Mục lục:
Video: Google Sheets Mail Merge - Email - No Addons - Tutorial (Tháng mười một 2024)
Nội dung
- Đẩy cho email không
- Email liên lạc
Năm 2011, Thierry Breton, CEO và chủ tịch của Atos có trụ sở tại Pháp, đã đưa ra tuyên bố táo bạo rằng ông dự định xóa email của công ty trong vòng ba năm. Ý tưởng này đã gây ra nhiều tranh cãi như giải thưởng. Bây giờ, ba năm đã lên. Vậy công ty đã làm như thế nào?
Tôi đã bắt gặp Marc Bovens, Giám đốc chương trình toàn cầu của Email tại Atos, qua điện thoại để tìm hiểu xem công ty có đạt được thành công hay không. Bovens giải thích rằng việc đẩy về không email thực sự là một phần của sự tập trung lớn hơn vào sức khỏe của nhân viên. Mọi người ở Atos (giống như khá nhiều người khác ngồi trước thiết bị đầu cuối máy tính cả ngày) cảm thấy choáng ngợp trước email, hay chính xác hơn là do quá tải thông tin mà email gây ra.
Atos là khởi nghiệp không nhỏ. Công ty có hơn 76.000 người trên 52 quốc gia. Atos là một công ty dịch vụ CNTT quốc tế, làm việc với một loạt các doanh nghiệp mở rộng mọi thứ từ ngành ngân hàng đến quốc phòng và an ninh. Làm thế nào để bạn có được tất cả những người đó, với một loạt công việc khổng lồ mà họ thực hiện, tránh giao tiếp với nhau qua email?
Jill Duffy: Đó là năm 2011 khi Atos tuyên bố mục tiêu loại bỏ tất cả email nội bộ trong vòng ba năm. Dấu ấn ba năm đó đã trôi qua và tôi tự hỏi: mọi chuyện thế nào rồi?
Marc Bovens: Giai đoạn ba năm đã kết thúc vào đầu năm nay vào tháng Hai. Chúng tôi thực sự đã đạt được một số mốc quan trọng cho chương trình, một trong những quan trọng nhất giải quyết tình trạng quá tải thông tin.
Chúng tôi đã xuất bản và thông báo rằng chúng tôi đã giảm được 60% email. Và tất nhiên, điều này được bù đắp bằng cách làm việc theo một cách khác và sử dụng một bộ công cụ mới bên cạnh Outlook cho email.
JD: Bạn có thể cho tôi biết về một số công cụ mà bạn đang sử dụng không?
Rõ ràng, ba điều này được tích hợp tốt. Chẳng hạn, từ bên trong nền tảng ZEN-BlueKiwi, chúng tôi đã tích hợp Lync để hiện diện. Mọi người có thể nhấp vào bất kỳ hình ảnh nào và bắt đầu nhắn tin tức thì hoặc bắt đầu một cuộc gọi qua internet. Chúng tôi có sự tích hợp tốt giữa các cộng đồng và các trang SharePoint để mọi người có thể dễ dàng kết nối với cộng đồng cộng tác BlueKiwi.
Để giải quyết một chút câu hỏi về các giai đoạn [triển khai cho kế hoạch không email], trong năm đầu tiên, chúng tôi đã dành rất nhiều thời gian cho cái mà chúng tôi gọi là "nghi thức email". Chúng tôi cũng bắt đầu đào tạo đội ngũ quản lý của mình.
JD: Khi bạn nói "nghi thức email", ý bạn là khi nào nó phù hợp so với khi không phù hợp để sử dụng email để liên lạc?
MB: Đúng. Theo một cách tích cực, chúng tôi muốn thúc đẩy mọi người nói chuyện trực tiếp, ví dụ, khi điều đó là phù hợp nhất. Chúng tôi đã có một sự gia tăng mạnh mẽ trong việc áp dụng Lync. Mọi người thực sự bắt đầu sử dụng tin nhắn tức thời, nhưng cũng chia sẻ ứng dụng và hội nghị video qua Lync. Thực sự, đó là một sự thay đổi trong hành vi bằng cách sử dụng đúng công cụ cho đúng ứng dụng.
JD: Bạn nghĩ điều đó đã thay đổi văn hóa của công ty như thế nào?
