Rubex bởi efilecabinet xem xét và đánh giá

Rubex by eFileCabinet (bắt đầu ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) là quản lý tài liệu Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), lưu trữ đám mây và giải pháp chia sẻ tệp được thiết kế để giúp các doanh nghiệp không cần giấy tờ và tổ chức hiệu quả các tệp của họ và các tài liệu. Lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) yêu cầu giải pháp dựa trên đám mây, Rubex của eFileCabinet giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu trong một tổ chức và bên ngoài cũng như thiết lập lưu giữ và tuân thủ tài liệu. Rubex của eFileCabinet cũng tự động lưu lại lịch sử về tuổi thọ của tài liệu, bao gồm những thay đổi đã được thực hiện, ai đã thực hiện và khi nào. Nó chủ động lưu tất cả các thông tin cần thiết cho các con đường kiểm toán trong tương lai.

Rubex của eFileCabinet tự hào có tính năng Tìm kiếm toàn diện, quy trình làm việc tự động, tạo mẫu và chia sẻ tệp với kiểm soát phiên bản nhằm tăng hiệu quả phù hợp với Microsoft SharePoint Online, Lựa chọn của ban biên tập cho các giải pháp DM. Bạn cũng sẽ tìm thấy một phạm vi rộng hơn các tùy chọn cộng tác từ Ascensio System OnlyScript, đây là lựa chọn thứ hai của Biên tập viên trong phần đánh giá phần mềm DM của chúng tôi.

Quản lý tài liệu và lưu trữ an toàn

Rubex by eFileCabinet là một cổng web chia sẻ tệp và DM tích hợp, đưa các tính năng của dịch vụ eFileCabinet Online và SecureDrawer của công ty vào một giải pháp dựa trên web hiện đại. Nhằm mục đích giúp SMB không cần giấy tờ và tăng hiệu quả, Rubex by eFileCabinet có chức năng tổ chức tài liệu thông minh, lưu trữ và chia sẻ chức năng. Nó cũng thêm các điều khiển chi tiết cho quyền truy cập tệp và quản lý các chính sách lưu giữ dữ liệu.

Được thiết kế xoay quanh sự hợp tác, Rubex của eFileCabinet là sự phát triển mới nhất của eFileCabinet Online, có một bộ chức năng DM hoàn chỉnh để chia sẻ các tệp một cách an toàn. Để tăng cường bảo mật cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu, Rubex của eFileCabinet sử dụng mã hóa 256 bit và sử dụng Dịch vụ web của Amazon (AWS).

Rubex của eFileCabinet rất mới; trang web eFileCabinet vẫn nêu bật các dịch vụ eFileCabinet và SecureDrawer cũ hơn nhưng dễ nhận biết hơn, có thể gây nhầm lẫn. Tương lai rõ ràng là Rubex bởi eFileCabinet, có vẻ như cung cấp tất cả các tính năng mà hai ứng dụng này có nhưng trong một giao diện người dùng (UI) mới. Các ứng dụng eFileCabinet Online dành cho Android và iOS tương tự tham chiếu eFileCabinet Online, ngay cả khi những gì họ đang truy cập là Rubex bởi eFileCabinet.

