Bắt đầu nhanh: cấu hình crm cơ sở trong 10 bước đơn giản

CRM cơ bản là sự lựa chọn của biên tập viên PCMag cho phần mềm CRM. Loạt video được trình bày được thiết kế để giúp bạn khởi động và chạy với Base CRM một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó hướng dẫn bạn qua tất cả các bước ban đầu để thiết lập, sắp xếp và sử dụng tài khoản của bạn. Trong bài viết, chúng tôi sẽ chia nhỏ các nhiệm vụ như tùy chỉnh đường ống bán hàng, định cấu hình quản lý khách hàng tiềm năng và thiết lập các hành động tự động.

Mục lục

• Bước một: Tổng quan về bảng điều khiển
• Bước hai: Cá nhân hóa thông báo của bạn
• Bước ba: Dẫn so với Danh bạ
• Bước bốn: Tạo và quản lý giao dịch
• Bước năm: Tùy chỉnh đường ống bán hàng của bạn
• Bước sáu: Thêm trường tùy chỉnh
• Bước bảy: Lên lịch hẹn
• Bước Tám Tạo và Phân công Nhiệm vụ
• Bước Chín Tích hợp Email của bạn
• Bước 10 Thiết lập hành động tự động

Bảng điều khiển Tổng quan Cá nhân hóa Thông báo Dẫn so với Liên hệ Tạo và quản lý giao dịch Tùy chỉnh đường ống bán hàng của bạn Thêm trường tùy chỉnh Lập lịch hẹn Tạo và gán nhiệm vụ Tích hợp email của bạn Thiết lập hành động tự động

Bước một: Tổng quan về bảng điều khiển

Tìm hiểu cách sử dụng bảng điều khiển Base CRM của bạn trong video ngắn này bao gồm tổng quan về hoạt động tài khoản, tóm tắt đường ống và các tùy chọn lọc. Có ba loại hồ sơ Base CRM, mỗi loại có các quyền khác nhau: Người dùng, Người quản lý và Doanh nghiệp. Hồ sơ người dùng chỉ có thể thấy hoạt động của riêng họ, người quản lý có thể thấy hoạt động của họ và báo cáo trực tiếp của họ và người dùng doanh nghiệp có thể thấy hoạt động cho toàn bộ nhóm.

Mặt khác, bảng điều khiển trông giống nhau trên tất cả các cấu hình, với đường dẫn và tóm tắt thỏa thuận ở phía bên trái, hoạt động tài khoản ở trung tâm, và các nhiệm vụ và cuộc hẹn ở phía bên phải. Một bổ sung mới cho giao diện người dùng (UI) là nút Thêm phổ quát, có thể được sử dụng để thêm danh bạ, khách hàng tiềm năng và các bản ghi khác từ bất kỳ màn hình nào, kể cả bảng điều khiển.

Bạn có thể xem thông tin cấp cao nhất về các giao dịch của mình, được lọc theo đường ống, cũng như hoạt động của 30 ngày qua, bao gồm một loạt các giao dịch đã thắng và thua hoặc được đánh dấu là không đủ tiêu chuẩn. Hoạt động tài khoản được tổ chức bởi các ghi chú, nhiệm vụ đã hoàn thành và giao dịch. Trong cột này, bạn sẽ thấy mỗi khi ai đó thêm một giao dịch mới, liên hệ, ghi chú, nhiệm vụ hoặc thay đổi trạng thái hoặc giai đoạn của một khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch. Cuối cùng, các nhiệm vụ và các cuộc hẹn sắp tới nằm ở phía bên tay phải; nhiệm vụ quá hạn được hiển thị màu đỏ. Xem video để biết các mẹo về lọc nội dung và tùy chỉnh bảng điều khiển cho các nhu cầu cụ thể của bạn.

Bước hai: Cá nhân hóa thông báo

Video này hướng dẫn bạn cách quản lý thông báo. Có ba loại thông báo khác nhau trong Base CRM: thông báo đặt trước, thông báo được cá nhân hóa và thông báo web.