MB: Thật dễ dàng để trở thành khách hàng trung tâm hơn nhiều. Atos, như bạn biết, là một công ty thực sự lớn. Chúng tôi đã phát triển rất nhiều trong những năm qua bằng việc mua lại. Chúng tôi tập trung vào những gì chúng tôi gọi là doanh thu định kỳ, vì vậy các liên hệ dài hạn. Điều này [chuyển sang sử dụng các công cụ truyền thông khác] đã thực sự mang đến một cấp độ mới cho sự tập trung của khách hàng. Tại sao? Bởi vì giờ đây mọi người đã dễ dàng thiết lập cộng đồng khách hàng và có tinh thần đồng đội trên toàn cầu để giải quyết những thách thức của khách hàng trong cộng đồng. Trước đây, qua email, bạn sẽ nhận được một lượng thư không cần thiết, ví dụ, do những người không hoàn toàn làm việc cùng nhau. Vì vậy, đó là một kết quả quan trọng của chương trình này.
Một điều nữa là chúng tôi đã làm cho Atos trở lại nhỏ bé. Thực tế đơn giản là bạn có một danh sách các hồ sơ mà mọi người duy trì trên mạng xã hội doanh nghiệp, tất nhiên kết hợp với sự hiện diện của Lync, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các đồng nghiệp của mình để bắt đầu một cuộc thảo luận hoặc tham gia một cộng đồng mà bạn nghĩ là hấp dẫn. Vì vậy, nó làm cho Atos nhỏ, và nó xây dựng niềm tin.
Chúng tôi có rất nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau, nhưng họ nằm rải rác trên toàn cầu. Mọi người làm việc cùng nhau sẽ dễ dàng hơn khi bạn có một chút tin tưởng vào mối quan hệ, một chút hiểu biết về chuyên môn của nhau và có thể làm việc với nhau dễ dàng hơn nhiều. Điều đó đã mang lại điều này và có lẽ tôi quá u uất nhưng nó đã mang lại cảm giác ấm cúng của một công ty nơi mọi người có thể làm việc cùng nhau. Đó không phải là điều bạn có thể làm chỉ với email hoặc chỉ SharePoint.
Đó thực sự là kết quả của cách chúng tôi đã thực hiện nó, vẫn còn khá độc đáo. Nhiều công ty đã bắt đầu các sáng kiến hợp tác xã hội. Họ làm một phi công. Sau đó, họ làm một phi công khác, và họ cố gắng mở rộng nó để cuối cùng kết thúc với việc áp dụng trên toàn công ty. Nhưng chúng tôi đã làm điều đó khác nhau. Chúng tôi thực sự đã dành rất nhiều thời gian để giải thích cho mọi người rằng chúng tôi cần thay đổi hành vi hợp tác của mình, ví dụ như chúng tôi cần cho các nhà quản lý thay đổi phong cách quản lý của họ.
Chúng tôi có một chương trình đào tạo lớn để các nhà quản lý hiểu được lợi ích của sự hợp tác và để họ cũng làm việc thông minh hơn trong bối cảnh làm việc cùng nhau trong các cộng đồng trong mạng xã hội doanh nghiệp.
JD: Khi bạn quyết định giảm email nội bộ, và tôi rất vui khi được nghe 60 phần trăm; Đó là một con số thực sự ấn tượng, động lực ban đầu để làm điều này là gì?
MB: Đó là những gì chúng tôi gọi là chương trình. Một trong những tham vọng của Atos là vươn lên trong bảng xếp hạng trở thành một nơi tuyệt vời để làm việc bằng cách dành thời gian và sự chú ý vào những gì cần cải thiện dựa trên đầu vào và phản hồi chúng tôi nhận được từ nhân viên của mình.
Vào thời điểm đó, chúng tôi thực sự đã nhận được tín hiệu mạnh mẽ rằng email đang trở thành một vấn đề, hoặc có thể không phải là "email" mà là do quá tải gây ra bởi email.
Tất cả những lạm dụng email này dẫn đến thực tế là mọi người rất khó chịu. Lượng thời gian mọi người dành cho email đã đến gần, trong một số nhóm của chúng tôi, 30 hoặc thậm chí 40 phần trăm thời gian của công ty!
Kết hợp với thực tế là chúng tôi bắt đầu hỏi tất cả các loại câu hỏi như: "Bạn có nghĩ đây là thời gian tốt không?" bởi vì có lẽ đó không phải là vấn đề khi chúng ta dành 40 phần trăm thời gian để làm việc với email, sắp xếp email và phản ứng với email. Nhưng nói chung, điều này được coi là hầu như không hiệu quả.
Vì vậy, ở đây chúng tôi, quản lý của một công ty lớn và nhân viên của bạn giải thích rằng 40 phần trăm những gì họ làm là đáng nghi ngờ về giá trị cho công ty.