Giá cả và khả năng

Bắt đầu từ 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, Rubex by eFileCabinet có tính năng chia sẻ tệp an toàn với 25 GB dung lượng lưu trữ, nhưng không có tính năng hoặc chức năng DM. Thuê bao tăng cường là tầng Ưu điểm có giá $ 30 mỗi người dùng mỗi tháng với dung lượng lưu trữ 1 TB đi kèm. Đây là một ưu đãi mạnh mẽ hơn sẽ thu hút hầu hết các SMB, nhưng chỉ có thể được truy cập với tối thiểu ba người dùng. Đăng ký lợi thế bao gồm hệ thống DM eFileCabinet, chia sẻ tệp an toàn, ứng dụng SideKick, duy trì (quản trị), xác thực hai yếu tố (2FA), cài đặt bảo mật cá nhân, công cụ tuân thủ và tích hợp chữ ký điện tử. Nó cũng bao gồm tích hợp Microsoft Office, truy cập tích hợp giao diện lập trình ứng dụng (API), đường dẫn kiểm toán, hỗ trợ và dịch vụ và truy cập di động. Bộ tính năng của tầng này sẽ là lý tưởng cho hầu hết các SMB đáp ứng nhu cầu DM trên đám mây của họ. Giá cả là trung bình cho một sản phẩm thuộc phạm vi này, nhưng yêu cầu phải có tối thiểu ba người dùng để truy cập, cảm giác đó giống như một chiến lược để buộc người dùng lên tầng tiếp theo.

Tầng tiếp theo đó là thuê bao Doanh nghiệp, có giá 55 đô la mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm 5 TB dung lượng lưu trữ. Tầng Business có tất cả các tính năng của tầng Advantage và cũng bao gồm tự động hóa quy trình kinh doanh, thu nhận ký tự quang học được phân vùng (OCR), tự động hóa quy trình làm việc, thiết kế quy trình công việc và thư viện tự động hóa. Tầng này cũng bao gồm các công cụ trên tàu, phê duyệt, quy trình khung thời gian, tự động leo thang quy trình ưu tiên, định tuyến tệp cụ thể dữ liệu, và đặt tên và lưu trữ tệp tự động. Cũng có một tùy chọn doanh nghiệp, nhưng giá cả phụ thuộc vào yêu cầu lưu trữ và tùy chỉnh cụ thể. Tất cả các kế hoạch định giá cho Rubex của eFileCabinet đều được lập hóa đơn hàng năm.

Chức năng tập trung vào tổ chức

Rubex của eFileCabinet tập trung vào tổ chức và hiệu quả trong việc số hóa, quản lý và chia sẻ tài liệu. Chức năng và điều khiển chính của trang web bắt đầu từ phía bên trái màn hình và trở nên chi tiết hơn khi bạn di chuyển về phía bên phải. Giải pháp trực tuyến trình bày trải nghiệm người dùng hấp dẫn và trực quan (UX). Thanh trên cùng, có màu xanh lam đậm, có menu hamburger ba sọc để truy cập Trang chủ, Quản trị viên, Tìm kiếm, Yêu cầu Tệp, Đã kiểm tra và các menu con Cài đặt của tôi. Menu này có thể dễ dàng được ẩn để tối đa hóa không gian màn hình.

Phần Quản trị là nơi bạn có thể thêm người dùng, khách và nhóm. Từ đây, bạn có thể quản lý giấy phép cho người dùng và khách và xem các phiên của người dùng. Phần Quản trị là nơi có thể thêm các mẫu và nơi có thể xác định chính sách quản trị và bảo mật. Các tùy chọn Chính sách bảo mật là toàn diện với các yêu cầu mật khẩu phức tạp khác nhau, tần suất thay đổi mật khẩu và các lựa chọn xác thực hai yếu tố (2FA) có sẵn để bảo mật tối ưu.

Thanh màu xanh cũng có các menu thả xuống cho Mới, Chia sẻ, Chỉnh sửa và lối tắt để áp dụng các mẫu. Một màu cam "Cần giúp đỡ?" nút gọi các câu hỏi thường gặp (FAQ) và một hộp tìm kiếm lớn sẽ nổi bật ở phía bên tay phải. Ngoài ra còn có các liên kết đến Hướng dẫn QuickStart cho người dùng mới và biểu tượng Tác vụ cho thấy phần Trung tâm hoạt động liệt kê các Tải lên và Thông báo gần đây.