Thông báo đặt trước bao gồm các hoạt động phần mềm như khi khách hàng tiềm năng, giao dịch hoặc nhiệm vụ được giao cho bạn cũng như nhắc nhở về cuộc hẹn và nhiệm vụ. Ngoài ra còn có các thông báo hệ thống như khi nhập hoặc xuất hoàn tất hoặc khi khách hàng tiềm năng mới được tạo từ biểu mẫu chụp. Đối với mỗi trong số này, bạn có thể chọn thông báo web, cảnh báo email hoặc tắt thông báo.

Người dùng có thể tạo thông báo được cá nhân hóa liên quan đến khách hàng tiềm năng, danh bạ và giao dịch. Đối với mỗi người, trước tiên bạn chọn một bộ lọc, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng thuộc về các nhóm hoặc người dùng cụ thể hoặc một thỏa thuận trong một giai đoạn nhất định. Sau đó, bạn chọn một kích hoạt. Ví dụ: bạn có thể muốn nhận thông báo khi một tác vụ được thêm vào một thỏa thuận mới hoặc khi giai đoạn của một giao dịch trong đường ống được thay đổi. Thông báo có thể có nhiều hơn một kích hoạt. Bạn có thể nhận được thông báo trên web, email và điện thoại di động.

Cuối cùng, người dùng đã đăng ký Base Voice hoặc tích hợp với một số nhà cung cấp dịch vụ thoại doanh nghiệp khác, có thể đăng ký thông báo web về các cuộc gọi đến và tin nhắn văn bản. Base Voice bao gồm một số điện thoại duy nhất và tự động ghi lại các cuộc gọi và tin nhắn vào khách hàng tiềm năng và danh bạ.

Bước ba: Dẫn so với Danh bạ

Nếu bạn chưa quen với CRM, thì bạn có thể có một số nhầm lẫn khi nói đến khách hàng tiềm năng và người liên hệ. Trong Base CRM, khách hàng tiềm năng là người dẫn đầu, công ty hoặc cơ hội kinh doanh chưa phải là một phần của kênh bán hàng. Những người này bao gồm những người và công ty bạn đã khám phá qua mạng nhưng với những người bạn chưa thực hiện thỏa thuận kinh doanh. Khách hàng tiềm năng là tất cả về tiềm năng. Khi một khách hàng tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến một sản phẩm hoặc dịch vụ, họ có thể được chuyển đổi thành một liên hệ. Một người liên hệ cũng có thể là người mà bạn đã từng kinh doanh trong quá khứ và có khả năng cung cấp việc kinh doanh lặp lại.

Các tab Khách hàng tiềm năng và Liên hệ trong Base CRM trông và hoạt động tương tự nhau, với nhiều bộ lọc tìm kiếm. Khách hàng tiềm năng được phân loại theo ba cách: mới, làm việc và không đủ tiêu chuẩn. Liên hệ được phân chia giữa khách hàng tiềm năng và khách hàng. Liên hệ có thể được liên kết với một hoặc nhiều giao dịch. Đối với cả khách hàng tiềm năng và người liên hệ, bạn có thể thấy các nhiệm vụ và cuộc hẹn liên quan trong mục nhập của họ cũng như các tài liệu liên quan. Dẫn có thể được chuyển đổi thành danh bạ nhưng hành động đó không thể đảo ngược.

Bước bốn: Tạo và quản lý giao dịch

Ưu đãi là cơ hội bán hàng liên quan đến khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ. Họ di chuyển qua đường ống bán hàng của bạn, đại diện cho quá trình bán hàng của bạn. Mỗi đường ống kết thúc ở một trong ba giai đoạn khép kín: thắng, thua hoặc không đủ tiêu chuẩn. Thắng và thua là tự giải thích; đánh dấu một thỏa thuận là không đủ tiêu chuẩn có nghĩa là đó không phải là một sự từ chối hoàn toàn. Những lý do không đủ tiêu chuẩn có thể là về thời gian, ngân sách, tổ chức lại công ty hoặc bất kỳ yếu tố nào ngoài tầm kiểm soát của bạn. Ba nhóm cho các giao dịch giúp dễ dàng theo dõi thành công của bạn và nhắm mục tiêu tốt hơn vào nhóm bán hàng của bạn.

