doanh nghiệp khả năng lưu trữ, theo dõi, hồi sinh và chạy các báo cáo về dữ liệu dựa trên hợp đồng. Điều này thường liên quan đến phần mềm dựa trên đám mây có thể tự động đọc và tổng hợp dữ liệu, cũng như gửi thông báo cho các bên liên quan khi đến lúc phải thực hiện một hợp đồng cụ thể. Severinghaus cho biết các công ty đang cố gắng quản lý các quy trình này mà không có phần mềm đang vật lộn để thu thập dữ liệu từ bảy hoặc tám loại tài liệu hoặc tệp khác nhau, sau đó chuyển thông tin đó thành hợp đồng hoặc hóa đơn được tiêu chuẩn hóa. Trong những kịch bản này, ông giải thích: "Có ràng buộc là lỗi của con người."

Trên thực tế, ngay cả các công ty đang tận dụng phần mềm quản lý hợp đồng vẫn đang vật lộn để tránh những sai lầm phổ biến. Chín mươi hai phần trăm lỗi quản lý hợp đồng được quy cho con người, theo những người được hỏi. Bảy phần trăm các công ty nói rằng lỗi của con người xảy ra rất thường xuyên. Severinghaus nói: "Một nhân viên bán hàng thích nói chuyện với khách hàng, thích xây dựng các mối quan hệ, nhưng họ thường ghét toán học, số học, tài chính và công việc dịch các số trên các hệ thống khác nhau". "Nếu bạn giao nhiệm vụ cho họ di chuyển công cụ này xung quanh một cách thủ công, bạn sẽ không ngạc nhiên nếu bạn thấy lỗi trong quy trình."

(Ảnh qua: SpringCM)

Một phần tư của tất cả các doanh nghiệp được khảo sát nói rằng CNTT có liên quan đến quy trình xử lý hợp đồng, một động thái có thể giúp bù đắp một số lỗi của con người liên quan đến việc đăng nhập và xử lý hợp đồng. Trước khi các nhà cung cấp phần mềm quản lý hợp đồng nói chuyện với các khách hàng tiềm năng, bộ phận CNTT thường đã làm việc với các nhà phân tích kinh doanh để giúp xác định quy trình công việc được chuẩn hóa có tính đến các quy trình kinh doanh, công nghệ và bất kỳ vấn đề nào trước đây kết hợp cả hai (ví dụ: tại sao bảng tính sẽ không dịch sang hóa đơn).

Ví dụ: Các công cụ quản lý hợp đồng tốt nhất mà chúng tôi đã đánh giá cung cấp những thứ như tự động hóa quy trình làm việc, chức năng trò chuyện trong ứng dụng và thông báo qua email cảnh báo mọi người khi đến lúc phải thực hiện hợp đồng. Một số tính năng này có thể được tìm thấy trong các công cụ Lựa chọn của Biên tập viên như Agiloft và Mitratech Bắt các Hợp đồng Xong, cũng như SpringCM.

Những tính năng này cũng có thể giúp đẩy nhanh chu kỳ hợp đồng và tiết kiệm tiền của các công ty. Độ dài của chu kỳ hợp đồng điển hình cho người trả lời khảo sát là từ một đến hai tháng (33 phần trăm). Hai mươi hai phần trăm số người được hỏi nói rằng chu kỳ hợp đồng của họ kéo dài hơn bốn tháng. Hai mươi phần trăm số người được hỏi nói rằng sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đã tiết kiệm tiền kinh doanh của họ.

Quản lý hợp đồng tương lai

Khi bạn thêm các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) vào hỗn hợp, quản lý hợp đồng có khả năng thậm chí còn có lợi hơn cho người dùng. "AI sẽ cực kỳ quan trọng, " Severinghaus nói. "Có những trường hợp sử dụng non trẻ trong đó AI cho phép các thỏa thuận không tiết lộ lẫn nhau. AI có thể thực hiện đánh giá hợp đồng cơ bản và phân loại hợp đồng."

Thật không may, AI sẽ không giải quyết được thách thức khó khăn trong việc phát triển quy trình quản lý hợp đồng, đây là bước đầu tiên để tự động hóa. "Chúng tôi là một cách để AI giải quyết những thách thức của quy trình kinh doanh, " Severinghaus nói. "Các công nghệ mới xuất hiện và mọi người nghĩ rằng chúng sẽ là viên đạn thần kỳ. Bởi vì công nghệ này tồn tại, chúng nghĩ rằng chúng ta sẽ không phải làm việc vất vả và phân tích các quy trình kinh doanh của mình. Đặc biệt, AI nói rằng họ đã chiến thắng Không phải làm việc vất vả vì AI sẽ làm công việc kỳ diệu cho chúng ta. Thực tế, AI là hình ảnh thu nhỏ của một hệ thống phụ thuộc vào dữ liệu có cấu trúc và quy trình có cấu trúc để đào tạo các thuật toán đó. "

Sự thiếu tiêu chuẩn hóa này là lý do tại sao các công ty như SpringCM khuyến khích các doanh nghiệp phát triển một quy trình quản lý hợp đồng ngay cả trước khi nói chuyện với một nhà cung cấp. "Không có một quy trình là một công thức cho các vấn đề ở tất cả các giai đoạn, " Wiegler nói. "Bạn không thể mở rộng quy mô kinh doanh mà không có quy trình về cách bạn quản lý hợp đồng." Để bắt đầu mã hóa quy trình quản lý hợp đồng, Wiegler cho biết các doanh nghiệp phải tự hỏi mình những câu hỏi sau: "Bạn đang làm gì bây giờ? Điều gì có thể được cấu trúc theo quy trình có thể được xác định?" Khi bạn đã xác định quy trình của mình là gì và sẽ là gì, bạn sẽ có thể làm việc với các nhà cung cấp CNTT và phần mềm để tạo ra một hệ thống hoạt động. Hoặc, như Wiegler đã nói, "Bạn không thể tự động hóa một cái gì đó nếu bạn không hiểu nó là gì đầu tiên."

SpringCM đã khảo sát 1.409 người được hỏi, 32 phần trăm trong số họ đến từ các công ty có ít hơn 100 nhân viên và 16 phần trăm trong số họ đến từ các công ty có hơn 8.000 nhân viên.