Ba biểu tượng chính thuộc logo Rubex. Đầu tiên là biểu tượng Nhà cho Trang chủ, hiển thị Tài khoản của tôi, có biểu tượng tòa nhà để chỉ định doanh nghiệp. Người dùng có thể tạo nhiều tủ để lưu trữ tệp của họ; cũng có thể tạo các ngăn kéo lồng trong tủ hồ sơ. Xây dựng một cấu trúc tệp trực quan và logic là đơn giản.

Biểu tượng chính thứ hai là My Shares. Nó được tạo thành từ các dấu chấm liên kết với nhau và liệt kê tất cả các tài liệu được chia sẻ và trạng thái của chúng về việc chúng có được truy cập hay không, và chúng tồn tại bao lâu. Biểu tượng thứ ba, một Briefcase, dành cho My Portheadsios, là nơi bạn có thể lưu trữ tất cả các tài liệu được đính kèm vào một dự án cụ thể hoặc một khách hàng.

Trong phần Tài khoản của tôi, có các biểu tượng bật lên ở phía bên tay phải bao gồm Chi tiết, Nhận xét (nơi người dùng có thể để lại ghi chú Post-It ảo), Hồ sơ và Quyền (để chuyển quyền Đọc, Viết và Xóa quyền Người dùng và nhóm). Có cửa sổ bật lên Quản trị để bảo vệ các tệp khỏi bị chỉnh sửa (hoặc xóa), Tự động hóa và Nhật ký kiểm toán. Quản trị trở thành một tính năng quan trọng khi nhiều nhân viên truy cập các tài liệu quan trọng. Thiết lập quản trị tốt đảm bảo rằng người quản lý có thể xem tệp nào đã bị xóa và bởi ai, cộng với yêu cầu phê duyệt từ người quản lý trước khi tệp bị cắt hoàn toàn khỏi hệ thống.

Sự pha trộn giữa điều hướng rõ ràng và nhiều lớp và điều khiển dựa trên biểu tượng giúp người dùng ở bất kỳ cấp độ kỹ năng nào dễ dàng làm quen với Rubex bởi eFileCabinet. Nhưng sẽ có một đường cong học tập cho người dùng đến từ giao diện người dùng trực tuyến eFileCabinet cũ hơn có nhiều công cụ và tùy chọn có sẵn ngay từ cái nhìn đầu tiên. So với giao diện người dùng của eFileCabinet Online, Rubex của eFileCabinet tối giản về mặt trực quan nhưng năng động hơn về mặt chức năng. Mặc dù eFileCabinet Online trông giống như một ứng dụng kiểu Microsoft Office bản địa, hoàn chỉnh với giao diện người dùng ruy băng, Rubex của eFileCabinet trông giống như một ứng dụng di động cần thêm vài lần nhấp để vào một số mục menu. Một số người dùng có thể đánh giá cao giao diện sạch sẽ, nhưng có một lợi thế là có nhiều tùy chọn menu hơn mọi lúc.

Các bạn đồng hành ứng dụng di động eFileCabinet iOS và Android thêm một số tiện lợi, cho phép người dùng tải lên ảnh và tài liệu ngay từ thiết bị di động của họ. Tuy nhiên, nhiều người dùng đã báo cáo sự cố khi đăng nhập hoặc tải lên tệp của họ. Tôi đã sử dụng ứng dụng Android trong quá trình thử nghiệm và cũng gặp vấn đề khi tải tệp lên.

Đưa sức mạnh của tìm kiếm vào DM

Sử dụng các biểu tượng cho tủ, ngăn kéo và thư mục mang lại cho văn phòng trong thế giới thực và tổ chức các quy ước vào không gian kỹ thuật số. Điều này làm cho hoạt động trên DM trở nên quen thuộc và có thể tạo cấu trúc lồng nhau và được sắp xếp gọn gàng cho các tệp. Một trong những tính năng lớn nhất của Rubex của eFileCabinet là công cụ nhận dạng ký tự quang học (OCR), có thể lấy các tài liệu được quét và các tệp PDF và làm cho nội dung của chúng có thể tìm kiếm được. Khi nhấp chuột phải vào tài liệu trong Rubex bằng eFileCabinet, bạn có thể chọn cài đặt "Làm cho nó có thể tìm kiếm (OCR)" để thêm nội dung của tài liệu đó vào cơ sở tìm kiếm. Sử dụng Zonal OCR, được bao gồm trong đăng ký Doanh nghiệp $ 55 mỗi người dùng mỗi tháng, nó chỉ trích xuất các trường dữ liệu quan trọng nhất từ ​​tài liệu được quét và lưu trữ các giá trị được trích xuất trong cơ sở dữ liệu có cấu trúc.