Trên trang Giao dịch, bạn có thể thấy có bao nhiêu giao dịch ở mỗi giai đoạn của đường ống. Giống như khách hàng tiềm năng và người liên hệ, bạn cũng có thể lọc các giao dịch theo bất kỳ lĩnh vực nào bạn đang sử dụng. Trong một mục thỏa thuận, bạn có thể xem liên hệ, khách hàng tiềm năng hoặc công ty nào được kết nối với nó, hoạt động gần đây, và đó là giá trị và tỷ lệ phần trăm khả năng. Bất kỳ nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn liên quan cũng được hiển thị. Bạn cũng có thể thay đổi giai đoạn của thỏa thuận ở đây.

Bước năm: Tùy chỉnh đường ống bán hàng của bạn

Đường ống bán hàng được tạo thành từ các giai đoạn. CRM cơ bản có sáu giai đoạn, nhưng bạn có thể thêm hoặc xóa bất kỳ giai đoạn nào bạn không định sử dụng. Bạn cũng có thể đổi tên và sắp xếp lại các giai đoạn dựa trên quy trình của công ty bạn. Có hai loại giai đoạn: hoạt động và đóng cửa. Mặc dù bạn có thể đổi tên bất kỳ trong ba giai đoạn đã đóng, mặc định thành thắng, thua và không đủ tiêu chuẩn, bạn có thể xóa chúng hoặc thêm vào.

Nếu bạn có nhiều đường ống bán hàng, thì bạn có thể tùy chỉnh từng đường dẫn với các giai đoạn khác nhau. Vì vậy, nếu bạn bán cả sản phẩm và dịch vụ, thì bạn có thể có các đường ống phù hợp với từng quy trình.

Bước sáu: Thêm trường tùy chỉnh

Khách hàng tiềm năng, địa chỉ liên hệ và giao dịch có vô số trường mặc định nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đủ. Các trường tùy chỉnh cho phép bạn thu thập và lưu trữ thông tin bổ sung về khách hàng tiềm năng duy nhất cho doanh nghiệp của bạn. CRM cơ sở có nhiều tùy chọn trường tùy chỉnh. Bạn có thể tạo các trường cho một dòng văn bản, một đoạn văn bản, hộp kiểm, menu thả xuống, menu đa lựa chọn, ngày, email, điện thoại, địa chỉ và URL. Bạn có thể thêm bao nhiêu trường tùy chỉnh tùy thích và cho menu thả xuống và đa lựa chọn, tối đa 500 lựa chọn.

Bước bảy: Lên lịch hẹn

CRM cơ bản đi kèm với tính năng lịch và bạn cũng có thể tích hợp một hoặc nhiều Lịch Google với tài khoản của mình. Bạn phải chọn một lịch làm mặc định, đây là lịch duy nhất bạn có thể chỉnh sửa. Các cuộc hẹn từ lịch không mặc định hiển thị màu xám. Khi bạn tạo một cuộc hẹn, bạn có thể liên kết nó với một khách hàng tiềm năng, thỏa thuận hoặc liên hệ. Chỉ cần bắt đầu nhập tên và Base CRM sẽ đề xuất bất kỳ bản ghi nào khớp.