Ngoài ra còn có khả năng thêm siêu dữ liệu, thẻ và tên hồ sơ để hỗ trợ tốt hơn cho việc nộp và tìm kiếm tài liệu. Tìm kiếm tiết kiệm rất nhiều thời gian khi khối lượng tệp và tài liệu tăng lên. Người dùng có thể đặt siêu dữ liệu, thẻ và tên hồ sơ có thể giúp điều chỉnh những gì được tìm kiếm nhiều nhất tùy thuộc vào những gì công ty cần. Chức năng tìm kiếm hoạt động nhanh chóng và chính xác, thậm chí còn giúp tìm các từ khóa trong các tài liệu PDF được quét.

Không thể chỉnh sửa tài liệu và tệp trực tiếp từ Rubex bằng eFileCabinet, nhưng có một quy trình đăng ký / kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra tài liệu và thay đổi định dạng gốc của tài liệu. Khi người dùng kiểm tra lại tài liệu bằng các thay đổi họ đã thực hiện, Rubex của eFileCabinet sẽ tạo một phiên bản mới của tài liệu để kiểm soát và kiểm tra phiên bản chính xác hơn. Rubex của eFileCabinet cho phép người dùng chú thích, sắp xếp lại và ký các tài liệu điện tử khi ở trong chương trình, nhưng những thay đổi thực tế cần phải được thực hiện bên ngoài.

Có thể thêm chữ ký điện tử cho các tài liệu, nhưng trang web sẽ trả lại người dùng ngoại vi để xác minh từ Citrix RightSignature; tích hợp với DocuSign cũng có sẵn. Chức năng chia sẻ được tích hợp vào menu chuột phải. Khi di chuyển qua một tập tin trong ngăn kéo hoặc tủ, bạn có thể nhấp chuột phải để đưa ra nhiều tùy chọn hơn. Khi bạn nhấp vào tùy chọn Chia sẻ, nó sẽ mở một cửa sổ làm nổi bật tệp được chia sẻ và cho phép bạn nhập địa chỉ email và tin nhắn cho người nhận. Các tệp được chia sẻ theo mặc định chỉ đọc, nhưng nhấp vào tab Nâng cao sẽ hiển thị các tùy chọn khác nhau, bao gồm quyền Đọc, Viết và Xóa; Tải lên, tải xuống và xóa thông báo, cũng như ngày hết hạn thông qua giao diện người dùng lịch dễ sử dụng.

Một giải pháp toàn diện cho SMB

Rubex của eFileCabinet kết hợp thành công tính linh hoạt của eFileCabinet Online và chức năng lưu trữ và chia sẻ an toàn của SecureDrawer, đồng thời bổ sung OCR mạnh mẽ và các chức năng tìm kiếm toàn diện. Tập trung vào việc tổ chức các tài liệu, kiểm toán dễ dàng và kiểm soát quản trị, Rubex của eFileCabinet là một giải pháp DM khá toàn diện có thể giúp SMB hướng tới mục tiêu hiện đại hóa và phát triển thành một văn phòng không giấy tờ hiệu quả. Nhưng nếu bạn cần một phạm vi rộng hơn các tùy chọn cộng tác, trước tiên, hãy kiểm tra các lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi Chỉ có hệ thống Ascensio và Microsoft SharePoint Online.