Những cuộc hẹn sẽ hiển thị trong mục cho khách hàng tiềm năng, liên hệ hoặc thỏa thuận. Lưu một cuộc hẹn sẽ thêm nó vào lịch của bạn và gửi lời mời đến những người tham dự khác. Bạn có thể tải lên logo công ty của bạn để nó sẽ hiển thị trong tất cả các lời mời. Bạn cũng có thể thêm các cuộc hẹn từ các trang dẫn, liên hệ hoặc giao dịch. Khi bạn xem một cuộc hẹn, bạn có thể thấy những người tham dự đã chấp nhận và từ chối lời mời của bạn.

Bước tám: Tạo và phân công nhiệm vụ

Trong Base CRM, tất cả các tác vụ được liên kết với các giao dịch. Bạn có thể thêm các tác vụ từ tab Lịch hoặc Tác vụ hoặc trực tiếp từ mục nhập, liên hệ hoặc giao dịch. Nhiệm vụ có thời hạn và lời nhắc tùy chọn, có thể được gửi một tuần, một ngày, một giờ, 30 phút, 15 phút hoặc năm phút trước ngày đáo hạn hoặc vào thời điểm chính xác của ngày đáo hạn. Nhiệm vụ quá hạn hiển thị trong màu đỏ. Tùy thuộc vào quyền của bạn, bạn có thể giao nhiệm vụ cho chính mình hoặc người dùng khác.

Bước Chín: Tích hợp Email của bạn

Base CRM có một công cụ email nhưng nó cũng tích hợp với Gmail và các nhà cung cấp email khác. Tích hợp tài khoản email của bạn có nghĩa là liên lạc với khách hàng tiềm năng và danh bạ được tự động đăng nhập, giúp bạn có thời gian cho công việc quan trọng hơn. Tài khoản email của bạn sẽ được đồng bộ hóa theo hai cách: email bạn gửi trong Base CRM sẽ hiển thị trong ứng dụng email của bạn và ngược lại. CRM cơ sở sẽ gửi email cho bạn sau khi đồng bộ hóa email ban đầu kết thúc.

Email của bạn được chia thành bốn thư mục: Hộp thư đến, Email chưa được gửi, Đã gửi và Lưu trữ. Hộp thư đến của bạn chứa các email được kết nối với khách hàng tiềm năng, danh bạ và giao dịch trong tài khoản của bạn. Các email không bị theo dõi là những email không liên quan đến tài khoản của bạn. Từ thư mục đó, bạn có thể thêm email dưới dạng khách hàng tiềm năng hoặc người liên hệ. Trong thư mục Đã gửi, bạn có thể xem email đã được xem hay chưa và đã xem bao nhiêu lần, bằng cách đó bạn có thể xác định các thư có thể rơi qua vết nứt hoặc đến địa chỉ email không chính xác. Bạn có thể xóa tin nhắn hoặc lưu trữ chúng một khi chúng không còn quan trọng.

Bước 10: Thiết lập hành động tự động

Nếu bạn thấy mình làm cùng một nhiệm vụ nhiều lần, thì tại sao không tự động hóa nó? CRM cơ sở có một số tùy chọn để tự động tạo các tác vụ dựa trên các sự kiện nhất định. Bạn phải là người dùng cấp quản lý là quản trị viên tài khoản để tạo hành động tự động. Ví dụ bao gồm tạo các tác vụ khi một giao dịch chuyển sang giai đoạn mới hoặc cập nhật trường tùy chỉnh khi một giao dịch mới được tạo. Đầu tiên, bạn chọn sự kiện sẽ kích hoạt hành động. Các lựa chọn bao gồm: khi một khách hàng tiềm năng mới được tạo; khi một liên hệ mới được tạo ra, khi một giao dịch được tạo ra hoặc khi một giao dịch được chuyển sang một giai đoạn khác. Một số các sự kiện này có các tùy chọn chi tiết hơn như lọc theo công ty, đường ống hoặc giai đoạn thỏa thuận.

Tiếp theo, bạn quyết định nhiệm vụ sẽ là gì, gán nó cho người dùng và tùy chọn thêm ngày đáo hạn. Bạn có thể tạo nhiều tác vụ cho mỗi hành động tự động.